6/2024 [dodatek: Ściąga Księgowego], data dodania: 23.05.2024 Podatek u źródła - obowiązki płatnika
I. Obowiązki płatnika podatku u źródła - krok po kroku
Krok 1. Sprawdź, czy masz obowiązek pobrania podatku u źródła
Tabela 1. Obowiązek pobrania podatku u źródła
| Lp. | Warunki, po spełnieniu których jesteś zobowiązany do pobrania WHT*: |
| 1. | wypłacana należność stanowi przychód uzyskany na terytorium Polski |
| 2. | wypłata dokonywana jest z tytułu wymienionego w ustawach o podatkach dochodowych jako objętego WHT (zob. tabelę 2) |
| 3. | należność wypłacana jest nierezydentowi, tj. osobie fizycznej niemającej miejsca zamieszkania na terytorium Polski, albo podatnikowi CIT niemającemu na terytorium Polski siedziby lub zarządu |
| 4. | jako wypłacający jesteś polską osobą prawną, jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej albo osobą fizyczną będącą przedsiębiorcą |
| 5. | pobrania podatku nie wyłącza zawarta z państwem nierezydenta umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania UWAGA! Jeżeli umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania wyłącza pobranie podatku u źródła, płatnik nie pobiera WHT, pod warunkiem że nierezydent udokumentuje posiadanie miejsca zamieszkania albo siedziby dla celów podatkowych w tym państwie za pomocą certyfikatu rezydencji** |
| 6. | nie ma zastosowania zwolnienie od podatku dochodowego |
* Przez podatek u źródła (WHT) rozumiemy zryczałtowany podatek dochodowy (od osób fizycznych i prawnych), pobierany przez płatników, którzy mają miejsce zamieszkania, siedzibę lub tzw. zagraniczny zakład w państwie, gdzie powstaje dochód.
** Zaświadczenie o miejscu zamieszkania lub siedzibie wystawiane przez organ podatkowy.
Tabela 2. Przychody objęte przepisami o podatku u źródła (WHT)
| U podatników CIT WHT objęte są przychody uzyskiwane: | U podatników PIT WHT objęte są przychody uzyskiwane: |
| l przez nierezydentów, w szczególności z tytułu: odsetek, praw autorskich i praw pokrewnych, opłat za świadczone usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej, sportowej, doradczej, księgowej, a także z tytułu niektórych opłat za wywóz ładunków i pasażerów przyjętych do przewozu w portach polskich przez zagraniczne przedsiębiorstwa morskiej żeglugi handlowej; ● zarówno przez rezydentów, jak i nierezydentów, z tytułu dywidend oraz innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych, które mają siedzibę lub zarząd w Polsce | l przez nierezydentów z żeglugi morskiej, żeglugi śródlądowej i transportu lotniczego; ● z dywidend i dochodów z udziału w zyskach osób prawnych; ● z odsetek, należności licencyjnych z wykonywania wolnych zawodów; ● z wynagrodzenia dyrektorów; ● z działalności artystycznej lub sportowej; ● z emerytury lub renty i innych podobnych świadczeń |
Krok 2. Ustal stawkę podatku u źródła
Tabela. Stawki WHT
| Lp. | Działanie płatnika | Kiedy zastosować stawkę |
|---|---|---|
| 1. | Sprawdź, czy możesz zastosować stawkę określoną w odpowiedniej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania | Zastosowanie zwolnienia lub stawki z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania jest możliwe, jeśli spełnione są dwa warunki: 1) umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania przewiduje niższą stawkę dla danego rodzaju przychodu, 2) nierezydent udokumentuje miejsce zamieszkania lub siedzibę dla celów podatkowych w danym państwie (certyfikat rezydencji). |
| Jeśli nie możesz zastosować stawki z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, sprawdź, jaka stawka z ustawy o podatku dochodowym (PIT lub CIT) Cię dotyczy | Ustawy o podatku dochodowym (PIT lub CIT) przewidują: ● stawkę 20% - właściwą dla wszystkich wypłat, do których nie da się zastosować zwolnienia podatkowego lub stawki niższej, wynikającej z ustawy o podatku dochodowym (PIT lub CIT) lub umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania; |
Krok 3. Oblicz, pobierz i rozlicz podatek u źródła
Tabela. Pobranie i rozliczanie WHT
| Lp. | Działanie płatnika | Uwagi |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | Rozpoznanie zasad poboru WHT | Jeżeli opłaty objęte WHT są na rzecz podmiotów niepowiązanych lub suma wypłat płatnika na rzecz podmiotu powiązanego w danym roku* nie przekracza 2 mln zł, płatnik ma możliwość (już w momencie dokonania wypłaty): ● nie pobierać WHT; Płatnik, przy zachowaniu należytej staranności, weryfikuje warunki niepobrania podatku, zastosowania zwolnienia albo stawki podatku innej niż stawka "podstawowa", która wynika z ustawy o podatku dochodowym (PIT lub CIT). Jeżeli suma wypłat płatnika na rzecz podmiotu powiązanego w danym roku przekracza 2 mln zł - zob. część II. |
| 2. | Ustal stawkę podatku i oblicz podstawę podatku | Stawkę podatku u źródła mnoży się przez kwotę wypłacanej nierezydentowi należności. Wypłacona kwota stanowi tu podstawę opodatkowania, którą jest przychód podatnika**. Uwaga! Zarówno podstawę opodatkowania, jak i kwotę podatku należy zaokrąglić do pełnych złotych: ● < 50 gr pomija się, |
| 3. | Wpłać podatek do US | Podatek należy wpłacić do US do: ● 7 dnia (w przypadku pobierania podatku u źródła będącego podatkiem CIT) lub - miesiąca następującego po miesiącu pobrania. |
| 4. | Sporządź informację o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego w Polsce przez nierezydenta IFT | Płatnik ma obowiązek sporządzenia i złożenia IFT. Może to być informacja: 1) IFT-1 - składana podatnikom będącym osobami fizycznymi; 2) IFT-2 - składana pozostałym podatnikom. Są to informacje sporządzane w ciągu roku podatkowego na żądanie nierezydentów. Po zakończeniu roku podatkowego płatnicy są bezwzględnie obowiązani do sporządzania informacji: 1) IFT-1R - dla podatników będących osobami fizycznymi; 2) IFT-2R - dla pozostałych podatników. |
| 5. | Złóż roczne rozliczenie WHT | Płatnicy, którzy w trakcie roku podatkowego pobrali podatek u źródła, po jego zakończeniu obowiązani są do sporządzenia rocznej deklaracji. O tym, jaką deklarację płatnik składa, decyduje status nierezydenta (podatnika). I tak złożyć należy: ● PIT-8AR - w przypadku gdy nierezydent jest podatnikiem PIT (deklarację prześlij do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania albo siedziby płatnika, jeżeli płatnik nie posiada siedziby - według miejsca prowadzenia działalności); Termin przesłania deklaracji upływa z końcem stycznia roku następującego po roku podatkowym pobrania podatku u źródła (do końca pierwszego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego). |
* W podatku dochodowym od osób fizycznych jest to rok kalendarzowy, natomiast w podatku dochodowym od osób prawnych jest to rok podatkowy płatnika.
** Jeżeli przychód (podstawa opodatkowania) wyrażony jest w walucie obcej, to w celu wyliczenia polskiego podatku należy przeliczyć podstawę opodatkowania na złote, stosując średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.
II. Obowiązkowy pobór podatku u źródła - mechanizm pay and refund
Tabela 1. Mechanizm obowiązkowego poboru podatku u źródła
| Warunek stosowania mechanizmu pay and refund | Obowiązki płatnika |
| Płatnik ma obowiązek stosowania mechanizmu pay and refund , w przypadku gdy suma wypłat na rzecz podmiotu powiązanego* w roku podatkowym** przekracza 2 mln zł UWAGA! Niektóre przychody są wyłączone z obowiązku stosowania mechanizmu pay and refund (zob. tabelę 2). | Objęty mechanizmem pay and refund płatnik ma: ● obowiązek pobrania podatku wg stawki podstawowej. Nie ma znaczenia, że ustawa o podatku dochodowym (PIT lub CIT) lub umowa międzynarodowa przewiduje prawo do niepobrania podatku, zastosowania zwolnienia bądź obniżonej stawki podatku, lub ● złożenie oświadczenia WH-OSC (w zakresie pdop) lub WH-OSP (w zakresie pdof) - zob. tabelę 3 albo |
* Dotyczy transakcji przeprowadzanych z podmiotami powiązanymi, które nie są polskimi rezydentami.
** W podatku dochodowym od osób fizycznych jest to rok kalendarzowy, natomiast w podatku dochodowym od osób prawnych jest to rok podatkowy płatnika.
Tabela 2. Przychody wyłączone z mechanizmu pay and refund
| Lp. | Wyłączone z mechanizmu pay and refund są przychody z: |
|---|---|
| 1. | odsetek lub dyskonta od obligacji emitowanych przez: ● Skarb Państwa, |
| 2. | użytkowania lub prawa do użytkowania urządzenia przemysłowego, środka transportu, urządzenia handlowego lub naukowego |
| 3. | należności na rzecz jednostek międzynarodowych, takich jak: ● jednostki gospodarcze utworzone przez organ administracji państwowej z innymi państwami, (dotyczy tylko podatników CIT) |
Tabela 3. Oświadczenia WH-OSC lub WH-OSP
| Lp. | Oświadczenie potwierdzające spełnienie wymagań co do zwolnienia z WHT | |
| 1 | 2 | |
| 1. | Elementy oświadczenia | W oświadczeniu płatnik stwierdza, że: ● posiada dokumenty wymagane przez przepisy prawa podatkowego dla zastosowania stawki podatku, zwolnienia lub niepobrania podatku, wynikające z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, |
| 2. | Termin i sposób składania oświadczenia | Oświadczenie musi zostać złożone nie później niż na ostatni dzień drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym przekroczona została kwota 2 mln zł. Oświadczenie należy złożyć elektronicznie. |
| 3. | Skuteczność oświadczenia | Do ostatniego dnia roku podatkowego, w którym zostało złożone. |
| 4. | Dodatkowe oświadczenie roczne | Płatnik składa dodatkowe oświadczenie potwierdzające spełnienie wymagań do ostatniego dnia miesiąca następującego po zakończeniu roku podatkowego. Brak złożenia oświadczenia skutkuje obowiązkiem wpłaty podatku z odsetkami za zwłokę. |
| 5. | Uprawnieni do podpisu oświadczeń | Oświadczenie może podpisać tylko kierownik jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości) lub wyznaczona osoba z organu wieloosobowego. Pełnomocnik nie ma takiego uprawnienia. |
Tabela 4. Opinie o stosowaniu preferencji
| Lp. | Informacje o opinii o stosowaniu preferencji | |
|---|---|---|
| 1. | Opinia o stosowaniu zwolnienia | Podatnicy i płatnicy CIT mogą zwrócić się o opinię do naczelnika urzędu skarbowego dotyczącą stosowania przez płatnika zwolnienia z poboru zryczałtowanego podatku dochodowego od należności wypłacanych podatnikowi. Opinia jest dokumentem wydawanym przez organ podatkowy, w którym potwierdza się prawo do stosowania zwolnienia z poboru podatku u źródła (WHT). Na podstawie opinii płatnik uprawniony jest do niepobierania podatku od objętych opinią płatności, dokonywanych w okresie 36 miesięcy od uzyskania opinii (chyba że opinia wygaśnie wcześniej, np. w związku z istotną zmianą okoliczności faktycznych, które mogą mieć wpływ na spełnienie warunków korzystania ze zwolnienia). |
| 2. | Termin wydania opinii | Naczelnik US wydaje opinię bez zbędnej zwłoki, lecz nie później niż w ciągu 6 miesięcy od wpływu wniosku. |
| 3. | Przyczyny odmowy wydania opinii | 1. Istnieją uzasadnione wątpliwości co do zgodności z rzeczywistością dokumentacji lub oświadczeń podatnika. 2. Istnieje przypuszczenie zastosowania klauzuli przeciwko unikaniu opodatkowania lub innych ograniczeń podatkowych (np. art. 119a Ordynacji podatkowej, art. 22c updop). 3. Istnieje przypuszczenie, że podatnik nie prowadzi rzeczywistej działalności gospodarczej w kraju siedziby dla celów podatkowych. 4. Niespełnienie przez podatnika warunków zastosowania umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. |
Tabela 5. Zwrot podatku u źródła
| Lp. | Kategoria | Szczegóły |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | Kiedy można ubiegać się o zwrot* | W przypadku gdy płatnik zapłaci podatek w związku z mechanizmem pay and refund nie posiada opinii o stosowaniu preferencji ani nie składa oświadczenia płatnika, może pobrać podatek u źródła, a następnie złożyć wniosek o jego zwrot (bo np. podatek ten, w myśl umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, jest nienależny albo należny, ale w stawce niższej). |
| 2. | Formularze wniosku o zwrot | Dla CIT: WH-WCZ (podatnicy) lub WH-WCP (płatnicy), Dla PIT: WH-WPZ (podatnicy) lub WH-WPP (płatnicy). Wnioski składane są wyłącznie elektronicznie. Uwaga! Jeśli płatnik nie pomniejsza kwoty wypłaty o podatek, lecz dokonuje tzw. ubruttowienia** (pokrywa kwotę podatku z własnych środków), jeśli zaistnieją przesłanki złożenia wniosku o zwrot, to uprawnienie to przysługuje wyłącznie płatnikowi. Składa on wtedy wniosek o zwrot według wzoru WH-WCP (CIT) albo WH-WPP (PIT). |
| 3. | Wymagane załączniki | l certyfikat rezydencji, ● dokumentacja dotycząca przelewów bankowych lub innych form rozliczenia, ● dokumenty wskazujące na zobowiązanie do wypłaty należności, oświadczenia podatnika lub uzasadnienie płatnika spełnienia warunków, a także ● dokumentacja wykazująca przyczyny ubruttowienia przez płatnika. |
* Jeśli podatek pobrano od kwoty niższej niż 2 mln zł, np. od dywidendy bez certyfikatu rezydencji, zasady zwrotu pozostają bez zmian i można złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty w trybie Ordynacji podatkowej.
** W celu obliczenia wartości brutto należność netto należy podzielić przez różnicę między liczbą 1 i ułamkiem w wysokości stawki WHT. Przykładowo, by ubruttowienia należności netto opodatkowanej 20% podatkiem WHT, należność netto należy podzielić przez 0,8 (1 - 0,2 = 0,8).
Podstawa prawna
Podstawa prawna:
● art. 21, art. 22, art. 26, art. 26b ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 232
● art. 29, art. 30a, art. 41, art. 41d ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 226; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 232
● rozporządzenie Ministra Finansów z 28 grudnia 2022 r. w sprawie wyłączenia obowiązku poboru zryczałtowanego podatku dochodowego od osób fizycznych - Dz.U. z 2022 r. poz. 2834; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 2790
● rozporządzenie Ministra Finansów z 28 grudnia 2022 r. w sprawie wyłączenia obowiązku poboru zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych - Dz.U. z 2022 r. poz. 2852; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 2789
