Jak rozliczyć pracownikom szkolenie i spotkanie z kontrahentem w tym samym dniu

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 Kodeksu pracy).

Rozliczenie dnia spędzonego na szkoleniu i służbowej kolacji. Pracodawca, rozliczając czas pracy pracowników w dniu wskazanym w pytaniu, powinien zrobić to następująco:

• godziny 9.00-15.00

Z zawartego w pytaniu opisu sytuacji nie wynika jednoznacznie, czy szkolenie jest elementem procesu pracy czy formą podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika. Nie ma to jednak większego praktycznego znaczenia, gdyż w każdym przypadku czas szkolenia odbywanego w godzinach pracy jest traktowany jak normalny czas pracy. Jeżeli podnoszenie kwalifikacji odbywa się z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą, pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługuje zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas ich trwania. Za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 103¹ § 2 pkt 2 Kodeksu pracy).

• godziny 15.00-17.00

We wskazanym w pytaniu dniu pracownicy mieli zaplanowane do przepracowania 8 godzin do godz. 17.00. Pracodawca ma prawo zdecydować o zwolnieniu pracowników z obowiązku świadczenia pracy w godzinach od 15.00 do 17.00 z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Nie ma też przeszkód, żeby pracodawca po szkoleniu nakazał pracownikom wykonywanie pracy przez te 2 godziny, zgodnie z ich rozkładem czasu pracy.

• godziny 17.00-20.00

Czas od zakończenia harmonogramowego czasu pracy do rozpoczęcia służbowych obowiązków w trakcie kolacji z kontrahentem jest czasem wolnym dla pracownika, a zatem są to godziny niepłatne.

• godziny 20.00-22.00

Ponieważ pracownicy od godz. 20.00 będą uczestniczyć w kolacji z kontrahentem obowiązkowo, a podczas niej będą wykonywać obowiązki służbowe, czas kolacji należy zaliczyć jako czas pracy pracownika. Dodatkowo, ponieważ praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca świadczona ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 Kodeksu pracy), czas kolacji należy rozliczyć zgodnie z zasadami obowiązującymi przy rozliczaniu godzin nadliczbowych. Ponadto trzeba także zwrócić uwagę, o której u pracodawcy zaczyna się pora nocna. Standardowo pora nocna to 8 godzin ustalone przez pracodawcę pomiędzy godziną 21.00 i 7.00. Zatem jeśli u pracodawcy obowiązują godziny nocne np. od 21.00 do 5.00, wówczas czas pracy od godz. 21.00 wymaga rozliczenia także dodatkiem za pracę w porze nocnej (20% stawki minimalnego wynagrodzenia za pracę).

Tabela. Rozliczenie czasu pracy pracowników w dniu szkolenia i służbowej kolacji

Praca w godzinach nadliczbowych. Najczęściej konieczność pracy nadliczbowej powstaje bezpośrednio po wypracowaniu godzin zaplanowanych na dany dzień w harmonogramie. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby wezwać pracownika do pracy (jak w przedstawionej w pytaniu sytuacji) później, tak że między godzinami planowej pracy a nadgodzinami występuje przerwa.

Wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalne tylko w razie:

1) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej dla ochrony życia lub zdrowia ludzkiego albo dla ochrony mienia lub usunięcia awarii oraz

2) szczególnych potrzeb pracodawcy.

"Szczególne potrzeby pracodawcy" to inne niż zwykłe, przewidywalne potrzeby związane z prowadzoną przez pracodawcę działalnością. Praca w godzinach nadliczbowych ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy może odbywać się tylko w przypadku wystąpienia nadzwyczajnych potrzeb pracodawcy i nie powinna być stałym elementem organizacji pracy. Należy jednak zwrócić uwagę, że zdaniem niektórych ekspertów prawa pracy (…) szczególne potrzeby pracodawcy zachodzą także wówczas, gdy dla realizacji normalnych zadań pracodawcy konieczne jest ponadwymiarowe zatrudnienie pracownika, byleby nie dotyczyło to, w sposób względnie stały, konkretnej osoby. Istnieją bowiem sytuacje, gdy pracodawca dla realizacji swoich zadań stoi przed wyborem zlecania swoim pracownikom pracy w godzinach nadliczbowych albo zatrudnienia nowych osób, co w konkretnych warunkach może być wysoce utrudnione lub wręcz niemożliwe, albo ograniczenia swojej pozycji na rynku, co w konsekwencji może prowadzić do istotnego pogorszenia się jego sytuacji ekonomicznej, a nawet upadłości (K. Rączka, PiZS 2004/1/16).

Zatem należy przyjąć, że ze szczególnymi potrzebami pracodawcy będziemy mieć do czynienia również wtedy, gdy praca w godzinach nadliczbowych jest niezbędna do zaspokojenia normalnych, przewidywalnych potrzeb pracodawcy, ale nie staje się ona stałym elementem pracy i jest sytuacją przejściową. Niemożliwe jest wówczas uniknięcie planowania pracy w godzinach nadliczbowych, co w takich wyjątkowych sytuacjach należy uznać za usprawiedliwione.

WAŻNE (!)

Za szczególną potrzebę pracodawcy, uzasadniającą pracę w godzinach nadliczbowych, należy uznać sytuację, gdy jest ona niezbędna do zaspokojenia normalnych, przewidywalnych potrzeb pracodawcy, ale nie staje się stałym elementem pracy i jest sytuacją wyjątkową.

W ten sposób należałoby ocenić przedstawioną w pytaniu sytuację. Pracodawca dopiero na 3 dni przed szkoleniem dowiedział się o wizycie kluczowego kontrahenta. Natomiast obecność pracowników na spotkaniu była konieczna dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania firmy. W związku z tym należy uznać, że pracodawca miał prawo polecić pracownikom wzięcie udziału w służbowej kolacji. Jeżeli pracownicy zakończą kolację o godz. 22.00, a następnego dnia stawią się do pracy zgodnie z harmonogramem o godz. 9.00, to nie dojdzie do naruszenia 11-godzinnego odpoczynku dobowego.

Inne sposoby rozliczenia czasu pracy. W przedstawionym przypadku można zastanowić się, czy istnieje możliwość rozliczenia wskazanych w pytaniu godzin w inny sposób, korzystny i bezpieczny dla pracodawcy.

W omawianym przypadku można rozważyć:

• potraktowanie godzin pracy od 17.00 jako dyżuru zakładowego lub domowego pracownika, podczas którego od godz. 20.00 pracownik zostanie zobowiązany do wykonywania pracy;

Przy tym rozwiązaniu czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy. Natomiast trzeba pamiętać, że czas pełnienia dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Za czas dyżuru zakładowego pracownikowi przysługuje czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru, a w razie braku możliwości udzielenia czasu wolnego - wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania, to czas dyżuru rekompensujemy stawką 60% wynagrodzenia. W przypadku dyżuru pełnionego w domu nie ma obowiązku rozliczania go czasem wolnym czy wynagrodzeniem za czas dyżuru.

Słabością tego rozwiązania jest konieczność przyjęcia z góry, że pracownik zostanie wezwany do pracy na dyżurze o godzinie 20.00. Ponadto podczas kontroli PIP istnieje ryzyko uznania takiej konstrukcji za fikcyjną.

• przyjęcie rozwiązania korzystnego dla pracowników i potraktowanie godzin od 15.00 do 20.00 jako czasu pracy, w których pracownik został zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia;

Rozwiązanie to pozwala uniknąć zarzutów o planowanie pracy nadliczbowej i jest finansowo najkorzystniejsze dla pracownika, jednak oznacza wyższe koszty dla pracodawcy.

• potraktowanie godzin od 15.00 do 17.00 jako wyjścia prywatnego pracowników, a godzin od 20.00 do 22.00 jako czasu odpracowania tego wyjścia.

PRZYKŁAD

Pracownik wyszedł z pracy 2 godziny wcześniej, składając pracodawcy pisemny wniosek z propozycją odpracowania tych 2 godzin w innym terminie. W takiej sytuacji pracodawca zaproponował odpracowanie poprzez udział w spotkaniu służbowym w godzinach 20.00-22.00, na co pracownik wyraził zgodę. W tej sytuacji nie dojdzie do powstania godzin nadliczbowych, aczkolwiek może wystąpić praca w porze nocnej od godziny 21.00.

W przypadku wniosku pracownika o czas wolny z tytułu wyjścia prywatnego istnieje także ryzyko zakwalifikowania przez inspektora pracy takiego wniosku jako fikcyjnego czy złożonego pod przymusem pracodawcy.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 103¹ § 2 pkt 2, art. 129, art. 132-133, art. 139, art. 151⁵, art. 151⁷-151⁸ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162

Małgorzata Mędrala

radca prawny, doktor nauk prawnych, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych