Od 17 maja 2023 r. obowiązują zmiany w dokumentacji pracowniczej

W części B akt osobowych należy przechowywać wnioski pracowników o zmianę rodzaju umowy na umowę bezterminową lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, wnioski o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny, a także dokumenty dotyczące elastycznej organizacji pracy. Takie regulacje zawiera obowiązująca od 17 maja 2023 r. nowelizacja rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej jest spowodowana zmianami w Kodeksie pracy wprowadzonymi ustawą z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (tzw. nowelizacja work-life balance), która obowiązuje od 26 kwietnia 2023 r.

Nowe rodzaje dokumentów pracowniczych, które powinien przechowywać pracodawca

Zgodnie z nowym rozporządzeniem dokumentacja pracownika powinna zostać poszerzona o dodatkowe rodzaje wniosków i zgód, które pracownik powinien składać pracodawcy w ściśle określonych przypadkach wprowadzonych do porządku prawnego nowelizacją Kodeksu pracy. Dokumenty te pracodawca powinien umieszczać w części B akt osobowych lub w prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. 

W nowelizacji rozporządzenia zaktualizowano także limit wieku dzieci pracowników, do jakiego zatrudnieni rodzice korzystają z ochrony przed zlecaniem im pracy w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowaniem poza stałe miejsce pracy. Dotychczas pracodawca nie miał możliwości zlecania takich prac bez zgody pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia. Od 26 kwietnia 2023 r. granica wieku została przesunięta do 8 roku życia.

Wszystkie uwzględnione w znowelizowany rozporządzeniu dokumenty, zarówno nowe, jak i te zmodyfikowane, zostały przedstawione w tabeli.

Tabela. Dokumenty, które powinien przechowywać pracodawca, uwzględnione w znowelizowanym rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej

Pracodawcy muszą zwrócić szczególną uwagę na to, że wniosek o zastosowanie wobec pracownika wychowującego dziecko do lat 8 pracy w systemie przerywanym, skróconym lub weekendowym oraz o zastosowanie wobec takiej osoby ruchomego lub indywidualnego rozkładu czasu pracy nie jest tym samym co zgoda pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia na zatrudnienie w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy. Faktycznie w praktyce pracownik, który sam wnioskuje o pracę w systemie wymagającym pracy w wymiarze wyższym niż 8 godzin dziennie, ma świadomość, że przekroczy dobową normę czasu pracy. Można by zatem uznać, że już sam wniosek pracownika o taki system czasu pracy jest równoznaczny z jego zgodą na pracę powyżej 8 godzin dziennie. Jednak chcąc rzetelnie wypełnić obowiązki wynikające z rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, pracodawca powinien w części B akt osobowych przechowywać wniosek pracownika o pracę w systemie przewidującym przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, a niezależnie od tego w dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy tego pracownika mieć zgodę na pracę w takim systemie.

Wątpliwości dotyczące prawidłowego miejsca przechowywania dokumentów związanych z elastycznymi formami pracy

Podczas prac nad projektem rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pojawiły się uwagi, że pracodawcy będą mieli problem z ustaleniem, gdzie gromadzić dokumenty dotyczące elastycznej organizacji pracy. Konkretnie dotyczy to wniosków pracownika o:

• indywidualny rozkład czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
• skrócony system czasu pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
• weekendowy system czasu pracy (art. 144 Kodeksu pracy),
• ruchomy rozkład czasu pracy (art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy).

Problem dotyczący miejsca przechowywania tych wniosków wynika z faktu, że dotychczas były one ujęte w § 6 ust. 1 pkt b rozporządzenia o dokumentacji, wskazującym jako miejsce ich przechowywania dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. Nowelizacja omawianego rozporządzenia nie przewiduje zmiany w tym zakresie, nadal wnioski te pozostają ujęte w tym miejscu. Jednak jednocześnie przy zmianie przepisów dodano do rozporządzenia o dokumentacji obowiązek przechowywania tych samych wniosków w części B akt osobowych, poprzez dodanie lit. z w § 3 tego rozporządzenia. Co prawda wnioski wskazane w lit. z w § 3 rozporządzenia odnoszą się wyłącznie do pracowników korzystających z przywileju pracy elastycznej związanego ściśle z opieką nad dziećmi do lat 8, o których mowa w art. 188¹ Kodeksu pracy, a te same wnioski wskazane w § 6 ust. 1 pkt b rozporządzenia o dokumentacji dotyczą ogółu zatrudnionych (różnica polega na podstawie prawnej wniosku i tym, że w pierwszym przypadku pracodawca w miarę możliwości powinien przychylić się do wniosku pracownika, a w drugim przypadku nie ma takiego wymogu), jednak nie zmienia to faktu, że pracodawcy mogą mieć wątpliwość, gdzie faktycznie przechowywać dany wniosek. 

Mniej wątpliwości wzbudza sytuacja, gdy wniosek złoży pracownik niemający dzieci lub mający dzieci, które ukończyły 8 lat. Wówczas wniosek o elastyczną formę pracy należy przechowywać w dokumentacji czasu pracy. Jednak w przypadku rodzica dziecka do lat 8 powstaje dylemat, czy wniosek włożyć do części B akt osobowych czy do dokumentacji czasu pracy. Ewentualnie, w którym miejscu składować oryginał wniosku, a w którym jego kopie.

W uzasadnieniu do projektu rozporządzenia wskazano, że cała dokumentacja dotycząca stosowania elastycznej organizacji pracy ma być przechowywana przez pracodawcę w części B akt osobowych pracownika, również wtedy, gdy dotyczy np. ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy albo stosowania systemu skróconego tygodnia pracy. Jednak nie jest to jednoznaczna odpowiedź na wątpliwości pracodawców. 

W praktyce pracodawcy powinni więc za każdym razem weryfikować indywidualną sytuację pracownika, a konkretnie, czy ma on dziecko do lat 8, którym się opiekuje. Jeśli tak, to czy jego wniosek jest składany na podstawie art. 188¹ § 1 Kodeksu pracy, czy mimo takiej możliwości pracownik z niej nie korzysta i składa wniosek na zasadach ogólnych. Dopiero po zebraniu tych informacji pracodawcy powinni zdecydować, gdzie umieścić wniosek.

Istotny w tej sytuacji jest także fakt, że przepisy nie przewidują sankcji za nieprawidłowości w dokumentacji pracowniczej. W praktyce, jeśli inspektor pracy w trakcie kontroli stwierdzi, że dokument jest przechowywany w niewłaściwym miejscu, nie nałoży na pracodawcę grzywny z tego tytułu. Zgodnie z Kodeksem pracy wykroczeniem jest nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez wymagany przepisami okres albo pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Natomiast przepisy nie definiują pomyłki w miejscu przechowywania konkretnego dokumentu jako wykroczenia, a więc i nie przewidują w takim przypadku sankcji.

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy