Potwierdzenie statusu studenta do celów ubezpieczeń społecznych - obowiązki płatnika składek i wymagane dokumenty

Obowiązkiem płatnika składek - zleceniodawcy, jest dokonanie zgłoszenia zleceniobiorcy do odpowiednich ubezpieczeń w zależności od jego sytuacji ubezpieczeniowej, tj. do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego albo tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. W niektórych przypadkach obowiązek ubezpieczeń społecznych jest wyłączony - dotyczy to m.in. studentów do 26 roku życia wykonujących umowę zlecenia.

Potwierdzenie przez zleceniobiorcę posiadania statusu studenta do celów ustalenia zwolnienia składkowego może być problematyczne. Dotychczas powszechną praktyką było np. kopiowanie legitymacji studenckich i przechowywanie tych kopii wraz z umową zlecenia. Zostało to jednak zakwestionowane przez UODO. Niemniej jednak zleceniodawca w dalszym ciągu jest zobowiązany wykazać, w razie ewentualnej kontroli ZUS, z jakiego względu nie dokonał zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń.

Umowa zlecenia ze studentem

Co do zasady umowa zlecenia stanowi tytuł do ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego Do ubezpieczenia chorobowego zleceniobiorca może przystąpić dobrowolnie na swój wniosek (art. 6 ust. 1 pkt 4 oraz art. 11 ust. 2 i art. 12 ust. 1 w zw. z art. 13 pkt 2 ustawy zdrowotnej).

Obowiązkowe jest także ubezpieczenie zdrowotne takiej osoby (art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy zdrowotnej).

Przepisy ustawy systemowej przewidują wyłączenie obowiązku ubezpieczeń społecznych w niektórych przypadkach.

Z tytułu zawarcia umowy zlecenia z uczniem szkoły ponadpodstawowej lub studentem, do ukończenia 26 lat, osoby te nie będą objęte ubezpieczeniami społecznymi ani ubezpieczeniem zdrowotnym (art. 6 ust. 4 ustawy systemowej i art. 66 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Przy czym dotyczy to sytuacji, w której zleceniobiorca nie zawiera umowy zlecenia z własnym pracodawcą ani nie wykonuje pracy na jego rzecz na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej z innym podmiotem.

Nie ma przy tym znaczenia, czy osoba ta posiada polskie obywatelstwo i studiuje w Polsce. Potwierdza to m.in. interpretacja ZUS z 9 grudnia 2019 r. (DI/100000/43/1104/2019).

Status studenta

Studentem jest osoba przyjęta na studia, która je rozpoczyna i nabywa prawa studenta z chwilą złożenia ślubowania (art. 83 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce).

Datą ukończenia studiów jest data złożenia egzaminu dyplomowego, w przypadku studiów na kierunkach lekarskim, lekarsko-dentystycznym i weterynarii - data złożenia ostatniego wymaganego programem studiów egzaminu, a na kierunkach farmacja i fizjoterapia - data zaliczenia ostatniej wymaganej programem studiów praktyki (art. 76 ust. 7 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce).

ZUS wyjaśnia, że:

ZUS

(…) dla celów ubezpieczeń społecznych uznaje się, że uczniem - do 31 sierpnia każdego roku - jest osoba, która:

• kontynuuje naukę w tej samej szkole,
• skończyła szkołę i rozpoczyna naukę w szkole, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września,
• ukończyła szkołę i nie kontynuuje nauki.

Osoba, która przedstawi zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe, będzie uznawana przez placówkę ZUS za ucznia do 30 września.

(…) Za studenta (dla celów ubezpieczeń społecznych) uważa się osobę od daty przyjęcia w poczet studentów uczelni i złożenia ślubowania do daty ukończenia studiów lub daty skreślenia z listy studentów. Jeżeli data ślubowania jest późniejsza niż dzień 1 października danego roku kalendarzowego, wówczas zwolnienie z obowiązku ubezpieczeń obejmuje także okres między 1 października, a dniem ślubowania ("Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ustalania podstawy wymiaru składek").

Dniem ukończenia studiów jest również data skreślenia z listy studentów.

Osoba, która ukończyła studia I stopnia, zachowuje prawa studenta do 31 października roku, w którym ukończyła te studia (art. 109 ust. 2a ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce).

Zdaniem ZUS sformułowanie "zachowuje prawa studenta" nie jest tożsame z posiadaniem statusu studenta. Oznacza to, że nie zmieniły się zasady ustalania obowiązku ubezpieczeń społecznych tych osób. Osoby te podlegają zatem ubezpieczeniom tak jak zleceniobiorcy. Płatnik składek powinien zatem dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń i opłacać za nie składki.

Data ważności legitymacji studenckiej nie ma znaczenia - studentem przestaje się być w dniu ukończenia studiów lub w dniu skreślenia z listy studentów.

Dokumenty potwierdzające status studenta

Zleceniodawca jako płatnik składek powinien ustalić, czy zleceniobiorca faktycznie posiada status studenta, mimo iż z ustawy systemowej wprost nie wynika, że przedłożenie kopii legitymacji studenckiej jest warunkiem zwolnienia studenta z obowiązku ubezpieczeń.

Dotychczas zleceniodawcy zwykle uzyskiwali od zleceniobiorców kopie legitymacji studenckich i przechowywali je w aktach osobowych wraz z umowami zlecenia.

Jednak sama legitymacja studencka może okazać się niewystarczająca, ponieważ mimo posiadania ważnego dokumentu osoba ta mogła utracić status studenta (np. została skreślona z listy studentów).

Poza tym, zgodnie z ostatnim stanowiskiem UODO, brak jest podstaw prawnych do kopiowania legitymacji studenckiej i przechowywania tej kopii w aktach osobowych. Zdaniem UODO przepisy ustawy systemowej nie warunkują zastosowania wyłączenia studentów (do ukończenia 26 lat) z obowiązku ubezpieczeń społecznych uzyskaniem przez płatnika składek kopii legitymacji studenckiej.

W celu potwierdzenia statusu studenta zleceniobiorca powinien:

• złożyć pisemne oświadczenie o posiadaniu statusu studenta i okazać zleceniodawcy do wglądu legitymację studencką albo
• przedłożyć zaświadczenie z uczelni.

Wzór. Oświadczenie studenta do celów ubezpieczeń społecznych

W przypadku pisemnych oświadczeń należy liczyć się z tym, że zleceniobiorca może np. celowo wprowadzić płatnika składek w błąd albo zapomni go poinformować, że utracił status studenta.

Odpowiedzialność za brak zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych ponosi płatnik składek. Wobec tego najlepszym rozwiązaniem będzie zobowiązanie zleceniobiorcy do przedkładania w trakcie obowiązywania umowy zlecenia zaświadczeń z uczelni, np. co 6 miesięcy.

ZUS uważa, że w sytuacji gdy płatnik składek nie ma informacji odnośnie do posiadania przez zleceniobiorcę statusu studenta, do czasu przedłożenia przez niego zaświadczenia z uczelni powinien dokonać zgłoszenia tej osoby do ubezpieczeń. Jeśli płatnik składek uzyska od zleceniobiorcy wspomniane zaświadczenie, może dokonać wyrejestrowania
z ubezpieczeń z datą wsteczną, z dniem, od którego zleceniobiorca rozpoczął studia.

Potwierdza to m.in interpretacja ZUS z 9 czerwca 2023 r. (DI/100000/43/431/2023).

Także Sąd Najwyższy w wyroku z 19 kwietnia 2017 r. (II UK 170/16) stwierdził, że:

SN

(…) zgodnie z art. 6 k.c., ciężar dowodu obarcza podmiot, który ze spornych okoliczności wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne. (…) jeżeli sporna umowa cywilnoprawna stanowi tytuł podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, to dowód przeciwny obarcza (…) płatnika składek z uwagi na jego interes prawny w postulowanym ustaleniu niepodlegania zainteresowanego temu obowiązkowi ze względu na jego potencjalny lub "domniemany" status prawny ucznia lub studenta.

(…) organ rentowy nie ma obowiązku, a często nawet możliwości ustalania, poszukiwania lub wyręczania płatnika składek z obowiązku wykazania statusu prawnego ucznia lub studenta, o którym mowa w art. 6 ust. 4 u.s.u.s.

W orzecznictwie zwraca się uwagę, że obowiązek weryfikacji przez płatnika składek, czy ubezpieczony - zleceniobiorca, posiada np. status studenta, czy ewentualnie inny tytuł do ubezpieczeń społecznych, wywodzi się z art. 36 ust. 1 i ust. 2 ustawy systemowej.

Zgodnie z tym przepisem każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych, a obowiązek zgłoszenia do tych ubezpieczeń m.in. zleceniobiorców należy do płatnika składek. Obowiązek ubezpieczeń powstaje z mocy prawa, w sytuacji gdy dana osoba spełnia warunki do objęcia jej ubezpieczeniami społecznymi, np. z tytułu umowy zlecenia. Dopiero ustalenie, że zachodzą przesłanki stanowiące o niepodleganiu ubezpieczeniom może zwolnić płatnika składek z obowiązku zgłoszenia takiej osoby do ubezpieczeń.

Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 5 marca 2018 r. (III AUa 471/17).

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

wyrok SN z 19 kwietnia 2017 r. (II UK 170/16)

wyrok SA w Łodzi z 5 marca 2018 r. (III AUa 471/17)

POWOŁANE INTERPRETACJE URZĘDOWE:

interpretacja ZUS z 9 grudnia 2019 r. (DI/100000/43/1104/2019)

interpretacja ZUS z 9 czerwca 2023 r. (DI/100000/43/444/2023)

Małgorzata Kozłowska

radca prawny, specjalista i praktyk, od wielu lat zajmuje się prawem ubezpieczeń społecznych