12/2022, data dodania: 17.11.2022 Jak pracodawca powinien poprawić błąd w świadectwie pracy
PROBLEM
Wydaliśmy pracownikowi świadectwo pracy. Po paru dniach zorientowaliśmy się, że w wydanym świadectwie jest błąd dotyczący okresu zatrudnienia pracownika. Czy możemy sami skorygować to świadectwo pracy? Jeśli tak, jak to zrobić?
RADA
Powinni Państwo sami poprawić wydane pracownikowi świadectwo pracy. W tym celu trzeba poprosić go o zwrot błędnego świadectwa pracy i wydać mu nowe. Jeśli pracownik nie zwróci świadectwa i nie zgłosi się po nowy dokument, poprawione świadectwo trzeba mu wysłać pocztą listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
UZASADNIENIE
Prostowanie świadectwa pracy na wniosek pracownika. O sprostowanie świadectwa pracy może wystąpić do pracodawcy pracownik. Powinien to zrobić w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy od pracodawcy (art. 97 § 21 Kodeksu pracy). W razie nieuwzględnienia wniosku o sprostowanie świadectwa przez pracodawcę pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania, prawo wystąpienia z żądaniem skorygowania świadectwa do sądu pracy. W przypadku gdy pracodawca w ogóle nie odniesie się do wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, pracownik występuje o jego sprostowanie również do sądu pracy. Natomiast przepisy nie regulują możliwości prostowania świadectwa pracy przez pracodawcę.
Skorygowanie świadectwa pracy przez pracodawcę. Należy zatem uznać, że pracodawca, który chce sprostować błędne świadectwo pracy, powinien postąpić następująco:
Krok 1. Pracodawca kontaktuje się z byłym pracownikiem i prosi o zwrot błędnego świadectwa pracy.
Pracodawca powinien w pierwszej kolejności poinformować pracownika o błędzie w wystawionym świadectwie pracy i poprosić o jego zwrot. Należy jednak podkreślić, że nie ma przepisów, które nakazywałyby pracownikowi zwrot świadectwa bądź jego zniszczenie. W związku z tym zwrot świadectwa zależy od jego dobrej woli. Pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi nowe świadectwo pracy niezależnie od zwrotu poprzedniego, błędnego dokumentu.
Krok 2. Po otrzymaniu od pracownika błędnego świadectwa pracy pracodawca przygotowuje nowy dokument.
Po otrzymaniu błędnego świadectwa pracy od pracownika pracodawca powinien wystawić mu nowe, poprawione świadectwo pracy z faktyczną datą jego wystawienia, czyli z bieżącą datą sporządzenia dokumentu. Dodatkowo dobrze jest przygotować pismo, w którym zostanie podany powód wystawienia kolejnego świadectwa. Trzeba wskazać w nim, które punkty uległy korekcie lub sprostowaniu. Pismo należy dołączyć do świadectwa pracy.
WAŻNE
W poprawionym świadectwie pracy trzeba wskazać faktyczną datę jego wystawienia, czyli bieżącą datę sporządzenia dokumentu.
Błędne świadectwo pracy dostarczone przez pracownika pracodawca powinien zniszczyć.
Wzór. Informacja dla pracownika o konieczności sprostowania świadectwa pracy
| Zgierz, 14 listopada 2022 r.
Jan Kowalski ul. Wiśniowa 18/28 95-100 Zgierz
Informacja o sprostowaniu świadectwa pracy
W załączeniu przesyłam Panu poprawione świadectwo pracy. W wydanym 31 października 2022 r. został bowiem błędnie wskazany okres zatrudnienia w naszej firmie. W związku z tym wystawiliśmy Panu nowe świadectwo pracy, w którym w ust. 1 wskazaliśmy prawidłowy okres pracy w naszym zakładzie przypadający od 1 stycznia 2021 r. do 31 października 2022 r. Błędnie wystawione świadectwo pracy proszę dostarczyć do naszej firmy.
Z poważaniem
Jacek Wiśniewski, dyrektor personalny Soli Group
|
Poprawienie błędu w świadectwie pracy polega na wydaniu zupełnie nowego dokumentu. W tytule skorygowanego świadectwa nie można podawać żadnych adnotacji, np.: sprostowanie albo korekta. Wzór świadectwa pracy jest dokumentem sformalizowanym i zawiera ściśle określone informacje, jakie pracodawca ma w nim podawać. Nie należy zatem umieszczać w nim żadnych dodatkowych elementów, w tym adnotacji o sprostowaniu, korekcie, a także żadnych wyjaśnień w informacjach uzupełniających.
Krok 3. Pracodawca wysyła pracownikowi poprawione świadectwo pracy.
Jeżeli pracownik nie wyda błędnego świadectwa pracy i nie zgłosi się po odbiór nowego dokumentu, pracodawca powinien wysłać mu skorygowane świadectwo pracy pocztą listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Wysyłkę trzeba zrobić na ostatni adres wskazany pracodawcy przez pracownika.
Następnie pracodawca powinien zamieścić skorygowane świadectwo pracy w części C akt osobowych pracownika.
PODSTAWA PRAWNA:
-
art. 97 § 1, § 2, § 21 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2140
-
§ 2 i załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1862
-
§ 3 pkt 3 lit. d rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369
Marek Skałkowski
prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik PIP
