Czy należy tworzyć plan urlopów w zakładzie pracy zatrudniającym kilku pracowników

W tym roku zatrudniłem w firmie pierwsze osoby na umowę o pracę. Obecnie pracuje u mnie 5 pracowników. Zbliża się koniec roku i nie wiem, czy mam obowiązek sporządzenia planu urlopów na 2024 r. Czy w takiej małej firmie jak moja też trzeba tworzyć plan urlopów? - pyta Czytelnik z Bydgoszczy.

Rada

Jeśli w Pana firmie nie działa zakładowa lub międzyzakładowa organizacja związkowa, nie ma Pan obowiązku tworzenia planu urlopów. Obowiązek tworzenia planu urlopów nie zależy od liczby zatrudnianych pracowników, tylko od tego, czy takie związki w firmie działają i czy wyraziły one zgodę na nietworzenie planu urlopów.

Uzasadnienie

Co do zasady urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się jednak tzw. urlopu na żądanie (4 dni w roku).

Obowiązek tworzenia planu urlopów

Opracowywanie planu urlopów nie zależy bezpośrednio od liczby zatrudnianych pracowników.
Plan urlopów muszą tworzyć pracodawcy, u których działają zakładowe (międzyzakładowe) organizacje związkowe, chyba że wyraziły one zgodę na jego nietworzenie (art. 163 § 11Kodeksu pracy). Zatem pracodawcy, którzy nie mają u siebie zakładowej (międzyzakładowej) organizacji związkowej, nie muszą tworzyć planu urlopowego. Natomiast pracodawcy, u których takie związki działają, mogą uzgodnić z nimi, że plan urlopów nie będzie tworzony.

Status zakładowej organizacji związkowej mają te związki zawodowe, które zrzeszają co najmniej 10 członków (art. 251 § 1 ustawy o związkach zawodowych). Członkowie ci muszą być:

• pracownikami u pracodawcy objętego działaniem tej organizacji lub
• innymi niż pracownicy osobami wykonującymi pracę zarobkową, które świadczą pracę przez co najmniej 6 miesięcy na rzecz pracodawcy objętego działaniem tej organizacji.

W przedstawionej sytuacji w firmie pracuje tylko 5 pracowników. Nie zatrudniają też Państwo zapewne osób wykonujących inną pracę zarobkową. Zatem nie ma nawet możliwości, żeby istniała u Państwa zakładowa organizacją związkowa. Należy jednak pamiętać, że uprawnienia zakładowej organizacji związkowej posiada również międzyzakładowa organizacja związkowa. Taka organizacja powinna obejmować swoim działaniem co najmniej 2 zakłady pracy i musi zrzeszać w sumie co najmniej 10 członków, żeby mieć status międzyzakładowej organizacji związkowej (art. 34 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych). Jeżeli zatem Pana firma byłaby objęta działaniem międzyzakładowej organizacji związkowej, to wówczas trzeba byłoby ustalać plan urlopów.

Udzielanie urlopów wypoczynkowych

Pomimo braku związku między obowiązkiem tworzenia planu urlopów a liczbą zatrudnionych w zakładzie pracy, należy zalecać stworzenie takiego planu urlopów, ponieważ:

• ułatwia to prawidłowe udzielenie urlopu wypoczynkowego pracownikom,
• rozwiązuje problem niewykorzystanych urlopów,
• pozwala pracownikowi zaplanować wcześniej wypoczynek, kiedy termin udzielenia urlopu jest z góry wiadomy.

Pracodawca z powodu szczególnych potrzeb zakładu może przesunąć termin udzielenia urlopu wypoczynkowego ujętego w planie urlopów, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 Kodeksu pracy). W takim przypadku, jeżeli pracownik poniósł koszty na zorganizowanie wypoczynku, pracodawca musi mu je zwrócić.
Gdy pracodawca nie tworzy planu urlopów, ich terminy ustala po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 11Kodeksu pracy). Przy ustalaniu terminów urlopów pracodawca bierze pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W takim przypadku pracodawca powinien dojść do porozumienia z pracownikami w sprawie terminów wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Pracownicy nie mogą jednak rozpocząć korzystania z urlopu wypoczynkowego samodzielnie, bez zgody pracodawcy.

Jeżeli pracodawca musi utworzyć plan urlopów, to powinien to zrobić najpóźniej do 31 grudnia danego roku na rok następny. Termin ten nie wynika wprawdzie z żadnego przepisu, ale od 1 stycznia danego roku pracownicy nabywają prawo do urlopu wypoczynkowego i mogą już z tego nowego urlopu korzystać w styczniu (art. 153 § 2 Kodeksu pracy).

Marek Skałkowski
specjalista w zakresie prawa pracy