Ustawa o ochronie sygnalistów - nowe obowiązki dla pracodawców

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób będą niebawem objęci nowymi obowiązkami związanymi z wdrożeniem ustawy z 14 czerwca 2024 r o ochronie sygnalistów. Będą musieli przygotować procedury dotyczące zgłaszania naruszeń prawa przez osoby u nich zatrudnione bądź z nimi współpracujące. Nowe regulacje mają chronić sygnalistów przed ewentualnymi działaniami odwetowymi pracodawcy po zgłoszeniu przez nich naruszeń prawa. Sygnalista, który doświadczy działań odwetowych, będzie mógł wystąpić o odszkodowanie lub zadośćuczynienie.

Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w zakresie swojej regulacji wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej. Reguluje m.in.:

• warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa; 
• środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa; 
• zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych; 
• zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu; 
• zasady ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa.

Ponadto reguluje zadania Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa i z podejmowaniem działań następczych.

Nowe (omówione w dalszej części opracowania) przepisy wejdą w większości w życie po upływie 3 miesięcy od ich publikacji w Dzienniku Ustaw. 

Kto może zostać sygnalistą

Sygnalista to osoba fizyczna, która alarmuje o naruszeniach prawa i ma do tego uzasadnione podstawy. Tą osobą może być (art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów):

• pracownik (w tym pracownik tymczasowy),
• osoba świadcząca usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej (zlecenie, umowa o dzieło, umowa agencyjna), 
• stażysta, 
• wolontariusz, 
• praktykant, 
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej (np. członek rady nadzorczej albo zarządu),
• funkcjonariusz służb mundurowych (np. policjant, funkcjonariusz Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej), 
• żołnierz pełniący czynną służbę wojskową. 

Kiedy występuje naruszenie prawa

Naruszenie prawa to działanie niezgodne z prawem lub takie, które ma na celu obejście prawa. Dotyczy ono:

• korupcji,
• zamówień publicznych,
• usług, produktów i rynków finansowych, 
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, 
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa transportu, 
• ochrony środowiska, 
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, 
• bezpieczeństwa żywności i pasz,
• zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• zdrowia publicznego,
• ochrony konsumentów, 
• ochrony prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, a także 
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami opisanymi powyżej

(art. 3 ust 1 ustawy o ochronie sygnalistów).

Ponadto w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych pracodawca może przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących u niego regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały przez niego ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne. 

Sygnaliści nie będą mogli zgłaszać naruszeń z zakresu prawa pracy. Ten zakres został bowiem usunięty w toku prac parlamentarnych nad ustawą.

Kiedy sygnalista podlega ochronie i na czym ona polega

Osoba zgłaszająca informacje o naruszeniu prawa albo gdy ujawnia je publicznie, podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miała uzasadnione podstawy sądzić, iż zgłaszana informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Ochrona sygnalisty polega na zakazie działań odwetowych, prób ich podejmowania lub gróźb stosowania takich działań. Chodzi tu m.in. o: 

• odmowę nawiązania stosunku pracy,
• wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
• niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że taka umowa zostanie z nim zawarta, 
• obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę; 
• wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
• pominięcie przy przyznawaniu dodatkowych świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń (np. premia, nagroda),
• przeniesienie na niższe stanowisko pracy,
• zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych; 
• niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
• negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy, 
• nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze, 
• przymus, zastraszanie lub wykluczenie, 
• mobbing,
• dyskryminację,
• niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie, 
• wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe, 
• nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania,
• działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, 
• spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu, 
• wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Katalog zakazu działań odwetowych wyszczególnionych powyżej jest otwarty i dotyczy sygnalisty którego praca była, jest lub będzie świadczona na podstawie stosunku pracy.

W przypadku sygnalistów, których praca lub usługi były, są lub będą świadczone na innej podstawie niż stosunek pracy, zakazem są objęte działania odwetowe, próby ich podejmowania lub groźby zastosowania takich działań, które obejmują m.in.:

• wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia oraz
• nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

Sygnalista, wobec którego pracodawca dopuścił się zakazanych działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania nie niższego niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych przez prezesa GUS w Monitorze Polskim (w 2024 r. jest to kwota 7155,48 zł), lub prawo do zadośćuczynienia.

Jakie są obowiązki pracodawców podlegających ustawie o ochronie sygnalistów 

Przepisom ustawy o ochronie sygnalistów podlegają te podmioty, dla których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób według stanu na 1 stycznia i 1 lipca danego roku. 

Do stanu zatrudnienia wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia (art. 23 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów).

Limit 50 osób nie dotyczy podmiotów prowadzących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. 

Podmioty objęte przepisami o ochronie sygnalistów mają obowiązek stworzenia wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań w związku z takim zgłoszeniem. Procedura powinna być wprowadzona po przeprowadzeniu konsultacji z zakładową organizacją związkową (lub zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna taka organizacja). Jeżeli u pracodawcy taka organizacja nie działa, wówczas konsultacje należy przeprowadzić z przedstawicielami osób wykonujących pracę na rzecz pracodawcy wyłonionymi w trybie przyjętym w danym podmiocie.

Wewnętrzna procedura zgłoszeń musi określać:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy, lub podmiot zewnętrzny upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej,
• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą (w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, w ramach tej struktury, jeżeli zapewniają bezstronność), 
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie, 
• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy, 
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną, 
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Sygnalista dokonuje zgłoszenia wewnętrznego o naruszeniu prawa w formie ustnej lub pisemnej. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w formie papierowej lub elektronicznej.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych u pracodawcy musi gwarantować sygnaliście, że przetwarzane dane osobowe związane z przyjmowaniem zgłoszeń zapewniają ochronę poufności tożsamości zarówno sygnalisty jak i osoby której zgłoszenie dotyczy a także innej osoby wskazanej w danym zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. A to oznacza, że do przyjmowania i weryfikacji takich zgłoszeń u pracodawcy a także do podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych chronionych osób mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy. Osoby te są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji pozyskanych w zgłoszeniach wewnętrznych.

Warto wspomnieć że pracodawcy którzy nie spełnią ustawowego obowiązku i nie wdrożą stosownych procedur lub będą utrudniać sygnalistom dokonanie zgłoszeń naruszeń prawa podlegać będą karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do 3 lat w zależności od rodzaju naruszenia.

Agata Pinzuł

specjalista ds. ubezpieczeń i prawa pracy, redaktor "MONITORA księgowego", były wieloletni pracownik ZUS