Kosztami podatkowymi są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (art. 15 ust. 1 updop). Wydatki ponoszone na zakup towaru handlowego spełniają te warunki, bowiem mają ścisły związek z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą. Powinny być one przez podatnika właściwie udokumentowane, jednak przepisy updop nie określają szczegółowo zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych. 

Zasady dokumentowania wydatków dla celów podatkowych

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami (art. 9 ust. 1 updop). Zatem w kwestii dokumentacji należy pomocniczo posiłkować się odpowiednimi uregulowaniami ustawy o rachunkowości. 

Jak stanowi art. 20 ust. 2 pkt 1 uor podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią m.in. dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi, do których należą dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, dowody zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom oraz dowody wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki. 

Stosownie natomiast do art. 21 ust. 1 uor dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny;

2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych;

4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - datę również sporządzenia dowodu;

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Biorąc pod uwagę przytoczone uregulowania ustawy o rachunkowości oraz ich posiłkowe zastosowanie w kwestii prawidłowego dokumentowania poniesionych wydatków, potwierdzenie poniesienia danego wydatku dokumentem zawierającym elementy wskazane w art. 21 uor powinno spełniać wymogi właściwej dokumentacji również dla celów updop.

W orzecznictwie podatkowym wskazuje się, że dla potrzeb podatkowych dany wydatek może zostać udokumentowany każdym dostępnym dowodem (niezależnie od tego, czy zawiera wszystkie elementy wymienione w art. 21 uor. Przykładowo, w nadal aktualnym orzeczeniu z 27 kwietnia 2004 r. (sygn. akt III SA 3041/02) WSA w Warszawie uznał, że:

WSA

(…) wydatki faktycznie poczynione, a jedynie wadliwie, czy też w sposób niepełny udokumentowanej nie mogą być tylko z tego powodu w całości pominięte przy określaniu podstawy opodatkowania, jeżeli mogą być one udowodnione innym środkami dowodowymi zasługującymi na wiarę, chyba że przepis prawa podatkowego przewiduje określony sposób dokumentowania wydatków.

Błędne dane adresowe, a możliwość uznania za koszt podatkowy

Błędne dane adresowe przy jednoczesnej prawidłowej nazwie oraz prawidłowym numerze NIP są jedynie wadą techniczną. Nie wyłącza ona możliwości prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostaje bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego.

O prawidłowości faktur VAT wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. Jeżeli zatem w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur VAT wyłącznie z powodu wspomnianych błędów adresowych mających charakter wadliwości mniejszej wagi. Aczkolwiek faktury VAT, w których nabywca figuruje z błędnym adresem, nie spełniają wymogów określonych przepisami prawa. Nie można więc uznać, że faktury te zawierają błędy, które nie pozwalają na rzeczywiste odzwierciedlenie przebiegu zdarzeń gospodarczych.

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, zgodnie z art. 106k ust. 1 tej ustawy może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Nie jest to jednak jego obowiązkiem, zatem decyzja należy do spółki.

POWOŁANE WYROKI SĄDÓW:

• wyrok WSA w Warszawie z 27 kwietnia 2004 r. (sygn. akt III SA 3041/02)

Ryszard Kubacki

doradca podatkowy, autor komentarzy książkowych i licznych publikacji z dziedziny podatków, prawa gospodarczego i karnego skarboweg