Stosowanie przepisów Kodeksu pracy po tzw. nowelizacji work-life balance - odpowiedzi na 10 pytań z praktyki

Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy wdrażająca do polskich przepisów dwie dyrektywy unijne, tzw. work-life balance i dyrektywę o przejrzystych i przewidywalnych warunkach zatrudnienia. Wprowadziła ona liczne zmiany m.in. w zakresie sporządzania informacji o warunkach zatrudnienia czy udzielania urlopów związanych z rodzicielstwem. Przyznała również pracownikom prawo do dodatkowych dni wolnych z tytułu zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej i urlopu opiekuńczego.

Stosowanie nowych przepisów Kodeksu pracy sprawia w praktyce spore problemy. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na pytania Czytelników dotyczące nowych regulacji. 

(?) Czy konieczna jest aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia sporządzonej zgodnie z nowymi przepisami w przypadku zmiany wymiaru urlopu wypoczynkowego, jeśli mamy w niej podaną tylko ogólną informację, tj.: 

"Przysługuje Panu następujący wymiar płatnego urlopu:

• urlop szkoleniowy: art. 103¹ § 2 i § 3, art. 103² Kodeksu pracy,
• urlop wypoczynkowy: art. 154, art. 155¹, art. 155², art. 155^2a, art. 155³, art. 158 Kodeksu pracy"?

Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia, przekazywana pracownikowi na podstawie art. 29 § 3 Kodeksu pracy, powinna zawierać konkretne informacje o uprawnieniach danego pracownika, a nie tylko ogólnikowe informacje o uprawnieniach pracowniczych dotyczących wszystkich pracowników. Zatem powinni Państwo przede wszystkim zmodyfikować tę informację w taki sposób, żeby była zindywidualizowana dla danego pracownika. Dopiero gdy pracownik osiągnie okres zatrudnienia uprawniający go do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, należy zaktualizować udzieloną pracownikowi wcześniej informację o wymiarze tego urlopu.

Pracodawca informuje pracownika m.in. o wymiarze przysługującego mu płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego, a jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, to informuje go o zasadach ustalania i przyznawania urlopu (art. 29 § 3 pkt 1 lit. i Kodeksu pracy). Informacje te należy przekazać pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Z regulacji tej wynika, że informacja o warunkach zatrudnienia ma być skierowana do konkretnego pracownika, a ponadto przepis wyraźnie nakazuje poinformować pracownika o wymiarze przysługującego mu płatnego urlopu. 

Pracownik powinien zatem zostać poinformowany, czy przysługuje mu 20 czy też 26 dni urlopu wypoczynkowego (przy założeniu, że jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i nie ma prawa do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego na podstawie przepisów innych ustaw niż Kodeks pracy, np. ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym). 

Poinformowanie pracownika o tym warunku zatrudnienia może nastąpić także przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Należy przyjąć, że skoro informacja ta ma wskazać pracownikowi, jaki wymiar urlopu mu przysługuje, to powinno to być odesłanie do tej jednostki redakcyjnej przepisu, z której wynika ten wymiar. Oznacza to, że w typowym przypadku (zatrudnienie na pełny etat przez cały rok kalendarzowy) odnośnie do wymiaru urlopu wypoczynkowego:

- jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat - powinien być wskazany art. 154 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy,

- jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat - powinien być wskazany art. 154 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.

Gdy pracownik jest zatrudniony na część etatu, należałoby także wskazać w informacji art. 154 § 2 Kodeksu pracy, natomiast jeżeli pracownik podjął zatrudnienie w trakcie roku kalendarzowego albo wiadomo, że stosunek pracy zakończy się w trakcie roku kalendarzowego (np. w przypadku zawarcia terminowej umowy o pracę), należałoby też wskazać art. 155¹ § 1 pkt 1 albo pkt 2 (lit. a albo lit. b) oraz art. 155^2a i art. 155³ Kodeksu pracy. 

To samo należy zrobić w przypadku informacji o przysługującym pracownikowi urlopie szkoleniowym. Jeżeli pracownik nie podnosi swoich kwalifikacji zawodowych, to nie powinien być informowany o potencjalnie przysługującym mu urlopie z tego tytułu. 

Dopiero zatem gdy pracownik będzie podnosił kwalifikacje zawodowe i będzie wiadomo, że proces ich podnoszenia zakończy się egzaminem określonym w przepisach Kodeksu pracy (art. 103² § 1), to powinien zostać poinformowany o wymiarze tego urlopu bądź powinna mu zostać wskazana konkretna podstawa prawna udzielenia tego rodzaju urlopu.

Pracodawca informuje pracownika o zmianie w zakresie wymiaru przysługującego mu płatnego urlopu niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika (art. 29 § 3³ Kodeksu pracy). Informacja ta może zostać przekazana w postaci papierowej lub elektronicznej.

(?) Jeżeli mamy regulamin pracy i są w nim wskazane takie informacje, jak przerwy w pracy, zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę, zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych itp., to czy jesteśmy zobowiązani do wpisywania tego również do informacji o warunkach zatrudnienia?

Informacja o warunkach zatrudnienia, która ma być przekazana pracownikowi zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy, jest dokumentem odrębnym od regulaminu pracy. Musi ona zawierać komplet informacji, o których mowa w tym przepisie, ale może odsyłać w tym zakresie do regulaminu pracy.

Informacja o warunkach zatrudnienia powinna zostać przekazana każdemu pracownikowi nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy. Może mieć formę papierową lub elektroniczną. Obowiązek ten jest niezależny od obowiązku zapoznania każdego nowo zatrudnionego pracownika z treścią regulaminu pracy jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy (wynikającego z art. 104³ § 2 Kodeksu pracy), jeżeli u pracodawcy obowiązuje taki regulamin. Pracodawca nie ma natomiast obowiązku, aby każdemu pracownikowi dostarczyć egzemplarz tego regulaminu. 

Pracodawca powinien poinformować pracownika m.in. o:

• przysługujących mu przerwach w pracy,
• zasadach pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej - zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę.

Pracodawca może przekazać pracownikowi te informacje w sposób opisowy albo przez odesłanie do przepisów prawa pracy. W związku z tym należy zauważyć, że ilekroć w Kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników 
i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy (art. 9 § 1 Kodeksu pracy). 

Zatem jeżeli ww. informacje są u danego pracodawcy zawarte w regulaminie pracy, to pracodawca, przekazując pracownikowi informację sporządzoną na podstawie art. 29 § 3 Kodeksu pracy, może w zakresie tych kwestii wskazać pracownikowi konkretne jednostki redakcyjne regulaminu pracy, które się do nich odnoszą.

(?) Zawarliśmy z pracownikiem umowę na okres próbny na 2 miesiące. Jest w niej uzgodnienie, że mamy zamiar zawrzeć kolejną umowę o pracę na 6 miesięcy na czas określony. Czy musimy obligatoryjnie tak zrobić? Czy jednak możemy zaproponować pracownikowi umowę na czas określony na rok albo na 3 miesiące?

Zamiar pracodawcy co do rodzaju umowy o pracę i okresu zatrudnienia pracownika, które zamierza zaproponować pracownikowi po rozwiązaniu umowy na okres próbny, powinien być oceniany na dzień zawarcia umowy o pracę na okres próbny. Zamiar ten może ulec zmianie. Nie muszą zatem Państwo zawierać z pracownikiem koniecznie umowy na okres 6 miesięcy. 

Co do zasady umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający 3 miesięcy (art. 25 § 2 Kodeksu pracy). Jednak z art. 25 § 2² Kodeksu pracy wynika, że w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony:

• krótszy niż 6 miesięcy - umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający 1 miesiąca, 
• wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy - umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający 2 miesięcy. 

Strony mogą jednokrotnie wydłużyć te okresy w umowie o pracę na okres próbny, nie więcej jednak niż o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy (art. 25 § 2³ Kodeksu pracy). 

Pracodawca zamierzający zatrudnić pracownika na podstawie umowy o pracę na okres próbny powinien ocenić dopuszczalny okres tego zatrudnienia, mając na względzie swoje zamiary co do rodzaju umowy i długości okresu zatrudnienia pracownika po okresie próbnym. Dlatego w przypadku umowy o pracę na okres próbny 1- albo 2-miesięczny w umowie tej należy wskazać okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony (art. 29 § 1 pkt 6 lit. b Kodeksu pracy). Zamiar pracodawcy dotyczący zarówno rodzaju umowy o pracę, na którą zamierza on zaproponować pracownikowi zatrudnienie po okresie próbnym, a w przypadku umowy o pracę na czas określony - czasu trwania tej umowy, powinien być oceniany na dzień zawarcia umowy o pracę na okres próbny. Nie oznacza to przyznania pracownikowi gwarancji zamierzonego wcześniej zatrudnienia po okresie próbnym. Zamiar ten może bowiem ulec zmianie.

(?) Czy ustalając prawo pracownika do przerw w pracy w danym dniu, trzeba brać pod uwagę także pracę w godzinach nadliczbowych?

Tak, prawo pracownika do przerw w pracy wliczanych do czasu pracy zależy od liczby przepracowanych godzin w danej dobie, z uwzględnieniem także pracy nadliczbowej.

Obecnie jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika:

•  wynosi co najmniej 6 godzin - pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;
• jest dłuższy niż 9 godzin - pracownik ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;
• jest dłuższy niż 16 godzin - pracownik ma prawo do kolejnej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut.

Przerwy te wlicza się do czasu pracy.

Omawiana regulacja przyznaje pracownikom prawo do ww. przerw w zależności od dobowego wymiaru czasu pracy, nie zastrzegając, że chodzi o dobowy wymiar czasu pracy wynikający wyłącznie z obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy. Tym samym należy uznać, że chodzi o wymiar czasu pracy w danej dobie, uwzględniający także wykonywaną przez pracownika pracę dłuższą niż liczba godzin przewidziana w rozkładzie czasu pracy tego pracownika. Taka wykładnia przepisów dominowała przed zmianami wprowadzonymi w wyniku nowelizacji Kodeksu pracy, tj. gdy przepisy przyznawały prawo tylko do jednej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy - jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosił co najmniej 6 godzin. Jest to zresztą zgodne z celem tej regulacji - zapewnieniem większej liczby przerw pracownikom, których czas pracy w danej dobie jest dłuższy.

(?) W jaki sposób, zgodnie z nowymi przepisami, informować pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, awansu i wolnych stanowiskach pracy (art. 94² Kodeksu pracy)? Czy trzeba o tym informować wszystkich pracowników, np. raz na miesiąc, czy tylko jeżeli jest taka okoliczność, np. mamy wolny etat? 

Wskazane powyżej informacje pracodawca powinien przekazywać pracownikom co do zasady doraźnie, tj. gdy powstanie możliwość zatrudnienia w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, awansu lub zatrudnienia na wolnych stanowiskach pracy. 

Zgodnie z obowiązującymi od 26 kwietnia 2023 r. przepisami pracodawca ma obowiązek informowania pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, możliwości awansu oraz o wolnych stanowiskach pracy (art. 94² Kodeksu pracy). Przepisy nie określają sposobu przekazywania pracownikom tych informacji. Wskazują jedynie, że ma się to odbywać w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Skoro z regulacji Kodeksu pracy wynika, że pracodawca ma informować pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy oraz możliwości awansu, to należy uznać, że powinien realizować ten obowiązek, gdy na danym stanowisku pracy pojawi się możliwość wykonywania jej w innym niż obecny wymiarze czasu pracy, a także gdy w zakładzie pracy będzie możliwość awansu. 

Z drugiej strony, jeżeli pracodawca jest otwarty na zmianę wymiaru czasu pracy na poszczególnych czy na wszystkich stanowiskach pracy, to powinien przekazać pracownikom jednorazowo informację o tym, że jest możliwość zmiany wymiaru czasu pracy, i o zasadach, na jakich może ona nastąpić - przede wszystkim o tym, u kogo pracownik może się ubiegać o zmianę wymiaru czasu pracy, czy zmiana ta może być stała czy tylko okresowa, czy jest zastrzeżony minimalny przyjęty przez pracodawcę wymiar czasu pracy.

To samo dotyczy informowania pracowników o możliwości awansu - jeżeli stale w zakładzie pracy są takie możliwości, to pracodawca powinien poinformować o tym pracowników. Będzie się to sprowadzało do przekazania pracownikowi informacji o zasadach awansowania w zakładzie pracy.

Natomiast obowiązek informowania pracowników o wolnych stanowiskach pracy może być w praktyce realizowany tylko doraźnie, tj. gdy u pracodawcy pojawią się takie wolne stanowiska.

Wybór sposobu informowania pracowników należy do pracodawcy - może on wywieszać te informacje na tablicy ogłoszeń, publikować je w intranecie albo przesyłać pracownikom na adresy służbowej poczty elektronicznej.

(?) Pracownica przebywała na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim od 31 marca 2023 r. udzielonym na podstawie jednego wniosku. Umowa o pracę będzie rozwiązana z upływem czasu, na który była zawarta, tj. 30 września 2023 r. Jak uzupełnić w świadectwie pracy punkt dotyczący wykorzystanego urlopu rodzicielskiego?

Pracodawca powinien wydać pracownicy świadectwo pracy zgodnie z nowym wzorem obowiązującym od 23 maja 2023 r. Na jego podstawie w ust. 6 pkt 6 świadectwa, który dotyczy korzystania z urlopu rodzicielskiego, należy zamieścić informację o wymiarze wykorzystanego urlopu rodzicielskiego oraz liczbie części, w jakiej to nastąpiło. Jeśli pracownica wykorzystała urlop rodzicielski w wymiarze 32 tygodni w jednej części, to w świadectwie pracy trzeba podać taką informację. 

Zgodnie z przepisami przejściowymi do ostatniej nowelizacji Kodeksu pracy (art. 34 ustawy z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2023 r. poz. 641) pracownik - rodzic, który w okresie od 2 sierpnia 2022 r. do dnia wejścia w życie ww. ustawy miał prawo do urlopu rodzicielskiego albo jego części lub korzystał z urlopu rodzicielskiego albo jego części, udzielonego na podstawie przepisów Kodeksu pracy w brzmieniu dotychczasowym, ma prawo do skorzystania z urlopu rodzicielskiego już w nowym, wyższym wymiarze wynoszącym 41 tygodni. Dotyczy to także pracowników korzystających z urlopu macierzyńskiego w tym okresie, ponieważ oni także byli uprawnieni do urlopu rodzicielskiego po spełnieniu przesłanek ustawowych.

Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 27 ww. ustawy z 9 marca 2023 r. pracownik, który w dniu wejścia jej w życie korzysta z urlopu rodzicielskiego albo jego części, udzielonego na podstawie art. 179¹ Kodeksu pracy w brzmieniu dotychczasowym (czyli na podstawie tzw. długiego wniosku), ma prawo do skorzystania z tego urlopu w wymiarze określonym odpowiednio w art. 182^1a § 1 albo § 2 Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ww. ustawą (czyli ma prawo do urlopu rodzicielskiego wydłużonego o 9 tygodni), na zasadach określonych w przepisach dotychczasowych. 

Jako zasady dotychczasowe w tym przypadku należy rozumieć wykorzystywanie urlopu rodzicielskiego w wymiarze tygodnia albo jego wielokrotności, a także regułę, zgodnie z którą żadna z części urlopu rodzicielskiego co do zasady nie może być krótsza niż 8 tygodni.

Co istotne, do ww. pracowników stosuje się:

- art. 182^1a § 4 Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ww. ustawą, z którego wynika, że każdemu z pracowników - rodziców dziecka - przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z wymiaru urlopu rodzicielskiego (41 albo 43 tygodni); prawa tego nie można przenieść na drugiego z pracowników - rodziców dziecka;

- art. 182^1a § 5 Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ww. ustawą, z którego wynika, że skorzystanie z urlopu rodzicielskiego w wymiarze co najmniej 9 tygodni oznacza wykorzystanie przez pracownika - rodzica dziecka - urlopu, o którym mowa powyżej (tj. w art. 182^1a § 4 Kodeksu pracy).

Ponadto do pracowników tych stosuje się odpowiednio także znowelizowany art. 182^1c Kodeksu pracy, zgodnie z którym urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia.

Jak wynika z powyższego, w przypadku gdy pracownik korzystał w tym roku z urlopu rodzicielskiego na podstawie tzw. długiego wniosku (uchylony art. 179¹ Kodeksu pracy), mają do niego zastosowanie nowe zasady wprowadzone ostatnią nowelizacją Kodeksu pracy. 

Jednocześnie od 23 maja 2023 r. obowiązuje nowelizacja rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, której celem było m.in. dostosowanie go do znowelizowanych od 26 kwietnia 2023 r. przepisów Kodeksu pracy. W związku z tym nowelizacją ww. rozporządzenia wprowadzono zmiany we wzorze świadectwa pracy, który jest załącznikiem do ww. rozporządzenia, m.in. w zakresie urlopu rodzicielskiego. 

Obecnie zgodnie z nowym pomocniczym wzorem świadectwa pracy w ust. 6 pkt 6 dotyczącym korzystania z urlopu rodzicielskiego należy zamieścić informację o wymiarze wykorzystanego urlopu rodzicielskiego oraz liczbie części, w jakiej to nastąpiło. Nie ma obowiązku wskazywania podstawy prawnej udzielenia tego urlopu. 

Zmiana jest związana z uchyleniem art. 179¹ Kodeksu pracy (tzw. długiego wniosku o urlop rodzicielski) oraz uchyleniem art. 182^1c § 3 Kodeksu pracy umożliwiającego skorzystanie z części urlopu rodzicielskiego w wymiarze do 16 tygodni w późniejszym terminie, tj. nie bezpośrednio po poprzedniej części urlopu rodzicielskiego (tzw. część odroczona).

Jedyną podstawą prawną do korzystania z urlopu rodzicielskiego obecnie jest bowiem art. 182^1a Kodeksu pracy.

Świadectwa pracy wydawane pracownikom od 23 maja br. powinny być zgodne ze znowelizowanymi przepisami rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.

(?) Pracownicy naszej firmy, którzy są rodzicami dziecka w wieku 3 lat, mają prawo do dodatkowych 9 tygodni urlopu rodzicielskiego. Czy można go dzielić między nich?

Tak, rodzice mogą podzielić się 9 tygodniami urlopu rodzicielskiego, o ile do dnia wejścia w życie nowych przepisów każde z nich wykorzystało już co najmniej po 9 tygodni tego urlopu i taki podział nie będzie skutkował wykorzystaniem urlopu w więcej niż 5 częściach. Z urlopu rodzicielskiego można skorzystać nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat.

Ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie od 26 kwietnia br. (ustawa z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2023 r. poz. 641), spowodowała podwyższenie wymiaru urlopu rodzicielskiego. Pracownicy - rodzice - mają obecnie prawo do urlopu rodzicielskiego w wymiarze do:

• 41 tygodni - w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie,
• 43 tygodni - w przypadku urodzenia dwojga lub więcej dzieci przy jednym porodzie.

Jednocześnie każdemu z rodziców dziecka przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z ww. wymiaru urlopu, przy czym prawa tego nie można przenieść na drugiego z rodziców dziecka (nieprzenoszalna część urlopu).

Zgodnie z przepisami przejściowymi zawartymi w ww. ustawie pracownik, który w okresie od 2 sierpnia 2022 r. do dnia wejścia w życie ww. ustawy (tj. 26 kwietnia 2023 r.) miał prawo do urlopu rodzicielskiego albo jego części lub korzystał z urlopu rodzicielskiego albo jego części, udzielonego na podstawie przepisów Kodeksu pracy w brzmieniu dotychczasowym, ma prawo do skorzystania z urlopu rodzicielskiego już w wyższym wymiarze (w tym z dodanych 9 tygodni). Do takiego pracownika stosowane są przepisy:

• art. 182^1a § 4 Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ww. ustawą, z którego wynika, że każdemu z pracowników - rodziców dziecka - przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z wymiaru ww. urlopu (41 albo 43 tygodnie); prawa tego nie można przenieść na drugiego z pracowników - rodziców dziecka,
• art. 182^1a § 5 Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ww. ustawą, z którego wynika, że skorzystanie z urlopu rodzicielskiego w wymiarze co najmniej 9 tygodni oznacza wykorzystanie przez pracownika - rodzica dziecka - urlopu, o którym mowa powyżej (tj. w art. 182^1a § 4 Kodeksu pracy).

Zatem prawo do 9-tygodniowej nieprzenoszalnej części urlopu rodzicielskiego przysługuje tylko tym pracownikom, którzy w okresie od 2 sierpnia 2022 r. do dnia wejścia w życie tej ustawy (26 kwietnia br.) mieli prawo do urlopu rodzicielskiego albo jego części lub korzystali z urlopu rodzicielskiego albo jego części udzielonego na podstawie przepisów Kodeksu pracy w dotychczasowym brzmieniu.

Urlop rodzicielski (cały jego wymiar, np. 41 albo 43 tygodnie) jest udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach, nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia (art. 182^1c Kodeksu pracy). Po nowelizacji Kodeksu pracy pracownicy mogą zatem korzystać z urlopu rodzicielskiego (w wymiarze 41 lub 43 tygodni) w dowolnym terminie, nie dłużej jednak niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończy 6 rok życia i nie więcej niż w 5 częściach (obejmujących pełne lub niepełne tygodnie). 

Zatem w przypadku gdy dotychczasowy wymiar urlopu rodzicielskiego (tj. 32 lub 34 tygodnie) został wykorzystany przez oboje rodziców w taki sposób, że każde z nich skorzystało co najmniej z 9 tygodni tego urlopu, to należy uznać, że każdy z nich wykorzystał już swoją nieprzenoszalną część urlopu rodzicielskiego. W związku z tym, jeżeli są oni uprawnieni do nowego, wyższego wymiaru urlopu i tym samym do dodanych 9 tygodni urlopu rodzicielskiego, to mogą je wykorzystać jednorazowo lub dzieląc między siebie, jednak ogólna liczba części, w których będzie wykorzystany cały urlop rodzicielski (pełne 41 lub 43 tygodnie), nie może być większa niż 5. 

(?) Czy urlop opiekuńczy w świadectwie pracy trzeba również wskazać w ust. 6 pkt 4 jako urlop bezpłatny? Czy wpisujemy go tylko w ust. 6 pkt 3?

Urlop opiekuńczy należy wykazać w świadectwie pracy w ust. 6 pkt 3 świadectwa pracy, w którym zamieszcza się informację o liczbie dni urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. 

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. 

Za okres korzystania z urlopu opiekuńczego pracownik nie zachowuje wprawdzie prawa do wynagrodzenia ani zasiłków z ubezpieczenia społecznego, jednak okres ten wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 173² Kodeksu pracy).

Zatem informacja, czy pracownik w danym roku kalendarzowym w ogóle korzystał z urlopu opiekuńczego oraz w jakim wymiarze, jest istotna dla kolejnego pracodawcy zatrudniającego pracownika w tym samym roku kalendarzowym, a także dla kolejnych pracodawców, którzy będą czas tych urlopów wliczać do okresu, od którego uzależnione jest nabycie uprawnień pracowniczych.

W związku z tym urlop opiekuńczy należy wykazać w ust. 6 pkt 3 świadectwa pracy, w którym zamieszcza się informację o liczbie dni urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Należy dodatkowo zauważyć, że odmienność urlopu opiekuńczego od urlopu bezpłatnego wyraża się tym, że czas trwania urlopu bezpłatnego nie jest limitowany, a jego udzielenie nie musi wynikać z określonych okoliczności, ponieważ decyzja o jego udzielaniu pozostaje w gestii pracodawcy lub odbywa się za zgodą pracownika. Ponadto tylko urlop bezpłatny udzielany na czas pracy u innego pracodawcy na podstawie art. 174¹  Kodeksu pracy jest wliczany do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy, natomiast "zwykłego" urlopu bezpłatnego udzielanego na podstawie art. 174 Kodeksu pracy nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące m.in. urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, a także okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

W związku z tym informacja o udzielonych urlopach bezpłatnych, tj. o okresach trwania urlopu bezpłatnego i podstawie prawnej jego udzielenia, powinna zostać zamieszczona w ust. 6 pkt 4 świadectwa pracy. Zamieszczenie w tym miejscu świadectwa pracy także informacji o wymiarze wykorzystanego w danym roku kalendarzowym urlopu opiekuńczego wraz z podstawą prawną jego udzielenia pozwoli pracodawcy na ustalenie rodzaju urlopu, jednak będzie nieprawidłowe.

(?) Czy pracownikowi przysługuje urlop opiekuńczy w związku z koniecznością opieki nad partnerką po porodzie?

Tak, pracownik może skorzystać z urlopu opiekuńczego w celu opieki nad matką swojego dziecka, jeżeli pozostaje ona z pracownikiem w jednym gospodarstwie domowym, nawet jeżeli nie jest jego żoną. 

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Za członka rodziny, w tym przypadku, uważa się syna, córkę, matkę, ojca lub małżonka.

Zatem jeżeli partnerka życiowa pracownika, która urodziła jego dziecko, mieszka razem z pracownikiem i wymaga zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, to nie ma przeszkód, aby skorzystał on z urlopu opiekuńczego.

Należy pamiętać, że urlopu opiekuńczego udziela się na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu. 

We wniosku wskazuje się imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika oraz w przypadku członka rodziny - stopień pokrewieństwa z pracownikiem, a w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny, tak jak ma to miejsce w przedstawionej sytuacji - adres zamieszkania tej osoby (powinien on pokrywać się z adresem zamieszkania pracownika).

Urlopu opiekuńczego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

(?) Pracownik jest kawalerem, nie ma dzieci i złożył wniosek o 1 dzień zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej w związku z chorobą. Czy jest to podstawa do udzielenia takiego zwolnienia? 

Nowe zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej może zostać udzielone w związku z chorobą nie tylko dziecka pracownika, ale także innego członka rodziny. Należy jednak uznać, że nie jest możliwe skorzystanie z tego zwolnienia w związku z własną chorobą pracownika.

W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy od 26 kwietnia 2023 r. pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika (art. 148¹ Kodeksu pracy). W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.

Powyższe rozwiązanie jest nowym, celowym zwolnieniem od pracy, które może być wykorzystywane w nadzwyczajnych sytuacjach dotyczących pracownika. Zatem w przypadku wystąpienia nagłego i niespodziewanego wydarzenia rodzinnego związanego z chorobą (np. dziecka, matki, ojca) albo wypadkiem (np. komunikacyjnym), które wymaga bezpośredniego zaangażowania pracownika w tę sprawę, od 26 kwietnia br. jest możliwość skorzystania z takiego zwolnienia od pracy. Należy jednak uznać, że nie jest możliwe skorzystanie ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w związku z własną chorobą pracownika, ponieważ w razie niezdolności do pracy z powodu choroby pracownik będzie on korzystał ze zwolnienia lekarskiego.

Nie jest też możliwe uzależnienie skorzystania z tego zwolnienia od pracy od możliwości podjęcia czynności organizacyjnych przez pracodawcę.

Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że kwestia siły wyższej, o której mowa w art. 148¹ Kodeksu pracy, jest interpretowana inaczej niż w polskiej cywilistyce i w tym przypadku należałoby rozumieć siłę wyższą jako sytuację pracownika spowodowaną zdarzeniami rodzinnymi, gdy konieczna jest natychmiastowa obecność pracownika. 

Pracodawca jest zobowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.

Zwolnienie od pracy udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.

O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym.

Bożena Lenart

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka licznych publikacji z tej tematyki

Małgorzata Podgórska

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, od wielu lat zajmuje się problematyką prawa pracy, autorka licznych publikacji z tej tematyki