Bez zgody pracownika z wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania, podlegają potrąceniu tylko należności wymienione w art. 87 § 1 Kodeksu pracy (np. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych). Ponadto z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 Kp). Tego rodzaju odliczenie również nie wymaga zgody pracownika.

Potrącenia dobrowolne tylko za zgodą 

Należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 Kp mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Jest to forma pisemna, o której mowa w art. 78 Kodeksu cywilnego (pismo Biura Informacji GIP z 9 listopada 2022 r. w sprawie formy pisemnej zgody na potrącenia; UNP - GIP - 22 - 64985). Zgodnie z tym przepisem do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Z kolei do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Kwoty wolne przy potrąceniach z art. 91 Kodeksu pracy 

W przypadku tzw. potrąceń dobrowolnych wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy;
• 80% kwoty określonej w pkt 1 - przy potrącaniu innych należności niż określone wyżej.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty wolne ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy (stanowisko GIP z 22 lutego 2011 r., znak pisma: GPP-364-4560-8-1/11/PE/RP).

Do 30 czerwca 2024 r. kwota wolna wynosi 3221,98 zł (pełen etat, brak ulg podatkowych, brak PPK, podstawowe koszty uzyskania przychodów, kwota zmniejszająca podatek 300 zł), a 80% tej kwoty to 2577,58 zł. Od 1 lipca 2024 r. będzie to odpowiednio 3261,53 zł i 2609,22 zł.

Niższa kwota wolna obowiązuje przy potrąceniach innych niż na rzecz pracodawcy. Przykładem takich potrąceń są raty pożyczki udzielonej z kasy zapomogowo-pożyczkowej (KZP).

Potrącenia z tytułu pożyczki z KZP

W ramach funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego na wniosek członka KZP jest mu udzielana pożyczka, na podstawie umowy pożyczki. Raty pożyczek członków KZP będących osobami wykonującymi pracę zarobkową mogą być, za ich zgodą wyrażoną w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej, potrącane z wynagrodzenia lub z zasiłku.

Zatem pracownik z podstawowymi odliczeniami podatkowo-składkowymi, wynagradzany miesięczną stawką w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę może spłacać przez potrącenia z wynagrodzenia pożyczkę z KZP maksymalnie po 644,40 zł (3221,98 zł - 2577,58 zł) do czerwca br., a od lipca 2024 r. po 652,31 zł.

Po takim potrąceniu, gdy pracownikowi pozostanie do wypłaty tylko kwota wolna, nie można już nic więcej ująć, nawet gdyby pracownik złożył kolejną pisemną zgodę na dalsze odjęcie raty drugiej pożyczki. Przeszkodą ku temu jest kwota wolna, która w przypadku spłat pożyczki z zfśs wynosi - zgodnie z przeważającym stanowiskiem - 100% wynagrodzenia minimalnego netto (po odliczeniach podatkowo-składkowych). 

Jeśli pracodawca jako administrator środków z zfśs udzieli pracownikowi, zgodnie z regulaminem funduszu, pożyczki na cele mieszkaniowe, to niestety nie będzie mógł potrącać rat z wynagrodzenia pracownika na podstawie art. 91 K.p. 

Wówczas w umowie pożyczki należałoby zastrzec inny sposób zwracania przez pracownika pożyczki w formie rat.

Rozwiązaniem może być samodzielne wpłacanie przez pracownika comiesięcznych kwot, np. na konto pracodawcy lub do kasy zakładu, jeśli taka jest prowadzona.

Izabela Nowacka

ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym, autor licznych publikacji