Wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę lub o bardziej przewidywalne warunki pracy - co powinien zawierać

Pracownik powinien wskazać we wniosku o zmianę rodzaju umowy o pracę, że chciałby zmienić rodzaj umowy na czas nieokreślony. Natomiast w przypadku wniosku o bardziej przewidywalne warunki pracy powinien podać, że chciałby np. zwiększyć wymiar etatu lub zmienić rodzaj pracy. Pracownik nie ma obowiązku uzasadniać swojego wniosku. Wystarczy, że przekaże go pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej.

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 r., dała pracownikom zatrudnionym u danego pracodawcy przez okres co najmniej 6 miesięcy możliwość, aby jeden raz w trakcie roku kalendarzowego wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy (art. 29³ § 1 Kodeksu pracy).

Możliwość wnioskowania o zmianę warunków współpracy w tym trybie nie dotyczy jednak pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na okres próbny.

Do wskazanego powyżej minimalnego stażu pracy wlicza się także okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli doszło do jego przejęcia w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy. Okresy zatrudnienia wliczane są także w innych przypadkach, jeżeli z mocy odrębnych przepisów pracodawca jest następcą prawnym poprzedniego zakładu pracy zatrudniającego pracownika.

Jeśli pracownik zdecyduje się skorzystać ze swojego uprawnienia do złożenia wniosku o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, to pracodawca powinien, w miarę możliwości, go uwzględnić. 

Pracodawca powinien rozważyć każdy złożony w tym trybie wniosek pracownika, biorąc przy tym pod uwagę potrzeby zarówno swoje, jak i zatrudnionego.

Na odpowiedź pracodawca ma 1 miesiąc. W tym terminie powinien przekazać pracownikowi odpowiedź w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 29³ § 3 Kodeksu pracy). Ponadto każda odmowna odpowiedź powinna zawierać uzasadnienie. 

Pracodawca, który odpowie na wniosek pracownika w terminie przekraczającym 1 miesiąc lub udzieli odpowiedzi w terminie, ale nie poinformuje w niej o przyczynie odmowy, podlega grzywnie od 1000 zł do 30 000 zł.

Pracodawca musi bardzo rozważnie podejmować decyzje i działania w kierunku rozwiązania umowy o pracę z osobą, która wnioskowała o zmianę umowy na bezterminową lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki zatrudnienia, ponieważ wystąpienie z takim wnioskiem nie może stanowić przyczyny:

• wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę, 

• przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, 

• zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę (art. 29⁴ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

Wzór 1. Wniosek w sprawie zmiany rodzaju umowy o pracę lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy

Komentarz 1. Data sporządzenia wniosku

We wniosku trzeba wskazać datę jego sporządzenia. Nie jest ona jednak tożsama z datą złożenia wniosku. Oznacza to, że niekoniecznie będzie to data, od której będzie liczył się 1-miesięczny termin na udzielenie odpowiedzi na wniosek. Będzie tak tylko wówczas, gdy tego samego dnia wniosek ten zostanie pracodawcy prawidłowo doręczony.

Komentarz 2. Zakres wnioskowanych zmian

Kluczowym elementem wniosku jest określenie zakresu zmian, o jakie prosi pracownik. 

W praktyce wnioski składane w trybie art. 29³ Kodeksu pracy obejmują prośby o:

• zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub 
• bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy.

W drugim przypadku przepis wskazuje, że chodzi o zmiany rodzaju pracy lub wymiaru czasu pracy. Jednak nie jest to katalog zamknięty. Zatem możliwe jest zawnioskowanie także o inną zmianę, która będzie skutkowała bardziej przewidywalnymi i bezpiecznymi warunkami pracy, np. w podstawowym systemie czasu pracy zamiast równoważnym.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wniosek obejmował zmiany kilku warunków zatrudnienia.

Komentarz 3. Uzasadnienie wniosku

Uzasadnienie wniosku nie jest jego obowiązkowym elementem. Należy jednak zaznaczyć, że wskazanie przyczyn, dla których pracownik decyduje się na prośbę o zmianę, i motywacji, które nim kierują, może pomóc pracodawcy w podjęciu pozytywnej dla pracownika decyzji. 

Komentarz 4. Pokwitowanie przyjęcia wniosku

Pokwitowanie przez pracodawcę, że otrzymał wniosek, leży w interesie pracownika, dla którego jest to dowód, że przekazał dokument. Ważne jest także wskazanie daty otrzymania przez pracodawcę wniosku, ponieważ od niej będzie liczony 1-miesięczny okres na odpowiedź pracodawcy. 

Wariant 1

Wzór 2. Odpowiedź pracodawcy akceptująca wniosek pracownika w sprawie zmiany rodzaju umowy o pracę lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy

Komentarz 1. Data sporządzenia odpowiedzi

W odpowiedzi na wniosek pracownika trzeba wskazać datę jej przygotowania. Nie jest ona jednak tożsama z datą jej przekazania pracownikowi. Oznacza to, że niekoniecznie będzie to data, do której będzie liczył się czas na udzielenie odpowiedzi na wniosek pracownika. Będzie tak tylko wówczas, gdy tego samego dnia odpowiedź ta zostanie prawidłowo doręczona pracownikowi. Pracodawca ma 1 miesiąc na doręczenie pracownikowi odpowiedzi. Niedotrzymanie tego terminu stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Komentarz 2. Akceptacja wniosku

Kluczowym elementem odpowiedzi jest decyzja pracodawcy, jak odnosi się on do wniosku pracownika. Może on w pełni przychylić się do wniosku pracownika lub częściowo zgodzić się na prośby pracownika albo odmówić. Ważne natomiast jest, aby w decyzji wyraźnie wskazać, na jaki wniosek pracodawca odpowiada, np. z 10 kwietnia 2024 r. Pozwoli to uniknąć nieporozumień.

Komentarz 3. Przedstawienie nowych warunków zatrudnienia

Pracodawca powinien w swojej odpowiedzi precyzyjnie opisać warunki zatrudnienia, które w wyniku akceptacji prośby pracownika ulegną zmianie. Nie wystarczy samo wskazanie warunków, jakie strony przyjmą, ale konieczne jest także wskazanie, od kiedy zaczną one obowiązywać.

Komentarz 4. Porozumienie zmieniające

Dobrym zwyczajem jest załączenie do odpowiedzi na wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na bezterminową lub bezpieczniejsze i bardziej przewidywalne warunki zatrudnienia przygotowanej przez pracodawcę propozycji porozumienia zmieniającego warunki pracy, tak aby pracownik miał możliwość zapoznania się z nimi i świadomego potwierdzenia, że mu one odpowiadają. 

Wariant 2

Wzór 3. Odpowiedź częściowo akceptująca wniosek pracownika w sprawie zmiany rodzaju umowy o pracę lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy

Komentarz 1. Częściowa akceptacja wniosku

Pracodawca może wyrazić zgodę na część wnioskowanych przez pracownika zmian, a co do części udzielić odpowiedzi odmownej. Ważne, aby również w tym przypadku przekazać precyzyjnie nowe warunki zatrudnienia. Dobrym zwyczajem będzie także przygotowanie propozycji porozumienia zmieniającego, które pracownik po zapoznaniu się z nim może zaakceptować lub przejść do dodatkowych negocjacji.

Komentarz 2. Uzasadnienie częściowej akceptacji wniosku

W razie choćby częściowej odmowy, nawet w przypadku odrzucenia tylko jednej z wnioskowanych przez pracownika zmian, pracodawca ma obowiązek uzasadnić tę odmowę. Uzasadnienie musi być konkretne i prawdziwe. Brak uzasadnienia nawet częściowej odmowy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Wariant 3

Wzór 4. Odpowiedź odmowna na wniosek pracownika w sprawie zmiany rodzaju umowy o pracę lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy

Komentarz 1. Odmowa akceptacji wniosku

Pracodawca może zupełnie nie przychylić się do złożonego przez pracownika wniosku. Jednak musi być w stanie wykazać, że faktycznie nie ma możliwości wyjścia naprzeciw prośbom pracownika. Argumenty te powinien przytoczyć w uzasadnieniu, które jest obowiązkowym elementem odmownej odpowiedzi na wniosek pracownika.

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy