2/2024 [dodatek: Ściąga Księgowego], data dodania: 19.01.2024 Jak przygotować, podpisać i złożyć e-sprawozdanie finansowe
1. Jak przygotować e-sprawozdanie finansowe
Tabela. Zobowiązani do składania sprawozdań finansowych i ich forma
| 1. | Zobowiązani do składania e-sprawozdań finansowych | ● firmy, które muszą prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, na przykład ze względu na wysokość przychodów lub status prawny, ● firmy, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości, ● organizacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, będące podatnikami CIT, na przykład fundacja, stowarzyszenie, związek zawodowy |
| 2. | Elementy i forma składania e-sprawozdania | E-sprawozdanie finansowe to plik XML, który będzie zawierał wszystkie elementy, zarówno ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane. Plik ten podpisywany jest jako całość. W formie ustrukturyzowanej należy sporządzić: ● wprowadzenie do sprawozdania finansowego, ● bilans, ● rachunek zysków i strat, ● zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, ● rachunek przepływów pieniężnych. W formie elektronicznej nieustrukturyzowanej należy przygotować dodatkowe informacje i objaśnienia (wyjątek stanowi nota podatkowa, tj. rozliczenie różnicy między podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym brutto, która ma formę ustrukturyzowaną). Zobacz więcej na: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/* |
* Sprawozdania finansowe emitentów, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym oraz jednostek niebędących emitentami papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym, sporządzane zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, sporządza się w formacie, o którym mowa w rozporządzeniu Komisji (UE) 2019/815, lub innym przeszukiwalnym formacie.
2. Podpisanie e-sprawozdania finansowego
Tabela. Kto i jak podpisuje e-sprawozdania finansowe
| 1. | Zobowiązani do podpisania e-sprawozdania | ● kierownik jednostki oraz ● osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy) |
| 2. | Dopuszczalne formy podpisu | ● podpis kwalifikowany*, ● podpis zaufany, ● podpis osobisty. |
* Sprawozdanie finansowe może być podpisane podpisem kwalifikowanym wydanym na terenie Unii Europejskiej lub poza UE, jeżeli podpis ten jest zgodny z algorytmem XAdES.
3. Podpisywanie sprawozdań w jednostkach, którymi kieruje organ wieloosobowy
Tabela. Kto podpisuje sprawozdania w jednostkach kierowanych przez organ wieloosobowy
| 1. | Uprawnieni do podpisania e-sprawozdania | co najmniej jedna osoba wchodząca w skład organu wieloosobowego kierującego jednostką Warunkiem jest, by pozostałe osoby, które wchodzą w skład tego organu, złożyły oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości albo odmówiły złożenia takich oświadczeń. |
| 2. | Skutki odmowy złożenia oświadczeń o spełnieniu przez sprawozdanie finansowe wymogów ustawowych | Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego. Zarówno odmowa podpisu sprawozdania finansowego, jak i odmowa złożenia oświadczenia wymagają pisemnego uzasadnienia. |
4. W jakiej formie i jak podpisane przesyłać dokumenty związane z e-sprawozdaniem
| Lp. | Rodzaj dokumentu | Forma dokumentu |
| 1. | Sprawozdanie z działalności | Elektroniczna z podpisem kwalifikowanym, osobistym lub zaufanym |
| 2. | Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, odmowa złożenia takiego oświadczenia i odmowa podpisu sprawozdania | Zarówno oświadczenia, jak i odmowy sporządza się: ● w postaci elektronicznej oraz opatruje podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, albo ● w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem. W tym przypadku osoba podpisująca sprawozdanie finansowe ma obowiązek zapewnić sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów (elektroniczną kopię dokumentu papierowego) |
| 3. | Opinia biegłego rewidenta/sprawozdanie z badania biegłego rewidenta | Forma elektroniczna z podpisem kwalifikowanym biegłego rewidenta |
| 4. | Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego | Skany załączone do sprawozdania |
| 5. | Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty |
5. Kiedy i gdzie złożyć e-sprawozdanie finansowe
| Kto | Gdzie i jak | Kiedy |
|---|---|---|
| Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości - MSR* | Do KRS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości | 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego |
| Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych | Do Szefa KAS, z wykorzystaniem bezpłatnej aplikacji zob. aplikację e-Sprawozdania Finansowe (www.podatki.gov.pl) | W terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok |
| Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe | Do Szefa KAS: z wykorzystaniem bezpłatnej aplikacji zob. aplikację e-Sprawozdania Finansowe (www.podatki.gov.pl) | 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego |
| Spółki cywilne | Nie mają obowiązku przekazania sprawozdania finansowego ani do Szefa KAS, ani do urzędu skarbowego, ani do KRS |
* Obowiązek stosowania Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR) zamiast ustawy o rachunkowości mają emitenci papierów wartościowych i banki.
6. Gdzie i kto przesyła e-sprawozdanie finansowe
| Lp. | Miejsce przesłania sprawozdania | Kto może przesłać* |
| 1. | Szef Krajowej Administracji Skarbowej | podatnik lub podmiot przez niego upoważniony |
| 2. | Krajowy Rejestr Sądowy | ● kierownik jednostki**, ● zawodowy pełnomocnik: adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, ● prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator |
* Zgłoszenie należy podpisać podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym albo podpisem osobistym.
** Gdy jednostką kieruje wieloosobowy zarząd, zgłoszenia sprawozdania do KRS dokonuje co najmniej jedna osoba fizyczna (na przykład członek zarządu), której PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu.
Podstawa prawna
Źródło:
● informacja "Kto i kiedy musi składać sprawozdania finansowe" - opubl. na https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00245#6
Podstawa prawna
Podstawa prawna:
● art. 8-9a, art. 19-19e, art. 25 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1705
● art. 2, art. 45, art. 52, art. 69, art. 70, art. 77, art. 79 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 295
● art. 27 ust. 2 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805
