Odpowiedzi MF na pytania o wdrożenie obowiązkowego KSeF

Obowiązkowy KSeF na pewno zostanie wdrożony, jednak z całą pewnością nie stanie się to w tym roku. Nowa data obowiązkowego korzystania z KSeF zostanie ogłoszona na przełomie kwietnia i maja 2024 r. Wówczas w każdym z 400 urzędów skarbowych rozpoczną się też szkolenia z korzystania z darmowego oprogramowania MF do wystawiania e-faktur. W związku z podjęciem prac audytowych i konsultacji MF odpowiedziało na pytania podatników odnoszące się do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Przedstawiamy zestawienie przygotowanych przez MF odpowiedzi.

1. Jaki jest planowany termin wdrożenia obowiązkowego KSeF?

Krajowy Systemu e-Faktur (KSeF), który miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 r. zostanie wdrożony w późniejszym terminie. Szczegóły w tym zakresie zostały wskazane w komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 19 stycznia 2024 r.: Przesunięcie terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF - Ministerstwo Finansów - Portal Gov.pl (www.gov.pl). Pewne jest, że KSeF w formule obowiązkowej nie wejdzie w życie w 2024 r.

Ministerstwo Finansów zleciło przeprowadzenie zewnętrznego audytu informatycznego dotyczącego KSeF.

Podczas spotkania, które odbyło się w dniu 2 lutego 2024 r. z przedstawicielami organizacji, które dotąd brały udział w konsultacjach w sprawie wdrożenia KSeF Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wskazanie nowej daty obowiązkowego KSeF planowane jest na przełomie kwietnia i maja (https://www.gov.pl/web/finanse/wkrotce-zaczna-sie-konsultacje-w-sprawie-ksef).

Przesuwając termin wdrożenia resort finansów wziął również pod uwagę opinie przedsiębiorców. Stabilność i przewidywalność prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, w tym pewność, że wystawiane przez podatników faktury zostaną skutecznie przesłane do systemu, stanowią jeden z priorytetów działań MF. Z tego też względu Ministerstwo Finansów dołoży wszelkich starań, aby tak szybko jak jest to możliwe zostały przeprowadzone odpowiednie zmiany legislacyjne oraz zostały wydane akty wykonawcze, a przedsiębiorcy mieli odpowiednią ilość czasu na zapoznanie się ze zmianami oraz ich wdrożeniem.

Szczegółowe informacje dotyczące dalszych prac nad wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur będą publikowane na stronach Ministerstwa Finansów.

2. Jak MF planuje wspomóc podatników w prawidłowej weryfikacji statusu kontrahentów w związku z obowiązkiem wystawiania faktur na rzecz podatników zwolnionych z VAT?

Z uwagi na podnoszone przez przedsiębiorców wątpliwości, powyższe zagadnienie będzie przedmiotem szczegółowej analizy po stronie Ministerstwa Finansów. Kluczowe będą także wyniki rozpoczynających się niebawem konsultacji publicznych. Ewentualne zmiany będą dokonywane w dialogu z przedsiębiorcami.

3. Jaki jest harmonogram działań w zakresie wdrożenia KSeF?

Zgodnie z informacji przekazanymi podczas spotkania, które odbyło się w dniu 2 lutego 2024 r. z przedstawicielami organizacji, które dotąd brały udział w konsultacjach w sprawie wdrożenia KSeF wskazanie nowej daty obowiązkowego KSeF planowane jest na przełomie kwietnia i maja (https://www.gov.pl/web/finanse/wkrotce-zaczna-sie-konsultacje-w-sprawie-ksef).

Przesuwając termin wdrożenia resort finansów wziął również pod uwagę opinie przedsiębiorców. Należy podkreślić, że nie jest planowana rezygnacja z wdrożenia KSeF w wersji obligatoryjnej ani jego odroczenie do czasu wejścia w życie przepisów unijnych związanych z tzw. pakietem VIDA.

Szczegółowe informacje dotyczące dalszych prac nad wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur będą publikowane na stronach Ministerstwa Finansów.

4. Które z wymagań funkcjonalnych KSeF zostaną utrzymane?

Nie są planowane zmiany dotyczące art. 106na ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w myśl którego fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Ministerstwo Finansów nie zdiagnozowało także potrzeby dokonania zmian związanych z nadawaniem numerów KSeF. Nie jest planowana likwidacja obowiązku wskazywania numeru KSeF faktury w przelewie.

Nie przewiduje się również modyfikacji struktury FA(2) w zakresie pola IDWew dotyczącego modelu uprawnień wykorzystującego unikalny identyfikator wewnętrzny zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.

Kwestię ewentualnego włączenia do KSeF faktur B2C chcielibyśmy omówić z przedsiębiorcami w rozpoczynanych konsultacjach publicznych.

5. Jakie instrumenty wsparcia planuje MF w związku z wydatkami przedsiębiorców na KSeF?

Bezpośrednie korzyści biznesowe związane z KSeF przedsiębiorcy odczują po wdrożeniu systemu. Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności. Nabywca będzie miał pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.

Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności.

Warto podkreślić, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, co daje realną możliwość oszczędności, związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów przez przedsiębiorców.

Do instrumentów wsparcia podatników zaliczają się także udostępnione przez Ministerstwo Finansów bezpłatne narzędzia tj. Aplikacja Podatnika KSeF czy zaktualizowana e-mikrofirma. Trwają prace nad udostępnieniem aplikacji mobilnej.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnicy mogą uwzględnić koszty wdrożenia KSeF w podatku dochodowym, a podatnicy VAT czynni mogą dokonać odliczenia podatku naliczonego w przypadku zakupów towarów i usług związanych z wdrożeniem KSeF.

6. Czego dotyczy audyt KSeF?

Audyt dotyczy w szczególności wydajności systemu. Obejmuje weryfikację rozwiązań technologicznych przyjętych dla zapewnienia odpowiedniego poziomu wydajności. Ewentualna implementacja wniosków płynących z audytu powinna pozostać neutralna dla parametrów oprogramowania zamówionego przez przedsiębiorców.

7. Czy obligatoryjny KSeF wejdzie w życie w tym samym terminie dla wszystkich podmiotów?

Z uwagi na podnoszone przez przedsiębiorców wątpliwości, powyższe zagadnienie będzie przedmiotem szczegółowej analizy po stronie Ministerstwa Finansów. Zagadnienie to będzie omawiane w dedykowanej do tego celu grupie z udziałem osób, które zgłoszą się do jej prac.

8. Czy MF planuje zmiany w strukturze FA(2)?

Struktura e-faktury na etapie jej projektowania była poddana szerokim konsultacjom publicznym. Uwagi zgłaszane w trakcie konsultacji zostały w dużej mierze uwzględnione.

Struktura FA(2) oprócz elementów, których występowanie regulowane jest w art. 106a - 106q ustawy o podatku od towarów i usług, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku.

Biorąc powyższe pod uwagę, Ministerstwo Finansów nie przewiduje modyfikacji struktury FA(2). Powodem przemawiającym za pozostawieniem obecnej struktury są koszty po stronie przedsiębiorców związane z przeprowadzeniem już zamówionych produktów. Ponadto, taka decyzja mogłaby wydłużyć okres potrzebny do ich wdrożenia.

9. Czy MF przygotuje podręcznik KSeF?

Kompendium wiedzy na temat Krajowego Systemu e-Faktur jest w trakcie przygotowania. Planowane jest opublikowanie podręcznika KSeF, w którym zostaną przedstawione kluczowe zagadnienia związane z obowiązkowym e-fakturowaniem. Podręcznik będzie zawierał wytyczne dotyczące między innymi nadawania uprawnień do korzystania z KSeF i uwierzytelnienia w systemie. Przedsiębiorcy będą mogli zaznajomić się z zasadami wystawiania e-faktur, ich otrzymywania oraz uzyskaniem dostępu do faktur. Opisane zostaną także nowe funkcjonalności systemu np. kody QR czy generowanie identyfikatorów zbiorczych.

Planowane jest także wydanie wyjaśnień odnoszących się do kwestii związanych z definicją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co jest kluczowe dla określenia czy dany przedsiębiorca będzie objęty obowiązkowym e-fakturowaniem.

Udostępnienie materiałów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur z pewnością pomoże podatnikom przygotować się do realizacji nowych obowiązków podatkowych.

Warto podkreślić że aktualnie udostępniona jest już broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(2). Na stronie podatki.gov.pl zamieszczone są i na bieżąco aktualizowane najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi.

10. Czy MF planuje kontynuować działania informacyjno-edukacyjne związane z obowiązkowym KSeF?

Ministerstwo Finansów będzie kontynuować działania informacyjno-edukacyjne. Przesunięcie terminu wdrożenia obowiązku korzystania z KSEF, nie oznacza, że nie należy już dziś testować i przygotowywać się do pracy w tym systemie. Bezpłatne narzędzia takie jak Aplikacja Podatnika KSeF czy e-mikrofirma są do dyspozycji przedsiębiorców.

W poprzednich miesiącach eksperci KAS chętnie dzielili się wiedzą dotyczącą KSeF w czasie webinariów, konferencji czy innych spotkań organizowanych przez inne podmioty, instytucje publiczne czy organizacje branżowe.

Ministerstwo Finansów prowadziło i będzie prowadzić również własne działania informacyjne. Pierwsza odsłona akcji "Środy z KSeF", cieszyła się sporym zainteresowaniem. Bezpośrednio w webinariach wzięło udział ponad 22 tys. przedsiębiorców. MF otrzymało w ich trakcie wiele pytań. Na stronie internetowej podatki.gov.pl można znaleźć najczęściej zadawane pytania wraz z odpowiedziami.

Ministerstwo Finansów podczas spotkania, które odbyło się w dniu 2 lutego 2024 r. z przedstawicielami organizacji, które dotąd brały udział w konsultacjach w sprawie wdrożenia KSeF, ogłosiło przeprowadzenie szerokiej kampanii informacyjnej (https://www.gov.pl/web/finanse/wkrotce-zaczna-sie-konsultacje-w-sprawie-ksef).

Od czerwca w każdym z 400 urzędów skarbowych będzie można odbyć praktyczne szkolenie z korzystania z darmowego oprogramowania do wystawiania e-faktur.

Dodatkowo, jeśli przedsiębiorca napotka jakiś problem lub będzie miał wątpliwości dotyczące funkcjonalności KSeF, będzie mógł zadzwonić na specjalną infolinię i uzyskać odpowiednie wsparcie.

11. Czy planowane jest wprowadzenie w KSeF funkcjonalności pozwalającej na automatyczną weryfikację kontrahenta na Białej Liście podatników VAT?

Aktualnie nie jest planowane wprowadzenie takiej funkcjonalności.

Biorąc pod uwagę, że na białej liście podatników znajdują się wyłącznie podatnicy zarejestrowani do VAT jako podatnicy VAT czynni lub jako podatnicy VAT zwolnieni (brak podatników zwolnionych, którzy nie zarejestrowali się jako podatnicy VAT zwolnieni) takie podejście nie pozwoliłoby na realizację celu związanego z identyfikacją statusu wszystkich podmiotów objętych KSeF.

12. Czy nadal dopuszczalne będzie wystawianie dokumentów potwierdzających transakcję poza systemem KSeF?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur skutkuje zmianami wyłącznie w sposobie wystawiania faktur. W związku z powyższym dotychczasowe praktyki dotyczące fakturowania powinny zostać dostosowane do założeń KSeF. Celem Ministerstwa Finansów nie jest eliminacja działań polegających na wydawaniu innych niż faktury dokumentów np. specyfikacji zamówienia. Tego typu dokumenty nie będą jednak przesyłane do KSeF.

13. Czy planowane jest wydłużenie terminu na dosłanie do KSeF faktur wystawianych offline i w trybie awaryjnym?

Nie są planowane takie zmiany. Obecne rozwiązanie zapewnia odpowiedni stopień efektywności konieczny w celu uszczelnienia systemu podatkowego.

14. Jak zmiana terminu wprowadzenia obligatoryjnego KSeF wpłynie na koszty wdrożenia tego systemu ponoszone przez przedsiębiorców?

Odroczenie terminu nie powinno wiązać się z kosztami, a wręcz zapewni przedsiębiorcom dodatkowy czas na wdrożenie KSeF. Ministerstwo Finansów nie planuje daleko idących zmian. Nadal możliwe jest prowadzenie prac związanych z integracją systemów komercyjnych z KSeF.

Ministerstwo Finansów dostrzega konieczność przeprowadzenia szerokich szkoleń przez administrację dla przedsiębiorców i ich pracowników. W związku z tym już od czerwca w każdym z 400 urzędów skarbowych będzie można odbyć praktyczne szkolenie z korzystania z darmowego oprogramowania do wystawiania e-faktur.

15. Czy są planowane zmiany kluczowych założeń KSeF?

Potwierdzamy obecne założenia KSeF.

16. Czy będą zmieniane bezpłatne narzędzia do e-fakturowania udostępniane przez MF?

Bezpłatne narzędzia do e-fakturowania, udostępnione przez Ministerstwo Finansów są dostępne i zachęcamy do ich testowania. Podatnicy korzystający już z KSeF mogą nadal wystawiać e-faktury w tym systemie. Trwają prace nad dostosowaniem narzędzi do funkcjonalności KSeF związanych z obligatoryjnym e-fakturowaniem (kody QR, identyfikatory zbiorcze płatności etc.).

17. Czy unijne prace dotyczące pakietu VIDA wpłyną na KSeF?

Prace związane z wdrożeniem unijnego pakietu VIDA znajdują się dopiero we wstępnej fazie. Polska zabiega w KE, aby pakiet VIDA nie wpływał na funkcjonalności KSeF.

18. Czy planowane zmiany w KSeF będą powodowały konieczność dostosowania dostępnych już na rynku komercyjnych programów do e-fakturowania?

Ministerstwo Finansów nie planuje daleko idących zmian.

19. Czy MF dopuszcza scenariusz, w którym obligatoryjny KSeF nie będzie wdrażany?

Nie jest planowana rezygnacja z wdrożenia KSeF w wersji obligatoryjnej.

20. Dlaczego podmioty zagraniczne są wyłączone z obowiązkowego KSeF?

Wyłączenie z obowiązku wystawiania w KSeF faktur przez:

• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę

wynika z Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Jeżeli natomiast chodzi o sytuację, gdy w roli nabywcy wystąpi:

• podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
• podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę

- faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Przepisy nie wskazują konkretnego sposobu udostepnienia faktury nabywcy. Może to być np. przekazanie faktury w postaci papierowej lub np. wysyłka faktury w postaci pliku pdf (w wiadomości e-mail). Sposób udostępnienia podatnik powinien uzgodnić z nabywcą.

21. Do kiedy paragony z NIPem nabywcy będą uznawane za fakturę uproszczoną i wyłączone z KSeF?

Nie planujemy wyłączenia tego obowiązku z KSeF. Niemniej zagadnienie to będzie omawiane w dedykowanej do tego celu grupie, której zadaniem będzie przyjrzenie się etapowości we wdrażaniu KSeF.

22. Jak zweryfikować status zagranicznego kontrahenta?

Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów wprowadzających KSeF w wersji obligatoryjnej, obowiązkiem tym nie będą objęte m.in. faktury wystawiane przez:

• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę

Powyższe wynika z Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Ocena czy dany podmiot zagraniczny, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w Polsce posiada na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej wymaga indywidualnej oceny konkretnego stanu faktycznego. Planowane jest wydanie wyjaśnień odnoszących się do kwestii związanych z definicją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co jest kluczowe dla określenia czy dany przedsiębiorca będzie objęty obowiązkowym e-fakturowaniem.

23. Jak zweryfikować transakcje z niektórymi kontrahentami na potrzeby obowiązku e-fakturowania w KSeF?

Biorąc pod uwagę ogłoszone na dzień dzisiejszy akty prawne, transakcje realizowane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będą wyłączone z obowiązkowego KSeF. Wyłączenie dotyczy także sytuacji, gdy osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą, ale danego zakupu dokonuje na użytek prywatny, niezwiązany z działalnością).

Odnosząc się natomiast do kwestii identyfikacji podatników, np. podatnika zwolnionego z art. 113, który prowadzi działalność nierejestrowaną, nie zarejestrował się jako podatnik VAT zwolniony i posługuje się numerem PESEL (nie posiada NIP), w związku z czym nie jest widoczny na białej liście - zagadnienie to będzie przedmiotem dalszej, szczegółowej analizy po stronie Ministerstwa Finansów.

Kwestia ta będzie omawiana w grupie roboczej dotyczącej B2C.

24. Czy podatnicy zagraniczni prowadzący w Polsce działalność będą objęci obowiązkowym KSeF?

Wyłączenie z obowiązku wystawiania w KSeF faktur przez:

• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę

wynika z Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Zakłada się więc, że podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale posiadający na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczące w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiana jest fakturę będą objęci obligatoryjnym e-fakturowaniem. Regulacja zawarta w dodawanym do ustawy art. 106ga ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług jest zatem zgodna z regulacjami UE.

25. Jakie błędy wykryto w działaniu KSeF?

Ministerstwo Finansów zidentyfikowało błędy dotyczące wydajności Krajowego Systemu e-Faktur. Szczegóły dotyczące błędów dostarczy zlecony przez Ministerstwo Finansów zewnętrzny audyt informatyczny dotyczący KSeF.

26. Czy planowane jest zniesienie obowiązku podawania wszystkich danych faktur pierwotnych w przypadku wystawiania faktur korygujących zbiorczych?

Struktura FA(2) jest dostosowana do wystawiania faktur korygujących zbiorczych. W jednej fakturze korygującej można podać dane wielu faktur korygowanych. Wymóg podawania danych faktury korygowanej jest zgodny z treścią obowiązujących przepisów (art. 106j ust. 2 i ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług).

27. Czy planowane jest zniesienie obowiązku podawania numeru KSeF w tytule płatności?

Na chwilę obecną nie jest planowane zniesienie obowiązku podawania numeru KSeF podczas dokonywania płatności za fakturę ustrukturyzowaną.

Kwestia ta będzie omawiana w dedykowanej grupie roboczej.

Źródło:

Pytania i odpowiedzi-konsultacje 2024 - opubl. na www.podatki.gov.pl - Krajowy System e-Faktur (KSeF) - na podstawie treści odpowiedzi MF opublikowanych w dniu 12 lutego 2024 r.

Ewa Sławińska

prawnik, redaktor naczelna "MONITORA księgowego"