Błędy na fakturze i awarie KSeF – jak sobie poradzić?

Ministerstwo Finansów zdecydowało, że obowiązkowy KSeF wejdzie w życie w dwóch nowych terminach: 1 lutego 2026 r. – dla podatników (czynnych i zwolnionych), którzy w roku 2025 przekroczą obroty (w rozumieniu ustawy o VAT) w wysokości 200 mln i 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.
Warto już teraz rozwiać wątpliwości, co do sposobu postępowania w przypadku błędu na fakturze lub awarii systemu podczas wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Jak skorygować fakturę? Co zrobić, jak nie działa system lub mamy awarię naszego programu finansowo-księgowego? Kto odpowiada za błąd, gdy biuro rachunkowe wystawi fakturę dla klienta? Odpowiedzi między innymi na te pytania usłyszysz podczas szkolenia, do którego obejrzenia zapraszamy.

Program szkolenia:
• Błędna data wystawienia na fakturze a KSeF
Jakie to ma znaczenie? Jak będzie wyglądać taki błąd w dacie sprzedaży?
• Korygowanie faktury w przypadku błędu zauważonego przez nabywcę na fakturze po 1 lipca 2024 r.
Jak to zrobić, skoro uchylono instytucję not korygujących?
• Brak skorygowania faktury a prawo do odliczenia podatku VAT
Co z prawem do odliczenia podatku VAT w przypadku błędu w fakturze wystawionej dla nabywcy? Czy któreś błędy są ważniejsze?
• Anulowanie faktur a wejście w życie KSef
Jak anulować fakturę przesłaną do KSeF? Czy da się anulować fakturę przed jej przesłaniem do KSeF?
• Awaria systemu lub inne problemy techniczne a termin wystawienia faktury
Nie działa system, jak zatem zdiagnozować rodzaj problemu? Jak udokumentować takie przypadki? Jak zmieniają się obowiązki przedsiębiorcy w sytuacji różnych problemów technicznych?
• Biuro rachunkowe wystawiające "technicznie" fakturę dla klienta
Jakie ryzyka to za sobą niesie?

UWAGA!
Wejście obowiązkowego KSeF zostało przesunięte z 1 lipca 2024 r. na 1 lutego 2026 r. Jak wynika z projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT, nad którym trwają prace, docelowo wejście w życie obowiązkowego KSeF będzie kliku etapowe. I tak:
• od 1 lutego 2026 r. – obowiązkowy KSeF będą musieli stosować podatnicy, u których sprzedaż przekroczy w 2025 r. 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązkowy KSeF będą musieli stosować pozostali podatnicy z wyjątkiem tych, u których skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka;
• od 1 października 2026 r. – obowiązkowy KSeF będą musieli stosować podatnicy, u których skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka. Do 30 września 2026 r. ci podatnicy będą mogli wystawiać poza KSeF wyłącznie faktury, których wartość należności ogółem będzie mniejsza lub równa 450 zł, pod warunkiem że łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł.
Dodatkowo zostanie przesunięte wejście w życie niektórych regulacji dotyczących obowiązkowego KSeF. I tak dopiero od:
• 1 sierpnia 2026 r. – będzie istniał obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach;
• 1 sierpnia 2026 r. – nie będzie można wystawiać faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone;
• 1 stycznia 2027 r. – będzie obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w trybie online, chyba że nastąpi awaria lub będzie niedostępny system; do końca 2026 r. podatnicy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane w trybie offline, pod warunkiem, że najpóźniej następnego dnia roboczego faktura zostanie przesłana do KSeF.
Ponadto, w porównaniu z obecnymi przepisami w zakresie KSeF, sprzedawca będzie mógł wystawiać faktury ustrukturyzowane również dla konsumentów. To podatnik – wystawca faktury dla konsumenta – będzie decydował, czy wystawia e-fakturę w KSeF, czy decyduje się na wystawienie faktury na dotychczasowych zasadach.
Zostanie także wprowadzona dodatkowa funkcjonalność, polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem. Przesyłanie załączników do KSeF nie będzie obowiązkowe. Zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż.
Zostanie również zapewniona możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza KSeF. Będzie je można pobierać już od 1 listopada 2025 r.