Rozszerzono listę dokumentów, które powinny trafić do dokumentacji pracowniczej

Od 17 maja 2023 r. pracodawca ma obowiązek dołączać do dokumentacji pracowniczej nowe typy dokumentów. Jest to związane ze zmianami wprowadzonymi w Kodeksie pracy tzw. dyrektywą rodzicielską i dyrektywą work-life balance.

W rozporządzeniu nowelizującym zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej wprowadzono obowiązek umieszczania w części B akt osobowych pracownika:

- wniosku pracownika i odpowiedzi pracodawcy na wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy (art. 29³ § 1 i 3 Kodeksu pracy),

- wniosku pracownika i odpowiedzi pracodawcy na wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę (art. 29⁴ § 3 i 4 Kodeksu pracy),

- dokumentów dotyczących stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 188¹ Kodeksu pracy).

Zatem cała dokumentacja dotycząca stosowania elastycznej organizacji pracy, o której jest mowa w art. 188¹ Kodeksu pracy, będzie przez pracodawcę przechowywana w części B akt osobowych pracownika, także jeżeli będzie ona dotyczyła np. ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, o którym jest mowa w art. 142 Kodeksu pracy, albo stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, o którym jest mowa w art. 143 Kodeksu pracy. 

Ponadto pracodawca został zobowiązany do umieszczenia w dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wniosków pracownika dotyczących ubiegania się i korzystania:

• ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148¹ Kodeksu pracy),
• z urlopu opiekuńczego (art. 173¹ Kodeksu pracy).

Od 17 maja 2023 r. w dokumentacji pracowniczej powinna się również znaleźć zgoda pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy).

Ewa Sławińska

prawnik, redaktor naczelna "MONITORA księgowego"