Kontrole PIP w zakresie pracy zdalnej i weryfikacji trzeźwości pracowników

Państwowa Inspekcja Pracy podczas kontroli pracy zdalnej może m.in. weryfikować podstawę jej wprowadzenia, wewnątrzzakładowe regulacje w tym zakresie czy wypłacanie przez pracodawców ekwiwalentów lub ryczałtów z tego tytułu. Inspektorzy nie mają jednak uprawnień do oceny zasadności odmowy przez pracodawcę pracy w tym trybie. W przypadku kontroli przez PIP kwestii związanych z weryfikacją trzeźwości pracowników inspektorzy mogą sprawdzić poprawność dokumentów regulujących przeprowadzanie badania trzeźwości i stosowanych w tym zakresie procedur.

W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy od 21 lutego 2023 r. obowiązują przepisy w zakresie kontroli stanu trzeźwości, natomiast od 7 kwietnia 2023 r. regulacje dotyczące pracy zdalnej. Ze względu na umiejscowienie powyższych kwestii w Kodeksie pracy podlegają one kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Zgodnie bowiem z ustawą o PIP do jej zadań należy m.in. nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy.

1. Kontrole PIP w zakresie pracy zdalnej

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Inspektorzy pracy w ramach prowadzonych czynności kontrolnych posiadają uprawnienia do przeprowadzania oceny stanu przestrzegania przez pracodawców przepisów dotyczących wykonywania pracy w formie zdalnej. W szczególności kontrolą mogą objąć:

• dopełnienie przez pracodawców wymagań formalnych przy wprowadzaniu pracy zdalnej,

• stosowanie pracy zdalnej wobec pracowników uprzywilejowanych,

• uzgodnienia dotyczące wykonywania pracy zdalnej,

• organizację pracy zdalnej, w tym koszty pracy zdalnej,

• pracę zdalną okazjonalną, 

• przestrzeganie przepisów bhp przy pracy zdalnej.

Kontrole te mogą być prowadzone na wniosek lub w związku ze skargą podmiotu zainteresowanego, a także w ramach realizacji harmonogramu działania Państwowej Inspekcji Pracy. 

Podobnie jak w przypadku kontroli z innego zakresu tematycznego kontrole dotyczące pracy zdalnej odbywają się na podstawie pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia czynności oraz po okazaniu przez inspektora pracy legitymacji służbowej. 

Ustawodawca w ramach wprowadzonej nowelizacji nie zmienił ustawy o PIP, która w art. 26 wskazuje, że zasadniczo kontrolę przeprowadza się w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibie PIP. W związku z tym nie ma obecnie podstaw do przeprowadzania przez inspektorów pracy czynności np. w miejscu zamieszkania pracownika czy w innym miejscu przez niego wskazanym, w którym jest wykonywana praca zdalna. Zatem działania inspektora pracy są ograniczone, w szczególności w zakresie badania przestrzegania przepisów bhp przy organizowaniu pracy zdalnej (w miejscu wykonywania pracy zdalnej), i spoczywają głównie na pracodawcach.

Postępowanie kontrolne PIP ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bhp, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń. W związku z tym inspektorzy pracy są uprawnieni m.in. do żądania od podmiotu kontrolowanego przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Dokumentami, których może żądać inspektor pracy, są również te dokumenty, które dotyczą wykonywania pracy w formie zdalnej. 

Z przeprowadzonych czynności kontrolnych inspektor pracy sporządza protokół kontroli lub notatkę służbową, a następnie kieruje do kontrolowanego podmiotu środki prawne w postaci wystąpienia lub nakazu w celu zobowiązania go do usunięcia stwierdzonych naruszeń. 

1.1. Kontrola podstaw prawnych pracy zdalnej

W ramach prowadzonych kontroli inspektorzy PIP w pierwszej kolejności ustalają podstawę świadczenia przez pracowników pracy zdalnej. Należy przy tym pamiętać, że praca zdalna może być wykonywana na mocy uzgodnienia między stronami stosunku pracy lub na polecenie pracodawcy. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo

• w trakcie zatrudnienia - z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika 
  (złożony w postaci papierowej lub elektronicznej).

Natomiast na polecenie pracodawcy praca zdalna może być wykonywana w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, 

• stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,

• w którym zapewnienie przez pracodawcę warunków bhp wymaganych do danej pracy w dotychczasowym miejscu nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

W przypadku polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę pracownik musi złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

1.2. Kontrola stosowania pracy zdalnej przez pracowników uprzywilejowanych

Znowelizowane przepisy Kodeksu pracy wprowadziły szczególne uprawnienia w zakresie pracy zdalnej dla pewnej kategorii pracowników. W ich przypadku pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj. 

Tabela 1. Pracownicy, których wniosek o pracę zdalną powinien być uwzględniony przez pracodawcę, jeśli pozwala na to stanowisko i organizacja pracy

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca powinien poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

1.3. Kontrola regulacji wewnątrzzakładowych ustalających zasady wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. W przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, warunki wykonywania pracy zdalnej ustala się w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Tabela 2. Wymogi w zakresie treści porozumienia i regulaminu pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także wówczas, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem.

1.4. Kontrola organizacji pracy zdalnej i pokrycia przez pracodawcę jej kosztów

Znowelizowane przepisy Kodeksu pracy nałożyły na pracodawcę dodatkowe obowiązki w przypadku zatrudniania pracowników przy pracy zdalnej. Pracodawca jest bowiem zobowiązany:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; 

• pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniach, regulaminie albo poleceniu;

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania bhp określone w przepisach Kodeksu pracy. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. 

Obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. 

Wprowadzone przepisy nie precyzują, w jaki sposób należy ustalić wysokość powyższych świadczeń. Ustawodawca wskazał jedynie, że przy określaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Zasady ponoszenia przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej powinny natomiast znaleźć unormowanie w porozumieniu zbiorowym zawieranym między pracodawcą a organizacjami związkowymi, w regulaminie pracy zdalnej ustalanym przez pracodawcę, w poleceniu pracy zdalnej lub w indywidualnym porozumieniu między pracodawcą i pracownikiem w sprawie pracy zdalnej.

Charakter prawny, jaki ustawodawca nadał ekwiwalentowi pieniężnemu i ryczałtowi z tytułu kosztów pracy zdalnej, wskazuje na to, że są to świadczenia pieniężne niezwiązane wprost z wykonywaną przez pracownika pracą, które nie mają charakteru przysparzającego. Bez wątpienia jednak są to świadczenia związane pośrednio z wykonywaną pracą. 

1.5. Kontrola okazjonalnej pracy zdalnej

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Pracodawca nie ma jednak obowiązku uwzględnienia takiego wniosku pracownika. W przypadku jednak zastosowania pracy zdalnej w takiej formie:

• niedopuszczalne jest wydłużenie wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej w akcie wewnątrzzakładowym;

• do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się niektórych przepisów regulujących zasady wykonywania pracy zdalnej, np. dotyczących obowiązku pracodawcy pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;

• do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹-67²⁴ (np. dotyczących ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu czy regulaminie, zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i pokrywania kosztów pracy zdalnej, ekwiwalentu lub ryczałtu za użytkowanie narzędzi i "energię elektryczną");

• kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, kontrola w zakresie bhp lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.

1.6. Kontrola bhp przy pracy zdalnej

Zatrudniając pracownika przy pracy zdalnej pracodawca jest zobowiązany do realizowania wobec niego, w czasie wykonywania zadań w tej formie, obowiązków w zakresie bhp, ze wskazanymi wyjątkami (przykładowo został wyłączony obowiązek dotyczący zapewnienia bezpiecznych obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy, zapewnienia posiłków i napojów profilaktycznych czy zapewnienia urządzeń higieniczno-sanitarnych i środków higieny osobistej).

2. Kontrole PIP w zakresie weryfikacji trzeźwości pracowników 

Znowelizowane przepisy Kodeksu pracy umożliwiły pracodawcy wprowadzenie - ze względu na konieczność zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób, a także ochrony mienia pracodawcy - weryfikacji stanu trzeźwości pracowników lub obecności w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu. 

 Kodeks pracy zawiera m.in.:

• zasady przeprowadzania przez pracodawcę badania stanu trzeźwości lub na obecność środków działających podobnie do alkoholu (przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie, bez naruszania godności oraz innych dóbr osobistych pracownika);

• zasady przetwarzania przez pracodawcę informacji wskazującej na obecność alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika (o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia); 

• okres przechowywania takich informacji; 

• zobowiązanie pracodawcy do określenia grup pracowników objętych badaniami stanu trzeźwości lub na obecność środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika; 

• obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu badania stanu trzeźwości lub na obecność środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika co najmniej 2 tygodnie wcześniej w sposób przyjęty u danego pracodawcy;

• obowiązek przekazania zatrudnianemu pracownikowi objętemu kontrolą trzeźwości lub na obecność środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika przed dopuszczeniem do pracy informacji na temat badań stanu trzeźwości z wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy, w postaci papierowej lub elektronicznej;

• procedurę przeprowadzania badania w celu ustalenia obecności alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego poprzez zlecenie pobrania krwi osobie posiadającej odpowiednie kwalifikacje zawodowe oraz procedurę przekazywania przez organ powołany do ochrony porządku publicznego wyników takiego badania pracodawcy i pracownikowi;

• możliwość odpowiedniego stosowania przepisów prawa pracy dotyczących kontroli stanu trzeźwości i na obecność środka działającego podobnie do alkoholu do pracodawców organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy (zleceniobiorców, usługobiorców) oraz osoby prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą, których praca jest organizowana przez tych pracodawców. 

Ponadto katalog przesłanek uzasadniających nałożenie na pracownika kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej został uzupełniony o przypadki stawienia się do pracy w stanie po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu lub zażywanie takiego środka w czasie pracy. Natomiast w zakresie obowiązku pracodawcy niedopuszczenia pracownika do wykonywania pracy:

• utrzymano regulację obowiązującą w przypadku uzasadnionego podejrzenia, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu lub spożywał alkohol w czasie pracy, z jej uzupełnieniem o sytuacje, w których kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości, oraz

• wprowadzono regulację nakładającą na pracodawcę taki obowiązek, jeżeli kontrola, o której mowa w art. 22^1e § 1 Kodeksu pracy, wykaże obecność w organizmie pracownika środka działającego podobnie do alkoholu, albo w sytuacji uzasadnionego podejrzenia, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu lub zażywał taki środek w czasie pracy.

Powyższe regulacje, ze względu na ich umiejscowienie w przepisach prawa pracy, także podlegają kontroli inspektora pracy. Co do zasady jednak czynności organów PIP w przedmiotowym zakresie będą ograniczały się do sprawdzenia wymogów formalnych, jakie pracodawca musi spełnić, aby móc dokonywać kontroli sprawdzenia stanu trzeźwości pracowników lub na obecność środków działających podobnie do alkoholu w ich organizmach. 

2.1. Kontrola zasad przeprowadzania badania stanu trzeźwości lub na obecność środków działających podobnie do alkoholu

Zasady kontroli trzeźwości, które ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, określa Kodeks pracy. 

Tabela 3. Treść regulaminu kontroli trzeźwości

Przepisy pozostawiają jednak pracodawcom swobodę w wyborze m.in. metod poddawania pracowników kontroli, grup pracowników podlegających tej kontroli czy częstotliwości jej przeprowadzania.

Pracodawca, wprowadzając właściwe uregulowania w tym zakresie, powinien w pierwszej kolejności uwzględnić cel, dla jakiego badania mogą być prowadzone (tj. konieczność zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia pracodawcy), zapewnić ochronę godności i innych dóbr pracowników oraz wziąć pod uwagę zagrożenia, jakie niesie ze sobą wykonywanie pracy na poszczególnych stanowiskach.

2.2. Kontrola zasad przetwarzania przez pracodawcę danych o wynikach badań 

Pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania na obecność alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony osób lub mienia, i przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. W przypadku zastosowania kary porządkowej - do czasu jej uznania za niebyłą lub do czasu prawomocnego zakończenia postępowania prowadzonego na podstawie prawa.

W razie negatywnego wyniku badania trzeźwości czy na obecność innego środka odurzającego uznaje się, że pracodawca nie przetwarza informacji o takim badaniu.

2.3. Kontrola dopełnienia obowiązku informacyjnego

Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o wprowadzeniu badania stanu trzeźwości lub na obecność środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie co najmniej 2 tygodnie wcześniej. Powinien to zrobić w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Z oczywistych względów w odniesieniu do nowo zatrudnionego pracownika pracodawca nie wypełni tego obowiązku (poinformowania) z 2-tygodniowym wyprzedzeniem, dlatego będzie musiał przekazać pracownikowi podlegającemu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu informację o wprowadzeniu kontroli, grupie lub grupach pracowników objętych kontrolą i sposobie jej przeprowadzania, w postaci papierowej lub elektronicznej, przed dopuszczeniem go do pracy.

2.4. Kontrola prawidłowości nakładania kar porządkowych i pieniężnych

Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu bądź spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy pracodawca może zastosować wobec pracownika karę porządkową upomnienia lub nagany, a także karę pieniężną.

Procedura kwestionowania udzielonych pracownikowi kar została określona precyzyjnie przepisami Kodeksu pracy. Jeżeli zatem zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw do pracodawcy. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu. Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu tego sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. 

2.5. Kontrola słuszności niedopuszczenia pracownika do pracy

Na pracodawcy ciąży obowiązek dbania o zdrowie i życie pracowników przy wykonywaniu przez nich pracy. W związku z tym, jeżeli kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika, wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości, bądź zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy, pracodawca nie może dopuścić go do pracy. Znajdzie to również zastosowanie do przypadków pozostawania przez pracownika (lub podejrzenia o pozostawanie przez pracownika) pod wpływem środka działającego podobnie do alkoholu. Pracownik powinien zostać poinformowany przez pracodawcę (w dowolnej formie) o fakcie niedopuszczenia do pracy. Za czas odsunięcia pracownika od pracy nie przysługuje wynagrodzenie.

Beata Łapińska

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka wielu publikacji z tej tematyki