Od 17 listopada 2023 r. zmieniły się wymogi bhp dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe

Umożliwienie pracodawcom większej swobody organizacji stanowisk pracy z monitorami ekranowymi przewiduje nowelizacja rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Nowe przepisy wprowadzają także obowiązek refundacji pracownikowi zakupu szkieł kontaktowych do pracy z komputerem.

Modyfikacje wprowadzone w rozporządzeniu w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe dostosowują dotychczasowe regulacje do zmian technologicznych, które nastąpiły od czasu jego wydania w 1998 r. 

Nowa definicja stanowiska pracy

W wyniku omawianej nowelizacji zmodyfikowana została definicja stanowiska pracy. Od 17 listopada 2023 r. przez pojęcie stanowiska pracy trzeba rozumieć przestrzeń pracy wraz z:

• wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika, 

• krzesłem i stołem, 

• opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem. 

Zlikwidowano więc dotychczasowy podział na wyposażenie podstawowe (w tym monitor ekranowy, klawiaturę lub inne urządzenia wejściowe, jednostkę centralną lub stację dyskietek), wyposażenie dodatkowe (w tym drukarkę, skaner, mysz, trackball) oraz wyposażenie pomocnicze (w tym stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżek). W praktyce oznacza to, że krzesła i stół nie są już wyposażeniem pomocniczym.

Nowelizacja uchyla też definicję systemu komputerowego.

Wyłączenia stosowania przepisów rozporządzenia

W dalszym ciągu nowelizowane rozporządzenie zawiera katalog elementów wyposażenia stanowisk pracy, do których nie będzie miało ono zastosowania. Nadal będą to:

• kabiny kierowców oraz kabiny sterowniczych maszyn i pojazdów,

• systemy komputerowe na pokładach środków transportu,

• systemy komputerowe przeznaczone głównie do użytku publicznego,

• kalkulatory, kasy rejestrujące i inne urządzenia z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów,

• maszyny do pisania z wyświetlaczem ekranowym.

Zmiana nastąpiła natomiast w zakresie systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy. Dotychczas te elementy wyposażenia były w pełnym zakresie zwolnione z wymogów omawianego rozporządzenia. Od 17 listopada 2023 r. dotyczy to wyłącznie sytuacji, gdy będą to tego typu systemy nieprzeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Obowiązkowa refundacja szkieł kontaktowych

Nowelizacja rozporządzenia wprowadziła obowiązek zapewnienia przez pracodawców swoim pracownikom także szkieł kontaktowych, czyli w praktyce obowiązek refundacji kosztów ich zakupu. Analogicznie jak w przypadku okularów dotyczy to szkieł kontaktowych zakupionych zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Dotychczas wielu pracodawców dobrowolnie realizowało już refundację zakupu szkieł kontaktowych na podstawie art. 9 ust. 3 dyrektywy Rady z 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe (piąta dyrektywa szczegółowa w rozumieniu art. 16 ust. 1 dyrektywy 87/391/EWG)(90/270/EWG). Także Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej oraz Ministerstwo Finansów wskazywały na taką możliwość. Jednak dotychczas była to refundacja odbywająca się na zasadzie dobrowolności. W wyniku zmiany przepisu pracodawca nie będzie już mógł odmówić pracownikowi finansowania zakupu szkieł kontaktowych.

Pracodawcy powinni zweryfikować brzmienie swoich wewnętrznych przepisów i procedur regulujących proces refundacji okularów. Ci zatrudniający, którzy nie mają ujętej w nich refundacji szkieł kontaktowych, powinni byli uzupełnić ten brak do 17 listopada 2023 r.

Zmodyfikowane wymagania dla stanowisk pracy

Nowelizacja rozporządzenia nadała także nowe brzmienie załącznikowi, który określa minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe.

W ramach nowelizacji wprowadzono nową zasadę, zgodnie z którą w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy (np. laptopów) co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy stanowisko pracy powinno być wyposażone także w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika. Ponadto stanowisko pracy pracownika korzystającego z laptopa trzeba wyposażyć także w dodatkową klawiaturę i mysz. Jest to znacząca zmiana, ponieważ dotychczas zapewnienie monitora stacjonarnego lub podstawki było dobrowolną decyzją pracodawcy. Zasada ta obowiązuje od 17 listopada 2023 r. dla wszystkich nowo tworzonych stanowisk pracy. Natomiast istniejące już stanowiska pracy, które dotychczas nie miały takiego wyposażenia, należy uzupełnić o taki sprzęt do 17 maja 2024 r.

Ponadto zmodyfikowano wymagania dla monitorów ekranowych poprzez ograniczenie wymagań w zakresie regulacji ustawienia monitora, w tym możliwości jego pochylenia. Uchylono także wymóg, aby ekran monitora musiał być pokryty warstwą antyodbiciową lub posiadać odpowiedni filtr.

Zrezygnowano również ze szczegółowych paramentów, jakie ma spełniać klawiatura, w szczególności w zakresie jej wysokości i kąta pochylenia. Zgodnie z nowymi wymogami konstrukcja klawiatury ma jedynie umożliwiać użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie powoduje zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy.

Zmieniono też wymagania w zakresie konstrukcji stołu, w szczególności poprzez ich uproszczenie. Konstrukcja stołu powinna umożliwiać ergonomiczne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury, a w szczególności powinna zapewniać: 

• wystarczającą powierzchnię gwarantującą łatwe posługiwanie się elementami wyposażenia stanowiska i wykonywanie czynności związanych z pracą, 

• ustawienie klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która umożliwia podparcie dla rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem, oraz ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji.

Zrezygnowano natomiast ze szczegółowych wymogów dla uchwytów na dokumenty, pozostawiono tylko wymaganie, by w przypadku gdy przy pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów, stanowisko pracy było wyposażone w uchwyt posiadający regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika. 

Zrezygnowano także z określania wytycznych w zakresie kąta nachylenia oraz powierzchni podnóżka, z uwagi na ich zbytnią szczegółowość.

Ograniczono ponadto wytyczne dla stanowiska pracy wyposażonego w monitor ekranowy. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów powinno ono być tak zaprojektowane, aby pracownik miał zapewnioną dostateczną przestrzeń pracy, umożliwiającą umieszczenie wszystkich elementów obsługiwanych ręcznie w zasięgu kończyn górnych. Stanowisko powinno być usytuowane w pomieszczeniu w taki sposób, aby dostęp do niego był swobodny. Zrezygnowano z pozostałych wymagań dotychczas obowiązującego rozporządzenia w zakresie odległości, jakie należy zachować pomiędzy sąsiednimi monitorami oraz między pracownikiem i tyłem sąsiedniego monitora, a także odległości oczu pracownika od ekranu.

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy