Korekta rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne - jak ją przeprowadzić

Wysokość składki zdrowotnej w danym roku ustala się na podstawie faktycznie uzyskanego w tym okresie przychodu lub dochodu (w zależności od formy opodatkowania). Jeśli płatnik dokona korekty zeznania podatkowego za 2022 r., będzie to miało wpływ na podstawę wymiaru i wysokość składki zdrowotnej za ten rok - może wówczas powstać zaległość lub nadpłata składki zdrowotnej. Więc w takim przypadku będzie również konieczna korekta rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

W rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej składanym do 22 maja 2023 r. płatnicy wykazywali faktyczny przychód lub dochód (w zależności od wybranej formy opodatkowania), jaki osiągnęli w 2022 r.:

• w przypadku opodatkowania według skali podatkowej i podatkiem liniowym - dochód osiągnięty z tytułu prowadzonej działalności;
• w przypadku zryczałtowanego podatku dochodowego - w zależności od kwoty osiągniętych przychodów był to iloczyn miesięcy podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu i kwoty odpowiadającej 60%, 100% i 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku.

Na tej podstawie została ustalona wysokość rocznej składki zdrowotnej za 2022 r.

Jeśli z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej wyszła kwota do zwrotu lub dopłata, wykazana w deklaracji rocznej (za kwiecień 2023 r.), nie należy dokonywać korekt deklaracji miesięcznych. Kwota dopłaty była doliczana do kwoty miesięcznej składki na ubezpieczenie zdrowotne za kwiecień oraz do łącznej kwoty do zapłaty.

Korekta rocznego rozliczenia składki zdrowotnej

W sytuacji gdy roczne przychody lub dochody płatnika okazują się wyższe lub niższe niż zadeklarowane w złożonej deklaracji ZUS DRA, należy wówczas dokonać korekty wysokości składki zdrowotnej, aby odzwierciedlała przychody lub dochody faktycznie osiągnięte przez płatnika w danym roku.

Jeżeli płatnik dokonał korekty zeznania podatkowego z tytułu działalności za ubiegły rok, która wpłynęła na podstawę wymiaru składki zdrowotnej, powinien również skorygować roczne rozliczenie składki zdrowotnej wykazane w dokumentach ZUS DRA/RCA za kwiecień 2023 r., tak aby wysokość składki zdrowotnej wynikała z rzeczywistych przychodów bądź dochodów płatnika uzyskanych w danym roku. Korekty rocznej składki zdrowotnej dokonuje się poprzez sporządzenie deklaracji ZUS DRA za kwiecień, składanej z kolejnym numerem identyfikacyjnym deklaracji (np. 02).

Powyższy obowiązek dotyczy każdego płatnika, u którego po dokonaniu korekty zeznania podatkowego za dany rok składka zdrowotna ulegnie zwiększeniu bądź zmniejszeniu.

W wyniku złożenia korekty rocznej składki zdrowotnej może powstać niedopłata lub nadpłata składki zdrowotnej w stosunku do kwoty składki wykazanej w pierwotnej deklaracji. W przypadku powstania niedopłaty składki zdrowotnej konieczne będzie jej uregulowanie razem z odsetkami.

Nieuregulowanie zaległych składek stanowi naruszenie przepisów ustawy (wykroczenie), za co grozi grzywna do 5000 zł. ZUS, który jest odpowiedzialny za pobór składek zdrowotnych, może również wymierzyć płatnikowi opłatę dodatkową w wysokości do 100% nieopłaconych składek, a także wszcząć postępowanie egzekucyjne.

Korektę rozliczenia rocznej składki zdrowotnej należy złożyć najpóźniej do dnia przekazania do ZUS wniosku o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej wynikającej z rocznego rozliczenia. Korektę za poprzedni rok (2022 r.) trzeba było przekazać do ZUS do 1 czerwca 2023 r. Jeżeli płatnik nie wnioskował o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej, na złożenie korekty miał czas do 30 czerwca 2023 r.

Z przepisów nie wynika, jaki jest tryb postępowania w razie złożenia korekty rozliczenia rocznego składki zdrowotnej po 30 czerwca 2023 r. 

ZUS w komunikacie z 13 stycznia 2023 r. dostępnym na stronie internetowej (www.zus.pl) jedynie informuje: 

ZUS

(…) każda korekta rocznego rozliczenia przekazana do ZUS po wniosku o zwrot nadpłaty lub po 30 czerwca danego roku zawsze musi być sprawdzona i wyjaśniona z Krajową Administracją Skarbową. Oznacza to, że dokument korygujący za kwiecień danego roku, w którym zmieni się roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne, będzie objęty postępowaniem prowadzonym we współpracy z KAS. Zmiana rozliczenia składki zdrowotnej za ten rok będzie zależeć od wyniku tej weryfikacji. Korekta rocznego rozliczenia powinna mieć odzwierciedlenie w korekcie zeznania podatkowego w urzędzie skarbowym.

Oznacza to, że jeśli płatnik składek złożył dokumenty korygujące dopiero po dniu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej lub po 30 czerwca 2023 r., to w razie powstania nadpłaty składki zdrowotnej jej rozliczenie będzie możliwe dopiero po wyjaśnieniu zaistniałej sytuacji z Krajową Administracją Skarbową (KAS).

Należy wskazać, że w świetle obowiązujących przepisów korekty rozliczenia podatkowego czy w zakresie składek można złożyć w okresie 5 lat, co wiąże się z okresem przedawnienia tych należności. 

Potwierdza to również ZUS we wspomnianym komunikacie:

ZUS

 (…) korektę dokumentów za kwiecień z rocznym rozliczeniem możesz złożyć w ciągu 5 lat od dnia, w którym upłynął termin na ich opłacenie.

Korekty w zakresie składki zdrowotnej składane na bieżąco

Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS dokumenty rozliczeniowe ze skorygowaną składką na ubezpieczenie zdrowotne należy sporządzić w następujących sytuacjach:

• płatnik wybrał opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i rozlicza składki na ubezpieczenie zdrowotne na podstawie przychodów uzyskanych w poprzednim roku kalendarzowym. W wyniku rocznego rozliczenia w urzędzie skarbowym ustalił inną kwotę przychodu.

W takim przypadku płatnik powinien opłacać składkę na ubezpieczenie zdrowotne przez cały rok w tej samej wysokości. Wysokość składki zdrowotnej jest ustalana na podstawie przychodów z poprzedniego roku. Jeśli w rozliczeniu rocznym podatku w urzędzie skarbowym płatnik ustalił kwotę przychodu za poprzedni rok w innej wysokości niż kwota przychodu, którą wykazywał w miesięcznych dokumentach rozliczeniowych przekazanych do ZUS, to powinien złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych. Wówczas należy skorygować dokumenty złożone do ZUS od stycznia danego roku.

Jeżeli miesięczne składki na ubezpieczenie zdrowotne zostały ustalone w kwocie niższej, niż powinny być naliczone, płatnik składek ma obowiązek dopłacić różnicę wraz z odsetkami za zwłokę.

• zmiana formy opodatkowania w trakcie roku - nowa forma opodatkowania obowiązuje od początku roku, co oznacza, że dokumenty rozliczeniowe należy skorygować od stycznia danego roku.

Jeżeli nastąpiła zmiana formy opodatkowania za 2022 r. w trybie przepisów Polskiego Ładu 2.0., tj.:

• z ryczałtu na opodatkowanie według skali od 1 lipca 2022 r.,
• z podatku liniowego lub ryczałtu na opodatkowanie według skali z mocą wsteczną od 1 stycznia 2022 r.,

nie należy korygować miesięcznych rozliczeń składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Brak obowiązku korygowania dokumentów rozliczeniowych dotyczących składki zdrowotnej za dany miesiąc

Jeśli płatnik ustalił nieprawidłowo wysokość przychodów lub dochodów za dany miesiąc i rozlicza się na zasadach ogólnych lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, to przy obliczaniu wysokości dochodu za dany miesiąc lub wysokości przychodów liczonych narastająco od początku roku nie należy uwzględniać określonego przychodu lub wydatków zakwalifikowanych jako koszty uzyskania przychodu. Wówczas nie musi korygować rozliczeń za dany miesiąc. Te przychody lub wydatki powinien uwzględnić na bieżąco w rozliczeniach za kolejny okres, a więc za miesiąc, za który przekazuje dokumenty rozliczeniowe w danym roku.

Płatnik składek nie musi zatem korygować miesięcznej składki zdrowotnej wstecz, ponieważ rozliczenie przychodów lub dochodów i wysokości składki zdrowotnej zostanie uwzględnione w rozliczeniu rocznym.

Dotyczy to również sytuacji, gdy na skutek zmiany przepisów, które weszły w życie 13 kwietnia 2022 r., w zakresie naliczania składki zdrowotnej, zmianie uległ sposób ustalania:

• dochodu - w odniesieniu do płatników opodatkowanych na zasadach ogólnych (wyłączenie przychodów niepodlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym, uwzględnienie różnic remanentowych, wyłączenie odpisów amortyzacyjnych);
• lub przychodu w odniesieniu do płatników rozliczających się ryczałtem (wyłączenie przychodów niepodlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym).

ZUS w informacji pt. "Roczne rozliczenie składki zdrowotnej - pytania i odpowiedzi" omawia różne sytuacje, w których nie ma obowiązku korygowania dokumentów rozliczeniowych w zakresie składki zdrowotnej za poszczególne miesiące. 

Przykładowo w sytuacji gdy przedsiębiorca opodatkowany ryczałtem ewidencjonowanym omyłkowo obliczył składkę zdrowotną za dany miesiąc na podstawie przychodu za poprzedni rok, zamiast za rok bieżący. W tym przypadku nie musi korygować deklaracji ZUS DRA za cały rok. 

ZUS wyjaśnia, że płatnik opodatkowany ryczałtem ewidencjonowanym może ustalać miesięczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne na podstawie przychodu bieżącego lub na podstawie przychodu ubiegłorocznego (o ile spełniał do tego warunki wskazane w ustawie, m.in. prowadził działalność opodatkowaną w ten sposób lub na zasadach ogólnych przez cały poprzedni rok kalendarzowy). Nie ma przy tym znaczenia, którą formę wybrał płatnik w ustalaniu miesięcznych składek za 2022 r. Natomiast roczną podstawę wymiaru i składkę zdrowotną powinien ustalić w oparciu o przychód uzyskany w 2022 r.

Małgorzata Kozłowska

radca prawny, specjalista i praktyk, od wielu lat zajmuje się prawem ubezpieczeń społecznych