Zagadnienie dotyczące podróży | Podróż służbowa pracownika | Podróż zleceniobiorcy |
1 | 2 | 3 |
I. Definicja podróży | Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Podróż służbowa ma charakter sporadyczny i przemijający. Podczas podróży pracownik wykonuje zadanie konkretnie określone przez pracodawcę. Zadania wyznaczone przez pracodawcę do realizacji podczas podróży nie powinny należeć do zwykłych, umówionych czynności pracowniczych (wyrok SA w Białymstoku z 15 września 2021 r., III AUa 779/21). W przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy obsługującego krajowe przewozy drogowe podróżą służbową jest każde zadanie służbowe realizowane w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy: 1) przewozu drogowego poza siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub 2) wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w pkt 1, w celu wykonania przewozu drogowego. W podróży służbowej nie jest kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych. | Nie istnieje ogólnie obowiązująca definicja podróży zleceniobiorcy. W tym zakresie należy posiłkować się orzecznictwem sądowym. Przykładowo SN w postanowieniu z 29 sierpnia 2023 r. (II USK 10/23) wskazał, że pojęcie "podróż" należy definiować zgodnie ze znaczeniem, jakie ma ono w języku powszechnym (podobnie uznał NSA w wyroku z 21 kwietnia 2016 r., II FSK 910/14). Zatem oznacza ono "przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca". Tak rozumiana definicja podróży nie obejmuje stałych, rutynowych jazd wykonywanych na obszarze określonym w umowie w celu wykonania usług, gdyż nie stanowią one przebywania drogi do odległego miejsca. W tym pojęciu nie mieszczą się jazdy o charakterze lokalnym. Podróż zleceniobiorcy nie musi spełniać tych samych kryteriów, które zostały przewidziane dla podróży służbowej pracownika (wyroki: WSA w Gdańsku z 19 grudnia 2018 r., I SA/Gd 1023/18, WSA w Warszawie z 7 maja 2019 r., III SA/Wa 1788/18). Zleceniodawca może odmówić zleceniobiorcy wypłaty świadczeń z tytułu podróży, jeżeli nie przewiduje tego umowa cywilnoprawna. |
II. Podstawa do przyznania świadczeń z tytułu podróży | Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownika pracodawca niebędący jednostką budżetową określa: ● w układzie zbiorowym pracy lub W przypadku nieuregulowania ww. kwestii w aktach prawa wewnętrznego lub umowie o pracę zastosowanie mają przepisy rozporządzenia o podróży służbowej pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Prawo do świadczeń z tytułu podróży służbowych pracowników jednostek budżetowych określają przepisy ww. rozporządzenia. | Postanowienia umowy cywilnoprawnej, które mogą przewidywać wszystkie świadczenia określone w rozporządzeniu o podróży służbowej pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, włącznie z zasadami ustalania do nich prawa i wysokości. Umowa cywilnoprawna może określać prawo do tych świadczeń także w odmienny, indywidualny dla danej osoby sposób. |
III. Rodzaje świadczeń przysługujących z tytułu podróży | ● diety, - przejazdów, - dojazdów środkami komunikacji miejscowej, - noclegów, - innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Nie ma przeszkód, aby wszystkie należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową zostały określone w postaci jednego ryczałtu (postanowienie SN z 22 września 2022 r., II PSK 373/21). | ● diety, - przejazdów, - dojazdów środkami komunikacji miejscowej, - noclegów, - innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez zleceniodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. |
IV. Dokumentowanie wydatków związanych z podróżą | Niezbędne wydatki związane z podróżą muszą być określone lub uznane przez pracodawcę. Podlegają wówczas zwrotowi w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne koszty poniesione bezpośrednio w związku z odbywaniem podróży. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają dokumentowania wydatki objęte ryczałtem. | Niezbędne wydatki związane z podróżą muszą być określone lub uznane przez zleceniodawcę w umowie cywilnoprawnej. Podlegają wówczas zwrotowi w udokumentowanej wysokości. Wydatki te mogą obejmować opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne koszty poniesione bezpośrednio w związku z odbywaniem podróży. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, zleceniobiorca składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają dokumentowania wydatki objęte ryczałtem. |
V. Oskładkowanie świadczeń | Należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione ze składek ZUS do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróży służbowej pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. | Należności za czas podróży zleceniobiorcy są zwolnione ze składek ZUS do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróży służbowej pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. |
VI. Opodatkowanie świadczeń | Należności za czas podróży służbowej pracownika (z wyjątkiem zatrudnionego na stanowisku kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe) są zwolnione z podatku do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróży służbowej pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Zwolnienie ma zastosowanie do wszystkich podatników, a zatem dotyczy zarówno rezydentów, jak i nierezydentów (wyrok WSA w Krakowie z 6 lipca 2021 r., I SA/Kr 692/21). | Należności za czas podróży zleceniobiorcy (z wyjątkiem kierowcy z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie umowy zlecenia) są zwolnione z podatku do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróży służbowej pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, pod warunkiem że otrzymane świadczenia: ● nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i Zwolnienie ma zastosowanie do wszystkich podatników, a zatem dotyczy zarówno rezydentów, jak i nierezydentów (wyrok WSA w Krakowie z 6 lipca 2021 r., I SA/Kr 692/21). Opodatkowaniu podlegają koszty dowozu zleceniobiorcy do miejsca wykonywania pracy jako stanowiące przychody z tytułu zawartej umowy (wyrok WSA w Gdańsku z 15 czerwca 2021 r., I SA/Gd 346/21, wyrok NSA z 19 października 2022 r., II FSK 795/22). |
Podstawa prawna
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465
● art. 2 pkt 7, art. 26f ust. 1 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców - j.t. Dz.U z 2024 r. poz. 220
● art. 3531, art. 734 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1933
● art. 21 ust. 1 pkt 16, ust. 13, ust. 15c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 226; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 232
● § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190
● § 2 pkt 15, § 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 728; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1665
Bożena Goliszewska-Chojdak
prawnik, ekonomista, specjalista i praktyk z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń,
redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń