Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej - zasady przeprowadzania

Od 7 kwietnia 2023 r. wchodzą w życie przepisy wprowadzające na stałe możliwość pracy zdalnej. Regulują one także obszar bhp przy pracy wykonywanej w tym trybie. W związku z tym konieczne będzie zweryfikowanie przez pracodawców ryzyk zawodowych występujących na poszczególnych stanowiskach przy tego rodzaju pracy i aktualizacja kart ryzyka zawodowego. W procesie oceny ryzyka zawodowego powinien uczestniczyć także pracownik.

Pracodawca ma obowiązek dokonywania oceny i dokumentowania ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą. Powinien również wprowadzać i stosować niezbędne środki profilaktyczne zmierzające do minimalizowania tego ryzyka, także w warunkach pracy zdalnej. To, w jaki sposób pracodawcy powinni realizować te obowiązki, reguluje nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca od 7 kwietnia 2023 r. pracę zdalną.

1. Ocena ryzyka zawodowego

Przepisy bhp zakładają, że pracodawca ocenia ryzyko zawodowe występujące przy wykonywanych pracach, a także nakładają obowiązek dokumentowania oceny ryzyka oraz poinformowania o takiej ocenie pracowników (art. 226 Kodeksu pracy oraz § 39a ust. 3 i § 39c rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy). Istotny jest fakt, że celem takiej oceny jest zastosowanie w jej następstwie środków profilaktycznych, metod oraz organizacji pracy, które powinny:

• zapewniać zwiększenie poziomu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników,
• być zintegrowane z działalnością prowadzoną przez pracodawcę na wszystkich poziomach struktury organizacyjnej zakładu pracy.

Natomiast żaden przepis nie zawiera obowiązującego lub pomocniczego wzoru formularza (karty) oceny ryzyka ani nie wskazuje konkretnej metody przeprowadzania analizy ryzyka zawodowego. Zatem pracodawca ma dowolność w wyborze metody oraz formy udokumentowania tego procesu. 

W praktyce dokument potwierdzający dokonanie oceny ryzyka zawodowego przez pracodawcę powinien uwzględniać w szczególności:

• opis ocenianego stanowiska pracy, w tym wyszczególnienie:
  • stosowanych maszyn, narzędzi i materiałów,
  • wykonywanych zadań,
  • występujących na stanowisku niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych czynników środowiska pracy,
  • stosowanych środków ochrony zbiorowej i indywidualnej,
  • osób pracujących na tym stanowisku;
• wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego dla każdego z czynników środowiska pracy oraz niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające to ryzyko;
• datę przeprowadzonej oceny oraz wykaz osób dokonujących oceny.

Opis ocenianego stanowiska pracy powinien zawierać występujące na stanowisku czynniki środowiska pracy, a w szczególności czynniki niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe. Podczas oceny ryzyka zawodowego należy uwzględnić wszystkie czynniki środowiska pracy występujące przy wykonywanych pracach.

Należy zwrócić uwagę, że w sytuacji występowania niektórych z wyżej wskazanych czynników praca nie może być wykonywana w trybie zdalnym. Są to przypadki występowania czynników:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• chemicznych stwarzających zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• powodujących intensywne brudzenie. 

1.2. Metody oceny ryzyka zawodowego 

Pracodawca, w celu przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego, również dla pracy zdalnej, może skorzystać z przykładowych metod dokonywania tej oceny:

• oceny ryzyka według polskiej normy PN-N-18002 - ocenia się w niej ciężkość następstw danego zagrożenia oraz prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożeń odpowiednio do trzech poziomów: małego, średniego i dużego; po dokonaniu tej oceny następuje określenie poziomu ryzyka, w skali od małego, przez średnie, do dużego;
• wstępnej analizy zagrożeń (tzw. metoda PHA) - w metodzie PHA poziom ryzyka opisuje wyrażenie: W = S x P, gdzie W to wartość ryzyka, S to stopień szkód, a P - prawdopodobieństwo szkód zdarzenia;
• oceny ryzyka za pomocą wskaźnika ryzyka (RISC SCORE), R = S x E x P, gdzie R to poziom ryzyka, S - możliwe skutki zdarzenia (straty spowodowane przez zdarzenie), E - ekspozycja na zagrożenie, P - prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia;
• oceny ryzyka za pomocą analizy bezpieczeństwa pracy.

Należy wziąć pod uwagę, że ocena ryzyka zawodowego nie jest czynnością jednorazową. Konieczne jest dokonywanie jej przeglądów w celu zapewnienia, że wyniki oceny pozostają aktualne i że uwzględnia ona wszystkie (również nowe) zagrożenia. Zasada ta obowiązuje także przy pracy zdalnej.

2. Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej

W celu skutecznej realizacji obowiązku oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy zdalnej zaleca się określenie (w konsultacji z pracownikami i/lub ich przedstawicielami) oraz udokumentowanie zasad realizacji działań odnoszących się do oceny ryzyka zawodowego na tych stanowiskach.

2.1. Ocena warunków pracy przy monitorze ekranowym

Ponieważ praca zdalna najczęściej będzie się wiązała z pracą przy monitorze ekranowym, pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzania na stanowiskach pracy wyposażonych w monitory ekranowe oceny warunków pracy w aspekcie:

• organizacji stanowisk pracy, w tym rozmieszczenia elementów wyposażenia, w sposób zapewniający spełnienie wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy,
• stanu elementów wyposażenia stanowisk pracy, zapewniającego bezpieczeństwo pracy, w tym ochronę przed porażeniem prądem elektrycznym,
• obciążenia narządu wzroku oraz układu mięśniowo-szkieletowego pracowników,
• obciążenia pracowników czynnikami fizycznymi, w tym szczególnie nieodpowiednim oświetleniem (przy monitorze ekranowym pracodawca powinien zapewnić oświetlenie stanowiska pracy o natężeniu minimum 500 Lx),
• obciążenia psychicznego pracowników wynikającego ze sposobu organizacji pracy.

Zaznaczenia wymaga fakt, że ilekroć mówimy o stanowisku pracy z monitorem ekranowym, należy przez to rozumieć całą przestrzeń pracy, wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty pracy, obejmującym wyposażenie: 

• podstawowe, w tym monitor ekranowy, klawiaturę lub inne urządzenia wejściowe oraz jednostkę centralną,
• dodatkowe, w tym drukarkę, skaner, mysz,
• pomocnicze, w tym stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżek.

Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną powinno się uwzględnić w szczególności wpływ tej pracy na wzrok (nadmiernie długotrwała praca przy monitorze ekranowym), układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy (zatarcie granicy między pracą a życiem osobistym, uczucie wyizolowania, poczucie dyskryminacji itp.).

Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje pisemną informację zawierającą:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Przepisy dopuszczają sporządzenie uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

2.2. Rola pracownika zdalnego przy ocenie ryzyka zawodowego

Praca zdalna jest na ogół wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika, dlatego działania odnoszące się do oceny ryzyka na stanowisku pracy powinny uwzględniać jego prawo do prywatności. 

Celowe jest, aby informacji potrzebnych do oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej dostarczał sam pracownik, który powinien również uczestniczyć w kolejnych etapach oceny ryzyka zawodowego, współpracując ze specjalistą ds. bhp lub inną osobą wskazaną przez pracodawcę. W tym procesie pracodawca powinien zapewnić pracownikowi:

• szkolenie w zakresie oceny ryzyka zawodowego, w wyniku którego pozyska on wiedzę niezbędną do identyfikowania zagrożeń i ich konsekwencji na swoim stanowisku pracy oraz formułowania propozycji działań prowadzących do eliminowania lub ograniczania ryzyka zawodowego,
• narzędzia wspierające ocenę ryzyka zawodowego, 
• karty oceny ryzyka do dokumentowania jej wyników,
• szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy,
• konieczne konsultacje.

Ponadto pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika. W trakcie kontroli mogą zostać ujawnione błędy lub konieczność korekty uprzednio wykonanej oceny ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej. 

Należy też pamiętać, że przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik musi potwierdzić w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, a także zobowiązać się do ich przestrzegania. Ponadto to pracownik powinien zorganizować stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii. Co istotne, dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej musi być uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia (w postaci papierowej lub elektronicznej) zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

3. Organizacja pracy zdalnej pracownika przy komputerze

Pracownik wykonujący pracę zdalną w domu powinien pamiętać o:

1) prawidłowym zorganizowaniu stanowiska pracy i jego otoczenia,

2) dobrej organizacji czasu pracy,

3) zagrożeniach dla zdrowia związanych z pracą zdalną.

Tabela 1. Przykładowe pytania kontrolne w procesie optymalizacji warunków pracy przy komputerze

3.1. Lista kontrolna do identyfikacji zagrożeń na stanowisku pracy zdalnej przy monitorze ekranowym

Dostarczenie pełnej listy zagrożeń na stanowisku pracy zdalnej umożliwi pomocna pracownikowi lista kontrolna do identyfikacji zagrożeń na stanowisku pracy zdalnej przy monitorze ekranowym. Taka lista (przygotowana przez specjalistę ds. bhp i ewentualnie skorygowana przy współpracy z pracownikiem) powinna zawierać pytania dotyczące poszczególnych grup zagrożeń występujących przy pracy zdalnej (w szczególności powinny tu zostać wyszczególnione czynniki fizyczne, psychospołeczne oraz o charakterze organizacyjnym, związanym w szczególności ze specyfiką pracy wykonywanej w pozycji siedzącej przy komputerze w pomieszczeniu zamkniętym).

Tabela 2. Lista kontrolna czynników mogących mieć charakter uciążliwy lub szkodliwy na stanowisku pracy zdalnej

Tabela 3. Przykładowe sposoby konstruowania pytań kontrolnych do pracownika o czynniki ryzyka występujące na jego stanowisku pracy zdalnej

4. Karta oceny ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej

 Ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej powinna zostać udokumentowana. Można wykorzystać do tego wzór dokumentu stosowany dla wszystkich stanowisk w zakładzie pracy, który dodatkowo powinien zawierać informację o miejscu wykonywania pracy zdalnej. Dokumenty z wynikami oceny ryzyka zawodowego powinny być zatwierdzone przez przełożonego pracownika.

W dokumencie oceny ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej należy dodatkowo podać miejsce (adres) wykonywania tego rodzaju pracy. W razie potrzeby do ogólnego dokumentu z wynikami oceny można załączyć wypełnione przez pracownika listy kontrolne oraz dokumentację fotograficzną stanowiska pracy zdalnej.

Niezależnie od przyjętej metody dokonania oceny ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej, wypełniając kartę, powinno się w niej umieścić:

1) informacje ogólne: miejsce (adres) wykonywania pracy zdalnej, nazwę i charakterystykę stanowiska pracy, dla którego jest przeprowadzana ocena; nazwisko osoby dokonującej oceny ryzyka zawodowego (pracownika służby bhp) i datę oceny;

2) informacje o zagrożeniach, które zidentyfikowano na stanowisku pracy zdalnej;

3) informacje o środkach ochrony przed zagrożeniami, które są obecnie wykorzystywane na stanowisku pracy;

4) wyniki oszacowania i wyznaczania dopuszczalności ryzyka zawodowego dla każdego zidentyfikowanego zagrożenia (np. ryzyko średnie/dopuszczalne), z uwzględnieniem istniejących środków ochrony;

5) informacje o środkach, które zostały zastosowane w celu ograniczenia lub wyeliminowania ryzyka zawodowego związanego z zagrożeniem.

Wzór. Karta oceny ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej przygotowana metodą wstępnej analizy zagrożeń PHA

Wstępna analiza zagrożeń PHA

Marta Goroszkiewicz

prawnik, wykładowca akademicki, specjalista z zakresu prawa pracy i bhp