Jakie składki należy opłacić za pracownika łączącego urlop rodzicielski z pracą u pracodawcy, który udzielił mu tego urlopu

Jedna z naszych pracownic od listopada 2023 r. będzie łączyła urlop rodzicielski z pracą na pół etatu. Jak należy rozliczyć składki ZUS i jakie dokumenty złożyć za ten okres?

Rada

W tym przypadku za listopad 2023 r. należy złożyć raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, w którym zostaną rozliczone składki z tytułu wynagrodzenia za pracę, oraz z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 xx (w którym zostaną wykazane składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z tytułu zasiłku macierzyńskiego otrzymanego za ten okres). Ponadto powinni Państwo sporządzić raport ZUS RSA za listopad 2023 r. z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx i kodem świadczenia/przerwy 319 w okresie 1-30 listopada 2023 r. Szczegóły w uzasadnieniu.

Uzasadnienie

Pracownicy mogą łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego z pracą (w niepełnym wymiarze). Wówczas wypłacane jest im zarówno wynagrodzenie za pracę, jak i zasiłek macierzyński z tytułu urlopu rodzicielskiego. Składki ZUS należy wykazać i rozliczyć, składając za ww. okres odpowiednie dokumenty rozliczeniowe.

W tym przypadku składki ZUS z obu tytułów należy wykazać i rozliczyć w dwóch blokach raportu ZUS RCA. Złożyć trzeba także raport ZUS RSA, wykazując przerwę w opłacaniu składek.

Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą

Urlop rodzicielski jest to urlop przysługujący po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego. Mają z niego prawo skorzystać pracownicy - rodzice dziecka. Wymiar tego urlopu wynosi:

• 41 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka lub 43 tygodnie w razie urodzenia więcej niż jednego dziecka,
• dla rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie potwierdzające istnienie ciężkiego i nieodwracalnego upośledzenia albo nieuleczalnej choroby zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu i w przypadku ciąży mnogiej (art. 182^1a Kodeksu pracy)

Ustawodawca przewidział możliwość łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy w wymiarze nie większym niż pół etatu (art. 182^1e § 1 Kodeksu pracy). W tej sytuacji urlopu rodzicielskiego udziela się na pozostałą część wymiaru czasu pracy.

W związku z łączeniem przez pracownika urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy urlop ten wydłuża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika. Jednak nie może być to więcej niż 82 tygodnie, a w przypadku ciąży mnogiej- 86 tygodni (art. 182^1f § 1 Kodeksu pracy).

Urlop rodzicielski można także łączyć z pracą u pracodawcy w przypadku matek dzieci ze stwierdzonym ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniem albo nieuleczalną chorobą zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu- w tym przypadku okres urlopu wydłuża się maksymalnie do 130 tygodni lub 134 tygodni w przypadku ciąży mnogiej.

Okres, o który urlop rodzicielski ulega wydłużeniu, stanowi iloczyn liczby tygodni, przez jaką pracownik łączy korzystanie z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, i wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego.

Jeżeli pracownik zamierza łączyć urlop rodzicielski z wykonywaniem pracy u danego pracodawcy, to musi zwrócić się do niego z wnioskiem w tym zakresie. Wniosek ten należy złożyć w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy.

Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez tego pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika na piśmie w terminie 7 dni.

Zasady podlegania ubezpieczeniom przy łączeniu urlopu rodzicielskiego z pracą

W sytuacji gdy pracownik łączy pracę z urlopem rodzicielskim (u pracodawcy, który udzielił mu tego urlopu), podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z obu tych tytułów (art. 9 ust. 6b ustawy systemowej). Z tytułu umowy o pracę jest także objęty obowiązkowym ubezpieczeniem zdrowotnym (art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy zdrowotnej). Nie podlega natomiast temu ubezpieczeniu z tytułu przebywania na urlopie rodzicielskim.

Pracodawca powinien przekazać do ZUS następujące dokumenty rozliczeniowe:

• ZUS RCA z kodem 01 10 xx, z wykazaną kwotą wynagrodzenia i pobranymi składkami na ubezpieczenia społeczne z tytułu wykonywania pracy oraz wskazaniem wymiaru czasu pracy, w jakim aktualnie jest zatrudniony pracownik;
• ZUS RSA z kodem 01 10 xx oraz z kodem świadczenia/przerwy:

- 319, wykazując kwotę zasiłku macierzyńskiego za okres przebywania na urlopie rodzicielskim, albo

- 337, wykazując kwotę zasiłku macierzyńskiego za okres przebywania na urlopie rodzicielskim w związku ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem posiadającym zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem";

• ZUS RCA z kodem 12 40 xx bez wskazania wymiaru czasu pracy, lecz z wykazaniem w nim kwoty zasiłku macierzyńskiego. i naliczonymi od niego składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Należy przy tym wskazać, że za okres łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą nie przysługuje zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP i FGŚP (przewidziane dla osób powracających z urlopu macierzyńskiego) w odniesieniu do przychodów uzyskiwanych w okresie świadczenia pracy w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego. Takie stanowisko prezentuje ZUS w poradniku Zasady opłacania składek na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych (www.zus.pl). W tym zakresie funkcjonuje też inne stanowisko.

Urlop rodzicielski a praca u innego pracodawcy. Przepisy nie regulują przypadku, gdy pracownik chce podjąć pracę w czasie urlopu rodzicielskiego u innego pracodawcy.

Zgodnie z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy (www.pip.gov.pl):

PIP

(…) należy uznać, że w świetle obowiązujących przepisów istnieje taka możliwość. Ustawodawca nie tylko nie zabrania podejmowania pracy u innego pracodawcy w trakcie korzystania z urlopu macierzyńskiego bądź urlopu rodzicielskiego, ale również nie uzależnia takiej możliwości od wysokości wymiaru czasu pracy, jak ma to miejsce w przypadku łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu. Oznacza to, że taki pracownik może podjąć pracę u innego pracodawcy nawet w pełnym wymiarze czasu pracy. Podjęcie pracy u innego pracodawcy nie będzie wiązało się z koniecznością przerwania urlopu macierzyńskiego bądź urlopu rodzicielskiego.

W sytuacji wykonywania pracy u innego pracodawcy w czasie urlopu rodzicielskiego okres tego urlopu nie wydłuża się o okres pracy. Natomiast pracownik w tym przypadku nie ma ograniczenia w zakresie wymiaru czasu pracy i może pracować nawet na pełny etat.

Wobec tego pracodawca, u którego pracownik przebywa na urlopie rodzicielskim, przekazuje do ZUS następujące dokumenty:

• ZUS RCA z kodem 12 40 xx bez wskazania wymiaru czasu pracy, lecz z wykazaniem w nim kwoty zasiłku macierzyńskiego; 
• ZUS RSA z kodem 01 10 xx oraz z kodem świadczenia/przerwy:

- 319, wykazując kwotę zasiłku macierzyńskiego za okres przebywania na urlopie rodzicielskim, albo

- 337, wykazując kwotę zasiłku macierzyńskiego za okres przebywania na urlopie rodzicielskim w związku ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem posiadającym zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem".

Natomiast u drugiego pracodawcy, gdzie pracownik wykonuje pracę w ramach umowy o pracę, jest on rozliczany tylko w raporcie ZUS RCA z kodem 01 10 xx.

Monika Grabarkiewicz
ekspert w zakresie prawa pracy i rozliczeń pracowniczych, specjalizuje się w obszarach na styku procesów kadrowo-płacowych i rozrachunków z ZUS