Lp.

Faktury ustrukturyzowane można wystawiać:

1.

przy użyciu bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez MF, np. Aplikacji Podatnika KSeF, e-mikro­firmy

2.

przy użyciu programów komercyjnych

Lp.

Z KSeF korzystamy:

1.

od 1 stycznia 2022 r. - dobrowolnie

2.

od 1 lipca 2024 r. - obowiązkowo w przypadku wszystkich czynnych podatników VAT

3.

od 1 stycznia 2025 r. - obowiązkowo dla wszystkich podatników VAT, w tym dla podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z VAT

Lp.

Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie czynności, które do tej pory wymagały udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT, czyli czynności podlegające w Polsce opodatkowaniu VAT. Obejmuje ono:

1.

krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B)

2.

krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług dokonywane przez przedsiębiorców na rzecz organów publicznych

Lp.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych (KSeF) nie będzie dotyczył:

1

2

1.

podatnika, który nie posiada ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski

2.

podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które jednak nie ma związku z zafakturowanymi dostawami towarów lub świadczeniem usług

3.

podatnika korzystającego z procedur szczególnych:

● podmiotów z siedzibą poza terytorium Unii Europejskiej świadczących usługi na rzecz konsumentów z UE i zarejestrowanych w Polsce podatników VAT dla procedury nieunijnej rozliczania VAT,

● podmiotów zagranicznych zarejestrowanych dla procedury szczególnej rozliczania VAT w międzynarodowym okazjonalnym przewozie drogowym osób,

● podmiotów zagranicznych zarejestrowanych do procedury szczególnej dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych

4.

faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (B2C)

5.

przypadków odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, dla których zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF (np. bilety)

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną

w dniu jej przesłania do KSeF

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSeF

w dniu przydzielenia w systemie KSeF numeru identyfikującego tę fakturę

Lp.

Minister Finansów będzie zamieszczał komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii:

1.

w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP)

2.

za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego

3.

w środkach społecznego przekazu w przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów w BIP

Lp.

Zasady fakturowania obowiązujące w czasie awarii KSeF ogłoszonej za pośrednictwem BIP

1

2

1.

W trakcie awarii podatnik:

● wystawia faktury,

● udostępnia fakturę,

● oznacza fakturę

2.

udostępnia fakturę nabywcy w sposób z nim uzgodniony

3.

oznacza fakturę kodem umożliwiającym:

● dostęp do faktury w KSeF,

● weryfikację danych na niej zawartych,

● zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury

4.

W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF (wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii) podatnik jest obowiązany do przesłania do KSeF faktur wystawionych w trakcie tej awarii w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury

5.

Datą wystawienia faktury będzie data wskazana przez podatnika na fakturze

6.

Datą otrzymania będzie data faktycznego otrzymania przez nabywcę

7.

W przypadku gdy nabywca nie otrzyma faktury przed datą przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę będzie się uznawało datę przydzielenia numeru

Lp.

W okresie trwania niedostępności systemu

1.

w sytuacji gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z powodu awarii ogłaszanej za pośrednictwem BIP lub z innego powodu niż awaria KSeF, wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Ministra Finansów

2.

podatnik jest obowiązany przesłać takie faktury do KSeF w celu przydzielenia im numeru identyfikującego nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu:

● zakończenia okresu awarii KSeF,

● ich wystawienia (w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF)

Lp.

Faktury korygujące:

1.

będą musiały zawierać numer faktury korygowanej nadany przez KSeF, z wyjątkiem tych, którym nie został nadany numer

2.

wystawione w KSeF (ustrukturyzowane) obniżające podstawę opodatkowania w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem - obniżenia dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej

3.

wystawione poza KSeF (inne niż faktura ustrukturyzowana) obniżające podstawę opodatkowania - obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi

4.

wystawiane w trakcie awarii lub niedostępności systemu - sprzedawca obniża podstawę opodatkowania po otrzymaniu potwierdzenia odbioru od nabywcy, chyba że wcześniej wystawca przesłał faktury do KSeF - wtedy rozstrzygająca jest data wysyłki do KSeF

5.

ustrukturyzowane, obniżające podstawę opodatkowania nabywca będzie uwzględniał w rozliczeniu za okres w którym je otrzyma, czyli w dacie:

● jej otrzymania - w przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, która jest dostarczona nabywcy poza systemem (np. w trakcie awarii systemu), albo

● przydzielenia jej numeru KSeF - jeżeli wcześniej faktura otrzymała numer KSeF

Lp.

Sankcje za naruszenia obowiązku KSeF grożą, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

1.

nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KseF

2.

w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem

3.

nie prześle do KSeF faktury w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii lub w terminie 1 dnia roboczego od dnia wystawienia w przypadku niedostępności z innych przyczyn niż awaria

Kto nakłada karę?

Karę pieniężną nakłada na podatnika naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji

Ile wynosi kara?

Karę pieniężną nakłada się w wysokości:

● do 100 kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF,

● do 18,7 kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF - w przypadku faktury bez wykazanego podatku.

W jakim terminie trzeba wpłacić karę?

Karę pieniężną uiszcza się bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.

Lp.

Od 1 stycznia 2025 r.:

1.

nie będzie możliwości wystawiania faktury za pośrednictwem kasy fiskalnej

2.

sprzedaż za pośrednictwem kasy fiskalnej będzie mogła zostać udokumentowana tylko paragonem sprzedaży

Lp.

Przy dokonywaniu płatności w mechanizmie podzielonej płatności (split payment):

1.

przelew musi zawierać numer faktury, w związku z którą jest dokonywana płatność. W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej - numer identyfikujący tę fakturę w KSeF

2.

zbiorczy przelew obejmujący dowolne faktury ustrukturyzowane wystawione dla podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc będzie musiał zawierać identyfikator zbiorczy nadany w KSeF. Gdy przelew będzie obejmował faktury wystawione poza KSeF, nadal trzeba będzie podać okres, którego płatność dotyczy

Lp.

Zasady przechowywania faktur ustrukturyzowanych:

1.

faktury ustrukturyzowane po przesłaniu ich do KSeF będą w nim przechowywane w przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione

2.

po upływie okresu przechowywania w KSeF podatnik będzie obowiązany przechowywać faktury poza KSeF do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.