Do 29 lutego 2024 r. podatnicy muszą otrzymać PIT-11 i IFT-1/IFT-1R za 2023 r.

Płatnik podatku i niektóre podmioty niebędące płatnikiem podatku mają obowiązek przekazać podatnikowi do końca lutego 2024 r. PIT-11 za ubiegły rok. Dokument ten musi być identyczny z przekazanym przez płatnika do urzędu skarbowego. W tym samym terminie płatnicy podatku zryczałtowanego mają obowiązek przekazać urzędowi skarbowemu do spraw opodatkowania osób zagranicznych i nierezydentowi informację IFT-1/IFT-1R. Zarówno PIT-11, jak i IFT-1/IFT-1R można przekazać podatnikowi w formie elektronicznej lub jako papierowy dokument.

Podmiotami, które mają obowiązek sporządzenia PIT-11 (informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy) oraz IFT-1/IFT-1R (Informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające miejsca zamieszkania w Rzeczypospolitej Polskiej) i przekazania ich podatnikowi w terminie do 29 lutego 2024 r., są:

• płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, w tym podatku zryczałtowanego (m.in. zakłady pracy z tytułu wypłacanych: przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego, a w spółdzielniach pracy - dokonujący wypłat z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej), płatnicy dokonujący wypłat z tytułu działalności wykonywanej osobiście, w tym z umów zlecenia i o dzieło, podmioty przyjmujące na praktykę absolwencką lub staż uczniowski;

• niebędący płatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych: rolnicy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej.

Wersje informacji za 2023 r.

Obowiązującą wersją informacji PIT-11 za 2023 r. jest, tak jak za 2022 r., wersja 29. 

Jeżeli pracodawca złożył do urzędu skarbowego za 2023 r. więcej niż jeden PIT-11, który dotyczył przychodów pracownika i nie był korektą poprzedniego PIT-11, nie uwzględniał w nim kwot wykazanych w poprzednio przesłanych PIT-11. W takiej sytuacji w informacji podawał tylko kolejny numer składanego formularza (w polu nr 5). Informacje wysłane do urzędu skarbowego zarówno w trakcie roku, jak i po jego zakończeniu, a także korekty tych informacji, musi również otrzymać podatnik. 

Jeżeli sporządzone przez płatnika w trakcie roku podatkowego i przekazane podatnikowi formularze PIT-11 zawierają kompletne dane niezbędne do sporządzenia zeznania podatkowego, płatnik nie przesyła podatnikowi PIT-11 po zakończeniu roku.

IFT-1/IFT-1R za 2023 r. płatnik przekazuje nierezydentowi i właściwemu urzędowi skarbowemu na formularzu w wersji 16. 

Sposób złożenia PIT-11 i IFT-1/IFT-1R 

Urzędy skarbowe przyjmują PIT-11 i IFT-1/IFT-1R wyłącznie elektronicznie. W ten sam sposób płatnik może przesłać tę informację podatnikowi (np. wyroki: WSA w Poznaniu z 22 października 2010 r., I SA/Po 486/10, WSA w Krakowie z 10 września 2018 r., I SA/Kr 537/18; interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 24 lutego 2023 r., 0114-KDIP3-2.4011.1184.2022.2.JM) np. w mailu czy udostępnić ją w programie kadrowo-płacowym na pulpicie pracownika. W powołanej interpretacji z 24 lutego 2023 r. organ podatkowy stwierdził, że co prawda przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11/IFT-1/IFT-1R i nie jest konieczne posiadanie przez płatnika potwierdzenia doręczenia podatnikowi informacji w formie elektronicznej, jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia podatnikowi takiej deklaracji w przypadku zaistnienia wątpliwości w tym zakresie. W szczególności płatnik będzie mógł przedstawić w celach dowodowych elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, w której przesłano deklaracje.

Płatnicy przekazują podatnikom informacje PIT-11 i IFT-1/IFT-1R najczęściej osobiście lub za pośrednictwem tradycyjnej poczty na ich adres korespondencyjny. Informacje podatkowe należy w takim przypadku wysłać listem poleconym. Przepisy również w tym przypadku nie wymagają, aby dokumenty te doręczać za potwierdzeniem odbioru. Zobowiązują jedynie sporządzającego PIT-11 do złożenia tego dokumentu podatnikowi według obowiązującego wzoru i w ustawowym terminie.

Najczęściej popełniane błędy wymagające korekty

Podmiot wystawiający PIT-11 (lub IFT-1/IFT-1R) po wysłaniu tego dokumentu do urzędu skarbowego może zauważyć błąd, który wymaga korekty. W takim przypadku zarówno urząd, jak i podatnik powinni otrzymać korektę informacji, a podatnik również pierwszą wysłaną informację zawierającą błąd. Nie ma konieczności składania łącznie z korektą tzw. czynnego żalu, czyli wyjaśnienia korekty. 

Przy sporządzaniu PIT-11 należy zwrócić uwagę przede wszystkim na (w tym zakresie pojawia się najwięcej nieprawidłowości): 

• oświadczenie podatnika odnośnie do właściwego dla niego urzędu skarbowego i miejsca zamieszkania, które należy zamieścić w informacji;

• prawidłowe umiejscowienie przychodów osiąganych przez podatników (np. przychody z praw autorskich osiągane przez pracownika na podstawie umowy o pracę należy wykazać w należnościach ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej);

• przychody podatników do ukończenia 26 lat, od których na ich wniosek była pobierana zaliczka na podatek - podlegają one wykazaniu jako dochody opodatkowane, a nie zwolnione z podatku;

• odrębne wykazanie składek na ubezpieczenia społeczne od przychodów zwolnionych z podatku (np. ze względu na wiek podatnika - do 26 lat lub od ukończenia wieku emerytalnego - w przypadku podatników uprawnionych do emerytury, ale niepobierających tego świadczenia) i opodatkowanych;

• obowiązek wykazania składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% podstawy wymiaru, jeżeli była pobierana z dochodu podatnika (ma to znaczenie przy ustalaniu wysokości ulgi prorodzinnej). 

Wypełniając informację IFT-1/IFT-1R, należy wziąć m.in. pod uwagę wskazanie właściwego urzędu skarbowego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych oraz prawidłowe zakwalifikowanie przychodów osiągniętych przez zagranicznego podatnika. 

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

wyrok WSA w Poznaniu z 22 października 2010 r. (I SA/Po 486/10)

wyrok WSA w Krakowie z 10 września 2018 r. (I SA/Kr 537/18)

POWOŁANE INTERPRETACJE URZĘDOWE:

interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 24 lutego 2023 r., 0114-KDIP3-2.4011.1184.2022.2.JM

Bożena Goliszewska-Chojdak

prawnik, ekonomista, specjalista i praktyk z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń