7-8/2023, data dodania: 19.06.2023 Czy pracownikowi, który odchodzi z pracy, można odmówić udzielenia zaplanowanego urlopu w części przekraczającej jego proporcjonalny wymiar
PROBLEM
Pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu w 2023 r. Dotychczas wykorzystał już 14 dni tego urlopu. Natomiast w lipcu br. ma zaplanowane 4 dni urlopu i w sierpniu br. także 4 dni urlopu - w sumie będą to 22 dni. Jako pracodawca zostaliśmy już poinformowani przez pracownika, że w lipcu br. złoży wypowiedzenie (ma miesięczny okres wypowiedzenia). Zatem będzie zatrudniony u nas do końca sierpnia 2023 r. Proporcjonalnie będzie więc miał prawo u nas do 18 dni urlopu do końca sierpnia br. Czy wobec tego pracownik może skorzystać z 22 zaplanowanych dni urlopu, czy możemy odmówić mu urlopu w takim wymiarze?
RADA
Jeżeli pracodawca powoła się na szczególne potrzeby i jeśli nieobecność pracownika spowodowałaby zakłócenia toku pracy, może odmówić udzielenia mu urlopu w zaplanowanym wcześniej terminie. Dotyczy to także pracownika, który odchodzi z pracy, a jego zaplanowany urlop przekracza limit urlopu po wyliczeniu proporcjonalnego wymiaru.
UZASADNIENIE
Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli w zakładzie pracy nie ma związków zawodowych lub wyraziły one zgodę na nietworzenie planu urlopów, pracodawca ustala termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem. Niezależnie od planu urlopów pracowników obowiązuje także zasada proporcjonalności naliczania urlopu wypoczynkowego.
Proporcjonalny urlop wypoczynkowy. W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:
1) u dotychczasowego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;
2) u kolejnego pracodawcy - w wymiarze:
- proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
- proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego (art. 1551 Kodeksu pracy).
Wykorzystanie urlopu w wyższym wymiarze niż proporcjonalny. Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż przysługujący proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, u kolejnego pracodawcy pula urlopowa ulega odpowiedniemu obniżeniu. Ważne, aby łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie był niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców (art. 1551 § 2 Kodeksu pracy).
Ze względu na zasadę proporcjonalności przy naliczaniu urlopu w świadectwie pracy pracownika zamieszcza się informację o liczbie dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanych w danym roku kalendarzowym (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy). Informacja ta ma znaczenie dla nowego pracodawcy, który w przypadku wykorzystania przez pracownika w trakcie poprzedniego zatrudnienia urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze za dany rok kalendarzowy niż przysługujący mu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u nowego pracodawcy, może proporcjonalnie pomniejszyć pulę dni urlopu u siebie. Przepisy nie przewidują w tym zakresie rozliczeń między pracodawcami. Nie zakładają też wyraźnej możliwości zmiany planu urlopowego, w sytuacji gdy pracownik informuje pracodawcę o planowanym odejściu. Pracodawcy mają więc w praktyce wątpliwość, czy mogą nie udzielać pracownikowi "nadmiarowego" urlopu, ponad przysługujący proporcjonalnie wymiar.
Możliwość zmiany planu urlopowego ze względu na rozwiązanie umowy o pracę. Przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę jest dopuszczalne z powodu szczególnych jego potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 Kodeksu pracy). Mogą to być np. przyczyny organizacyjne, finansowe itp. Potrzeby te mogą się pojawić także w związku ze złożeniem przez pracownika wypowiedzenia umowy o pracę. Taka sytuacja może wiązać się z potrzebą dokończenia pewnych spraw i zadań wymagających obecności pracownika.
Ważne
Pracodawca może nie udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w pierwotnie zaplanowanym terminie z powodu szczególnych potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
Z tego rozwiązania może skorzystać także pracodawca, który dowiedział się o odejściu pracownika. Nie powinien mieć tutaj znaczenia fakt, że pracownik może nie zdążyć już wykorzystać tej części urlopu, jeśli z zasady proporcjonalności wynika, że część nieudzielonego urlopu przewyższa wymiar urlopu proporcjonalnego.
Przykład
Pracownik jest zatrudniony na kluczowym stanowisku kierowniczym. W lipcu i sierpniu 2023 r. ma zaplanowanych łącznie 20 dni urlopu wypoczynkowego, po 10 w każdym z tych miesięcy. 29 maja 2023 r. pracownik złożył wypowiedzenie umowy o pracę, która zakończy się 31 sierpnia 2023 r. Pracodawca ocenił, że przekazanie przez tego pracownika bieżących spraw pozostałym osobom i rozliczenie się z realizowanych zadań, jak również wdrożenie kolejnego pracownika, będzie wymagało sporo czasu i korzystanie przez pracownika w tym okresie z urlopu wypoczynkowego uniemożliwi płynne przekazanie zadań. Dlatego pracodawca postanowił przesunąć część zaplanowanych dni urlopu z uwzględnieniem liczby proporcjonalnej do okresu zatrudnienia. Taka praktyka pracodawcy jest prawidłowa.
Także w sytuacji gdy pracodawca nie tworzy planów urlopowych, istnieje możliwość ograniczenia pracownikowi, który się zwalnia, dni udzielanego urlopu do wymiaru proporcjonalnego.
Przykład
Pracownik na bieżąco uzgadnia z pracodawcą dni urlopu wypoczynkowego. W tym roku kalendarzowym wykorzystał zaledwie 5 dni. W czerwcu 2023 r. złożył wypowiedzenie umowy o pracę (obowiązuje go 3-miesięczny okres wypowiedzenia) oraz wniosek o urlop wypoczynkowy w wymiarze pozostałych 21 dni. W takiej sytuacji pracodawca nie musi uwzględnić wniosku pracownika w całości i może np. zaakceptować go, udzielając urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia u niego w danym roku kalendarzowym. Urlop nie był bowiem wcześniej zaplanowany ani zaakceptowany.
Kluczowe natomiast jest to, aby decyzja o nieudzieleniu urlopu we wcześniej zaplanowanym terminie została zakomunikowana pracownikowi przed rozpoczęciem urlopu.
W praktyce bardzo często zdarza się, że pracownik jedynie nieoficjalnie zapowiada odejście z pracy, ale nie formalizuje tego w żadnym dokumencie. Nie składa wypowiedzenia ani nie podpisuje porozumienia stron o zakończeniu stosunku pracy. W takiej sytuacji pracodawca, do momentu gdy nie są sporządzone dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy, nie ma możliwości zastosowania przepisów o proporcjonalnym wymiarze urlopu. Trudno też mówić o nadzwyczajnych okolicznościach będących podstawą do zmiany planu urlopowego. Oznacza to, że bez ustalonej na piśmie konkretnej daty zakończenia stosunku pracy pracodawca powinien traktować pracownika jako potencjalnie zatrudnionego przez cały rok.
Przykład
Pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu w 2023 r. Dotychczas wykorzystał 4 dni urlopu w lutym i 10 dni w czerwcu br. W planie urlopowym ma zaplanowane w lipcu br. 4 dni urlopu i w sierpniu br. kolejne 4 dni urlopu. Pracownik już zapowiedział, że na koniec lipca 2023 r. złoży wypowiedzenie, aby z końcem sierpnia 2023 r. zakończyć u pracodawcy zatrudnienie. Pracodawca do momentu faktycznego złożenia oświadczenia pracownika o wypowiedzeniu nie ma podstaw do zmiany planu urlopowego. Powinien zatem w lipcu 2023 r. udzielić pracownikowi zaplanowanego wcześniej urlopu wypoczynkowego.
Podstawa prawna
- art. 1551 § 1-2, art. 163 § 1-2, art. 164 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641
- § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - Dz.U. z 2020 r. poz. 1862; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 912
dr hab. Małgorzata Mędrala
radca prawny, doktor habilitowany nauk prawnych, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych
