11/2023, data dodania: 18.10.2023 Jak wykazać w świadectwie pracy dodatkowy urlop wypoczynkowy pracownika
PROBLEM
W naszej firmie wprowadziliśmy jako benefit dodatkowe 12 dni płatnego urlopu wypoczynkowego. Jeden z pracowników wykorzystał już w tym roku 30 dni urlopu, czyli więcej niż roczny kodeksowy limit 26 dni. Z końcem września 2023 r. pracownik ten zdecydował się odejść z pracy. Wystawiliśmy mu więc świadectwo pracy, w którym wpisaliśmy, że wykorzystał 26 dni urlopu wypoczynkowego. Pracownik poprosił o sprostowanie świadectwa pracy, ponieważ twierdzi, że wykorzystał 12 dni z limitu urlopu "benefitowego", a tylko 18 dni z "kodeksowego" urlopu wypoczynkowego. Jednak w żadnym wniosku, który składał, nie było zaznaczone, z której puli wykorzystuje urlop. We wnioskach jest tylko wpisane "urlop wypoczynkowy". Czy w tej sytuacji powinniśmy skorygować rozliczenie urlopu i poprawić świadectwo pracy?
RADA
W przypadku braku szczegółowej procedury w zakresie udzielania urlopu dodatkowego oraz braku utrwalonej praktyki w zakładzie pracy w tym zakresie właściwe jest uznanie, że w pierwszej kolejności pracownik wykorzystuje urlop wypoczynkowy z puli "kodeksowej", gdyż urlop "benefitowy" co do zasady ma charakter dodatkowego uprawnienia. Tym bardziej jest to uzasadnione w sytuacji, gdy pracownik nie wskazywał we wnioskach, z której puli urlopu korzysta. Korekta świadectwa pracy w zakresie wykorzystanych kodeksowych 26 dni urlopu nie jest więc konieczna. Pracodawca może jednak podjąć decyzję na korzyść pracownika i skorygować świadectwo pracy zgodnie z jego prośbą.
UZASADNIENIE
W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczeń społecznych (art. 97 § 2 Kodeksu pracy).
Urlop wypoczynkowy w świadectwie pracy. W świadectwie pracy należy ująć m.in. informacje dotyczące urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, i wykorzystanego w tym roku. Ponadto w świadectwie pracy należy wskazać także informacje na temat wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy. Natomiast zgodnie ze wzorem świadectwa pracy załączonym do rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy (ust. 6 pkt 15 wzoru świadectwa pracy) pracodawca informuje o wykorzystaniu przez pracownika dodatkowego urlopu albo innych uprawnień i świadczeń tylko w zakresie mającym wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy, wynikające z przepisów prawa pracy. Do takich uprawnień nie należy dodatkowy, "benefitowy" urlop wypoczynkowy. Jednak umieszczenie adnotacji o nim w świadectwie pracy, mimo braku wpływu na uprawnienia pracownicze u następnego pracodawcy, nie będzie błędem.
Ocena rodzaju urlopu. Aby właściwie uzupełnić liczbę poszczególnych dni urlopu w świadectwie pracy i przypisać je do odpowiedniego rodzaju, konieczna jest właściwa kwalifikacja tych dni. W celu oceny, czy udzielony urlop wypoczynkowy był urlopem "kodeksowym" czy dodatkowym "benefitowym", należy w pierwszej kolejności zweryfikować regulacje wewnątrzzakładowe. To w nich bowiem powinna być zawarta procedura udzielania i rozliczania tego rodzaju dodatkowego urlopu, wskazująca na obowiązek odznaczania, jaki rodzaj urlopu pracownik chce wykorzystać, i regulująca, jak traktować nieoznaczony właściwie urlop, np. zgodnie z zasadą pierwszeństwa wykorzystywania urlopu ustawowego.
Przykład
Na mocy regulaminu pracy pracodawca przyznaje pracownikom dodatkowy benefit w postaci urlopu wypoczynkowego. W postanowieniach regulaminu dotyczących tego urlopu doprecyzowano, że pracownik powinien wskazać we wniosku, z której puli urlopu korzysta. Ponadto w regulaminie uściślono, że w przypadku braku adnotacji o puli urlopu wypoczynkowego, z której pracownik wykorzystuje dzień wolny, należy traktować taki dzień jako urlop wypoczynkowy z puli "kodeksowej", a dopiero po wykorzystaniu urlopu tego rodzaju - jako dzień urlopu z puli dodatkowej, "benefitowej". Takie rozwiązanie jest prawidłowe.
W przypadku braku wewnętrznych regulacji w tym zakresie należy przeanalizować dotychczasowe praktyki stosowane w zakładzie pracy w podobnych sytuacjach, gdyż pracownik może się na nie powoływać (może to mieć także znaczenie z perspektywy zasady równego traktowania w zatrudnieniu).
Przykład
Pracodawca 5 lat temu wprowadził postanowieniem w regulaminie pracy dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni. Jednak nie uregulował szczegółowych zasad jego udzielania. Wobec tego w zakładzie pracy kadrowe od początku automatycznie najpierw redukowały dni urlopu z "kodeksowej" puli pracownika, a dopiero później urlop dodatkowy. Pracownik z 12-letnim stażem pracy wykorzystał w roku kalendarzowym 31 dni urlopu wypoczynkowego, ale nie zaznaczył, z której puli one pochodzą. W takiej sytuacji z uwagi na utrwaloną praktykę pracodawcy także temu pracownikowi należy odliczyć 26 dni urlopu wypoczynkowego z puli "kodeksowej" oraz 5 dni z puli dodatkowej. Jeśli pracownik się zwolni, w świadectwie pracy należy wpisać 26 dni urlopu wypoczynkowego w ust. 6 pkt 2 oraz ewentualnie w ust. 6 pkt 15 ująć 5 dni dodatkowego urlopu (jednak nie jest to wymagane, ponieważ przysługujący u tego pracodawcy dodatkowy urlop nie wpływa na uprawnienia pracownika w następnym zakładzie pracy).
W przypadku braku jakichkolwiek regulacji i utrwalonych praktyk w zakresie dodatkowego urlopu omawiana sytuacja stwarza więcej wątpliwości. Jednak biorąc pod uwagę ewentualną odpowiedzialność wykroczeniową pracodawcy za nieudzielenie urlopu wypoczynkowego zgodnie z terminami określonymi w przepisach (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy), pracodawca może wskazać, że chcąc uniknąć naruszenia przepisów o konieczności wykorzystania urlopu na bieżąco w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, w pierwszej kolejności udziela właśnie urlopu wypoczynkowego. Ponadto jeżeli "benefitowe" 12 dni stanowi urlop "dodatkowy", to z wykładni literalnej można wnioskować, że przysługuje on (wobec braku odmiennego wniosku pracownika) "dodatkowo", a więc po wykorzystaniu urlopu "kodeksowego". Opierając się na tych argumentach, należy stwierdzić, że wniosek pracownika o zmianę liczby dni urlopowych w świadectwie pracy można uznać za niezasadny.
Pracodawca może natomiast dla porządku zamieścić w świadectwie pracy wzmiankę o prawie do dodatkowych dni urlopu, w tym tych wykorzystanych i niewykorzystanych. Ponadto jeśli dodatkowy urlop miał być urlopem płatnym, a w regulacjach wewnątrzzakładowych czy praktyce zakładowej nie ma wyraźnych postanowień, że taki urlop przepada i żadne świadczenie z tego tytułu nie jest należne, bezpieczniej będzie wypłacić pracownikowi ekwiwalent za ewentualne niewykorzystane dni urlopu dodatkowego. Dni niewykorzystanego urlopu należy wówczas wyliczać, bazując na zasadzie proporcjonalności puli urlopu dodatkowego w stosunku do okresu przepracowanego u danego pracodawcy w danym roku kalendarzowym. Chociaż trzeba zaznaczyć, że można spotkać się z poglądem ekspertów o braku uzasadnienia dla roszczeń pracownika o ekwiwalent w takim przypadku.
Przykład
Pracownik z 20-letnim stażem odszedł z pracy 30 września 2023 r. W jego zakładzie pracy pracownicy mieli zagwarantowane w ramach polityki benefitowej 12 dni płatnego urlopu dodatkowego bez szczegółowych zasad jego udzielania i rozliczania. Do dnia zakończenia stosunku pracy pracownik wykorzystał 30 dni urlopu, ale nie zaznaczył, z której puli urlopu korzysta. W takiej sytuacji pracodawca może przyjąć, że pracownik wykorzystał pełną pulę urlopu wypoczynkowego "kodeksowego" (26 dni) oraz że przysługiwało mu po proporcjonalnym wyliczeniu za 9 miesięcy pracy dodatkowych 9 dni urlopu benefitowego, z czego 4 dni już wykorzystał. Korzystnym dla pracownika i jednocześnie bezpiecznym dla pracodawcy rozwiązaniem będzie więc wypłata ekwiwalentu za pozostałe 5 dni płatnego urlopu dodatkowego.
Pracodawca, w sytuacji braku regulacji wewnętrznych i wcześniejszej praktyki w tym zakresie, może także zdecydować o oznaczeniu maksymalnej liczby dni urlopu wykorzystanego przez pracownika jako dodatkowego "benefitowego", a dopiero pozostałe dni oznaczyć jako urlop "kodeksowy".
Podstawa prawna
- art. 9 § 1, art. 97 § 2 i § 4, art. 154, art. 1551 § 2, art. 282 § 1 pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465
- § 2 i załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1862; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 912
dr hab Małgorzata Mędrala
radca prawny, doktor habilitowany nauk prawnych, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych
