Jak rozliczyć dojazd pracowników na szkolenie
Pracownicy zostali oddelegowani na szkolenie do pobliskiej miejscowości - 10 kilometrów od zakładu pracy. Szkolenie trwało 2 dni. Pracownicy mieli zapewniony nocleg oraz posiłki. Pracownicy oddelegowani na szkolenie zadeklarowali "transport we własnym zakresie". Nie chcą zwrotu kosztów dojazdu. Twierdzą, że szkolenie było blisko i wspólnie pojechali jednym samochodem. Czy mimo wszystko pracodawca ma obowiązek wypłacić ryczałt za dojazd każdemu z oddelegowanych pracowników? Czy może tylko jednemu, bo jechali wspólnie?
Jeżeli pracownik poniósł koszty wyjazdu w delegację, to przysługuje mu od pracodawcy zwrot kosztów.
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Jeżeli szkolenie było zadaniem służbowym, które pracownicy mieli wykonać na polecenie pracodawcy (odbycie tego szkolenia było obowiązkiem służbowym, którego nie mogli odmówić) i miejsce szkolenia odbyło się poza miejscowością wykonywania pracy, to pracownikom przysługuje zwrot kosztów tego wyjazdu. Jeżeli jednak mieli zapewnione całodzienne wyżywienie przez cały czas szkolenia (po 3 posiłki) oraz noclegi, to pozostaje do rozliczenia kwestia przejazdów. Pracodawca nie może bowiem przerzucać kosztów ponoszonych w jego interesie na pracowników.
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, które stosują pracodawcy spoza sfery budżetowej, jeżeli wewnętrznie nie uregulowali rozliczania delegacji, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Wysokość stawki za 1 km dla samochodu osobowego jest uzależniona od pojemności skokowej silnika.
A zatem, jeżeli za zgodą pracodawcy pracownik wyjechał w delegację prywatnym samochodem, to zapewne poniósł koszt tego wyjazdu, który podlega zwrotowi. Pracodawca powinien dokonać zwrotu na rzecz pracownika, którego auto było użyte do przejazdu. Natomiast ten pracownik powinien się rozliczyć z pozostałymi pasażerami, którzy również jechali w delegację.
Podstawa prawna
art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)
§ 2, § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190)
Izabela Nowacka
Artykuł pochodzi z e-poradni INFORLEX.
