Kiedy pracodawca ma obowiązek oskładkować dofinansowanie do szkolenia pracownika

Nasza firma zawarła z pracownikiem umowę o podnoszeniu kwalifikacji w formie studiów magisterskich. Z tego tytułu dofinansowała pracownikowi czesne. W trakcie nauki pracownik złożył wypowiedzenie umowy o pracę. Zgodnie z zawartą umową pracownik miał obowiązek zwrócić pracodawcy kwotę dofinansowania, gdyż nie wywiązał się z umowy (po zakończeniu studiów miał pracować w naszej firmie jeszcze przez 2 lata). Jednak z różnych względów pracodawca w okresie wypowiedzenia umowy o pracę umorzył mu tę kwotę. Czy w takiej sytuacji umorzona kwota dofinansowania do czesnego nadal nie podlega oskładkowaniu?

Wartość umorzonej kwoty dofinansowania na podnoszenie kwalifikacji zawodowych nie podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W konsekwencji należy umorzoną kwotę uwzględnić w podstawie wymiaru składek i naliczyć od niej składki. Szczegóły w uzasadnieniu.

W sytuacji opisanej w pytaniu kwota umorzonego zwrotu dofinansowania stanowi przychód ze stosunku pracy. Pracownik bowiem nie dopełnił warunków umowy o dofinansowanie, gdyż przed upływem 2 lat od ukończenia nauki złożył wypowiedzenie umowy o pracę. W takim przypadku umorzenie wartości zwrotu dofinansowania nie jest już świadczeniem przyznanym pracownikowi na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. A to oznacza że wartość umorzonego dofinansowania stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Ustalanie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne

Zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zasady ich opłacania reguluje:

• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych; dalej: ustawa systemowa),

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; dalej: rozporządzenie składkowe). 

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, tj. emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe, stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (m.in. z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy) z wyłączeniem:

• przychodów wymienionych w rozporządzeniu składkowym,

• wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Umorzenie zwrotu dofinansowania czesnego a podstawa składek ZUS

Zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników regulują art. 103¹-103⁶ Kodeksu pracy. Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 103¹ § 1-§ 3 Kodeksu pracy). Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowi wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych (§ 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia składkowego). Ze zwolnienia składkowego wyłączono zatem wynagrodzenie za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy przysługujące pracownikowi podejmującemu naukę lub podnoszącemu kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych. 

W przypadku gdy wartość dofinansowania na podnoszenie kwalifikacji zawodowych ze względu na niedotrzymanie umowy podlega zwrotowi, a pracodawca zdecyduje się na umorzenie tej kwoty pracownikowi, to kwota umorzenia podlega oskładkowaniu na zasadach ogólnych, bowiem stanowi przychód pracownika (art. 18 ust. 1 i 2, art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 ust.9). Rozporządzenie składkowe w § 2 ust. 1 pkt 29 nie wskazuje bowiem na zwolnienie wartości umorzonej kwoty dofinansowania na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Tożsame stanowisko zajął ZUS w wydanej 31 sierpnia 2023 r. interpretacji  (DI/20000/43/793/2023).

Michał Daszczyński

radca prawny, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych