Praca zdalna od 7 kwietnia 2023 r. - odpowiedzi na 11 pytań z praktyki

Od 7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie przepisy o pracy zdalnej. Będzie ona polegała na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Praca zdalna powinna się odbywać z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Nowe regulacje o pracy zdalnej, mimo że jeszcze nie obowiązują, już wywołują pierwsze wątpliwości. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na pytania Czytelników dotyczące najnowszych regulacji o pracy zdalnej. 

(?) Czy praca zdalna okazjonalna jest "na żądanie", czy można odmówić jej wykonywania pracownikowi

Praca zdalna okazjonalna nie jest pracą polecaną "na żądanie" pracownika. Pracodawca może jej odmówić, ale przestrzegając zasad współżycia społecznego, zakazu dyskryminacji oraz zasad równego traktowania w zatrudnieniu.

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy po nowelizacji). Wniosek ten nie jest wiążący dla pracodawcy, tak jak np. wniosek pracownika wychowującego dziecko do 4 roku życia czy wniosek pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności, ubiegającego się o wprowadzenie pracy zdalnej. Wprawdzie przepisy Kodeksu pracy nie przewidują konieczności dołączenia do takiego wniosku uzasadnienia, jednak może ono zwiększyć szanse pracownika na uwzględnienie wniosku przez pracodawcę.

Pracodawca decyduje o uwzględnieniu wniosku pracownika albo o odmowie jego uwzględnienia, jednakże jego decyzja powinna być podejmowana z poszanowaniem zasady równego traktowania oraz zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu. Oznacza to, że powinien co do zasady zostać uwzględniony, jeżeli inni pracownicy na podobnych stanowiskach i w podobnych sytuacjach mogą korzystać z pracy zdalnej okazjonalnej bez ograniczeń.

Pracodawca, rozpatrując wniosek pracownika, powinien kierować się także zasadą wyrażoną w art. 8 Kodeksu pracy. Zgodnie z nią nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Oznacza to, że jeżeli pracodawca ma taką możliwość, to nie powinien odmówić pracownikowi pracy zdalnej okazjonalnej.

Praca zdalna okazjonalna znajdzie zapewne zastosowanie w okolicznościach incydentalnych i szczególnych, uzasadnionych wyłącznie interesem (potrzebą) pracownika. Przykładem wykorzystania instytucji pracy zdalnej okazjonalnej może być konieczność opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny czy potrzeba wyjazdu do innej miejscowości (poza stałe miejscem wykonywania pracy) w celu załatwienia spraw osobistych, które jednocześnie umożliwią pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej. 

(?) Jak rejestrować godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy podczas wykonywania pracy zdalnej

Przepisy prawa pracy nie regulują sposobu rejestrowania rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej przez pracownika, zatem pracodawca samodzielnie określa zasady w tym zakresie. Rejestracja może się odbywać poprzez wysłanie e-maila o rozpoczęciu (zakończeniu) pracy czy telefoniczne zawiadomienie o tym przełożonego. Można też założyć, że potwierdzeniem wykonywania pracy zdalnej jest np. korespondencja e-mailowa lub wykaz zadań zrealizowanych danego dnia.

Pracodawca powinien ustalić w regulaminie pracy przyjęty w zakładzie pracy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy i nie zrobił tego, to może ustalić sposób potwierdzania obecności np. w odrębnym zarządzeniu lub obwieszczeniu. Wówczas zobowiązany jest poinformować pracownika o tym sposobie w informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej pracownikowi po nawiązaniu stosunku pracy (art. 29 § 3 Kodeksu pracy). 

Pracodawcy, którzy korzystają z listy obecności dla pracowników wykonujących pracę stacjonarną,
powinni ustalić także sposób potwierdzania obecności w pracy dla pracowników wykonujących pracę zdalną lub wprowadzić stosowne postanowienia do regulaminu pracy. Sposobem potwierdzania obecności w pracy wykonywanej zdalnie może być np. wysłanie na początku i na zakończenie pracy e-maila do przełożonego albo zatelefonowanie do niego. Dotyczy to zarówno rejestracji obecności w pracy, jak i ewidencji czasu pracy (godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy), ponieważ praca zdalna nie wyłącza tego obowiązku u osób pracujących w systemach czasu pracy innych niż zadaniowy. Wygodnym rozwiązaniem są pliki w chmurze do uzupełnienia online lub dedykowane aplikacje. Można w nich w sposób czytelny odznaczać zarówno sam fakt obecności w pracy, jak i ewidencjonować godziny jej rozpoczęcia i zakończenia.

Natomiast jeżeli pracodawca nie wprowadził zasad potwierdzania obecności w czasie pracy zdalnej, to można założyć, że pracownik pracujący zdalnie jest obecny w pracy w dniach i godzinach ustalonych w jego rozkładzie czasu pracy. W takim przypadku potwierdzeniem obecności pracownika w pracy może być rejestr logowania do systemu, wysyłane e-maile czy wykaz zadań wykonanych przez pracownika danego dnia, który przekazuje on przełożonemu pod koniec dnia pracy.

Najistotniejsze jest, aby oznaczenia na liście obecności były zrozumiałe i nie budziły wątpliwości.

Pracodawca może także ustalić, że pracownik będzie zaznaczał na liście obecności dni pracy zdalnej (szczególnie jeśli jego praca ma charakter hybrydowy). Praca zdalna może być wówczas oznaczana na liście w formie pliku w chmurze przy użyciu np. skrótu "PZ". Jeśli w zakładzie pracy lista ma formę papierową, wówczas taką adnotację na liście obecności może wprowadzić przełożony pracownika, inny wyznaczony pracownik lub pracownik działu personalnego.

Sposoby potwierdzania obecności w pracy są uzależniane od organizacji pracy w zakładzie pracy, ale też od sposobu wykonywania danej pracy, w tym pracy zdalnej. U pracodawców, u których praca jest wykonywana wyłącznie w formie zdalnej i nie ma prowadzonej listy obecności, będą to raczej sposoby elektroniczne, rejestr logowania do służbowego komputera, z którego korzysta pracownik. Natomiast przy pracy hybrydowej możliwe będzie stosowanie form mieszanych lub papierowych.

Jeżeli pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy dla określonych pracowników, to nie można zastąpić jej listą obecności.

(?) Czy można wezwać osobę zatrudnioną w ramach pracy zdalnej np. do biura na spotkanie

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują kwestii wzywania pracownika do biura w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej. Jednak pracodawca (przełożony) w ramach swoich uprawnień kierowniczych ma prawo wezwać pracownika do wykonywania pracy w biurze, a także polecić mu pracę w każdym innym miejscu, np. udział w spotkaniu odbywającym się w siedzibie kontrahenta albo odbycie podróży służbowej. 

Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane w:

1) porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi - wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi - z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych),

2) regulaminie - jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (wówczas - po konsultacji z przedstawicielami pracowników). 

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie zawarte ww. porozumienie albo nie zostanie wydany ww. regulamin. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej będzie określało polecenie pracodawcy lub porozumienie zawarte z pracownikiem. 

Przepisy Kodeksu pracy określają minimalną treść porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi), regulaminu, porozumienia z pracownikiem lub polecenia pracy zdalnej. Oznacza to, że poza elementami wskazanymi w przepisach ww. akty będą mogły określić także inne kwestie, w tym zasady wzywania pracownika z pracy zdalnej do biura. 

Natomiast gdyby zasady wzywania pracownika do biura nie zostały określone w porozumieniu, to należy uznać, że pracodawca (przełożony) może w ramach swoich uprawnień kierowniczych wydać pracownikowi polecenie służbowe, które będzie polegało na nakazaniu pracownikowi wzięcia udziału w spotkaniu odbywającym się w biurze. Jest to takie samo polecenie służbowe, jakie pracownik ten mógłby otrzymać, wykonując pracę w siedzibie pracodawcy. Pracodawca może bowiem polecić pracownikowi (zarówno stacjonarnemu, jak i zdalnemu) wzięcie udziału w spotkaniu służbowym na drugim końcu miasta i pracownik musi takie polecenie wykonać. Należy podkreślić, że pracownik świadczący pracę zdalnie jest zobowiązany do wykonywania poleceń służbowych, a w zakresie obowiązku ich wykonywania nie różni się od pracownika stacjonarnego.

(?) Czy kontrola pracodawcy dotyczy również pracy zdalnej okazjonalnej

Tak. Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, będzie się odbywała na zasadach ustalonych z pracownikiem. Natomiast kontrola wykonywania pracy przez pracownika świadczącego "okazjonalną" pracę zdalną zostanie przeprowadzona na takich zasadach jak w czasie wykonywania pracy w podstawowym miejscu pracy.

Z uwagi na to, że zasady wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej nie będą określane w aktach wewnętrznych pracodawcy (z uwagi na wyłączenie art. 67²⁰ Kodeksu pracy po nowelizacji), kontrola wykonywania takiej pracy zdalnej, kontrola w zakresie bhp oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, będzie się odbywała na zasadach ustalonych z pracownikiem. Wyodrębnienie pracy zdalnej okazjonalnej nie pozbawia zatem pracodawcy możliwości kontroli pracownika w ww. obszarach. 

Zasady kontroli ustalone z pracownikiem mogą przewidywać podobne warunki w zakresie takiej kontroli jak przy typowej pracy zdalnej, w tym zasadę, że:

• kontrola powinna być przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika, 
• pracodawca będzie dostosowywał sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju oraz 
• wykonywanie czynności kontrolnych nie powinno naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Analogicznie jak w przypadku typowej pracy zdalnej, jeśli w trakcie kontroli pracy zdalnej okazjonalnej zostaną stwierdzone uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bhp lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, pracodawca zobowiąże pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie. Jeżeli pracownik nie usunie stwierdzonych uchybień, to może się liczyć z tym, że w przyszłości jego wniosek o pracę zdalną okazjonalną nie zostanie uwzględniony.

Ustalenie z pracownikiem zasad przeprowadzania kontroli w czasie pracy zdalnej okazjonalnej powinno odbyć się z przyczyn praktycznych na początku obowiązywania nowych przepisów o pracy zdalnej albo przed pierwszym przypadkiem jej wykorzystywania. Wcześniejsze ustalenie zasad kontroli wykluczy sytuację, w której pracownik będzie korzystał z pracy zdalnej okazjonalnej, ale kontrola będzie niemożliwa do przeprowadzenia z powodu braku ustaleń.

Z uwagi na krótkotrwały i okazjonalny charakter takiej pracy zdalnej nie wydaje się, aby związane z nią kontrole były w praktyce przeprowadzane. Natomiast kontrola wykonywania zadań służbowych będzie się odbywała na takich samych zasadach jak w przypadku wykonywania przez pracownika pracy w jego stałym miejscu pracy. Pracodawca jest zobowiązany w szczególności organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy. W związku z tym ma prawo rozliczać pracownika z realizacji i terminowości powierzonych mu zadań.

W praktyce kontrola pracownika będzie się więc odbywała co do zasady przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. telefon, poczta elektroniczna, chat), ale także będzie mogła być prowadzona bezpośrednio w miejscu wykonywania takiej pracy, jednak w takim przypadku konieczne będzie uprzednie porozumienie się z pracownikiem.

(?) Zatrudniamy pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy. Czy w związku z tym będą im przysługiwały 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej, czy też wymiar pracy okazjonalnej należy ustalać proporcjonalnie do ich etatu

Pracownikowi zatrudnionemu na część etatu będą przysługiwały 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej w roku kalendarzowym. Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują bowiem proporcjonalnego obniżania wymiaru tego zwolnienia w zależności od wymiaru czasu pracy.

Nowe przepisy Kodeksu pracy przewidują, że praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy po nowelizacji). Oznacza to, że każdy pracownik zatrudniony na podstawie stosunku pracy jest uprawniony do maksymalnie 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej w roku kalendarzowym. Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują bowiem proporcjonalnego obniżania wymiaru takiej pracy zdalnej w zależności od wymiaru czasu pracy danego pracownika, tak jak np. w przypadku udzielania zwolnienia od pracy pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat (art. 188 § 1 i 3 Kodeksu pracy). W praktyce oznacza to, że praca zdalna okazjonalna może być wykonywana przez różną liczbę godzin w roku kalendarzowym, w zależności nie tylko od wymiaru czasu pracy danego pracownika, ale także od systemu czasu pracy, w którym pracownik wykonuje pracę.

(?) Czy pracodawca może w przepisach wewnętrznych ograniczyć miejsce pracy zdalnej tylko do terytorium Polski lub tylko do wskazanego przez pracownika adresu zamieszkania

Praca zdalna może być wykonywana przez pracownika tylko w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, który tym samym ma decydujący wpływ na miejsce jej wykonywania. Pracodawca może zatem ustalić w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników takie ograniczenie miejsca wykonywania pracy zdalnej.

Na szczeblu zakładowym zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Nowe przepisy Kodeksu pracy nie wyszczególniają kwestii miejsca wykonywania pracy zdalnej jako obowiązkowego elementu takiego porozumienia. Nie ma jednak żadnych przeszkód prawnych, aby w porozumieniu ustalić także kwestie związane z miejscem wykonywania pracy zdalnej przez pracowników. Z tym że ponieważ porozumienie wymaga zgodnej woli obu stron. Na regulację ograniczającą miejsce pracy zdalnej tylko do terytorium Polski, to zgodę musiałyby zatem wyrazić związki zawodowe będące stronami tego porozumienia. 

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi, to pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Także jeżeli u pracodawcy nie działają związki zawodowe, to pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie - w takim przypadku po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Zatem w przypadku regulaminu pracy zdalnej ostateczna decyzja o jego całej treści należy do pracodawcy (jest on związany tylko tymi kwestiami, które wcześniej uzgodnił ze związkami zawodowymi, tj. już wyraził na nie zgodę wcześniej; natomiast opinia przedstawicieli pracowników nie jest dla niego wiążąca). 

Zamieszczenie w przepisach wewnątrzzakładowych regulacji dotyczącej miejsca wykonywania pracy zdalnej ma tę zaletę, że pracownicy zainteresowani taką formą pracy będą mieli rozeznanie, na jakie miejsca pracy zdalnej pracodawca jest skłonny wyrażać zgodę. Pracodawca ma bowiem prawo oczekiwać pewnej dyspozycyjności od pracowników wykonujących pracę zdalną i z tego może wynikać ograniczony obszar, na którym pracodawca jest skłonny akceptować proponowane przez pracownika miejsce tej pracy (np. tylko obszar Polski, tylko obszar województwa albo miasta, w którym mieści się siedziba firmy). 

Natomiast inny pracodawca może uznać, że nie ma dla niego znaczenia, gdzie pracownik wykonuje pracę zdalną, ponieważ nie przewiduje wzywania go doraźnie z pracy zdalnej do pracy w siedzibie firmy.

Z nowych przepisów Kodeksu pracy wynika, że praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 

Z samej definicji pracy zdalnej wynika, że miejsce jej wykonywania proponuje pracownik, ale zatwierdza pracodawca. Pracodawca zawsze może odrzucić proponowane przez pracownika miejsce wykonywania pracy zdalnej - wówczas nie dojdzie do jej uzgodnienia. Jeżeli ani w porozumieniu, ani w regulaminie dotyczącym pracy zdalnej nie będzie żadnych regulacji w tym zakresie, to pracodawca będzie miał zupełną swobodę w przyjmowaniu/odrzucaniu propozycji pracownika. Jeżeli natomiast w tych przepisach wewnątrzzakładowych będą się znajdowały regulacje dotyczące miejsca pracy zdalnej, to pracodawca będzie nimi ograniczony.

(?) Czy aplikacja monitorująca ekran pracownika w trakcie wykonywania przez niego obowiązków służbowych będzie dopuszczalna w świetle nowych przepisów o pracy zdalnej

Nowe przepisy Kodeksu pracy o pracy zdalnej nie regulują kwestii monitoringu pracownika. W tym zakresie należy stosować ogólne przepisy Kodeksu pracy o monitoringu.

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca do niego przepisy o pracy zdalnej nie wprowadza przepisów dotyczących monitoringu pracownika wykonującego pracę zdalną, nie zmienia też nic w dotychczasowych przepisach o monitoringu. W przypadku pracy zdalnej praktyczne zastosowanie może mieć przede wszystkim monitoring poczty elektronicznej i inne formy monitoringu.

Nadal obowiązuje regulacja, zgodnie z którą, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (art. 22³ Kodeksu pracy). Monitoring takiej poczty nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania takiego monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. 

Pracodawca ma obowiązek:

• poinformowania pracowników o wprowadzeniu takiego monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,
• przekazania na piśmie informacji dotyczących celu, zakresu oraz sposobu zastosowania takiego monitoringu przed dopuszczeniem nowo zatrudnionego pracownika do pracy. 

Wszystkie ww. zasady stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż monitoring poczty elektronicznej, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji tych samych celów co w przypadku monitoringu poczty elektronicznej, tj. do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

(?) Jeśli mamy pracę hybrydową, to czy w regulaminie pracy zdalnej można wpisać, że 24 dni pracy okazjonalnej wchodzą w poczet pracy hybrydowej

Nie. Dni pracy okazjonalnej nie można wliczać w okres pracy hybrydowej. Praca zdalna okazjonalna ma być wykonywana tylko w interesie pracownika, wyłącznie na złożony przez niego wniosek.

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy po nowelizacji). Wniosek ten może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca nie ma obowiązku jego uwzględniania. W uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającego pracę zdalną okazjonalną do Kodeksu pracy zaznaczono, że "taka praca zdalna znajdzie zastosowanie w okolicznościach incydentalnych i szczególnych, uzasadnionych wyłącznie interesem (potrzebą) pracownika". Związane one będą najczęściej z jego potrzebami połączenia w danym dniu pracy zawodowej z obowiązkami rodzinnymi.

Ze względu na to, że jest to zupełnie inny rodzaj pracy zdalnej, nie powinna ona być mieszana z pracą zdalną, która ma być stosowana na podstawie uzgodnienia pracownika z pracodawcą, dokonanego z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika (na podstawie art. 67¹⁹ § 2 Kodeksu pracy po nowelizacji). Także w uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającego pracę zdalną okazjonalną do Kodeksu pracy podkreślono, że "przepis nie wyklucza możliwości złożenia wniosku dotyczącego okazjonalnej pracy zdalnej przez pracownika, który wykonuje już pracę zdalną częściowo (na ogólnych zasadach)".

Należałoby zatem opowiedzieć się przeciwko takim regulacjom wewnętrznym, z których miałoby wynikać, że pierwsze 24 dni pracy zdalnej w roku są kwalifikowane jako praca zdalna okazjonalna. 

(?) Czy praca zdalna musi być ujęta w regulaminie pracy, jeżeli taki funkcjonuje w zakładzie, czy może być uregulowana w oddzielnym dokumencie lub porozumieniu

Zdecydowanie należy stworzyć oddzielny regulamin dotyczący zasad wykonywania pracy zdalnej, a jeżeli w zakładzie pracy są związki zawodowe, to zasady te powinny być ustalone w porozumieniu z nimi.

Regulamin pracy określa prawa oraz obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy. Jest on ustalany w porozumieniu ze związkami zawodowymi, a w przypadku ich braku wprowadza go samodzielnie pracodawca. 

Natomiast tryb określania w zakładzie pracy zasad wykonywania pracy zdalnej jest inny. Zasady te określa się w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, 
• porozumieniu zawieranym między pracodawcą a kilkoma organizacjami związkowymi - w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa,
• porozumieniu zawieranym z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy - jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi,
• regulaminie wydawanym samodzielnie przez pracodawcę - jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi albo jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (wówczas konieczna jest konsultacja z przedstawicielami pracowników).

W porozumieniu oraz regulaminie pracy zdalnej określa się w szczególności:

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,

2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną,

3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu związanego z pracą zdalną,

4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,

5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,

6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,

8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Odmienne regulacje prawne dotyczące regulaminu pracy oraz regulaminu określającego zasady pracy zdalnej (i porozumienia ze związkami zawodowymi w tej materii) w zakresie treści tych regulaminów, trybu ich ustalania, a także terminu wejścia w życie i obowiązki pracodawcy związane z wejściem w życie regulaminu (te dwie ostatnie kwestie są określone w Kodeksie pracy tylko w odniesieniu do regulaminu pracy) przemawiają za tym, że regulamin określający zasady pracy zdalnej powinien być zupełnie odrębnym dokumentem od regulaminu pracy.

(?) Planujemy zatrudnienie pracowników w trakcie bieżącego roku. Czy będą im przysługiwały w tym roku 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej, czy też wymiar tej pracy należy ustalać proporcjonalnie do ich okresu zatrudnienia

Pracownik może wykonywać pracę zdalną okazjonalną w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Nie ma jednak podstaw do przeliczania tego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika (złożony w postaci papierowej lub elektronicznej), w maksymalnym wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy po nowelizacji). Nie ma żadnych podstaw prawnych do przeliczania tego maksymalnego wymiaru pracy zdalnej w zależności od tego, jak długo w danym roku kalendarzowym pracownik pozostaje w zatrudnieniu w danego pracodawcy. 

(?) Czy na liście obecności i/lub w ewidencji czasu pracy trzeba odnotować dni z pracą zdalną

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, w której nie przewiduje się konieczności odnotowywania pracy zdalnej. Odnotowywanie w szczególny sposób dni pracy zdalnej na liście obecności także nie jest konieczne. Praca zdalna jest bowiem normalnym dniem pracy, z tym że jest wykonywana w formie nie stacjonarnej, ale zdalnej. 

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ponadto przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (§ 6 pkt 1 lit. 1) zobowiązują pracodawcę do prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Powinna ona obejmować dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzi ewidencja czasu pracy zawierająca m.in. informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych. Przepisy ww. rozporządzenia nie zobowiązują pracodawcy do zamieszczania w ewidencji czasu pracy informacji, że praca była wykonywana zdalnie. 

Przepisy Kodeksu pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku prowadzenia listy obecności, a co za tym idzie - nie zawierają wytycznych odnośnie do elementów, które taka lista powinna zawierać. W praktyce lista obecności może być narzędziem pomocnym w realizacji obowiązku odnotowywania przybycia pracownika do pracy i potwierdzania jego obecności w pracy zgodnie z godzinami wynikającymi z grafiku. Pracodawca może zatem, ale nie musi, odnotowywać na liście obecności fakt, że pracownik wykonuje danego dnia pracę w formie zdalnej. Z przepisów prawa pracy nie wynika, jakie elementy powinna zawierać lista obecności. Nie ma żadnego powszechnie obowiązującego wzoru listy obecności, więc pracodawca może sam opracować jej formularz lub skorzystać z dostępnych na rynku gotowych druków.

Z uwagi na to, że nie ma obowiązku powadzenia listy obecności pracowników ani też nie funkcjonują obowiązkowe wzory tych list - nie ma także żadnych powszechnie obowiązujących oznaczeń, które umieszcza się na takiej liście. 

Obowiązek potwierdzania przez pracownika obecności w pracy na liście obecności może wynikać z regulaminu pracy lub w przypadku pracodawców, którzy nie są zobowiązani do wydawania regulaminu - z pisemnej informacji, którą pracodawca sporządza pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, lub informacji przekazanej w inny przyjęty u pracodawcy sposób. 

Natomiast z uwagi na to, że pracownik wykonujący pracę zdalnie nie ma możliwości odnotowania na liście obecności pracy zdalnej, może to zrobić jego przełożony, inny uprawniony pracownik lub pracownik kadr. Oznaczenie na liście obecności pracy zdalnej nie skutkuje jednak dla pracownika obowiązkiem "wstecznego" podpisywania listy obecności po zakończeniu pracy zdalnej lub w przypadku zatrudniania go tylko w tej formie, podpisywaniem, np. raz w miesiącu, całej listy obecności.

Bożena Lenart

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka licznych publikacji z tej tematyki

Małgorzata Podgórska

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka licznych publikacji z tej tematyki