11/2023, data dodania: 20.10.2023 Kiedy przeliczać podstawę zasiłkową dla pracownika wykonującego zlecenie dla pracodawcy
PROBLEM
W naszej firmie czasem zawierane są umowy cywilnoprawne z własnymi pracownikami. W związku ze zmianą stanowiska ZUS w sprawie naliczania podstawy zasiłkowej dla takich pracowników zastanawiamy się, czy podstawę zasiłkową ustalać na bieżąco z uwzględnieniem przychodów z umów cywilnoprawnych, czy trzeba również przeliczyć świadczenia chorobowe za wcześniejszy okres. A jeśli tak, to o jaki okres chodzi? Czy przeliczenie dotyczy tylko zasiłków z ubezpieczenia społecznego czy również wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę?
RADA
W przypadku pracowników wykonujących również umowy cywilnoprawne dla własnego pracodawcy (lub na jego rzecz) podstawę zasiłkową według nowych zasad należy ustalać na bieżąco. Jednak gdy pracownik zwróci się do pracodawcy z wnioskiem o przeliczenie świadczeń chorobowych z uwzględnieniem przychodów z umów cywilnoprawnych, ma on obowiązek przeliczenia świadczeń chorobowych i ich ewentualnego wyrównania za okres ostatnich 3 lat. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik otrzymywał wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Sposób naliczania podstawy zasiłkowej z uwzględnieniem przychodu z umów cywilnoprawnych dotyczy wszystkich świadczeń chorobowych bez względu na to, kto je finansuje (płatnik składek czy ZUS).
UZASADNIENIE
6 września 2023 r. ZUS wydał komunikat o zmianie sposobu naliczania podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. Jest to bardzo korzystna zmiana dla pracowników, którzy zawierają umowy cywilnoprawne (zlecenia lub o dzieło):
- z własnym pracodawcą albo
- z pracodawcą, z którym w ramach takiej umowy wykonują pracę na rzecz swojego pracodawcy.
Na czym polega zmiana sposobu naliczania podstawy zasiłkowej dla pracowników wykonujących dla pracodawcy umowy cywilnoprawne
Dotychczas (zgodnie z poprzednim stanowiskiem ZUS) wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej było uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku tylko wtedy, gdy zasiłek z ubezpieczenia społecznego (lub wynagrodzenie chorobowe) przysługiwał w okresie trwania takiej umowy. Jednak Sąd Najwyższy w wyrokach z 21 lutego 2019 r. (sygn. akt I UK 460/17) oraz z 19 września 2019 r. (sygn. akt II UK 87/18) uznał, że wynagrodzenia z umowy cywilnoprawnej nie należy traktować jako okresowego składnika wynagrodzenia i pomijać go przy ustalaniu podstawy zasiłkowej, jeżeli taka umowa już się zakończyła. Na tej podstawie ZUS zmienił swoje stanowisko.
Po zmianie do podstawy zasiłkowej należy wliczać wynagrodzenie z umów cywilnoprawnych nie tylko tych, które trwają, ale również tych zakończonych, jeżeli zostały wypłacone za okres, z którego wyliczana jest podstawa zasiłkowa (co do zasady za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc niezdolności do pracy). Wynagrodzenie z tych umów należy wliczać w kwocie faktycznie wypłaconej (tj. bez uzupełniania). Korzystną dla ubezpieczonych zmianę należy stosować na bieżąco przy ustalaniu podstawy zasiłkowej.
Przykład
Wieloletni pracownik firmy farmaceutycznej w okresie od 2 do 30 listopada 2023 r. (29 dni) był niezdolny do pracy z powodu choroby. Jest to jego pierwsza choroba w 2023 r. Pracownik jest uprawniony do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy finansowanego ze środków pracodawcy. Podstawę wymiaru tego wynagrodzenia zakład pracy ustali z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania, tj. od listopada 2022 r. do października 2023 r. W tym okresie pracownik otrzymywał stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 5000 zł. Ponadto w okresach od 1 do 31 grudnia 2022 r., od 1 do 30 kwietnia 2023 r. oraz od 1 do 30 czerwca 2023 r. wykonywał dla pracodawcy pracę na podstawie umowy zlecenia. Wynagrodzenie z tych umów wynosiło:
- od 1 do 31 grudnia 2022 r. - 3000 zł,
- od 1 do 30 kwietnia 2023 r. - 3200 zł,
- od 1 do 30 czerwca 2023 r. - 3500 zł.
Podstawę zasiłkową należy wyliczyć w następujący sposób:
[5000 zł - 685,50 zł (5000 zł × 13,71%)] × 12 miesięcy = 51 774 zł
[(2588,70 zł (3000 zł - 13,71%) + 2761,28 zł (3200 zł - 13,71%) + 3020,15 zł (3500 zł - 13,71%)] = 8370,13 zł
(51 774 zł + 8370,13 zł) : 12 m-cy = 5012,01 zł
Wynagrodzenie chorobowe wyniesie:
(5012,01 zł × 80%) : 30 = 133,65 zł (dniówka)
133,65 zł × 29 dni = 3875,85 (kwota wynagrodzenia chorobowego)
Kiedy należy przeliczyć podstawę zasiłku za wcześniejsze okresy
Jeżeli ubezpieczony wystąpi z wnioskiem o przeliczenie podstawy zasiłkowej dotyczącym wcześniejszego okresu, to płatnik zasiłku (pracodawca lub ZUS) ma obowiązek ją przeliczyć i dopłacić różnicę między świadczeniem wypłaconym a należnym, zarówno z ubezpieczenia społecznego, jak i wypadkowego (np. wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, opiekuńczy, macierzyński, świadczenie rehabilitacyjne).
Wniosek w tej sprawie może być złożony w zasadzie w każdej formie (pisemnej, elektronicznej, np. mailowo, lub sms), a także ustnie. Jednak do celów dowodowych rekomendowana jest forma pisemna.
Jeżeli niewypłacanie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika składek, będącego jednocześnie płatnikiem zasiłków lub ZUS, wówczas roszczenie o wypłatę zasiłku przedawnia się po upływie 3 lat od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Po upływie tego terminu świadczenie chorobowe się przedawnia (art. 67 ust. 4 ustawy zasiłkowej). A zatem należy uznać, że przeliczeniu podlegają świadczenia chorobowe z okresu 3 lat poprzedzających złożenie wniosku, pod warunkiem że w podstawie zasiłkowej nie były uwzględnione wówczas przychody z umów cywilnoprawnych.
Przykład
Pani Ewelina 30 października 2023 r. złożyła w dziale kadr i płac wniosek o przeliczenie świadczeń chorobowych z okresu 3 lat wstecz. W tym czasie była niezdolna do pracy w okresie:
- od 8 do 18 marca 2021 r. (11 dni wynagrodzenie chorobowe),
- od 3 do 7 maja 2021 r. (5 dni zasiłek opiekuńczy na dziecko),
- od 5 września 2022 r. do 5 marca 2023 r. (182 dni, w tym od 5 września do 7 października 2022 r. - 33 dni wynagrodzenia chorobowego, od 8 października 2022 r. do 5 marca 2023 r. - 149 dni zasiłek chorobowy),
- od 6 marca 2023 r. do 3 czerwca 2023 r. (90 dni świadczenie rehabilitacyjne).
Pani Ewelina w okresie zatrudnienia realizowała umowy zlecenia dla pracodawcy: w lutym 2020 r., w lipcu 2020 r., w grudniu 2020 r., w październiku 2021 r., w grudniu 2021 r., w styczniu 2022 r., w marcu i w maju 2022 r. Wynagrodzenie z tych umów było ustalone w wysokości po 2500 zł miesięcznie.
Poprzednio w podstawie zasiłkowej było uwzględnione tylko wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 5000 zł.
Wyrównanie świadczeń chorobowych należy ustalić w następujący sposób:
- za okres od 8 do 18 marca 2021 r. (11 dni) do podstawy zasiłkowej przyjęto wynagrodzenie za okres od marca 2020 r. do lutego 2021 r. W tym okresie pani Ewelina otrzymała wynagrodzenie z umów zlecenia za lipiec i grudzień 2020 r. (tj. 2 × 2500 zł),
- 2157,25 zł [2500 zł - 342,75 zł (2500 zł - 13,71%)] × 2 miesiące : 12 miesięcy =359,54 zł (przeciętne wynagrodzenie ze zlecenia po odliczeniu składek ZUS finansowanych przez pracownika),
- 359,54 zł × 80% = 287,63 zł (podstawa zasiłkowa),
- 287,63 zł : 30 = 9,59 zł (dniówka),
- 9,59 zł × 11 dni = 105,49 zł (wyrównanie wynagrodzenia chorobowego),
- za okres 5 dni zasiłku opiekuńczego podstawa zasiłkowa jest kontynuowana, bowiem pomiędzy okresami niezdolności do pracy nie było przerwy 3 miesięcy kalendarzowych, a więc wyrównanie wyniesie 9,59 zł × 5 dni zasiłku = 47,95 zł,
- za okres od 5 września 2022 r. do 5 marca 2023 r. (182 dni, w tym 33 dni wynagrodzenie chorobowe) do podstawy zasiłkowej przyjęto wynagrodzenie z umów zlecenia za okres od września 2021 r. do sierpnia 2022 r. W tym okresie pani Ewelina otrzymała wynagrodzenie z 5 umów zlecenia na łączną kwotę 12 500 zł (5 × 2500 zł),
- 2157,25 zł [2500 zł - 342,75 zł (2500 zł - 13,71%)] × 5 miesięcy : 12 miesięcy =898,85 zł (przeciętne wynagrodzenie ze zlecenia po odliczeniu składek ZUS finansowanych przez pracownika),
- 898,85 zł × 80% = 719,08 zł (podstawa zasiłkowa),
- 719,08 zł : 30 = 23,97 zł (dniówka),
- 23,97 zł × 33 dni = 791,01 zł (wyrównanie wynagrodzenia chorobowego),
- 23,97 zł × 149 dni = 3571,53 zł (wyrównanie zasiłku).
W przypadku świadczenia rehabilitacyjnego wyrównanie za 90 dni, tj. od 6 marca do 3 czerwca 2023 r., należy wyliczyć z podstawy wymiaru przyjętej do wyliczenia zasiłku chorobowego powiększonego o wskaźnik waloryzacji podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości 103,9%. Wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego wyniosło 2521,80 zł i zostało obliczone w następujący sposób:
- (898,85 zł × 103,9%) × 90% = 840,52 zł (podstawa zasiłkowa),
- 840,52 zł : 30 = 28,02 zł (dniówka),
- 28,02 zł × 90 dni = 2521,80 zł (wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego).
Pracodawca wypłaci pani Ewelinie wyrównanie świadczeń chorobowych w łącznej kwocie:
7037,78 zł (105,49 zł + 47,95 zł + 791,01 zł +3571,53 zł + 2521,80 zł).
W dokumentach rozliczeniowych za listopad 2023 r. (miesiąc wypłacenia wyrównania) płatnik składek powinien wykazać w raporcie ZUS RSA wyrównanie wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego oraz świadczenia rehabilitacyjnego w następujący sposób:
Wzór wypełnionego RSA
Podstawa prawna
art. 41, art. 67 ust. 4 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1732; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641
załącznik nr 15 i 25 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2032
Agata Pinzuł
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych, redaktor "MONITORA księgowego", były wieloletni pracownik ZUS
