Jakim ubezpieczeniom podlega żona zatrudniona u męża prowadzącego działalność gospodarczą

Prowadzę warsztat samochodowy i chciałbym zaangażować do pomocy żonę. Na jakich zasadach mogę ją zatrudnić i jak opłacać za nią składki na ubezpieczenia społeczne? Jeśli podpiszę z żoną umowę o pracę, to czy z powodu pokrewieństwa muszę ją zgłosić w ZUS jako osobę współpracującą?

Może Pan zatrudnić żonę na podstawie umowy o pracę, ale wówczas w zakresie ubezpieczeń społecznych będzie ona traktowana jako osoba współpracująca. Możliwe jest również zatrudnienie jej na podstawie umowy zlecenia lub świadczenie pracy bez umowy. Szczegóły w uzasadnieniu.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą często angażują do pomocy członków rodziny - dzieci, małżonka. Nie ma żadnych przeszkód, aby członek rodziny był zatrudniony na podstawie umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej u innego członka swojej rodziny. .Przy czym w sytuacji zawarcia umowy o pracę z małżonkiem dla celów ubezpieczeń może on zostać uznany za osobę współpracującą, jeśli zostaną spełnione warunki współpracy przy prowadzeniu działalności.

Definicja osoby współpracującej. Za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz z osobami fizycznymi, wskazanymi w art. 8 ust. 11 ustawy systemowej, uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności. Nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Członek rodziny może świadczyć pracę:

• na podstawie umowy o pracę,

• na podstawie umowy zlecenia,

• bez zawierania jakiejkolwiek umowy.

W pierwszym przypadku osoba nie podlega jednak ubezpieczeniom społecznym jak pracownik. Za pracownika uważa się osobę pozostającą w stosunku pracy. Jeżeli jednak osoba ta, mimo zawarcia umowy o pracę spełnia warunki dotyczące osób współpracujących przy prowadzeniu działalności, dla celów ubezpieczeń jest traktowana jak osoba współpracująca.

W rezultacie w świetle prawa pracy osoba wykonująca pracę jest pracownikiem i zgodni z przepisami podatkowymi uzyskuje przychód ze stosunku pracy, ale w sferze ubezpieczeń tytułem do ubezpieczenia społecznego jest współpraca z osobą prowadzącą działalność pozarolniczą.

Jeżeli natomiast z członkiem rodziny zostanie podpisana umowa zlecenia, podlega on ubezpieczeniom z tytułu tej umowy, czyli jak zleceniobiorca, a nie osoba współpracująca.

Przy ustalaniu, czy członek rodziny może być uznany za osobę współpracującą, nie bierze się pod uwagę ani okresu, przez który współpraca jest wykonywana, ani wymiaru czasu pracy, czy wieku osoby współpracującej. Jak z tego wynika, nie ma znaczenia, ile czasu małżonek czy inny krewny przeznacza na pomoc w firmie przedsiębiorcy ani jakiego rodzaju prace wykonuje. Jednak należy zwrócić uwagę, że nie stanowi współpracy jedynie okazjonalna, sporadyczna pomoc w firmie, np. w razie choroby właściciela czy jego wyjazdu. W tej kwestii wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 25 kwietnia 2023 r. (I USKP 58/22):

SN

Cechami konstytutywnymi pojęcia współpraca przy prowadzeniu pozarolniczej działalności, w rozumieniu art. 8 ust. 11 u.s.u.s., są występujące łącznie:

a) istotny dla działalności gospodarczej ciężar gatunkowy działań współpracownika, które to działania nie mogą mieć charakteru wtórnego i muszą pozostawać w bezpośrednim związku z przedmiotem podjętej działalności oraz muszą charakteryzować się pewną systematycznością, stabilnością i zorganizowaniem,

b) znaczący czas i częstotliwość podejmowanych robót.

Generalnie chodzi więc o współpracę, bez której dochody z działalności nie osiągnęłyby określonego poziomu.

Kolejnym warunkiem uznania danej osoby za osobę współpracującą jest zaliczenie jej do kręgu osób najbliższych dla osoby prowadzącej pozarolniczą działalność, według pokrewieństwa lub powinowactwa, oraz pozostawanie z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym. Przy sprawdzaniu tego kryterium należy brać pod uwagę nie tylko adres zameldowania (zamieszkania), lecz także inne okoliczności, jak m.in. prowadzenie wspólnego budżetu domowego oraz współpracę w załatwianiu codziennych spraw życiowych. W tej sytuacji decyduje przede wszystkim więź społeczno-gospodarcza między określonymi osobami bliskimi. Rozdzielność majątkowa małżonków czy oddzielne adresy zameldowania członków rodziny nie oznaczają automatycznie, że nie prowadzą oni wspólnie gospodarstwa domowego.

Osobą współpracującą nie jest:

1) współmałżonek lub inny z kręgu wymienionych członek rodziny jednego ze wspólników spółki osobowej czy kapitałowej; umowa o pracę zostaje bowiem zawarta ze spółką i to ona jest pracodawcą, a nie konkretna osoba prowadząca pozarolniczą działalność (właściciel); osoba ta podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę;

2) pracownik niezdolny do pracy, który pobiera świadczenie np. z tytułu choroby bądź przebywa na urlopie wychowawczym i w tym okresie zawiera związek małżeński ze swoim pracodawcą; taka osoba do końca pobierania świadczenia lub pobytu na urlopie wychowawczym nie podlega ubezpieczeniom społecznym jako osoba współpracująca.

Rozliczanie składek ZUS za osobę współpracującą. W razie zatrudnienia osoby współpracującej na podstawie umowy o pracę należy opłacać za nią składki na ubezpieczenia, tak jak w przypadku osoby prowadzącej pozarolniczą działalność.

Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby fizyczne, które są m.in. osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz osobami z nimi współpracującymi. Osoby te podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu oraz zdrowotnemu, a chorobowemu - na wniosek (dobrowolnie).

Osobę współpracującą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę lub świadczącą pracę bez umowy należy zgłosić do ZUS z kodem 05 11. Wyjątek stanowi zatrudnienie osoby współpracującej w ramach umowy zlecenia - wówczas przedsiębiorca powinien dokonać zgłoszenia takiej osoby z kodem 04 11

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy. Obowiązuje ona od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe jest taka sama jak podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W 2023 r. najniższa podstawa wymiaru składek wynosi 4161 zł. W 2024 r., zgodnie z projektem ustawy budżetowej, jest to kwota 4676,40 zł (7794 zł × 60%).

Za miesiąc, w którym nastąpiło odpowiednio objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub ich ustanie i jeżeli trwały one tylko przez część miesiąca, kwotę najniższej podstawy wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu.

Z kolei podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne osób współpracujących stanowi kwota odpowiadająca 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku. Jest ona ustalana na dany rok - obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku kalendarzowego.
W 2023 r. jest to 5224,46 zł.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9% podstawy wymiaru składki, jest miesięczna i niepodzielna, co oznacza, że podstawa nie ulega pomniejszeniu, w razie gdy współpraca nie trwała przez cały miesiąc. 

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz zdrowotne osób współpracujących finansuje w całości z własnych środków osoba prowadząca pozarolniczą działalność lub osoba fizyczna, o której mowa w art. 8 ust. 11 ustawy systemowej.

Przedsiębiorca jest też zobowiązany opłacać za osobę współpracującą składki na FP i FS oraz FGŚP.

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

wyrok SN z 25 kwietnia 2023 r. (I USKP 58/22)

Izabela Nowacka

ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym, autorka licznych publikacji z zakresu rozliczania płac