Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne - jak je przeprowadzić

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne zależy od tego, jaki rodzaj pozarolniczej działalności prowadzi płatnik składek i jaką formę opodatkowania (przychodów z tej działalności) stosuje. Niektórzy płatnicy składek (przedsiębiorcy) mają obowiązek sporządzenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej w terminie do 20 maja 2024 r. Dotyczy to tych przedsiębiorców, w przypadku których wysokość składki jest zależna od uzyskanych przychodów lub dochodów.

Przedsiębiorcy, którzy wybrali opodatkowanie na zasadach ogólnych (czyli podatkiem liniowym lub według skali podatkowej) albo w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są zobowiązani po zakończeniu roku składkowego lub kalendarzowego ustalić roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Ma to na celu zweryfikowanie, czy roczna składka zdrowotna odpowiada sumie składek na ubezpieczenie zdrowotne wykazanych w dokumentach rozliczeniowych za poszczególne miesiące. Składka roczna może być wyższa lub niższa od sumy składek opłaconych miesięcznie.

Przedsiębiorcy zobowiązani do sporządzenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej

Obowiązek rocznego rozliczenia składki zdrowotnej dotyczy przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, którzy wybrali następujące formy opodatkowania:

• skala podatkowa,

• podatek liniowy,

• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Nie dotyczy to przedsiębiorców płacących podatek w formie karty podatkowej, właścicieli jednoosobowych spółek z o.o. czy spółek komandytowych.

Ustalanie rocznej składki zdrowotnej w przypadku opodatkowania działalności na zasadach ogólnych

Roczną podstawę wymiaru składki zdrowotnej w przypadku przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych stanowi dochód z działalności gospodarczej osiągnięty w ciągu roku, pomniejszony o zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne (o ile nie zostały zaliczone do kosztów). Dochodem jest różnica między osiągniętymi przychodami a poniesionymi kosztami uzyskania tych przychodów. Należy także uwzględnić różnice remanentowe.

Do przychodów uwzględnianych przy obliczeniu podstawy wymiaru składki nie zalicza się przychodów niepodlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym, z wyjątkiem:

• dochodów osiągniętych z działalności prowadzonej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej,

• dochodów z działalności gospodarczej osiągniętych z realizacji nowej inwestycji określonej w decyzji o wsparciu, o której mowa w ustawie o wspieraniu nowych inwestycji,

• przychodów podatników, którzy przenieśli miejsce zamieszkania na terytorium Polski, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł,

• przychodów podatników, którzy sprawowali władzę rodzicielską w stosunku do co najmniej 4 dzieci, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł,

• przychodów otrzymanych przez podatników po ukończeniu 60 roku życia w przypadku kobiety i 65 roku życia w przypadku mężczyzny, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł, pod warunkiem że nie otrzymują emerytury lub renty rodzinnej.

W celu ustalenia rocznej składki zdrowotnej roczny dochód należy pomnożyć przez odpowiednią stopę procentową składki zdrowotnej:

• 9% - działalność opodatkowana według skali podatkowej,
• 4,9% - działalność opodatkowana podatkiem liniowym.

Należy pamiętać, że kwota rocznej składki zdrowotnej dla osób prowadzących działalność gospodarczą nie może być niższa niż 9% iloczynu liczby miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w roku składkowym i minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w pierwszym dniu roku składkowego, tj. 1 lutego 2023 r. (12 x 3490 zł = 41 880 zł), w przypadku składki obliczanej od rocznej podstawy jej wymiaru (w 2023 r. dla pełnego roku składkowego jest to kwota 3769,20 zł - 9% x 41 880 zł). Jeżeli ustalona w ten sposób roczna składka zdrowotna będzie niższa niż 3769,20 zł, należy dokonać dopłaty.

W liczbie miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu nie uwzględnia się miesięcy, w których ubezpieczony spełniał warunki do zwolnienia z obowiązku opłacania składki zdrowotnej. Dotyczy to m.in.:

• emerytów i rencistów pobierających świadczenia w kwocie niższej niż minimalne wynagrodzenie, którzy opłacają podatek w formie karty podatkowej lub uzyskują miesięczny przychód z działalności w kwocie nieprzekraczającej 50% najniższej emerytury,

• osób posiadających orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, które opłacają podatek w formie karty podatkowej lub uzyskują miesięczny przychód z działalności w kwocie nieprzekraczającej 50% najniższej emerytury.

Tabela 1. Wysokość rocznej składki zdrowotnej

Roczne rozliczenie obejmuje rok składkowy, który trwa od lutego danego roku do stycznia następnego roku, czyli od 1 lutego 2023 r. do 31 stycznia 2024 r. 

Roczna składka zdrowotna a ryczałt ewidencjonowany

W przypadku przedsiębiorców opodatkowanych na zasadzie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych roczna podstawa wymiaru składki zdrowotnej jest ustalana w zależności od kwoty rocznego przychodu. Przychód jest pomniejszany o kwoty opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne.

Przy ustalaniu rocznej składki zdrowotnej bierze się pod uwagę tylko okres prowadzenia działalności (i podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu). Nie uwzględnia się okresu zawieszenia działalności ani okresów, w których przedsiębiorca był zwolniony z opłacania składki zdrowotnej na podstawie odpowiednich przepisów. Dochody i koszty z tego okresu nie są więc brane pod uwagę przy obliczaniu składki zdrowotnej.

Przychody osiągnięte z działalności gospodarczej opodatkowanej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (uwzględniane przy ustaleniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne) pomniejsza się o kwoty opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne. W tych przychodach nie uwzględnia się przychodów niepodlegających opodatkowaniu, innych niż zwolnione z podatku w związku z przeniesieniem rezydencji podatkowej na terytorium Polski, wychowywaniem 4 dzieci oraz pozostawaniem na rynku pracy po osiągnięciu wieku emerytalnego.

W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych roczne rozliczenie składki zdrowotnej obejmuje rok kalendarzowy, tj. od 1 stycznia do 31 grudnia 2023 r.

Roczną podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne dla przedsiębiorców opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych stanowi:

• iloczyn liczby miesięcy w roku kalendarzowym i kwoty równej 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli osiągnięte przychody z działalności nie przekroczyły w tym okresie kwoty 60 000 zł,

• iloczyn liczby miesięcy w roku kalendarzowym i kwoty równej przeciętnemu miesięcznemu wynagrodzeniu, jeżeli osiągnięte przychody z działalności przekroczyły w tym okresie kwotę 60 000 zł i nie przekroczyły kwoty 300 000 zł,

• iloczyn liczby miesięcy w roku kalendarzowym i kwoty równej 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli osiągnięte przychody z działalności przekroczyły w tym okresie kwotę 300 000 zł.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne w przypadku tych osób wynosi 9% podstawy wymiaru.

Do ustalenia podstawy wymiaru składki zdrowotnej przyjmuje się kwotę przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski". W IV kwartale 2022 r. była to kwota 6965,94 zł dla rozliczenia składki zdrowotnej za 2023 r.

Tabela 2. Roczna podstawa wymiaru i wysokość składki zdrowotnej

Przedsiębiorcy opodatkowani w formie ryczałtu ewidencjonowanego mieli możliwość wyboru, czy chcą opłacać składkę zdrowotną na podstawie przychodu z roku poprzedniego czy od bieżących przychodów. W sytuacji gdy składka zdrowotna była opłacana na podstawie narastających przychodów w ciągu roku, wskutek rozliczenia rocznego może powstać niedopłata składki zdrowotnej. 

W razie przekroczenia kwoty przychodów w danym miesiącu, za ten miesiąc należy rozliczyć składkę zdrowotną od podstawy wymiaru obowiązującej dla kolejnego progu przychodów.

Ustalenie rocznej podstawy wymiaru składki zdrowotnej w przypadku kilku działalności

W sytuacji gdy przedsiębiorca prowadzi kilka działalności, opodatkowanych w różnej formie, to roczną podstawę wymiaru składki zdrowotnej powinien ustalić dla każdej działalności osobno, przy zastosowaniu zasad obowiązujących dla danej formy opodatkowania.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi więcej niż jedną pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowaną np. według skali podatkowej, podatkiem liniowym, składka na ubezpieczenie zdrowotne jest opłacana od sumy dochodów. 

W przypadku prowadzenia więcej niż jednej pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowanej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, w celu ustalenia limitu przychodów określających wysokość składki zdrowotnej, przyjmuje się sumę przychodów z tych działalności.

Przedsiębiorca na żądanie ZUS ma obowiązek przekazać informację i przedstawić dokumenty potwierdzające stosowaną formę opodatkowania oraz wysokość przychodu lub dochodu z pozarolniczej działalności stanowiącego podstawę wymiaru składki, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

Zakończenie działalności a rozliczenie rocznej składki zdrowotnej 

Obowiązek rozliczenia rocznej składki zdrowotnej w przypadku zakończenia działalności zależy od formy opodatkowania oraz od tego, czy nastąpiło to w trakcie roku składkowego czy kalendarzowego. 

W sytuacji gdy zakończenie działalności nastąpiło np. w styczniu 2023 r., to przedsiębiorcy rozliczający się w formie ryczałtu będą zobowiązani do rozliczenia składki zdrowotnej, gdyż podstawę wymiaru składki zdrowotnej ustala się dla roku kalendarzowego, tj. od 1 stycznia do 31 grudnia 2023 r. Natomiast w przypadku przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych (według skali podatkowej lub podatkiem liniowym) obowiązek rozliczenia składki zdrowotnej nie powstanie - rok składkowy obejmuje bowiem okres od 1 lutego 2023 r. do 31 stycznia 2024 r.

Jeżeli działalność gospodarcza została zakończona w trakcie roku, należy wypełnić tylko część dotyczącą rocznego rozliczenia składki zdrowotnej w deklaracji ZUS DRA za kwiecień 2024 r.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej w przypadku braku dokumentów rozliczeniowych

ZUS zwraca uwagę, jak istotne jest, aby na koncie płatnika składek znajdowały się poprawne dokumenty rozliczeniowe za wszystkie miesiące danego roku kalendarzowego lub składkowego. W sytuacji gdy płatnik składek nie złożył wymaganych dokumentów za dany miesiąc, ZUS wysyła informację o braku dokumentów rozliczeniowych za ten miesiąc (elektronicznie na profil PUE ZUS lub listownie). Zdaniem ZUS:

ZUS

Jeśli mimo tych przypomnień po zakończeniu roku na koncie płatnika składek nadal nie będzie zapisanych i rozliczonych dokumentów, ZUS wyśle kolejne zawiadomienie o ich braku. W sytuacji gdy do ZUS nadal nie zostaną przekazane wymagane dokumenty, ZUS sporządzi je z urzędu i uwzględni w saldzie konta płatnika. Na tej podstawie zostanie przygotowane roczne rozliczenie składki zdrowotnej. Może to wpłynąć na stan rozliczeń na ubezpieczenie zdrowotne i na konieczność dopłaty składek. 

Termin rozliczenia rocznej składki zdrowotnej

Rozliczenia rocznej składki zdrowotnej należy dokonać w deklaracji składanej za miesiąc, w którym upływa termin na złożenie zeznania rocznego, czyli za kwiecień 2024 r.:

• ZUS DRA (blok XII), jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą jednoosobowo,

• ZUS RCA (blok III.F), jeżeli opłaca składki za inne osoby (np. pracowników, zleceniobiorców).

Dokumenty te należy przekazać do ZUS do 20 maja 2024 r.

Rozliczenie rocznej składki zdrowotnej w przypadku niedopłaty lub nadpłaty

Jeżeli w wyniku rocznego rozliczenia okaże się, że składka na ubezpieczenie zdrowotne została:

• opłacona w kwocie wyższej niż ustalona, będzie przysługiwał jej zwrot - chyba że przedsiębiorca ma zaległości składkowe lub nienależnie pobrał świadczenia z ubezpieczenia społecznego, których zwrotu domaga się ZUS,

• opłacona w kwocie niższej niż ustalona - należy ją uregulować wraz ze składką za kwiecień 2024 r., czyli do 20 maja.

Jeżeli wskutek rozliczenia rocznej składki zdrowotnej powstanie nadpłata, tzn. jeżeli suma składek na ubezpieczenie zdrowotne wpłaconych w ciągu roku jest wyższa od rocznej podstawy wymiaru składki ustalonej w zależności od stosowanej formy opodatkowania, przedsiębiorcy przysługuje zwrot nadpłaconej składki.

O zwrot można wystąpić w terminie miesiąca od upływu terminu do złożenia zeznania rocznego, czyli do 31 maja danego roku. Wnioski złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Wniosek o zwrot składa się w formie dokumentu elektronicznego podpisanego m.in.:

• podpisem kwalifikowanym,
• podpisem zaufanym,
• podpisem osobistym.

ZUS zwróci nadpłacone składki pod warunkiem braku zaległości na koncie płatnika składek z tytułu składek lub zaległości z tytułu nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych, do zwrotu których został zobowiązany płatnik składek, oraz złożenia wniosku o zwrot do 31 maja. W przypadku wystąpienia zaległości z tytułu składek lub nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych, do zwrotu których został zobowiązany płatnik składek, kwota zwrotu podlega zaliczeniu na poczet tych zaległości.

ZUS dokonuje zwrotu nadpłaty na rachunek bankowy, nie później niż w terminie 3 miesięcy od upływu terminu do złożenia zeznania podatkowego. Jeżeli ZUS zwróci kwotę nadpłaty składek, dokonane rozliczenie rocznej podstawy wymiaru i należnych składek będzie uznane za ostateczne. 

Małgorzata Kozłowska

radca prawny, specjalista i praktyk, od wielu lat zajmuje się prawem ubezpieczeń społecznych