Pracodawcy będą musieli wdrożyć nowe procedury związane z ochroną sygnalistów

Sejm 14 czerwca 2024 r. ostatecznie uchwalił ustawę o ochronie sygnalistów. W związku z tym pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób będą musieli wprowadzić procedury umożliwiające sygnalistom zgłaszanie naruszeń prawa.

Nowe regulacje dotyczące sygnalistów wdrażają do polskiego porządku prawnego przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej. 

Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów będą musieli stosować pracodawcy zarówno z sektora prywatnego, jak i publicznego, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób. Przy ustalaniu tej liczby osób będziemy brali pod uwagę pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia (art. 23 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów). Zatem przy ustalaniu, czy pracodawca jest objęty ustawą o ochronie sygnalistów, oprócz pracowników będziemy też uwzględniali osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, umowa o dzieło, umowa agencyjna) czy samozatrudnionych. Określenie progu zatrudnienia, który decyduje o konieczności wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów, będzie następowało na dzień 1 stycznia i 1 lipca danego roku. 

Wskazany 50-osobowy próg nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a także w zakresie bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

Nowych przepisów o ochronie sygnalistów nie stosujemy również do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców. 

Nie ma przeszkód, żeby pracodawcy, którzy nie spełniają wskazanych powyżej limitów, wdrożyli w swoich firmach czy jednostkach obowiązki związane z ustawą o ochronie sygnalistów. Jednak w przypadku tych podmiotów jest to całkowicie dobrowolne.

Kto może być sygnalistą

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. 

Należy zwrócić uwagę, że sygnalistą może być również osoba będąca kandydatem na pracownika lub współpracownika, która dokona zgłoszenia naruszeń prawa, o jakich uzyskała informację podczas procesu rekrutacji (art. 4 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów).

Co wprowadza ustawa o ochronie sygnalistów

Celem ustawy o ochronie sygnalistów jest wprowadzenie regulacji prawnych, dzięki którym osoby mające wiedzę lub będące świadkami nieprawidłowości i nadużyć prawa będą o tym informowały chętniej niż do tej pory. Ma to zwiększyć wykrywalność przestępstw, zaniedbań i przypadków niegospodarności. 

Naruszenia prawa objęte zgłoszeniami sygnalistów będą dotyczyły:

- korupcji,

- zamówień publicznych,

- usług, produktów i rynków finansowych,

- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

- bezpieczeństwa transportu,

- ochrony środowiska,

- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

- bezpieczeństwa żywności i pasz,

- zdrowia i dobrostanu zwierząt,

- zdrowia publicznego,

- ochrony konsumentów,

- ochrony prywatności i danych osobowych,

- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

- konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.

Z katalogu naruszeń prawa, jakie będą mogli zgłaszać sygnaliści, w wyniku prac parlamentarnych nad ustawą usunięto prawo pracy. Zatem sygnaliści nie będą mogli zgłaszać pracodawcy naruszeń z tego zakresu. 

Ustawodawca pozostawił jednak pracodawcom możliwość samodzielnego podjęcia decyzji i ujęcia obszaru prawa pracy w wewnętrznej procedurze zgłaszania naruszeń.

Osoba po uzyskaniu informacji o naruszeniu prawa w zakresie objętym ustawą o ochronie sygnalistów będzie mogła dokonać zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.

Zgłoszenie wewnętrzne polega na poinformowaniu o naruszeniu podmiotu prawnego, którego sygnalista jest pracownikiem lub pozostaje z nim w innych relacjach o charakterze zarobkowym. 

Zgłoszenie zewnętrzne jest skierowaniem informacji do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich. 

Ujawnienie publiczne to podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej przez samego sygnalistę (ujawniającego) z pominięciem pozostałych kanałów zgłoszeń. 

Sygnalista może wybierać kolejność zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych, nie jest też obowiązkowe dokonanie zgłoszenia wewnętrznego przed zewnętrznym.

Jakie obowiązki mają pracodawcy w związku z nową ustawą o ochronie sygnalistów

Pracodawca, który zostanie objęty ustawą o ochronie sygnalistów, będzie musiał stworzyć wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w związku z tym zgłoszeniem. 

Procedurę taką trzeba będzie ustalać w drodze konsultacji z:

• zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo

• przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy, wyłonionymi w trybie przyjętym w zakładzie pracy, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Wskazane konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. intranetem lub na tablicy ogłoszeń. 

Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług pracodawca przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów określają szczegółowo, co powinna zawierać procedura dotycząca zgłoszeń wewnętrznych. Musi ona określać:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy albo podmiot zewnętrzny, upoważnione przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,

• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej,

• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy, upoważnione do podejmowania działań następczych będących skutkiem zgłoszenia, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej,

• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,

• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie,

• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do tych działań przez pracodawcę,

• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania takiego potwierdzenia - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną,

•  zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo określać m.in:

• wskazanie naruszeń dotyczących obowiązujących w danej organizacji regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń,

• wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji,

• wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych,

• określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Zgłoszenia wewnętrzne powinny być dokonywane co najmniej ustnie i pisemnie. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

• nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

• protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez jednostkę lub osobę albo podmiot odpowiedzialny u pracodawcy za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa.

Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca musi zagwarantować, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy. Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

Pracodawca, którego obejmuje ustawa o ochronie sygnalistów, musi prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Jest on również administratorem danych osobowych zgromadzonych w takim rejestrze. W związku z tym pracodawca musi upoważnić wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w firmie do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. 

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych powinien obejmować:

• numer zgłoszenia,

• przedmiot naruszenia prawa,

• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,

• adres sygnalisty do kontaktu,

• datę dokonania zgłoszenia,

• informację o podjętych działaniach następczych,

• datę zakończenia sprawy.

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. 

Jaką ochronę ma sygnalista

Sygnalista podlega szerokiej ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Warunkiem takiej ochrony jest konieczność istnienia podstaw do sądzenia przez sygnalistę, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona przez sygnalistę na podstawie stosunku pracy, nie mogą być podejmowane wobec niego działania odwetowe. 

W przypadku zarzutu działań odwetowych to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar dowodu, że podjęte przez niego czynności nie mają znamion odwetu wobec sygnalisty. 

Ustawa o ochronie sygnalistów zakłada objęcie ochroną, porównywalną z ochroną przewidzianą dla pracowników-sygnalistów, także osób świadczących pracę lub wykonujących usługi bądź pełniących funkcję lub służbę na podstawie innego stosunku prawnego niż stosunek pracy (w tym umów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia i o dzieło, czy umów obejmujących tzw. osoby samozatrudnione). W przypadku tych osób przepisy dotyczące ochrony pracowników będzie się stosowało odpowiednio, o ile charakter pracy lub wykonywanej usługi nie wykluczy zastosowania wobec sygnalisty takiego działania. W konsekwencji oznacza to, że działania odwetowe wobec pracowników (np. polegające na odmowie nawiązania stosunku pracy, obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę, spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu, wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym nadszarpnięciu reputacji, zwłaszcza w mediach społecznościowych) będzie się odnosiło także do stosunków pozapracowniczych, z uwzględnieniem różnic wynikających z odmienności sytuacji prawnej osób świadczących pracę np. na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Taką samą ochroną jak sygnaliści zostały objęte także osoby pomagające sygnaliście, osoby trzecie, jak współpracownicy czy krewni, które mogą doświadczyć negatywnych skutków zgłoszenia nieprawidłowości, oraz podmioty prawne powiązane z osobą dokonującą zgłoszenia.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych przez Prezesa GUS, lub prawo do zadośćuczynienia.

Jakie sankcje grożą za naruszenie ustawy o ochronie sygnalistów 

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje wysokie kary za jej niewdrożenie lub uniemożliwianie dokonywania zgłoszeń. 

Tabela. Rodzaje kar za naruszenie ustawy o ochronie sygnalistów

Ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy od publikacji w Dzienniku Ustaw. Jedynie przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych zaczną obowiązywać po upływie 6 miesięcy od publikacji ustawy. 

Marek Skałkowski

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik działu porad prawnych Okręgowego Inspektoratu Pracy w Warszawie