Czy sprzedawca może anulować fakturę, jeżeli nabywca nie odebrał towaru i faktury

W listopadzie 2023 r. podatnik wysłał towar do klienta wraz z fakturą. W związku z nieodebraniem towaru przez klienta, w grudniu 2023 r. towar wrócił do sprzedawcy wraz z fakturą. Kiedy podatnik powinien wystawić i wykazać w JPK_V7M fakturę korygującą? Czy dopuszczalne jest anulowanie faktury, skoro została zwrócona sprzedawcy?

Tak, sprzedawca generalnie będzie uprawniony do anulowania faktury w przypadku nieodebrania towaru i jego zwrotu wraz z fakturą. Szczegóły w uzasadnieniu. 

Przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (art. 7 ust. 1 ustawy o VAT). Gdy doszło do tak rozumianej dostawy towarów, w celu jej udokumentowania, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę (art. 106b ust. 1 ustawy o VAT). Faktura jest zatem sformalizowanym dokumentem potwierdzającym zrealizowanie danej transakcji, do wystawienia której zobowiązany jest sprzedawca.

Fakturę wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Poprzez wystawienie, wysłanie i odebranie faktury przez nabywcę faktura zostaje wprowadzona do obrotu gospodarczego i staje się podstawą rozliczeń podatkowych sprzedawcy oraz kupującego. 

Faktury wprowadzone do obrotu prawnego (w określonych przypadkach) podlegają korygowaniu. Na podstawie art. 106j ust. 1 ustawy o VAT sprzedawca jest obowiązany wystawić korektę, jeżeli po wystawieniu faktury pierwotnej:

1. podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,

2. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

3. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,

4. stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Dlatego powstaje wątpliwość, czy w przypadku nieodebrania towaru i jego zwrotu wraz z fakturą podatnik jest obowiązany do skorygowania faktury pierwotnej, czy też możliwe jest jej anulowanie. 

Anulowanie faktury jest szczególnym trybem eliminowania faktur. Jak wskazują organy podatkowe, anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w specjalnych okolicznościach. Zdaniem organu dotyczy to wyłącznie sytuacji, gdy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego oraz dokumentuje czynności, które w rzeczywistości nie zostały zrealizowane (por. interpretację z 29 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK). 

Z uwagi na powyższe nie ma możliwości anulowania faktury ustrukturyzowanej, która zostanie przesłana do KSeF. Wystawienie dokumentu w tym systemie generalnie jest równoznaczne z wprowadzeniem faktury do obrotu prawnego. 

Zdaniem autora wskazane przesłanki zostały spełnione. Skoro bowiem towar nie został odebrany, to na kupującego generalnie nie zostało przeniesione prawo do rozporządzania towarem jak właściciel (tj. dostawa ostatecznie nie została zrealizowana). Ponadto jeżeli faktura nie została odebrana przez kupującego i wróciła do sprzedawcy, można uznać, że faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego (sprzedawca będzie posiadał wszystkie egzemplarze faktury). Wobec tego istnieją argumenty uzasadniające anulowanie faktury przez sprzedającego. 

Sposób anulowania takich faktur nie wynika wprost z przepisów prawa podatkowego, lecz został przedstawiony przez organy podatkowe m.in. w wydawanych interpretacjach podatkowych. Anulowanie faktur powinno odbyć się poprzez ich przekreślenie i opatrzenie odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania oraz pozostawienie ich w dokumentacji podatkowej sprzedawcy, bez konieczności wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT (por. interpretację z 29 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK). 

Jeżeli taka faktura została wykazana w już złożonym JPK_V7M, to należy wysłać korektę tego pliku bez uwzględniania tej faktury. Jeżeli natomiast nie wysłano jeszcze JPK_V7M, to w składanym pliku nie uwzględniamy anulowanej faktury. 

Powołane interpretacje organów podatkowych:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 września 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK)

Adrian Błaszkiewicz

ekspert w zakresie VAT