Kiedy wynagrodzenie dla zatrudnionego obywatela Ukrainy nie będzie kosztem podatkowym

Nasza firma przy zatrudnieniu obywatela Ukrainy nie dopełniła formalności związanych z powiadomieniem urzędu pracy o jego zatrudnieniu. Zatrudniony miał zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, zawarto z nim umowę o pracę i zgłoszono ją do ZUS. Czy w tym przypadku nie mamy prawa do kosztów podatkowych, jak to jest przewidziane w art. 16 ust. 1 pkt 57b i 57c updop?

Nie, wspomniane przepisy nie mogą być podstawą do wyłączenia wydatków spółki na wynagrodzenia obywatela Ukrainy z kosztów podatkowych. Zdaniem redakcji spółka może zatem wypłacane obywatelowi Ukrainy wynagrodzenie zaliczać do kosztów podatkowych. Niestety dla spółki brak powiadomienia o zatrudnieniu obywatela Ukrainy oznacza, że organy kontrolne będą mogły na takiego pracodawcę nałożyć przewidzianą w przepisach karę. 

W przypadku przedstawionym w pytaniu wynagrodzenie wypłacane obywatelowi Ukrainy bez wątpienia spełnia przesłanki uznania za koszt podatkowy. Wydatki te są bowiem związane z prowadzoną działalnością, służą osiąganiu przychodów i są należycie udokumentowane. Wątpliwości spółki dotyczą jednak tego, czy w jej przypadku nie mają zastosowania wyłączenia z kosztów podatkowych przewidziane w art. 16 ust. 1 pkt 57b i 57c updop?

Wyłączenie z kosztów wynagrodzeń cudzoziemców nielegalnie przebywających w Polsce

Pracodawca nie ma prawa zaliczyć do kosztów podatkowych wynagrodzeń wypłacanych pracownikom cudzoziemcom przebywającym w Polsce nielegalnie (zob. art. 16 ust. 1 pkt 57b updop). Podatnik, który wypłaci wynagrodzenie cudzoziemcowi, który w okresie świadczenia pracy lub wykonywania osobiście działalności na terytorium Polski nie posiadał ważnego, wymaganego na podstawie odrębnych przepisów, dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski, nie zaliczy go do kosztów podatkowych. Z kosztów podatkowych wyłączone zostaną także:

• składki z tytułu tych należności w części finansowanej przez płatnika składek oraz
• zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy temu cudzoziemcowi.

W przypadku spółki zatrudniony przez nią cudzoziemiec przebywał na terenie Polski legalnie, posiadał zezwolenie na pracę i pobyt czasowy. Tym samym nie ma podstaw do zastosowania sankcji przewidzianej w omawianym przepisie i wyłączenia z kosztów podatkowych wynagrodzeń cudzoziemca.

Warto tu zaznaczyć, że nie zawsze jednak wynagrodzenie wypłacone cudzoziemcowi który nie posiada dokumentu uprawniającego do pobytu będzie wyłączone z kosztów podatkowych. I tak obywatele UE nie potrzebują dokumentu uprawniającego do pobytu, a w niektórych przypadkach także zezwoleń na pracę w Polsce. W takich przypadkach wypłacone im wynagrodzenie będzie kosztem podatkowym, nawet jeśli nie mają ani dokumentu, ani zezwolenia na pracę. Potwierdzono to w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 12 lutego 2016 r. (sygn. IPPB3/4510-1135/15-3/PS).

Wyłączenie z kosztów wynagrodzeń pracowników zatrudnionych bez umowy o pracę

Kolejny wspomniany w pytaniu przepis (art. 16 ust. 1 pkt 57c updop) został wprowadzony z początkiem 1 stycznia 2022 r. Wyłącza on z kosztów podatkowych wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji wypłaty, świadczenia oraz inne należności z tytułu:

(…) nielegalnego zatrudnienia w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 13 lit. a ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia w części, w jakiej pracodawca nie ujawnił ich właściwym organom państwowym.

Przy tym przepis art. 2 ust. 1 pkt 13 lit. a ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy dotyczy przypadku zatrudnienia przez pracodawcę osoby bez potwierdzenia na piśmie w wymaganym terminie rodzaju zawartej umowy i jej warunków. Należy przyjąć, że w przypadku spółki umowa z obywatelem Ukrainy została zawarta na piśmie. Co więcej, wynagrodzenie zostało ujawnione przez spółkę np. organom podatkowym, ZUS i nie ma tu wypłat za pracę na czarno. Tym samym przewidziana w tym przepisie sankcja nie ma zastosowania w przypadku spółki.

Konsekwencje braku powiadomienia o zatrudnieniu obywatela Ukrainy 

Brak powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy do właściwego urzędu pracy (zob. art. 22 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa) może być traktowany jak jego nielegalne zatrudnienie. Za nielegalne zatrudnienie grozi kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. 

Przy tym zapłacone kary i grzywny nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Są to wydatki związane z niewypełnieniem bądź nienależytym wypełnieniem przez podatnika obowiązków względem organów państwowych, nie mają one związku z osiągnięciem przychodu (zob. także art. 16 ust. 1 pkt 18 updop).

Podsumowanie

Poza omawianymi przypadkami ustawodawca nie reguluje konsekwencji podatkowych nielegalnego wykonywania pracy przez cudzoziemca W opinii redakcji przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia wynagrodzenia zatrudnionego obywatela Ukrainy do kosztów podatkowych, o ile:

• ten legalnie przebywa w Polsce,
• zawarcie umowy o pracę z nim zostało dokonane na piśmie, a wypłacane mu wynagrodzenie jest ujawnione organom państwowym. 

Należy jednak zaznaczyć, że redakcji nie są znane interpretacje organów podatkowych wydane w tym zakresie. Dlatego warto potwierdzić przedstawione stanowisko, występując o interpretację podatkową.

Powołane interpretacje podatkowe:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 12 lutego 2016 r. (sygn. IPPB3/4510-1135/15-3/PS)

Sławomir Biliński

prawnik, redaktor "MONITORA księgowego", ekspert podatkowy, autor licznych publikacji z prawa podatkowego i gospodarczego