6/2023, data dodania: 17.05.2023 Zmiany w rozliczaniu szkoleń pracowników od 26 kwietnia 2023 r.
Zgodnie z nowymi zasadami wprowadzonymi do Kodeksu pracy od 26 kwietnia 2023 r. szkolenie pracownika przeprowadzane na podstawie regulacji związkowych, wewnątrzzakładowych lub polecenia przełożonego powinno odbywać się w godzinach pracy pracownika. Jeśli nie jest to możliwe, pracodawca powinien wliczyć czas szkolenia do czasu pracy pracownika, a ponadto pokryć koszt takiego szkolenia.
Nowelizacja Kodeksu pracy wdrażająca do polskiego systemu prawnego dyrektywę work-life balance od 26 kwietnia 2023 r. wprowadziła regulacje dotyczące rozliczania czasu pracy i kosztów szkoleń pracowników. Dotychczas zagadnienia te nie były wprost zawarte w przepisach prawa pracy, a praktyka opierała się na wytycznych resortu pracy i PIP oraz orzecznictwie sądowym.
1. Szkolenie pracownika a czas pracy
Szkolenia pracowników powinny w miarę możliwości odbywać się w ich godzinach pracy. Jeśli nie jest to możliwe i pracownik uczestniczy w szkoleniu poza jego normalnymi godzinami pracy, czas takiego szkolenia należy wliczyć do czasu pracy szkolącego się pracownika (art. 9413 Kodeksu pracy). Takie zasady obowiązują od 26 kwietnia 2023 r.
1.1. Rodzaje szkoleń, do których stosujemy przepisy Kodeksu pracy
Kodeks pracy wyraźnie precyzuje, że zasady w nim uregulowane, dotyczące rozliczania czasu pracy za okres uczestnictwa w szkoleniu, odnoszą się do tych szkoleń, które:
- są niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku;
- odbywają się na podstawie polecenia przełożonego lub wynikają z postanowień:
- układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego,
- regulaminu,
- przepisów prawa,
- umowy o pracę.
Przy czym oba warunki, zarówno dotyczący powiązania tematu szkolenia z wykonywaną przez pracownika pracą, jak i ten dotyczący podstawy, na jakiej szkolenie się odbywa, muszą być spełnione łącznie.
Przykład
Pracodawca wdraża nowy program księgowy, który ma być stosowany w całej firmie od 1 września 2023 r. Wydał więc pracownikom działu księgowości polecenie wzięcia udziału w szkoleniu z obsługi programu, aby nabyli umiejętności konieczne do jego prawidłowego użytkowania. Szkolenie to, ponieważ jest niezbędne do wykonywania zadań w dziale księgowości po wdrożeniu nowego programu i realizowane w wyniku polecenia przełożonego, powinno być zapewnione pracownikom w miarę możliwości w godzinach pracy. Jeśli nie będzie to możliwe, należy każdą godzinę szkolenia odbytego poza normalnym czasem pracy pracowników zakwalifikować jako pracę w godzinach nadliczbowych i w taki sposób rozliczyć.
1.2. Rozliczenie czasu pracy w przypadku uczestnictwa pracownika w szkoleniu
Od 26 kwietnia 2023 r. Kodeks pracy jednoznacznie wskazuje, że szkolenie, które spełnia kryteria opisane powyżej, należy:
- w miarę możliwości zorganizować w normalnych godzinach pracy pracownika,
- wliczyć do czasu pracy pracownika, jeżeli nie ma możliwości uczestnictwa w szkoleniu w normalnych godzinach pracy.
Przykład
Kancelaria radcowska jest czynna w godzinach od 9.00 do 17.00 od poniedziałku do piątku i w takich też godzinach świadczą pracę zatrudnieni w niej pracownicy. Zespół radców prawnych zajmujących się w kancelarii sprawami cywilnymi został skierowany przez właściciela kancelarii (pracodawcę) na 3-dniowe szkolenie z zakresu zmian w prawie cywilnym i procedurze cywilnej. Ponieważ wiedza przekazywana na tym szkoleniu jest niezbędna do wykonywania pracy w tym zespole, coroczne szkolenie radców jest wymagane przepisami prawa i regulacjami Krajowej Rady Radców Prawnych, a dodatkowo to pracodawca skierował na nie zatrudnionych u siebie radców, powinno ono w miarę możliwości odbyć się w godzinach pracy, a zatem od poniedziałku do piątku między godzinami 9.00 a 17.00.
Dopiero w sytuacji gdy nie ma możliwości, aby pracownik wziął udział w szkoleniu w stałych godzinach pracy, pracodawca może skorzystać z możliwości wysłania zatrudnionego na zajęcia w innym czasie.
Przykład
Przychodni lekarskiej specjalizującej się w alergologii bardzo zależy, aby dwaj zatrudnieni w niej lekarze uczestniczyli podczas szkolenia w wykładzie z zakresu nowatorskich metod leczenia alergii poprowadzonym przez konkretnego profesora, z uwagi na jego powszechnie uznane doświadczenie i wieloletnie prace nad prezentowanymi na szkoleniu metodami leczenia. Jedyny dostępny wykład tego profesora ma się odbyć w czwartek 15 czerwca 2023 r. od godz. 17.00 do 20.00, czyli po godzinach pracy lekarzy. W takiej sytuacji pracodawca ma prawo skierować obu lekarzy na szkolenie po zakończeniu pracy, jednak czas, który spędzą oni na tym szkoleniu, musi zaliczyć do ich czasu pracy, a ponadto musi zachować ich normy odpoczynku dobowego.
Pracodawca, który musi skierować pracownika na szkolenie poza jego normalnymi godzinami pracy, ma obowiązek zaliczyć czas spędzony na takim szkoleniu do czasu pracy. W praktyce oznacza to konieczność rozliczenia go albo poprzez udzielenie wolnych godzin od pracy, albo odpowiednim dodatkiem, ponieważ będą to godziny nadliczbowe.
Przykład
Pracodawca, który korzystał w swoim magazynie z ręcznych wózków paletowych, podjął decyzję o wymianie ich na elektryczne jezdne wózki widłowe. Wiąże się to z koniecznością przeszkolenia magazynierów oraz uzyskania przez nich uprawnień do prowadzenia nowego rodzaju wózków. Magazynierzy pracują na 2 zmiany od godz. 6.00 do 14.00 oraz od 14.00 do 22.00. Szkolenie natomiast zostało zaplanowane w godz. od 10.00 do 18.00, tak aby każda zmiana tyle samo czasu musiała na nie poświęcić poza swoimi stałymi godzinami pracy. W takiej sytuacji magazynierom pierwszej zmiany pracodawca powinien rozliczyć jako godziny nadliczbowe czas od 14.00 do 18.00, a magazynierom drugiej zmiany czas od 10.00 do 14.00. Pracodawca może je rozliczyć:
- opcja A - czasem wolnym (w proporcji 1:1,5, jeśli inicjatywa odbioru czasu wolnego leży po stronie pracodawcy, czyli 6 godzin wolnego, lub w proporcji 1:1, jeśli to pracownik wnioskuje o udzielenie mu wolnego, czyli 4 godziny wolnego),
- opcja B - wypłacając normalne wynagrodzenie za dodatkowe, poświęcone na szkolenie, godziny wraz z dodatkiem z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych w wysokości 50% (dni robocze i godziny nienocne).
Specyficznym przypadkiem szkolenia, w którym pracownik uczestniczy poza godzinami pracy, jest szkolenie w sobotę, podczas gdy normalnie pracuje od poniedziałku do piątku. Za pracę w sobotę, która jest zaplanowana dla pracownika jako dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, pracownikowi przysługuje inny dzień wolny. Należy go oddać do końca okresu rozliczeniowego (bez pomniejszania wynagrodzenia). Teoretycznie przepisy nie przewidują możliwości wypłacania pracownikowi za ten dzień dodatku do wynagrodzenia. Jednak w praktyce zdarzają się takie przypadki, gdy:
- nie można ustalić z pracownikiem terminu odbioru dnia wolnego za szkolenie, które odbył w sobotę, np. z powodu choroby pracownika,
- pracownik uczestniczył w szkoleniu w sobotę, która przypada na koniec okresu rozliczeniowego czasu pracy i nie jest już możliwe odebranie dnia wolnego przed jego zakończeniem.
Wówczas za każdą godzinę szkolenia, w którym pracownik bierze udział w sobotę, do 8 godzin włącznie, przysługuje mu na koniec okresu rozliczeniowego wynagrodzenie z dodatkiem 100% (rekompensata za nadgodziny "średniotygodniowe").
Przykład
Pracownik działu HR pracuje od poniedziałku do piątku od godz. 8.00 do 16.00. Soboty i niedziele ma wolne. Z uwagi na niemożność wysłania pracownika na szkolenie w tygodniu (nadmiar pracy z powodu miesięcznej absencji koleżanki z działu) otrzymał on polecenie uczestnictwa w szkoleniu ze zmian w prawie pracy w wolną sobotę. Szkolenie zaplanowano od godz. 9.00 do 15.00. W takiej sytuacji należy:
- oddać pracownikowi cały dzień wolny za 6 godzin uczestnictwa w szkoleniu (czyli czas pracy) w sobotę,
- zapłacić wynagrodzenie przestojowe za 2 godziny.
Ponieważ pracownik odbierze dzień wolny w dniu, kiedy ma zaplanowane 8 godzin pracy, więc przy założeniu, że przepracuje wszystkie pozostałe dni zgodnie z harmonogramem, będzie miał niedopracowane 2 godziny, za które przysługuje mu wynagrodzenie przestojowe.
2. Zasady finansowania szkolenia pracownika
2.1. Przesłanki stosowania obowiązku finansowania szkolenia
Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty szkolenia, które jest niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku i które odbywa się na podstawie polecenia przełożonego lub postanowień układu zbiorowego pracy bądź innego porozumienia zbiorowego, regulaminu, przepisów prawa albo umowy o pracę. Zatem muszą zostać łącznie spełnione te same przesłanki, które zostały określone w odniesieniu do zaliczenia czasu szkolenia do czasu pracy pracownika.
2.2. Sposób finansowania
Pracodawca ma swobodę w zakresie formy finansowania szkolenia. Kodeks pracy nie reguluje tego. Najczęściej w praktyce pracodawcy stosują:
- bezpośrednią opłatę za szkolenie organizatorowi,
- zwrot opłaty uiszczonej wcześniej przez pracownika ze środków własnych w ustalonym z nim terminie.
3. Szkolenia "pozazawodowe"
Pracodawca nie ma obowiązku stosowania kodeksowych zasad rozliczania czasu szkoleń oraz ich finansowania w przypadku szkoleń, które nie mają związku z pracą wykonywaną przez pracownika, a także w sytuacji gdy pracownik jednostronnie podejmuje decyzję o udziale w szkoleniu.
Przykład
Pracownik działu IT uznał, że przyszłość stanowi sztuczna inteligencja wykorzystywana przy programowaniu. Pracodawca nie planuje jednak obecnie wykorzystania takiego narzędzia w firmie. Mimo to pracownik zapisał się na weekendowe szkolenie z wykorzystywania sztucznej inteligencji w jego obszarze IT. Pracodawca nie skierował pracownika na to szkolenie, a obowiązek jego odbycia nie wynika z żadnej regulacji prawnej. Pracodawca nie ma obowiązku sfinansowania takiego szkolenia. Czas na nie poświęcony nie będzie też czasem pracy i nie musi być jako taki rozliczony.
Podstawa prawna
art. 9413, art. 151-1511 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641
Magdalena Sybilska-Bonicka
specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy
