Zawieranie umów cywilnoprawnych z własnym pracownikiem - dopuszczalność i zasady rozliczeń

Zawarcie z własnym pracownikiem umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia lub o dzieło) nie może dotyczyć czynności, które są wykonywane na podstawie umowy o pracę. W przeciwnym razie takie postępowanie może zostać uznane za próbę obejścia przepisów prawa. Natomiast do celów ubezpieczeniowych umowa cywilnoprawna (np. umowa zlecenia bądź o dzieło) zawarta z własnym pracownikiem traktowana jest na równi z umową o pracę, a wynagrodzenie przysługujące z jej tytułu w zakresie składek ZUS powinno być rozliczane tak jak pensja pracownicza.

Przy umowach cywilnych realizowanych na rzecz podmiotu, z którym zatrudnionego łączy umowa o pracę, poza odpowiednim sformułowaniem umowy i powierzeniem innego rodzaju prac do wykonania należy pamiętać przede wszystkim o wymogu oskładkowania wynagrodzenia w pełnym zakresie oraz o konieczności rozdzielnego naliczania zaliczek podatkowych. Szczególną uwagę należy także zwrócić m.in. na zasady kalkulowania świadczeń chorobowych oraz potrąceń dokonywanych z należności wypłacanych zatrudnionym osobom.

Dopuszczalność podpisywania umów cywilnych z własnym pracownikiem

Powszechnie obowiązujące przepisy nie zakazują dodatkowego zatrudniania pracownika na podstawie umowy cywilnoprawnej przez tego samego pracodawcę. Wskazują jednak, że:

• zabronione jest zastępowanie umowy o pracę umową cywilną (art. 22 § 12 Kodeksu pracy),

• pracę świadczoną w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy traktuje się jako zatrudnienie pracownicze, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy (art. 22 § 11 Kodeksu pracy),

• umowa cywilna podpisana w celu "ukrycia" faktycznie istniejącego między stronami stosunku pracy jest kwalifikowana jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

Cechy typowe dla stosunku pracy to:

• wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym,

• świadczenie pracy osobiście, za wynagrodzeniem, bez możliwości wyznaczania przez pracownika we własnym zakresie osoby trzeciej, która wykona zamiast niego przypisane mu obowiązki (art. 22 § 1 Kodeksu pracy).

Ukształtowana już linia orzecznictwa sądowego potwierdza, że zawieranie umowy o pracę i umowy cywilnoprawnej z tą samą osobą jest możliwe, jednak pod warunkiem, że:

• poszczególne umowy będą przewidywały wykonywanie prac rodzajowo wyraźnie różniących się od siebie,

• zobowiązania wynikające z umowy cywilnej nie zawierają istotnych cech stosunku pracy.

Należy też zwrócić uwagę, że Sąd Apelacyjny w Lublinie wyjaśnił:

SA

Świadczenie tej samej rodzajowo pracy, co określona w umowie o pracę poza normalnym czasem pracy pracowników, na podstawie kolejnej umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło), jest bowiem kontynuowaniem stosunku pracy w godzinach nadliczbowych. Zawieranie takich umów stanowi obejście przepisów o czasie pracy, przy czym nie ma tu znaczenia wola pracownika i pracodawcy. Praca nadliczbowa jest możliwa jedynie wówczas, gdy wprost dopuszczają ją przepisy ustawy, i to w granicach ustalonych tymi przepisami (wyrok SA w Lublinie z 17 sierpnia 2006 r., III APa 24/06, OSA 2007/7/12).

Podobny pogląd wyraził Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 21 października 1994 r. (III AUR 865/94, OSA 1995/2/19).

Jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 18 grudnia 2014 r. (III UK 69/14, OSNP 2016/8/107):

SN

(…) pracodawca może zawierać z zatrudnionym pracownikiem umowy cywilnoprawne, ale jedynie w zakresie obowiązków lub czynności, które nie są objęte treścią stosunku pracy ani zakresem obowiązków pracowniczych. W przeciwnym razie umowa cywilnoprawna na wykonywanie w istocie tych samych obowiązków pracowniczych jest sprzeczna z prawem pracy oraz prawem ubezpieczeń społecznych lub zmierza do obejścia przepisów tych działów prawa, przeto jest nieważna w taki sposób, że w miejsce nieważnych postanowień umowy cywilnoprawnej wchodzą odpowiednie przepisy prawa pracy, z konsekwencjami wynikającymi z imperatywnych norm prawa ubezpieczeń społecznych. Pracownik świadczący te same prace objęte treścią stosunku pracy na podstawie zawartej z zatrudniającym go pracodawcą umowy o dzieło, na wykonywanie takich samych obowiązków pracowniczych, zachowuje już z mocy przepisów prawa pracy wyłącznie status pracownika, którego nie łączy ze statusem strony nieważnej (sprzecznej z prawem pracy) umowy cywilnoprawnej.

Badania lekarskie i szkolenia bhp

Pracodawca jest zobligowany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy wszystkim osobom, które wykonują pracę w zakładzie pracy lub w miejscu przez niego wyznaczonym, niezależnie od tego, czy osoby te są zatrudnione na podstawie umowy o pracę czy na podstawie innej niż stosunek pracy. Musi zatem przede wszystkim:

• organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy,

• zapewniać przestrzeganie w zakładzie przepisów oraz zasad bhp,

• wydawać polecenia usunięcia uchybień w zakresie bhp oraz kontrolować wykonanie tych poleceń,

• reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia zatrudnionych, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy.

Wskazane obowiązki są realizowane m.in. poprzez wstępne badania lekarskie i szkolenia w zakresie bhp.

Należy przyjąć, że szkolenia bhp oraz badania profilaktyczne są wymagane przy umowach cywilnoprawnych, jeśli przemawia za tym rodzaj wykonywanej pracy, a także warunki, w jakich ta praca jest świadczona. Wszystko więc zależy od tego, jakie czynności są podejmowane w ramach danej umowy cywilnej, w jakim miejscu i w jakich okolicznościach.

Potwierdza to wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 4 kwietnia 2013 r. (III AUa 935/12) oraz pismo Departamentu Prawnego GIP z 8 sierpnia 2007 r. (znak: GNP/426/4560-364/07/PE), w którym wskazano:

GIP

Przepis art. 304 Kodeksu pracy nie rozstrzyga, w jaki sposób obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z art. 207 § 2 Kodeksu pracy zostanie zrealizowany. Jeżeli rodzaj wykonywanej pracy, stopień zagrożeń związanych z warunkami pracy lub przebiegiem procesów jest tak znaczny, że wskazane jest, aby nawet do doraźnego wykonywania tych prac lub przebywania w tych warunkach były dopuszczane wyłącznie osoby fizyczne mające odpowiedni stan zdrowia i przeszkolone w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, to pracodawca lub inny podmiot organizujący pracę może wymagać od osoby, z którą zawiera umowę cywilnoprawną (będącą podstawą wykonywania pracy przez samozatrudniającego), poddania się badaniu lekarskiemu lub szkoleniu w zakresie bhp. Wówczas osoba ta ma na podstawie art. 211 Kodeksu pracy obowiązek odbyć szkolenie i poddać się badaniom lekarskim.

Mając na uwadze obecne brzmienie art. 304 Kodeksu pracy, osoby prowadzące w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą mają obowiązek przestrzegania przepisów i zasad bhp na równi z pracownikami - w zakresie ustalonym przez pracodawcę (lub przedsiębiorcę niebędącego pracodawcą).

W umowie cywilnoprawnej powinno się zadbać o postanowienia precyzujące to, jakie szkolenia i badania zatrudniony jest zobowiązany odbyć oraz kto poniesie ich koszty. Kwestię kosztową strony mogą uregulować dowolnie. W sytuacji gdy umowa jej nie rozstrzyga, należy przyjąć, że wydatki z tym związane powinny obciążać podmiot zatrudniający.

Oskładkowanie umów cywilnoprawnych wykonywanych przez własnego pracownika

Do celów ubezpieczeń społecznych umowa cywilnoprawna (np. umowa zlecenia bądź o dzieło) zawarta z własnym pracownikiem traktowana jest na równi z umową o pracę, a wynagrodzenie przysługujące z jej tytułu w kontekście składek ZUS powinno być rozliczane tak jak pensja pracownicza (art. 8 ust. 2a ustawy systemowej). Oznacza to, że:

• osoba podpisująca umowę cywilnoprawną z pracodawcą, u którego jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę, podlega z tytułu zawarcia takiej umowy obowiązkowo ubezpieczeniom w pełnym zakresie, tj. emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu

• wynagrodzenie umowy o pracę i umowy cywilnoprawnej sumuje się i od łącznej kwoty obliczane są składki na ubezpieczenia społeczne, a jeśli zaś chodzi o składkę zdrowotną, to oblicza się ją odrębnie od przychodów ze stosunku pracy i stosunku cywilnoprawnego, a następnie po zsumowaniu wykazuje w jednym bloku raportu ZUS RCA (por. interpretacja indywidualna ZUS z 13 stycznia 2015 r., znak: DI/100000/43/1509/2014, oraz z 14 lutego 2017 r., znak: WPI/200000/43/168/2017);

• składki na ww. ubezpieczenia płatnik wykazuje w raporcie ZUS RCA (w jednym bloku) z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 XX, natomiast składki na FP, FS i FGŚP (o ile są należne w konkretnych okolicznościach) - w deklaracji ZUS DRA;

• pracodawca nie dokonuje dodatkowego zgłoszenia osoby, z którą podpisano umowę cywilnoprawną, do ubezpieczeń na druku zgłoszeniowym ZUS ZUA.

Dotyczy to również m.in. pracownika korzystającego z urlopu wypoczynkowego oraz studentów (lub uczniów) w wieku do ukończenia 26 roku życia.

Sprawa wygląda inaczej, gdy pracownik w okresie wykonywania umowy cywilnoprawnej na rzecz podmiotu, z którym ma zawartą umowę o pracę, przebywa na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim, ojcowskim, wychowawczym lub bezpłatnym.

Tabela 1. Skutki w zakresie składek ZUS zawarcia umowy cywilnej z pracownikiem na urlopie bezpłatnym lub urlopie związanym z rodzicielstwem

Warto w tym miejscu wskazać postanowienie Sądu Najwyższego z 13 stycznia 2021 r. (I USK 12/21), w którym stwierdzono, że:

SN

(…) w okresie przebywania przez pracownika szpitala na urlopie bezpłatnym stosunek pracy trwa nadal, choć zawieszeniu ulegają wzajemne prawa i obowiązki stron tego stosunku. Pozostawanie w mocy stosunku pracy (mimo zawieszenia praw i obowiązków stron tego stosunku ze względu na korzystanie przez pracownika z urlopu bezpłatnego) powoduje, że w okresie tym nie dochodzi do wyłączenia zastosowania art. 8 ust. 2a ustawy systemowej do umów zawieranych z pracodawcą przez pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym.

Z punktu widzenia zakresu zastosowania art. 8 ust. 2a ustawy systemowej nie ma również znaczenia, w jakim charakterze pracownik (…) występuje jako strona umowy zawieranej z pracodawcą (…). Decydujące znaczenie ma posiadanie statusu pracownika przez daną osobę oraz wykonywanie przez tę osobę usług na rzecz pracodawcy na podstawie umowy łączącej tę osobę z pracodawcą.

Z przywołanego orzeczenia wynika, że:

• umowa cywilnoprawna zawarta z własnym pracodawcą nie stanowi samodzielnego tytułu obowiązkowego podlegania ubezpieczeniom społecznym pracownika, nawet jeśli przebywa on na urlopie bezpłatnym,

• umowa cywilnoprawna zawarta z własnym pracodawcą nie stanowi samodzielnego tytułu obowiązkowego podlegania ubezpieczeniom społecznym pracownika, nawet jeśli przebywa on na urlopie bezpłatnym,

• wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej powinno zostać rozliczone i wykazane w dokumentach rozliczeniowych jak wynagrodzenie z umowy o pracę

Dodajmy, że ZUS ma prawo do badania okoliczności, w jakich dochodzi do zawierania umów cywilnoprawnych, by móc określić, czy powinny one podlegać oskładkowaniu i w jakim zakresie. Może zatem np. próbować skontrolować, czy urlop bezpłatny udzielony przez pracodawcę na czas trwania umowy zlecenia zawartej z własnym pracownikiem nie ma na celu jedynie obejścia przepisów i minimalizacji kosztów w zakresie składek ZUS. Tak wynika m.in. z wyroku Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 6 października 2022 r. (III AUa 182/22).

Rozliczenie podatkowe umowy cywilnoprawnej zawartej z własnym pracownikiem

Przy rozliczaniu podatkowym umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia lub umowy o dzieło) zawartej z własnym pracownikiem należy pamiętać, że:

• zaliczka na podatek jest obliczana oddzielnie od przychodów ze stosunku pracy i z umowy cywilnej. Składki na ubezpieczenia społeczne należne od wynagrodzenia zarówno ze stosunku pracy, jak i z umowy zlecenia lub o dzieło pomniejszają bowiem przychód do opodatkowania z każdej z tych umów i w wysokości obliczonej odrębnie dla każdego z przychodów osiąganych w ramach tych umów; 

• pracownik będący jednocześnie zleceniobiorcą lub wykonawcą umowy o dzieło może skorzystać z kwoty zmniejszającej podatek obliczony od przychodów z tych dwóch różnych źródeł. Aby tak się stało:

- podatnik musi złożyć dwa odrębne oświadczenia w tym zakresie (jeśli oświadczenia te są składane na formularzu PIT-2 opracowanym przez resort finansów, wówczas w części B tego formularza "Dane płatnika, któremu składane jest oświadczenie/wniosek" należy wskazać również źródło przychodów, którego dotyczy to oświadczenie - taką informację zawierają objaśnienia podatkowe do PIT-2: "Oświadczenia i wnioski mające wpływ na wysokość zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych pobieranych przez płatników tego podatku" dostępne na stronie: www.gov.pl/web/finanse/);

- łączna kwota pomniejszająca zaliczki stosowana w danym miesiącu przez płatnika nie może przekraczać 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (w 2023 r. - 300 zł);

• złożone przez osobę zatrudnioną oświadczenia i wnioski wpływające na wysokość zaliczki podatkowej wygasają po ustaniu stosunku prawnego łączącego podatnika z płatnikiem (nie dotyczy to tylko wniosku o niestosowanie tzw. ulgi dla młodych podatników, pracowniczych kosztów uzyskania przychodu oraz tzw. autorskich kosztów uzyskania przychodów). Oznacza to, że jeśli w momencie wypłaty danego świadczenia nie istnieje więź łącząca podatnika z płatnikiem, płatnik pomija oświadczenia i wnioski uprzednio złożone przez podatnika w odniesieniu do tych świadczeń (z uwzględnieniem ww. wyjątków). Należy wziąć pod uwagę, że zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów w przypadku umowy zlecenia stosunek prawny nie ustaje z chwilą wykonania zlecenia, lecz z chwilą, gdy strony umowy zlecenia wykonają względem siebie zobowiązania polegające m.in. na wypłacie wynagrodzenia odpowiadającego wykonanej pracy. Zatem przykładowo w sytuacji gdy zgodnie z zawartą umową wynagrodzenie za pracę wykonaną w sierpniu wypłacane jest we wrześniu, należy uznać, że wypłata jest realizowana w ramach trwającego stosunku prawnego;

• podatnikowi należy wystawić za dany rok jeden PIT-11 zawierający dane dotyczące rozliczeń zarówno z umowy o pracę, jak i z umowy cywilnoprawnej.

Należy jeszcze zwrócić uwagę na obniżanie składki zdrowotnej do wysokości zaliczki podatkowej przy stosunkowo niskich przychodach uzyskiwanych przez pracownika. Z uwagi na konieczność odrębnego wyliczania podatku od przychodów z umowy o pracę i umowy cywilnoprawnej ewentualnego obniżenia składki zdrowotnej do wysokości podatku (obliczonego według przepisów obowiązujących 31 grudnia 2021 r.) należy dokonywać oddzielnie w ramach danego źródła przychodów. Zatem składkę zdrowotną od przychodów ze zlecenia obniżamy do kwoty zaliczki podatkowej obliczonej od tego rodzaju przychodów i analogicznie postępujemy w odniesieniu do przychodów z umowy o pracę. 

Ustalanie wysokości świadczeń chorobowych w przypadku łączenia zatrudnienia etatowego z umową cywilnoprawną

Wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej zawartej z własnym pracodawcą podlega oskładkowaniu w pełnym zakresie. Zatem jest wliczane do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych i świadczeń z tytułu macierzyństwa. Jak wynika z aktualnych wyjaśnień ZUS, należy je uwzględnić:

• w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania,

• bez względu na to, czy umowa cywilnoprawna już się zakończyła, czy trwa, pod warunkiem że przychód z tej umowy mieści się w okresie przyjmowanym do podstawy zasiłkowej (pkt 316 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej z sierpnia 2023 r.). 

Co istotne, ZUS zmienił stanowisko w kwestii wliczania przychodów z umów cywilnoprawnych do podstawy wymiaru świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa. Dotychczas organ rentowy stał na stanowisku, że przychód z umowy cywilnoprawnej zawartej ze swoim pracodawcą należy traktować jako składnik wynagrodzenia obowiązujący do określonego terminu i należy brać go pod uwagę przy kalkulowaniu świadczeń z ubezpieczenia chorobowego tylko w czasie obowiązywania takiej umowy. 

Obecne stanowisko w ww. zakresie zmieniło się pod wpływem orzecznictwa, które wprost nakazywało przyjmowanie w podstawie wymiaru należności chorobowych przychodu z umów cywilnoprawnych realizowanych przez własnych pracowników, niezależnie od tego czy umowy te w dalszym ciągu obowiązywały (np. wyroki SN z 21 lutego 2019 r., I UK 460/17, OSNP 2019/10/127, oraz z 19 września 2019 r., II UK 87/18).

W komunikacie opublikowanym 6 września 2023 r. na stronie ww.zus.pl ZUS wskazał, że przychód z umowy cywilnoprawnej zawartej z własnym pracodawcą powinien zostać uwzględniony w podstawie wymiaru świadczeń z ubezpieczenia chorobowego niezależnie od tego, czy umowa zlecenia się zakończyła, czy nadal trwa. Zasadę tę należy stosować w bieżących sprawach, ale ubezpieczony może wystąpić z wnioskiem dotyczącym wcześniejszego okresu. Jeżeli ubezpieczony złoży wniosek o przeliczenie podstawy wymiaru świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i przyjęcie do niej przychodu z umowy zlecenia, ZUS przeliczy tę podstawę i dopłaci różnicę między wypłaconym a należnym zasiłkiem. Zasady te obowiązują także płatników składek, którzy sami wypłacają swoim ubezpieczonym zasiłki.

Płatnicy składek w razie wątpliwości dotyczących przyjęcia określonego składnika wynagrodzenia do podstawy wymiaru świadczeń z ubezpieczenia chorobowego mogą każdorazowo wystąpić do oddziału ZUS z zapytaniem.

Roszczenie o wypłatę zasiłku przedawnia się po upływie 3 lat od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje (na podstawie art. 67 ust. 4 ustawy zasiłkowej).

Umowy cywilne a staż pracy

Okres dodatkowego zatrudnienia pracownika na podstawie umów cywilnoprawnych nie jest zaliczany do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Fakt ozusowania tychże umów sprawia jednak, że mają one wpływ na prawo do świadczeń emerytalno-rentowych i ich wysokość. 

Dwa stosunki zatrudnienia a przyznawanie świadczeń z zfśs

Osoby uprawnione do korzystania ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych można podzielić na 3 grupy:

• pracownicy i ich rodziny,
• emeryci i renciści - byli pracownicy zakładu pracy, oraz ich rodziny,
• inne osoby, którym w regulaminie zfśs pracodawca przyznał prawo do korzystania ze świadczeń. 

Pracodawca ma zatem możliwość udzielenia wsparcia socjalnego nie tylko obecnym lub byłym pracownikom (emerytom/rencistom) i ich rodzinom, ale również np.: dzieciom z domu dziecka, dzieciom zmarłych pracowników, zleceniobiorcom lub wykonawcom umów o dzieło.

Zatem osoby wykonujące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej mogą być odbiorcami świadczeń finansowanych z zfśs, jeżeli takie uprawnienie przewiduje dla nich regulamin gospodarowania środkami socjalnymi.

Należy przy tym zauważyć, że pozostawanie w zatrudnieniu w danym podmiocie w ramach dwóch różnych stosunków prawnych nie powinno wpływać ani na decyzję o przyznaniu świadczeń z zfśs, ani na ich wysokości. Wynika to z tego, że:

• wsparcie socjalne konkretnej osoby powinno następować wyłącznie na podstawie kryterium socjalnego, czyli oceny jej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej;

• zfśs jest instytucją, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a także emerytów i rencistów. Jest on wyrazem funkcji społecznej zakładu pracy, a jego adresatami są zwłaszcza osoby o najniższych dochodach (wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331).

Zawarcie przez pracownika umowy cywilnoprawnej z własnym pracodawcą nie uprawnia pracownika do podwójnych świadczeń z zfśs.

Potrącenia z wynagrodzenia za pracę i wierzytelności z umowy cywilnoprawnej

Obecnie do wszystkich świadczeń powtarzających się (wypłacanych cyklicznie), których celem jest zapewnienie utrzymania albo stanowiących jedyne źródło dochodu dłużnika będącego osobą fizyczną, należy stosować przepisy art. 87 i 87¹ Kodeksu pracy, regulujące kolejność potrąceń, ich granice i kwoty wolne (art. 833 § 2¹ Kodeksu postępowania cywilnego).

Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 13 lutego 2014 r. (I ACa 1057/13) wyjaśnił: 

SA

Nie ulega wątpliwości, że do świadczeń powtarzających się, których celem jest zapewnienie utrzymania, zalicza się również wynagrodzenia wypłacane na podstawie umów cywilnoprawnych (jak np. na podstawie umowy najmu). W doktrynie podkreśla się, że pojęciu świadczeń powtarzających się, których celem jest zapewnienie utrzymania, należy nadawać szerokie znaczenie. Zaliczenie danego świadczenia do wymienionej grupy świadczeń zależy wyłącznie od ustalenia, czy świadczenie to ma charakter periodyczny (powtarzający się) oraz czy spełnia cel wyżej wskazany. Świadczeniami powtarzającymi się są świadczenia wypłacane dłużnikowi okresowo w powtarzających się odstępach czasu (…).

W przypadku łączenia przez pracownika zatrudnienia etatowego z umową cywilnoprawną, z tytułu której wynagrodzenie wypłacane jest cyklicznie, za zasadny należy uznać pogląd, zgodnie z którym:

• dokonywanie potrąceń z całości wynagrodzenia (obejmującego zarówno należności pracownicze, jak i świadczenia z umowy cywilnoprawnej) powinno odbywać się na zasadach przewidzianych w Kodeksie pracy,

• ustalenie ostatecznej kwoty potrącenia powinno następować z uwzględnieniem sumy przychodów z obu źródeł (przy zastosowaniu jednej kwoty wolnej od potrąceń).

Natomiast jeśli wynagrodzenia przysługującego za realizację umowy cywilnoprawnej z własnym pracownikiem nie można zaliczyć do świadczeń powtarzających się (np. w przypadku jednorazowej umowy zlecenia), wówczas może ono podlegać potrąceniu w całości. 

Przy czym w razie powstania wątpliwości w kwestii potrąceń z należności zatrudnionej osoby każdorazowo zaleca się kontakt z organem egzekucyjnym w celu uzgodnienia zasad egzekucji.

Korzyści i zagrożenia z tytułu zawarcia umowy cywilnoprawnej z własnym pracownikiem

Umowa cywilnoprawna z własnym pracownikiem jak każda forma współpracy niesie ze sobą określone korzyści i zagrożenia. 

Tabela 2. Korzyści i zagrożenia wynikające z zawarcia umowy cywilnoprawnej z własnym pracownikiem

Nadmienić też należy, że:

• podmiot zatrudniający, który w miejsce umowy o pracę zawiera umowy cywilnoprawne, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega grzywnie od 1000 zł nawet do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy);

• negatywne konsekwencje zastąpienia umowy o pracę umową cywilnoprawną mogą przybrać również wymiar karny, gdyż ten, kto wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (art. 218 § 1 Kodeksu karnego). 

Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Krakowie w postanowieniu z 13 grudnia 2000 r., pojęcie uporczywości zawiera zarówno wielokrotność uchylania się od wykonania powinności, jak i świadomość niweczenia tym możliwości osiągnięcia stanu założonego przez prawo (II AKz 289/00, KZS 2000/12/28). Oznacza to, że długotrwałe zatrudnienie w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy, przez okres co najmniej kilku miesięcy, może prowadzić do odpowiedzialności karnej pracodawcy. W opisanych okolicznościach pracodawca może ponosić również odpowiedzialność na podstawie art. 219 Kodeksu karnego, zgodnie z którym ten, kto narusza przepisy prawa o ubezpieczeniach społecznych, nie zgłaszając, nawet za zgodą zainteresowanego, wymaganych danych, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat.

Warto pamiętać, że zawierając umowę cywilnoprawną, nie należy uwzględniać w niej postanowień charakterystycznych dla stosunku pracy. Powinno się zatem przede wszystkim unikać: 

• wszelkich postanowień wskazujących na podleganie osoby, zobowiązanej na mocy umowy do wykonania określonych czynności, kierownictwu podmiotu zatrudniającego, 
• postanowień, z których wynikałby obowiązek wykonywania (np. na bieżąco) poleceń podmiotu zatrudniającego, 
• precyzyjnego wyznaczania godzin pracy, 
• określania wymiaru czasu pracy, 
• regulacji przewidujących pracę w godzinach nadliczbowych, 
• postanowień gwarantujących prawo do urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenia za czas choroby, 
• gwarantowania odprawy w przypadku rozwiązania umowy. 

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW: 

wyrok SA w Lublinie z 17 sierpnia 2006 r. (III APa 24/06, OSA 2007/7/12)

wyrok SA w Gdańsku z 21 października 1994 r. (III AUR 865/94, OSA 1995/2/19)

wyrok SN z 18 grudnia 2014 r. (III UK 69/14, OSNP 2016/8/107)

wyrok SA w Katowicach z 4 kwietnia 2013 r. (III AUa 935/12) 

postanowienie SN z 13 stycznia 2021 r. (I USK 12/21)

wyrok SA w Szczecinie z 6 października 2022 r. (III AUa 182/22)

wyrok SN z 21 lutego 2019 r. (I UK 460/17, OSNP 2019/10/127)

 wyrok SN z 19 września 2019 r. (II UK 87/18)

wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331)

wyrok SA w Łodzi w z 13 lutego 2014 r. (I ACa 1057/13) 

postanowienie SA w Krakowie z 13 grudnia 2000 r. (II AKz 289/00, KZS 2000/12/28)

Mariusz Pigulski

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej