Co do zasady praca nadliczbowa jest polecana pracownikowi przez pracodawcę, gdyż to on decyduje, czy zachodzą okoliczności wymagane przepisami pozwalające na wykonywanie przez pracownika takiej pracy. Jedynie w wyjątkowych okolicznościach pracownik może wykonywać pracę nadliczbową bez wyraźnego polecenia pracodawcy, jednak powinno się to odbywać w bezsprzecznym interesie pracodawcy. Wówczas faktycznie taka zgoda może być dorozumiana. Potwierdza to orzecznictwo sądowe, m.in. wyrok SN z 10 września 2019 r. (II PK 55/18) czy postanowienie SN z 18 sierpnia 2021 r. (II PSK 129/21).

Sytuacja, gdy pracownicy w zakładzie pracy swobodnie decydują o wykonywaniu pracy w niektóre dni poza normalnymi godzinami pracy bez wyraźnej potrzeby pracodawcy, a nadpracowany skumulowany czas odbierają sobie w wybranym dniu, wychodząc wcześniej z pracy, nie jest praktyką prawidłową, ponieważ nie ma wówczas mowy o poleceniu pracodawcy wykonywania pracy nadliczbowej. Trudno też dopatrzyć się interesu pracodawcy w wykonywaniu przez niektórych pracowników pracy po 10-20 minut dłużej każdego dnia lub w niektóre dni. Pracodawca nie ma obowiązku tolerowania (akceptowania) sytuacji, w której to pracownicy decydują o celowości wykonywania w danym dniu pracy nadliczbowej. Praca nadliczbowa jest w tych przypadkach wykonywana de facto w interesie tylko samych pracowników i w istocie prowadzi do samowolnego zmieniania przez nich ustalonego przez pracodawcę rozkładu czasu pracy (przez skracanie sobie innych dni pracy). Pracodawca ma pełne prawo zobowiązać pracowników do przestrzegania obowiązujących ich rozkładów czasu pracy i zakazać samowolnej pracy nadliczbowej, a następnie powinien konsekwentnie dyscyplinować pracowników zostających w pracy dłużej i informować ich o braku akceptacji dla takiego postępowania. W tym celu niezbędne jest wprowadzenie szczegółowych regulacji wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie pracy), w których będzie wyraźnie wskazany tryb wyrażania zgody na wykonywanie przez pracowników pracy w godzinach nadliczbowych.

Wyjścia prywatne i ich odpracowanie. Pracodawca może umożliwić pracownikom korzystanie ze zwolnień od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, tzw. wyjść prywatnych. W praktyce funkcjonują następujące sposoby rozliczenia takich wyjść:

• pracodawca może nie wymagać od pracowników odpracowania takich wyjść - z zachowaniem przez nich prawa do wynagrodzenia za ich czas albo bez zachowania prawa do wynagrodzenia (wówczas za czas takiego wyjścia prywatnego pracownik ma obniżane wynagrodzenie miesięczne),

• pracodawca może zezwalać pracownikom na takie wyjścia pod warunkiem odpracowania ich czasu (wówczas pracownik otrzymuje na koniec miesiąca swoje normalne wynagrodzenie, a godziny odpracowania, na podstawie art. 151 § 1 i 2¹ Kodeksu pracy, nawet jeśli przekroczą normy czasu pracy, nie są traktowane jak godziny nadliczbowe).

Zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych może mieć miejsce jedynie za zgodą pracodawcy. Oznacza to, że pracownik nie może skorzystać z niego samowolnie.

Skorzystanie z trybu odpracowania wyjścia prywatnego, jeśli ma nie budzić żadnych wątpliwości i nie być mylone z odbiorem godzin nadliczbowych, wymaga następujących kroków:

Krok 1. Złożenie pracodawcy wniosku o udzielenie pracownikowi zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych

We wniosku pracownik powinien wskazać datę i czas wyjścia prywatnego, a także proponowaną datę i czas jego odpracowania. W celach dowodowych i na potrzeby ewidencji czasu pracy wiosek powinien mieć formę pisemną.

Krok 2. Udzielenie przez pracodawcę zgody 

Wskazane jest, aby zgoda pracodawcy również miała formę pisemną. Może to być adnotacja "akceptuję" na wniosku pracownika i podpis pracodawcy lub osoby uprawnionej do akceptacji wniosku w imieniu pracodawcy.

Krok 3. Zrealizowanie wyjścia i odpracowania

Dopiero po uzyskaniu zgody na wyjście prywatne, a także akceptacji terminu jego odpracowania, pracownik może skorzystać z tego uprawnienia.

Krok 4. Odnotowanie wyjścia prywatnego i odpracowania w ewidencji czasu pracy

Każdorazowo wyjście prywatne, a następnie jego odpracowanie powinno być odnotowane w ewidencji czasu pracy. Następnie wraz z wnioskiem - zarchiwizowane.

Możliwość odpracowania wyjścia prywatnego przed jego terminem. Wątpliwości budzi natomiast kwestia, czy odpracowanie może nastąpić przez datą planowanego wyjścia prywatnego. Wyrażany jest pogląd, że powinno ono nastąpić dopiero po skorzystaniu przez pracownika z tego zwolnienia od pracy. Wówczas jest oczywiste, że dłuższe pozostawanie przez pracownika w pracy w kolejnym dniu roboczym (jednym z kolejnych dni roboczych) nie jest pracą nadliczbową, ale odpracowaniem krótszego czasu pracy w poprzednim dniu pracy (jednym z poprzednich dni). Takie podejście eliminuje ryzyko sytuacji, gdy po wcześniejszym odpracowaniu pracownik zrezygnuje z tego zwolnienia od pracy albo w dniu, na który było ono zaplanowane, skorzysta z urlopu na żądanie bądź znajdzie się na zwolnieniu lekarskim.

Jednak zgodnie ze Słownikiem języka polskiego PWN "odpracować" oznacza nie tylko "wykonać zaległą pracę", ale i "wykonać z wyprzedzeniem to, co należało zrobić później" (www.sjp.pwn.pl). Można więc uznać, że dopuszczalne jest także, aby pracodawca zaakceptował propozycję pracownika albo sam wymagał odpracowania, wcześniej niż pracownik skorzysta z tego zwolnienia od pracy. Może to mieć miejsce przede wszystkim w tych przypadkach, w których pracodawca nie chce, aby zwolnienie pracownika od pracy opóźniło wykonanie jakiegoś zadania. Jednak i wówczas wszystko powinno się odbyć z uwzględnieniem powyżej wskazanych kroków.

Określenie zasad wyjść prywatnych w regulaminie. Pracodawca nie ma w ogóle obowiązku udzielania pracownikom zwolnień od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Jest to jego dobra wola. Zatem należy uznać, że ma też pełne prawo określić zarówno zasady korzystania z takich zwolnień, jak i zasady ich odpracowywania. Może tego dokonać w regulaminie pracy, a jeżeli nie jest zobowiązany do jego ustalenia - w innym akcie wewnątrzzakładowym. W regulacji tej może więc wprowadzić zasadę odpracowania wyjścia prywatnego dopiero po skorzystaniu przez pracownika ze zwolnienia od pracy. Ponadto, nawet jeśli w regulaminie nie będzie wprowadzona zasada odpracowania po terminie wyjścia prywatnego, pracodawca ma prawo w odpowiedzi na wniosek pracownika o zwolnienie w celach prywatnych nie zgodzić się na proponowane wcześniejsze terminy odpracowania i wskazać inny termin - dogodny dla zakładu pracy.

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

wyrok SN z 10 września 2019 r. (II PK 55/18)

postanowienie SN z 18 sierpnia 2021 r. (II PSK 129/21)

Bożena Lenart

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka licznych publikacji z tej tematyki