7-8/2024, data dodania: 20.06.2024 Czy za okres nieusprawiedliwionej nieobecności przysługuje urlop wypoczynkowy
PROBLEM
Jeden z naszych pracowników od 2 kwietnia 2024 r. nie pojawił się w pracy. Dwukrotnie wysyłaliśmy pisma w sprawie wyjaśnienia nieobecności, których nie odebrał. Następnie wysłaliśmy rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, które dwukrotnie było awizowane. Rozwiązanie umowy nastąpiło 22 czerwca 2024 r. Pracownik był zatrudniony od 2 stycznia 2024 r. i była to jego pierwsza praca na podstawie umowy o pracę. Nie korzystał przez okres zatrudnienia z urlopu wypoczynkowego. Czy przy wystawianiu świadectwa pracy i wyliczeniu dni urlopu powinniśmy pomniejszyć urlop o okres nieświadczenia pracy? Co powinniśmy wpisać w tym dokumencie?
RADA
Ponieważ w opisanej w pytaniu sytuacji pracownik nie powrócił do pracy, nie ma więc podstaw do obniżenia mu wymiaru urlopu wypoczynkowego za okres od 2 kwietnia do 22 czerwca 2024 r. Zatem w świadectwie pracy należy wykazać 8,33 dnia (66 godzin i 40 minut) urlopu, za które pracownik otrzyma ekwiwalent. Szczegóły w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w życiu, w roku kalendarzowym, w którym podjął zatrudnienie, nabywa prawo do urlopu z dołu, czyli z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa na podstawie ogólnych zasad 1 stycznia danego roku kalendarzowego i ma wówczas do dyspozycji 20 lub 26 dni, w zależności od łącznego stażu urlopowego (art. 153 Kodeksu pracy).
Wpływ nieobecności na wymiar urlopu wypoczynkowego. Urlop wypoczynkowy pomniejszany jest proporcjonalnie o wymienione w Kodeksie pracy nieobecności trwające co najmniej 1 miesiąc:
-
urlop bezpłatny,
-
urlop wychowawczy,
-
odbywanie zasadniczej służby wojskowej, ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy albo pełnienia służby zastępczej,
-
tymczasowe aresztowanie,
-
odbywanie kary pozbawienia wolności,
-
nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy (art. 1551 § 1 Kodeksu pracy).
Jednak warunkiem obniżenia limitu urlopu jest powrót pracownika do pracy po okresie nieobecności. W sytuacji gdy pracownik nie wróci do pracy, a umowa zostanie rozwiązana, nabywa on urlop wypoczynkowy proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, bez pomniejszania o nieobecność.
Ważne
Aby pracodawca mógł pomniejszyć urlop wypoczynkowy o nieobecność nieusprawiedliwioną, pracownik po okresie nieobecności musi powrócić do pracy.
Przykład
Pracownik z ponad 10-letnim stażem pracy, a więc uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego, został zatrudniony 1 stycznia 2024 r. na podstawie umowy o pracę. Jednak od 1 maja 2024 r. przestał pojawiać się w pracy. Pracodawca kilkukrotnie wzywał pracownika do usprawiedliwienia nieobecności lub stawienia się w pracy. Jednak próby te okazały się bezskuteczne. Po dwukrotnym awizowaniu oświadczenia o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika 30 czerwca 2024 r. nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę. Ponieważ pracownik nie powrócił do pracy, pracodawca nalicza urlop wypoczynkowy proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, bez obniżania wymiaru urlopu za czas nieusprawiedliwionej nieobecności. Zatem w świadectwie pracy, z uwagi na fakt, że pracownik nie wykorzystał w naturze żadnego dnia urlopu, należy wskazać, że pracownikowi wypłacono ekwiwalent za 13 dni urlopu.
Przykład
Pracownik z ponad 10-letnim stażem pracy, a więc uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego, został zatrudniony od 1 stycznia 2024 r. na podstawie umowy o pracę. Przestał pojawiać się w pracy od 1 maja 2024 r. Jednak 2 czerwca br. po wezwaniu przez pracodawcę stawił się w pracy i złożył wniosek o rozwiązanie umowy o pracę z dniem 30 czerwca 2024 r. na mocy porozumienia stron. Pracodawca wyraził na to zgodę. Pracownik od 2 czerwca 2024 r. przepracował już wszystkie dni do końca umowy. W całym okresie zatrudnienia pracownik nie wykorzystał żadnego dnia urlopu wypoczynkowego. W takim przypadku pracownikowi proporcjonalnie do 30 czerwca 2024 r. przysługiwałoby 13 dni urlopu. Jednak nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika trwała powyżej 30 dni, co spowodowało obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika o jej czas. Zatem od 13 dni przysługujących za okres zatrudnienia przez pół roku należy odjąć 2,16 dnia za ponad miesięczną nieobecność od 1 maja do 2 czerwca 2024 r. Zatem w świadectwie pracy powinna zostać umieszczona informacja, że pracownikowi wypłacono ekwiwalent za 11 dni urlopu wypoczynkowego.
Urlop proporcjonalny w przypadku pracownika zatrudnionego po raz pierwszy. W praktyce w przypadku pracownika zatrudnionego po raz pierwszy reguła urlopu proporcjonalnego w stosunku do okresu zatrudnienia w roku kalendarzowym nie ma zastosowania, ponieważ i tak nabywa on urlop z upływem każdego miesiąca pracy, a nie całoroczny z góry (art. 153 § 1 Kodeksu pracy).
Przykład
Pracownik był zatrudniony od 1 stycznia do 21 czerwca 2024 r. Ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Było to jego pierwsze zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, zatem z upływem każdego miesiąca nabywał on prawo do 1/12 urlopu i wyglądało to następująco:
-
od 1 do 31 stycznia - 1,66 dnia,
-
od 1 do 29 lutego - 1,66 dnia,
-
od 1 do 31 marca - 1,66 dnia,
-
od 1 do 30 kwietnia - 1,66 dnia,
-
od 1 do 31 maja - 1,66 dnia,
- od 1 do 22 czerwca nie nalicza się 1,66 dnia urlopu, ponieważ pracownik nie przepracował pełnego miesiąca.
Łącznie za okres od 1 stycznia do 21 czerwca 2024 r. pracownikowi przysługuje 8,33 dnia urlopu wypoczynkowego. W przypadku naliczania urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku pracy nie ma podstaw prawnych do zaokrąglania urlopu do pełnych dni. Pracodawca może to zrobić, ale będzie to jego dobrowolna decyzja.
Pomniejszenie limitu urlopu o nieobecność nieusprawiedliwioną w przypadku pracownika zatrudnionego po raz pierwszy. Natomiast w przypadku pracownika zatrudnionego po raz pierwszy stosuje się analogicznie zasadę pomniejszania wymiaru urlopu m.in. za okres nieobecności nieusprawiedliwionej trwającej dłużej niż 30 dni. Jednak także w tym przypadku konieczny do jej zastosowania jest powrót pracownika do pracy. Jeśli pracownik nie pojawi się w pracy do zakończenia umowy, to wymiar urlopu nie może zostać pomniejszony.
Przykład
Pracownik został zatrudniony po raz pierwszy w życiu od 2 stycznia 2024 r. na podstawie umowy o pracę. Przestał pojawiać się w pracy od 2 kwietnia 2024 r. Pracodawca kilkukrotnie wzywał pracownika do usprawiedliwienia nieobecności lub stawienia się w pracy. Jednak próby te okazały się bezskuteczne. Po dwukrotnym awizowaniu oświadczenia o rozwiązaniu umowy bez okresu wypowiedzenia z winy pracownika 21 czerwca 2024 r. nastąpiło rozwiązanie umowy. Pracownik nie wykorzystał żadnego dnia urlopu podczas swojego zatrudnienia u pracodawcy. Jako że pracownik nie powrócił do pracy, nie można pomniejszyć limitu urlopu o dni nieusprawiedliwionej nieobecności. Zatem pracownikowi przysługuje:
-
od 2 do 31 stycznia - 1,66 dnia,
-
od 1 lutego do 1 marca - 1,66 dnia,
-
od 2 do 31 marca - 1,66 dnia,
-
od 1 do 30 kwietnia - 1,66 dnia,
-
od 1 do 30 maja - 1,66 dnia,
-
od 31 maja do 22 czerwca nie nalicza się 1,66 dnia urlopu, ponieważ pracownik nie przepracował pełnego miesiąca.
Zatem pracownikowi przysługiwało u tego pracodawcy 8,33 dnia urlopu wypoczynkowego.
Natomiast jeśli pracownik wróciłby do pracy przed zakończeniem umowy, pracodawca może za okres nieusprawiedliwionej nieobecności trwającej powyżej 30 dni nie naliczyć pracownikowi urlopu, nawet jeśli była to jego pierwsza praca.
Przykład
Pracownik zatrudniony po raz pierwszy w życiu od 2 stycznia 2024 r. na podstawie umowy o pracę przestał przychodzić do pracy od 2 kwietnia 2024 r. Jednak 2 czerwca br. po wezwaniu przez pracodawcę pojawił się w biurze i złożył wniosek o rozwiązanie umowy o pracę z dniem 21 czerwca 2024 r. na mocy porozumienia stron, na co pracodawca wyraził zgodę. Od 2 do 21 czerwca 2024 r. był obecny w pracy. Pracownik w całym okresie zatrudnienia nie wykorzystał żadnego dnia urlopu. Ponieważ pracownik powrócił do pracy, pracodawca może pomniejszyć wymiar urlopu o dni nieusprawiedliwionej nieobecności. Zatem pracownikowi przysługuje zasadniczo 8,33 dnia urlopu pomniejszone o nieobecność nieusprawiedliwioną trwającą 61 dni. Zatem od 8,33 dnia należy odjąć 3,33 dnia (2/12 x 20 dni), co daje 5 dni urlopu wypoczynkowego.
Urlop pracownika w świadectwie pracy. Przy rozwiązaniu umowy o pracę jednym z obowiązków pracodawcy jest wystawienie świadectwa pracy, w którym wykazuje wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym następuje zakończenie stosunku pracy. W przypadku opisanym w pytaniu należy więc wpisać 8,33 dnia (66 godzin i 40 minut) lub 9 dni (72 godziny), jeżeli pracodawca zdecyduje się zaokrąglić urlop wypoczynkowy do pełnych dni.
Podstawa prawna
art. 1551-1552 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; ost. zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 878
załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - Dz.U. z 2020 r. poz. 1862; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 912
Anna Frączek
specjalista ds. kadr i płac, praktyk z zakresu prawa pracy
