Zmiany w specustawie o pomocy obywatelom Ukrainy od 1 lipca 2024 r.

Nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz niektórych innych ustaw wydłuża prawo do pobytu i pracy w Polsce dla osób objętych tą ustawą do 30 września 2025 r. Ponadto modyfikuje niektóre procedury, którym podlegają przebywający w Polsce obywatele Ukrainy, np. wprowadza zmiany w nadawaniu numeru PESEL, zgłaszaniu powierzenia pracy obywatelowi Ukrainy czy legalizacji pobytu.

Szczegółowe regulacje dotyczące zatrudniania Ukraińców w Polsce na podstawie tzw. specustawy ukraińskiej obowiązywały do 30 czerwca 2024 r. W związku z tym konieczne było uregulowanie statusu tych osób po tym terminie. Przy okazji w wyniku nowelizacji zmodyfikowano niektóre uprawnienia obywateli Ukrainy i dokonano zmiany w procedurach administracyjnych dotyczących pobytu i pracy w Polsce. Ustawa zasadniczo weszła w życie 1 lipca 2024 r.

1. Przedłużenie legalności pobytu dla obywateli Ukrainy do 30 września 2025 r.

Kluczową zmianą wprowadzoną nowelizacją specustawy ukraińskiej jest wydłużenie okresu, w którym pobyt na terytorium Polski obywateli Ukrainy przybywających na to terytorium w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na Ukrainie jest uznawany za legalny. Dotychczasowe przepisy legalizowały pobyt takich osób do 30 czerwca 2024 r. Po nowelizacji legalność pobytu wydłużono do 30 września 2025 r. 

Ta zmiana jest konsekwencją decyzji wykonawczej Rady (UE) 2023/2409 z 19 października 2023 r. w sprawie przedłużenia tymczasowej ochrony wprowadzonej decyzją wykonawczą (UE) 2022/382 (Dz. Urz. UE L, 2023/2409, 24.10.2023), która przewiduje ochronę tymczasową dla Ukraińców uciekających przed działaniami zbrojnymi na terenie ich kraju do 4 marca 2025 r. 

W Polsce zdecydowano o wydłużeniu legalności pobytu osób uciekających przed wojną w Ukrainie, w stosunku do terminu przyjętego przez instytucje unijne, aż do 30 września 2025 r. z uwagi na dostosowanie go do terminów polskiego roku szkolnego.

2. Rozszerzenie katalogu osób objętych ustawą pomocową

W wyniku nowelizacji specustawy ukraińskiej ochroną tymczasową wynikającą z tej regulacji zostają objęte dwie dodatkowe kategorie cudzoziemców nieposiadających obywatelstwa ukraińskiego. Są to:

• małoletnie dzieci obywateli Ukrainy,

• małoletnie dzieci małżonków obywateli Ukrainy. 

W obu tych przypadkach chodzi o osoby, które z uwagi na fakt nieposiadania obywatelstwa ukraińskiego dotychczas mogły liczyć jedynie na ochronę przewidzianą w przepisach ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej oraz w przepisach innych ustaw, które odwołują się do posiadania przez cudzoziemca ochrony czasowej. Zmiana ta pozwoli tym osobom na korzystanie w takim samym stopniu jak wszystkim obywatelom Ukrainy z rozwiązań przewidzianych w specustawie ukraińskiej.

3. Zmiany we wnioskowaniu o numer PESEL

3.1. Zmiana terminu na złożenie wniosku

Nowelizacja specustawy ukraińskiej zmienia termin na złożenie wniosku o nadanie numeru PESEL dla obywatela Ukrainy. Zgodnie z dotychczas obowiązującymi przepisami było to 30 dni, licząc od dnia przybycia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Po zmianie regulacji taki wniosek należy złożyć "niezwłocznie po przybyciu". Jednak żaden przepis nie przewiduje sankcji za niedokonanie tej formalności w terminie. Nowy termin na złożenie wniosku o numer PESEL obowiązuje od 1 lipca 2024 r.

3.2. Odciski palców przy wnioskowaniu o PESEL

W procedurze wnioskowania o PESEL zmianie ulega także wiek osób, od których pobierane są odciski palców. Dotychczas zwolnione z tego obowiązku były dzieci, które nie ukończyły 12 roku życia. Teraz wiek ten obniżono do 6 lat. Ma to na celu synchronizację tej procedury z regulacjami dotyczącymi wydawania kart pobytu (w tym postępowaniu odciski palców zamieszcza się w dokumentach wydawanych osobom, które ukończyły 6 rok życia). Ta zmiana będzie jednak obowiązywała dopiero od 1 września 2024 r. 

3.3. Dokumenty wnioskodawcy 

Nowelizacja specustawy ukraińskiej ogranicza też zakres dokumentów, jakie może przedstawić wnioskujący o PESEL w celu potwierdzenia swojej tożsamości. Po zmianie, która obowiązuje od 1 lipca 2024 r., dopuszczalne jest ubieganie się o numer PESEL wyłącznie na podstawie ważnego dokumentu podróży. Oznacza to odejście od potwierdzania tożsamości przy nadawaniu numeru PESEL w oparciu o różne dotychczas dopuszczalne dokumenty, np. Kartę Polaka, czy też - jak było to możliwe do tej pory - na podstawie dokumentu unieważnionego. Niedopuszczalne będzie też nadawanie numeru PESEL na podstawie jakiegokolwiek oświadczenia.

W konsekwencji ograniczenia dopuszczalnych dokumentów w procedurze nadawania numeru PESEL zmodyfikowane przepisy wprowadzają także dla obywateli Ukrainy posiadających już numer PESEL, ale taki, który był nadany w oparciu o inny dokument niż ważny dokument podróży, obowiązek potwierdzenia swojej tożsamości. Należy to zrobić w dowolnym organie gminy w terminie 60 dni od daty wydania dokumentu podróży. Wówczas w gminie dane dotyczące nowego dokumentu podróży zostaną zaewidencjonowane w rejestrze PESEL.

Zmiana ta ma również znaczenie w przypadku ubiegania się o kartę pobytu przez obywatela Ukrainy. Procedura ta bowiem także wymaga potwierdzenia swojej tożsamości w oparciu o ważny dokument podróży. W praktyce więc dopiero zarejestrowanie danych nowego dokumentu podróży w rejestrze PESEL pozwoli na ubieganie się o kartę pobytu, gdyż oznaczać będzie dokonanie przez obywatela Ukrainy potwierdzenia swojej tożsamości. Zasada ta dotyczy także osób, którym nadano numer PESEL na poprzednich warunkach, czyli przykładowo w oparciu o dokument podróży, lecz nieważny lub taki, który już w trakcie pobytu w Polsce utracił ważność. 

Nowelizacja specustawy ukraińskiej przewiduje jednak wyjątkowo możliwości potwierdzenia - przez oznaczony czas - przy nadawaniu numeru PESEL tożsamości obywatela Ukrainy na podstawie innego dokumentu niż ważny dokument podróży. Może się tak stać w sytuacji dużego napływu obywateli Ukrainy przybywających na terytorium Polski w związku z konfliktem zbrojnym, jeśli minister spraw wewnętrznych zdecyduje o tym w drodze rozporządzenia. 

3.4. Status UKR

W nowelizacji doprecyzowano także daty rejestracji statusu UKR w przypadku jego przywrócenia oraz ponownego nadania. Datą przywrócenia statusu UKR jest data jego utraty.

Dodatkowo zgodnie z nowymi przepisami, analogicznie do zmian w ustawie o ewidencji ludności, również w specustawie ukraińskiej poszerzeniu ulega zakres danych gromadzonych w rejestrze PESEL o informacje o przyczynie nadania lub utraty statusu UKR (ma to ułatwić zarządzanie uprawnieniami obywatela Ukrainy w bazie Komendanta Głównego Straży Granicznej). 

4. Dostęp do polskiego rynku pracy

Dotychczas obywatele Ukrainy, którzy przebywali w Polsce legalnie, mieli zapewniony swobodny dostęp do polskiego rynku pracy. Oznacza to, że mogli podejmować legalnie pracę u każdego pracodawcy w Polsce bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Jedynym warunkiem, którego spełnienie było konieczne, aby praca mogła być uznana za legalną, było złożenie przez pracodawcę, w terminie 14 dni od dnia podjęcia przez Ukraińca pracy, powiadomienia (w formie elektronicznej za pośrednictwem www.praca.gov.pl). Ponadto każdy obywatel Ukrainy, który dotychczas przebywał legalnie w Polsce, mógł zarejestrować się jako osoba bezrobotna lub poszukująca pracy, na takich samych zasadach jak obywatel polski. 

Nowelizacja zasadniczo zachowuje dotychczasowy dostęp do rynku pracy dla Ukraińców, także w zakresie uprawnień dla bezrobotnych. Zmianie ulega jednak procedura powiadomienia, jakie musi złożyć pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy, poprzez:

• skrócenie z 14 do 7 dni terminu na przesłanie powiadomienia przez pracodawcę zatrudniającego obywatela Ukrainy;

• konieczność złożenia kolejnego powiadomienia o zatrudnieniu obywatela Ukrainy, w przypadku gdy:

  • zmienił się rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy lub 

  • zmieniło się stanowisko albo rodzaj wykonywanej pracy, lub

  • zmniejszono wymiar czasu pracy albo liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w powiadomieniu, lub

  • obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w powiadomieniu (nie dotyczy to obywateli Ukrainy, którzy pracują w Polsce na podstawie art. 87 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, czyli należą dla kategorii osób, które co do zasady w Polsce nie muszą mieć żadnego dodatkowego pozwolenia na wykonywanie pracy zarobkowej);

• wymóg wskazywania w powiadomieniu o zatrudnieniu obywatela Ukrainy co najmniej minimalnego wynagrodzenia o pracę lub minimalnej stawki godzinowej.

Nowe rozwiązanie wprowadzono także dla pracodawców zamierzających kontynuować powierzanie pracy obywatelowi Ukrainy, który dotychczas był zatrudniony legalnie na podstawie art. 87 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (czyli należał dla kategorii osób, które co do zasady w Polsce nie muszą mieć żadnego dodatkowego pozwolenia na wykonywanie pracy zarobkowej, np. posiada Kartę Polaka lub jest studentem studiów stacjonarnych w Polsce). W takiej sytuacji obywatel Ukrainy po uzyskaniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę ma obowiązek zawiadomić o tym fakcie pracodawcę w terminie 7 dni. Następnie pracodawca ma 7 dni na powiadomienie powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu o kontynuacji zatrudnienia na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Ponadto zgodnie z nową regulacją nie ma konieczności, aby w takim przypadku kontynuacji zatrudnienia pracodawca miał obowiązek rozwiązania umowy o pracę z obywatelem Ukrainy i zawarcia nowej umowy.

5. Wpłaty na PFRON

Nowelizacja specustawy ukraińskiej zmodyfikowała także sposób liczenia limitów zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Przed zmianą przepisów pracodawcy rozliczający się z wpłat na PFRON, którzy udzielali urlopów bezpłatnych obywatelom Ukrainy niebędącym osobami niepełnosprawnymi, powracającym do swojego kraju w celu wzięcia udziału w działaniach wojennych, mieli obowiązek wykazywania ich w stanach zatrudnienia. Skutkowało to tym, że pracodawca nie korzystał z pracy pracownika przebywającego w Ukrainie w celach wojskowych, a jego etat nadal figurował w stanie zatrudnienia, od którego nalicza się wymagany poziom zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Po nowelizacji osoby te wyłączono ze stanu zatrudnienia ogółem, proporcjonalnie do przeciętnego miesięcznego wymiaru czasu pracy. W przypadku zatrudnienia tej samej osoby u różnych pracodawców łączny wymiar wyłączenia takiej osoby u wszystkich pracodawców nie może przekraczać jednego etatu. W przypadku zatrudnienia tej osoby w wymiarze czasu pracy ogółem przekraczającym pełny wymiar czasu pracy podlega ona wyłączeniu ze stanu zatrudnienia w pierwszej kolejności u tego pracodawcy, który wcześniej ją zatrudnił.

Rozwiązanie to ma zastosowanie w odniesieniu do wpłat na PFRON za miesiące przypadające w okresie trwania tych działań, począwszy od 1 marca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. Warunkiem odliczenia takiej osoby od stanu zatrudnienia jest jej pisemne oświadczenie o celu wnioskowanego urlopu.

6. Nowe rozwiązania w zakresie legalizacji pobytu

6.1. Rozszerzenie katalogu zezwoleń na pobyt

Nowelizacja specustawy ukraińskiej wprowadza rozszerzenie katalogu rodzajów zezwolenia na pobyt czasowy, o które mogą ubiegać się obywatele Ukrainy korzystający w Polsce z ochrony czasowej, o zezwolenie na pobyt czasowy w celu połączenia się z rodziną. Dodatkowo w takim przypadku cudzoziemiec nie będzie musiał spełniać wymogu zamieszkania na terytorium Polski przez okres co najmniej 2 lat, na podstawie co najmniej dwóch kolejnych zezwoleń na pobyt czasowy, z czego ostatnie z nich miałoby być udzielone na co najmniej 1 rok. 

Dodano także przepis, który ustala długość pobytu Ukraińca wnioskującego o pobyt krótkotrwały lub pobyt czasowy ze względu na pracę sezonową na maksymalnie 6 miesięcy, licząc od dnia wydania decyzji.

6.2. Karta pobytu

Nowelizowane przepisy specustawy ukraińskiej umożliwiają obywatelom Ukrainy, którzy aktualnie przebywają w Polsce na podstawie tymczasowej ochrony wynikającej właśnie z tej ustawy, na wnioskowanie o przekształcenie posiadanych uprawnień pobytowych w zezwolenia na pobyt na podstawie karty pobytu. 

Od dnia określonego w komunikacie ministra spraw wewnętrznych ma zostać ustanowiony szczególny rodzaj zautomatyzowanego postępowania przed wojewodą (właściwość dla miejsca pobytu obywatela Ukrainy w chwili złożenia wniosku, przy czym właściwość ta pozostanie niezmieniona, nawet po zmianie miejsca pobytu wnioskodawcy), w oparciu o które możliwe będzie uzyskanie przez Ukraińca zezwolenia na pobyt poprzez wydanie od razu karty pobytu. Wydanie karty pobytu w tym postępowaniu i jej odbiór będą skutkowały przekształceniem z mocy prawa dotychczasowego uprawnienia pobytowego, opartego na przepisie art. 2 ust. 1 specustawy ukraińskiej, w zezwolenie na pobyt czasowy. Karta pobytu powinna być wydana w terminie 90 dni od dnia złożenia wniosku (w formie elektronicznej w systemie teleinformatycznym prowadzonym przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców). 

Karta pobytu wydana w tym specjalnym trybie będzie ważna przez 3 lata od dnia wydania (z dniem odbioru karty pobytu uprawnienie obywatela Ukrainy do pobytu uznawanego za legalny na podstawie specustawy ukraińskiej będzie stawało się z mocy prawa zezwoleniem na pobyt czasowy udzielonym na okres do końca okresu ważności wydanej i odebranej karty). W momencie odbioru karty pobytu status przy numerze PESEL jej posiadacza "UKR" będzie automatycznie zmieniany na status "CUKR". W treści karty pobytu będzie adnotacja, że jej posiadacz poprzednio posiadał ochronę czasową na podstawie specustawy ukraińskiej, oraz informacja o posiadanym zezwoleniu na pobyt czasowy. Nie będzie w niej natomiast informacji o adresie zameldowania obywatela Ukrainy, aby uniknąć konieczności jej wymieniania w przypadku zmiany miejsca zamieszkania przez obywatela Ukrainy. 

Pozytywne rozpatrzenie wniosku o wydanie karty pobytu będzie następowało przez czynność materialno-techniczną, jaką będzie wydanie karty pobytu, natomiast odmowa wydania karty pobytu będzie miała formę decyzji administracyjnej. 

Nowe przepisy przewidują również szczególne podstawy cofnięcia posiadanego przez obywateli Ukrainy zezwolenia na pobyt czasowy. Następi to w przypadku, gdy:

• będą tego wymagały względy obronności lub bezpieczeństwa państwa albo ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego lub

• będzie obowiązywał wpis danych obywatela Ukrainy do wykazu cudzoziemców, których pobyt jest na terytorium Polski niepożądany, lub

• obywatel Ukrainy opuści terytorium Polski na okres co najmniej 6 miesięcy.

Obywatele Ukrainy, którzy otrzymają kartę pobytu w tym specjalnym trybie, uzyskają także:

• dostęp do polskiego rynku pracy poprzez zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę i bez obowiązku dokonywania powiadomienia powiatowego urzędu pracy o powierzeniu im pracy,

• prawo do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej na takich samych zasadach jako obywatele polscy.

7. Przedłużenie rozwiązań dla edukacji

Nowelizacja specustawy ukraińskiej przedłuża na rok szkolny 2024/2025 rozwiązania wcześniej funkcjonujące w obszarze edukacji, które mają za zadanie ułatwić placówkom edukacyjnym zapewnienie właściwiej opieki nad uczniami z Ukrainy.

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy