Płatnik składek jest zobowiązany do obliczania, rozliczania i przekazywania do ZUS należnych składek. ZUS natomiast uprawniony jest do poboru składek, które są należne. Jeżeli ZUS stwierdzi na koncie płatnika składek nadpłatę, to w pierwszej kolejności z urzędu zaliczy ją na poczet zaległych lub bieżących składek, a w przypadku ich braku - na poczet przyszłych składek. Na wniosek płatnika składek ZUS może dokonać zwrotu nienależnie opłaconych składek pod warunkiem braku zaległości na koncie płatnika składek.

Nienależnie opłacone składki do ZUS. Nadpłata składek ZUS może powstać na koncie płatnika z różnych powodów. Najczęściej sytuacja taka występuje wówczas, gdy korygowane są dokumenty rozliczeniowe lub płatnik składek zapłaci do ZUS wyższą kwotę niż kwota pokrywająca zobowiązanie składkowe.
 

ZUS ma obowiązek zawiadomić płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają 10-krotności kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym. Obecnie to kwota 160 zł. Jeżeli nienależnie opłacone składki nie przekraczają 10-krotności kosztów upomnienia, ZUS nie ma obowiązku zawiadamiać płatnika o nienależnie opłaconych składkach, ale na jego wniosek ma obowiązek dokonania ich zwrotu.

W sytuacji gdy zapadł prawomocny wyrok np. o niepodleganiu przez daną osobę (pracownika, zleceniobiorcę) ubezpieczeniom społecznym, a w jego wyniku istnieje możliwość sporządzenia korekty dokumentów ubezpieczeniowych na koncie płatnika składek - dopiero wówczas powstaje nadpłata. W konsekwencji ZUS powinien stwierdzić nadpłatę składek na te ubezpieczenia oraz zawiadomić płatnika składek, że składki za tę osobę zostały nienależycie opłacone (o ile ich kwota przekracza 10-krotność kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym).

Wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek ZUS. Płatnik składek może złożyć wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek po stwierdzeniu przez ZUS, że składki zostały nienależnie opłacone, lub po otrzymaniu zawiadomienia o kwocie nienależnie opłaconych składek. Wniosek tego rodzaju płatnik składek powinien złożyć we właściwej dla miejsca prowadzenia jego działalności terenowej jednostce organizacyjnej ZUS. Płatnik składek, który posiada konto na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (obecnie taki obowiązek ma każdy aktywny płatnik składek), wskazany wniosek może złożyć w formie elektronicznej. Istnieje również możliwość złożenia wniosku w formie papierowej bezpośrednio w placówce ZUS albo za pośrednictwem operatora pocztowego bądź przesyłki kurierskiej. Wniosek płatnika składek o zwrot składek nienależnie opłaconych należy złożyć na dedykowanym do tego celu formularzu - RZS-P (dostępny na PUE ZUS oraz na stronie internetowej ZUS). Mimo że przepisy nie wymagają, aby wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek był złożony na tym druku, to jednak skorzystanie z przygotowanego przez ZUS formularza zapewni, że wnioskodawca poda wszystkie potrzebne do zwrotu dane. Nie ma jednak przeszkód dla złożenia wniosku zredagowanego samodzielnie. Powinien on zawierać:

• dane płatnika,

• dane jednostki organizacyjnej ZUS, do której jest składany wniosek,

• datę złożenia wniosku,

• okresy, za które nienależnie opłacono składki,

• powód powstania nadpłaty,

• sposób zwrotu kwoty (na adres lub na rachunek).

W przypadku braku płatnika składek (np. jego likwidacji) lub jego następcy prawnego ZUS jest zobowiązany zawiadomić ubezpieczonego o kwocie nienależnie opłaconych składek w części sfinansowanej przez tego ubezpieczonego. W takim przypadku wyjątkowo wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek może złożyć ubezpieczony.

Nienależnie opłacone składki ZUS z urzędu zalicza na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o ich zwrot. Oznacza to, że jeżeli płatnik składek posiada wobec ZUS zaległe lub bieżące zobowiązania, wniosek płatnika składek o zwrot nienależnie opłaconych składek w całości albo w części zostanie przez ZUS rozpatrzony negatywnie. Dopiero ewentualna nadwyżka może być zwrócona płatnikowi składek.

ZUS ma 30 dni na dokonanie zwrotu, licząc od daty otrzymania wniosku - zwrot następuje na rachunek bankowy zapisany na koncie płatnika składek. Nienależnie opłacone składki, które zostały zwrócone przez ZUS z uchybieniem 30-dniowego terminu, podlegają oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych, licząc od dnia złożenia wniosku o zwrot tych składek w ZUS do dnia zapłaty włącznie. 

W wyroku z 19 maja 2011 r. (I UK 403/10, OSNP 2012/13-14/178) Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że obowiązek wypłacenia odsetek od nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne nie może powstać wcześniej niż od daty złożenia przez płatnika wniosku o ich zwrot, chociażby ZUS zaniechał wystosowania zawiadomienia o ich kwocie.

Przedawnienie nienależnie opłaconych składek ZUS. Nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat od dnia otrzymania zawiadomienia z ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek, a w przypadku braku takiego zawiadomienia - od dnia opłacenia składek. Bieg terminu przedawnienia nienależnie opłaconych składek ulega zawieszeniu:

• w przypadku wydania przez ZUS decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek - od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna;

• jeżeli wydanie decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek jest uzależnione od rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd - do dnia, w którym decyzja innego organu stała się ostateczna lub orzeczenie sądu uprawomocniło się, nie dłużej jednak niż na okres 2 lat;

• od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły 2 lata od śmierci spadkodawcy;

• w przypadku wydania przez ZUS decyzji stwierdzającej brak obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym lub obniżającej podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia - od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna.

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądowym termin przedawnienia roszczenia o zwrot nadpłaconych składek biegnie od dnia opłacenia składek, ale tylko tych, w związku z którymi ZUS nie miał obowiązku zawiadomienia o ich istnieniu, tj. których wysokość nie przekraczała 10-krotności kosztów upomnienia (obecnie 160 zł). W pozostałych przypadkach ZUS ma obowiązek stwierdzić nadpłatę i zawiadomić o tym płatnika składek.

Rozstrzygnięcie ZUS w sprawie nadpłaty i prawo do jego zakwestionowania. Przepisy nie przewidują konieczności wydawania decyzji w sprawie nadpłaty. W przypadku więc pozytywnego rozstrzygnięcia sprawa wniosku o zwrot nienależnie opłaconych składek kończy się wypłatą zwrotu przez ZUS. 

Podstawą do złożenia wniosku o zwrot jest stwierdzenie przez ZUS nadpłaty. Zatem jeśli ZUS nie stwierdzi nadpłaty, wniosek płatnika składek rozpatrzy negatywnie i wyda decyzją o odmowie zwrotu nienależnie opłaconych składek. Od tej decyzji przysługuje odwołanie do sądu okręgowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedziby płatnika składek, w terminie 1 miesiąca od daty otrzymania decyzji. Takie samo rozstrzygnięcie zapadnie, gdy kwota nienależnie opłaconych składek została zaliczona przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących należności z tytułu składek, a płatnik składek domaga się jej zwrotu.

Obecnie najprostszym sposobem ustalenia stanu rozliczenia z ZUS jest zalogowanie się na PUE ZUS. Jeżeli płatnikowi składek przysługuje nadpłata, powinna ona być tam uwidoczniona. Stan odzwierciedlony na PUE ZUS nie przesądza jednak całkowicie o braku nadpłaty, ponieważ może ona wynikać z wymaganych, nieuwzględnionych jeszcze przez ZUS korekt dokumentów rozliczeniowych. Jeżeli jednak nadpłata nie jest wykazana na PUE ZUS, to płatnik składek może mieć trudności ze stwierdzeniem jej istnienia, ponieważ na portalu widoczne jest dla niego tylko to, co widnieje w systemie ZUS. Jeżeli płatnik składek nie zgadza się z rozliczeniem ZUS, powinien udać się do właściwej placówki i wyjaśnić sprawę na miejscu lub zażądać wydania decyzji, od której będzie przysługiwało odwołanie do sądu.

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

wyrok SN z 19 maja 2011 r. (I UK 403/10, OSNP 2012/13-14/178)

Michał Daszczyński

radca prawny, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych