Jak pracodawca powinien poprawić błąd w świadectwie pracy

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Prostowanie świadectwa pracy na wniosek pracownika. O sprostowanie świadectwa pracy może wystąpić do pracodawcy pracownik. Powinien to zrobić w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy od pracodawcy (art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy). W razie nieuwzględnienia wniosku o sprostowanie świadectwa przez pracodawcę pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania, prawo wystąpienia z żądaniem skorygowania świadectwa do sądu pracy. W przypadku gdy pracodawca w ogóle nie odniesie się do wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, pracownik występuje o jego sprostowanie również do sądu pracy. Natomiast przepisy nie regulują możliwości prostowania świadectwa pracy przez pracodawcę.

Skorygowanie świadectwa pracy przez pracodawcę. Należy zatem uznać, że pracodawca, który chce sprostować błędne świadectwo pracy, powinien postąpić następująco:

Krok 1. Pracodawca kontaktuje się z byłym pracownikiem i prosi o zwrot błędnego świadectwa pracy.

Pracodawca powinien w pierwszej kolejności poinformować pracownika o błędzie w wystawionym świadectwie pracy i poprosić o jego zwrot. Należy jednak podkreślić, że nie ma przepisów, które nakazywałyby pracownikowi zwrot świadectwa bądź jego zniszczenie. W związku z tym zwrot świadectwa zależy od jego dobrej woli. Pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi nowe świadectwo pracy niezależnie od zwrotu poprzedniego, błędnego dokumentu.

Krok 2. Po otrzymaniu od pracownika błędnego świadectwa pracy pracodawca przygotowuje nowy dokument.

Po otrzymaniu błędnego świadectwa pracy od pracownika pracodawca powinien wystawić mu nowe, poprawione świadectwo pracy z faktyczną datą jego wystawienia, czyli z bieżącą datą sporządzenia dokumentu. Dodatkowo dobrze jest przygotować pismo, w którym zostanie podany powód wystawienia kolejnego świadectwa. Trzeba wskazać w nim, które punkty uległy korekcie lub sprostowaniu. Pismo należy dołączyć do świadectwa pracy.

WAŻNE

W poprawionym świadectwie pracy trzeba wskazać faktyczną datę jego wystawienia, czyli bieżącą datę sporządzenia dokumentu.

Błędne świadectwo pracy dostarczone przez pracownika pracodawca powinien zniszczyć.

Wzór. Informacja dla pracownika o konieczności sprostowania świadectwa pracy

Poprawienie błędu w świadectwie pracy polega na wydaniu zupełnie nowego dokumentu. W tytule skorygowanego świadectwa nie można podawać żadnych adnotacji, np.: sprostowanie albo korekta. Wzór świadectwa pracy jest dokumentem sformalizowanym i zawiera ściśle określone informacje, jakie pracodawca ma w nim podawać. Nie należy zatem umieszczać w nim żadnych dodatkowych elementów, w tym adnotacji o sprostowaniu, korekcie, a także żadnych wyjaśnień w informacjach uzupełniających.

Krok 3. Pracodawca wysyła pracownikowi poprawione świadectwo pracy.

Jeżeli pracownik nie wyda błędnego świadectwa pracy i nie zgłosi się po odbiór nowego dokumentu, pracodawca powinien wysłać mu skorygowane świadectwo pracy pocztą listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Wysyłkę trzeba zrobić na ostatni adres wskazany pracodawcy przez pracownika.

Następnie pracodawca powinien zamieścić skorygowane świadectwo pracy w części C akt osobowych pracownika.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 97 § 1, § 2, § 2¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2140

• § 2 i załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1862

• § 3 pkt 3 lit. d rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

Marek Skałkowski

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik PIP