Jak przygotować się do zmian 2024 w prawie pracy i ZUS

W 2024 r. wejdą w życie zmiany w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Najważniejsze z nich dotyczą wysokości i ustalania płacy minimalnej, nowych limitów podatkowych świadczeń pracowniczych oraz emerytur pomostowych dla pracowników.

Poniżej przedstawiamy wykaz najważniejszych zmian dotyczących prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, które zostały uchwalone do dnia oddania niniejszej publikacji do druku.

I. Prawo pracy 

Zmiany wejdą w życie od 1 stycznia 2024 r.

1. Wymiary czasu pracy w 2024 r.

1.1. Na czym polegają zmiany

Wymiary czasu pracy zmieniają się co roku. Wynika to z rozkładu dni tygodnia i świąt w kalendarzu.
W 2024 r. wymiar godzin do przepracowania zwiększy się w stosunku do roku poprzedniego o 8 godzin i będzie to łącznie 2008 godzin.
 

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza
się:

Krok 1. Mnożąc 40 godzin (tygodniowa norma czasu pracy) przez liczbę pełnych tygodni
przypadających w okresie rozliczeniowym.

Krok 2. Dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin (dobowa norma czasu pracy)
i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku
do piątku.

Krok 3. Odejmując od otrzymanej w ten sposób sumy godzin 8 godzin (dobowa norma
czasu pracy) za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty w danym okresie
rozliczeniowym.

Obliczając wymiar czasu pracy, należy pamiętać, że zawsze ustala się go dla pełnego okresu rozliczeniowego, nie zaś dla poszczególnych miesięcy. Natomiast pełne tygodnie liczymy, począwszy od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego, a nie zaczynamy liczyć osobno od każdego pierwszego dnia miesiąca. Zatem jeśli np. pierwszy dzień 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego to środa, to przez pełne 3 miesiące za tydzień uważamy 7 dni od środy do wtorku.

Tabela 1. Wymiary czasu pracy w 2024 r. dla pracowników pełnoetatowych w różnych okresach rozliczeniowych

Miesiąc	Wymiar czasu pracy w miesiącu	Wymiar czasu pracy w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym	Wymiar czasu pracy w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym	Wymiar czasu pracy w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym
styczeń	168 godz.	504 godz.	672 godz.	2008 godz.
luty	168 godz.
marzec	168 godz.
kwiecień	168 godz.	488 godz.
maj	160 godz.		672 godz.
czerwiec	160 godz.
lipiec	184 godz.	520 godz.
sierpień	168 godz.
wrzesień	168 godz.		664 godz.
październik	184 godz.	496 godz.
listopad	152 godz.
grudzień	160 godz.

W przypadku pracowników niepełnoetatowych wymiar czasu pracy ustalamy, mnożąc ułamek wymiaru etatu, w jakim jest zatrudniony pracownik, przez liczbę godzin pełnego wymiaru etatu w danym okresie rozliczeniowym.

Tabela 2. Wymiary czasu pracy w 2024 r. dla pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu

Miesiąc	Wymiar czasu pracy	3-miesięczny okres rozliczeniowy	4-miesięczny okres rozliczeniowy	12-miesięczny okres rozliczeniowy
styczeń	84 godz.	252 godz.	336 godz.	1004 godz.
luty	84 godz.
marzec	84 godz.
kwiecień	84 godz.	244 godz.
maj	80 godz.		336 godz.
czerwiec	80 godz.
lipiec	92 godz.	260 godz.
sierpień	84 godz.
wrzesień	84 godz.		332 godz.
październik	92 godz.	248 godz.
listopad	76 godz.
grudzień	80 godz.

 

Tabela 3. Wymiary czasu pracy w 2024 r. dla pracowników zatrudnionych na 1/4 etatu

Miesiąc	Wymiar czasu pracy	3-miesięczny okres rozliczeniowy	4-miesięczny okres rozliczeniowy	12-miesięczny okres rozliczeniowy
styczeń	42 godz.	126 godz.	168 godz.	502 godz.
luty	42 godz.
marzec	42 godz.
kwiecień	42 godz.	122 godz.
maj	40 godz.		168 godz.
czerwiec	40 godz.
lipiec	46 godz.	130 godz.
sierpień	42 godz.
wrzesień	42 godz.		166 godz.
październik	46 godz.	124 godz.
listopad	38 godz.
grudzień	40 godz.

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w dniu innym niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Zatem w przypadku każdego święta przypadającego od poniedziałku do soboty należy obniżyć wymiar godzin pracy w danym okresie rozliczeniowym o 8 godzin.

Tabela 4. Wpływ świąt na wymiar czasu pracy w 2024 r.

Dzień świąteczny	Dzień tygodnia	Wpływ święta na wymiar czasu pracy
1 stycznia  Nowy Rok	poniedziałek	- 8 godzin
6 stycznia  Trzech Króli	sobota	- 8 godzin które, spowodują konieczność udzielenia innego dnia wolnego w okresie rozliczeniowym
31 marca  I dzień  Wielkiej Nocy	niedziela	święto, które nie obniża wymiaru czasu pracy
1 kwietnia  II dzień  Wielkiej Nocy	poniedziałek	- 8 godzin
1 maja  święto państwowe	środa	- 8 godzin
3 maja  Święto Narodowe Trzeciego Maja	piątek	- 8 godzin
19 maja pierwszy dzień  Zielonych Świątek	niedziela	święto, które nie obniża wymiaru czasu pracy
30 maja  dzień Bożego Ciała	czwartek	- 8 godzin
15 sierpnia  Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny	czwartek	- 8 godzin
1 listopada  Wszystkich Świętych	piątek	- 8 godzin
11 listopada  Narodowe Święto Niepodległości	poniedziałek	- 8 godzin
25 grudnia  I dzień Bożego Narodzenia	środa	- 8 godzin
26 grudnia  II dzień Bożego Narodzenia	czwartek	- 8 godzin

Święto sobotnie obniża o 8 godzin wymiar czasu pracy, tak jak święto przypadające w każdym innym dniu poza niedzielą. Nie ma przy tym znaczenia, czy dotyczy to pracowników, którzy pracują od poniedziałku do piątku, czy takich, dla których soboty, a nawet niedziele i święta, są dniami pracy. Dla wszystkich wymiar czasu pracy jest bowiem ustalany tak samo. Jednak w praktyce w przypadku pracowników pracujących standardowo od poniedziałku do piątku oznacza to konieczność zaplanowania dla nich przez pracodawcę dnia wolnego w innym dniu roboczym w danym okresie rozliczeniowym. W 2024 r. wystąpi tylko jedno sobotnie święto - 6 stycznia, za które pracownikom trzeba oddać inny dzień wolny.

Tabela 5. Konieczność zaplanowania dnia wolnego w innym dniu roboczym w okresie rozliczeniowym z tytułu święta przypadającego w sobotę

Miesiąc	Konieczność zaplanowania dnia wolnego w innym dniu roboczym w miesięcznym okresie rozliczeniowym	Konieczność zaplanowania dnia wolnego w innym dniu roboczym w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym	Konieczność zaplanowania dnia wolnego w innym dniu roboczym w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym
styczeń	1 dzień (8 godzin)	1 dzień (8 godzin)	1 dzień (8 godzin)
luty	-
marzec	-
kwiecień	-	-
maj	-
czerwiec	-
lipiec	-
sierpień	-
wrzesień	-
październik	-	-
listopad	-
grudzień	-

 

1.2. Przygotowanie do zmian

Zastosowanie nowych wymiarów czasu pracy obowiązujących w 2024 r. oraz oddanie pracownikom dnia wolnego za święto przypadające w sobotę będzie wymagało następujących działań.

Krok 1. Ustal wymiary czasu pracy dla poszczególnych pracowników.
Przy ustalaniu wymiarów czasu pracy należy pamiętać, aby wyliczyć je proporcjonalnie do wymiaru etatów poszczególnych pracowników.

Krok 2. Ustal listę pracowników niewykonujących pracy w soboty.
Należy zweryfikować, jak duża jest to grupa pracowników, w jakich działach i konkretnie które osoby wykonują pracę w rozkładzie czasu pracy od poniedziałku do piątku, ponieważ to wobec nich należy przewidzieć udzielenie dnia wolnego za święto przypadające w sobotę. Taka analiza jest podstawą do odpowiedniego zaplanowania pracy w sposób jak najmniej zakłócający jej standardowy rytm.

Krok 3. Zdecyduj o sposobie ustalania dnia wolnego za święto przypadające w sobotę.
W okresie rozliczeniowym obejmującym święto przypadające w sobotę pracodawca powinien zaplanować w grafikach tyle godzin pracy, ile wynika z obowiązującego w tym okresie wymiaru czasu pracy. Ten wymiar uwzględnia bowiem również święto sobotnie (które obniżyło go o 8 godzin).

W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia pracownikom świadczącym pracę od poniedziałku do piątku dodatkowego dnia wolnego w okresie rozliczeniowym. Nie ma znaczenia, czy ten dzień przypadnie przed datą święta, które obniżyło wymiar etatu, czy po niej. Ważne, aby nastąpiło to w trakcie tego samego okresu rozliczeniowego. O tym, w jaki sposób pracodawca ustali taki dzień wolny, decyduje on sam.

W takiej sytuacji pracodawcy najczęściej decydują się na wyznaczenie konkretnego dnia w danym okresie rozliczeniowym jako wolnego dla wszystkich pracowników. Zazwyczaj jest to dzień przypadający w sąsiedztwie innego dnia wolnego, tak aby wydłużyć czas odpoczynku pracowników.

W przypadku decyzji pracodawcy o wyznaczeniu konkretnego dnia wolnego za święto przypadające w sobotę należy sporządzić dokument (najczęściej jest to zarządzenie pracodawcy), który powinien zawierać informację, jaki dzień zostaje wyznaczony jako wolny od pracy oraz za jakie święto jest on przyznany. Takie zarządzenie przekazuje się do wiadomości wszystkich pracowników, których ono dotyczy, w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy, np. w formie ogłoszenia w intranecie lub na tablicy ogłoszeń w siedzibie
pracodawcy, w e-mailu przesyłanym na skrzynki służbowe pracowników.

Wzór 1. Zarządzenie pracodawcy o dniu wolnym z tytułu święta przypadającego w sobotę

Warszawa, 20 grudnia 2023 r.   ZARZĄDZENIE w sprawie ustalenia dnia wolnego za święto przypadające w sobotę § 1 Dzień 2 stycznia 2024 r. ustala się dniem wolnym od pracy dla pracowników X Sp. z o.o. w Warszawie z tytułu święta przypadającego w sobotę - 6 stycznia 2024 r. § 2 Zarządzenie zostanie przekazane do wiadomości pracowników w formie korespondencji e-mailowej oraz ogłoszenia w intranecie, a także ogłoszenia wywieszonego na drzwiach wejściowych do siedziby pracodawcy. § 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.   ….Anna Kowalska….  (prezes Zarządu X Sp. z o.o.)

Inną dopuszczalną metodą udzielenia dnia wolnego za święto w sobotę jest poinformowanie pracowników, że sami mogą zdecydować, w jakim dniu skorzystają z dnia wolnego przysługującego z tytułu święta przypadającego w sobotę. Wówczas pracownicy wykonujący pracę według stałego rozkładu czasu pracy od poniedziałku do piątku mogą w trakcie okresu rozliczeniowego sami indywidualnie wybrać datę skorzystania z dnia wolnego za sobotnie święto. Warto jednak zaznaczyć, że jeżeli pracodawca decyduje się na taką dowolność w wyborze dnia wolnego za sobotnie święto, to ostateczna akceptacja tego terminu należy do pracodawcy, np. w postaci zgody przełożonego. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której np. wszyscy pracownicy postanowią wykorzystać dzień wolny tego samego dnia, co zdezorganizuje pracę. W takim trybie postępowania istotne jest także wyraźne wskazanie pracownikom, w jakim przedziale czasowym (odpowiadającym okresowi rozliczeniowemu, w którym przypada święto) powinni się zmieścić, a także wyznaczenie terminu, w jakim pracownik powinien przekazać pracodawcy informację o wybranej przez
siebie dacie wolnego dnia.

Wzór 2. Informacja pracodawcy do pracowników o możliwości wyboru dnia wolnego za święto przypadające w sobotę

Warszawa, 1 grudnia 2023 r.   Pracownicy X Sp. z o.o.   Szanowni Państwo,   w związku z tym, że 6 stycznia - Święto Trzech Króli, przypada w 2024 r. w sobotę, pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikom pracującym w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy dnia wolnego za to święto.  Dzień wolny musi być udzielony w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym przypada święto, co w przypadku naszej spółki oznacza okres 3 miesięcy, od 1 stycznia do 31 marca 2024 r. W celu uniknięcia kumulacji dni wolnych wszystkich pracowników w tym samym terminie ostateczna decyzja o udzieleniu poszczególnym pracownikom dnia wolnego we wskazanym przez nich terminie należy do kierowników działów. W związku z tym wszyscy pracownicy X Sp. z o.o. mają obowiązek wskazać i przekazać kierownikom swoich działów w terminie do 15 grudnia 2023 r. informację o wyborze dnia wolnego za święto przypadające 6 stycznia 2024 r. Każdy kierownik działu po akceptacji wskazanego przez podległego pracownika terminu lub, w przypadku braku takiej akceptacji, po ustaleniu innego terminu dogodnego dla pracownika przekazuje pisemne zestawienie dni wolnych wszystkich podległych pracowników swojego działu kierownikowi kadr i płac, maksymalnie do 20 grudnia 2023 r.   …..Marianna Przybylska…. (kierownik Działu Kadr i Płac)

Decydując się na swobodne wskazanie przez pracownika dnia, w którym będzie miał wolne za sobotnie święto, warto mieć świadomość, że udzielenie dnia wolnego za sobotnie święto przed jego datą, w sytuacji gdy pracownik zakończy współpracę przed tym świętem, będzie skutkowało przy rozliczeniu czasu pracy niedopracowaniem godzin.

Krok 4. Zaplanuj harmonogramy czasu pracy na pierwszy okres rozliczeniowy w 2024 r.
Ustalając harmonogramy czasu pracy dla dłuższego niż miesięczny okresu rozliczeniowego, można zaplanować pracę na dowolną liczbę godzin w poszczególnych miesiącach kalendarzowych, ale w taki sposób, aby finalnie w okresie rozliczeniowym zamknąć się w ustalonym wymiarze czasu pracy. Jednak należy przy tym pamiętać o wszystkich pozostałych regułach obowiązujących w zakresie czasu pracy, np. o zachowaniu m.in. norm odpoczynku czy dób pracowniczych.

Podczas tworzenia harmonogramów czasu pracy należy zwrócić szczególną uwagę na pracowników, którzy pracują na część etatu przez zmniejszoną liczbę dni w tygodniu (np. pracownik pracujący na 2/5 etatu w środy i czwartki). Im także należy obniżyć wymiar czasu pracy za święto przypadające w sobotę. Pracodawcy często mylnie przyjmują, że skoro pracujący w ten sposób niepełnoetatowcy mają stosunkowo dużą liczbę dni wolnych, to w ich przypadku sobotnie święto nie wpływa na czas ich pracy.

Zmiany należy wdrożyć do 17 maja 2024 r.

2. Nowe wymagania dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe

2.1. Na czym polegają zmiany

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 2023 r. poz. 2367) nadała nowe brzmienie załącznikowi, który określa minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe.

W ramach nowelizacji wprowadzono nową zasadę, zgodnie z którą w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy (np. laptopów) co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu w taki sposób, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika. Ponadto stanowisko pracy pracownika korzystającego z laptopa trzeba wyposażyć także w dodatkową klawiaturę i mysz. Jest to znacząca zmiana, ponieważ dotychczas zapewnienie monitora stacjonarnego lub podstawki było dobrowolną decyzją pracodawcy.

Zasada ta dla nowo tworzonych stanowisk pracy obowiązuje już od 17 listopada 2023 r. Natomiast stanowiska pracy utworzone przez tą datą, które dotychczas nie miały takiego wyposażenia, należy przystosować do nowych przepisów do 17 maja 2024 r.

Pozostałe zmiany, które także należy uwzględnić w ramach dostosowania stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe do 17 maja 2024 r., wiążą się z ograniczeniem wymagań i zmniejszeniem poziomu ich szczegółowości. Dlatego w praktyce ich wdrożenie nie powinno być dla pracodawców wymagające. W zakresie tych zmian m.in.:

•  uchylono parametry dotyczące pochylenia ekranu monitora;
• uchylono wymóg, aby ekran monitora musiał być pokryty warstwą antyodbiciową lub posiadać odpowiedni filtr;
• zrezygnowano ze szczegółowych paramentów, jakie ma spełniać klawiatura, w szczególności w zakresie jej wysokości i kąta pochylenia (zgodnie z nowymi wymogami konstrukcja klawiatury ma jedynie umożliwiać użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie będzie powodowała zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy);
• uproszczono wymagania w zakresie konstrukcji stołu do pracy z monitorem ekranowym (zgodnie z nowymi wymogami powinna ona umożliwiać ergonomiczne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury, a w szczególności zapewniać wystarczającą powierzchnię, gwarantującą łatwe posługiwanie się elementami wyposażenia stanowiska pracy i wykonywanie związanych z nią czynności oraz ustawienie klawiatury
  z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która umożliwia podparcie dla rąk i przedramion z uwzględnieniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem, a także ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji);
• zrezygnowano ze szczegółowych wytycznych dla uchwytów na dokumenty (pozostawiono tylko wymaganie, by w przypadku gdy zachodzi konieczność korzystania z dokumentów, stanowisko pracy było wyposażone w uchwyt posiadający regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika);
• zrezygnowano z określania wytycznych w zakresie kąta nachylenia oraz powierzchni podnóżka;
• ograniczono wytyczne dla stanowiska pracy względem pomieszczenia (zgodnie z nowym brzmieniem przepisów powinno ono być tak zaprojektowane, aby pracownik miał zapewnioną dostateczną przestrzeń pracy, umożliwiającą umieszczenie wszystkich elementów obsługiwanych ręcznie w zasięgu kończyn górnych. Stanowisko pracy powinno być usytuowane w pomieszczeniu w taki sposób, aby dostęp do niego był swobodny. Zrezygnowano także z pozostałych wymagań obecnie obowiązującego
  rozporządzenia w zakresie odległości, jakie należy zachować pomiędzy sąsiednimi monitorami oraz między pracownikiem i tyłem sąsiedniego monitora, a także odległości oczu pracownika od ekranu).

2.2. Przygotowanie do zmian

Krok 1. Zapoznaj się z nowymi wymogami dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe.
Wszystkie wymagania, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe, zostały ujęte w załączniku do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 18 października 2023 r. "Minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe".

Krok 2. Dokonaj inwentaryzacji stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe.
Pracodawcy powinni zweryfikować nie tylko sam fakt posiadania sprzętu komputerowego (laptopa), ale także to, w jakim wymiarze czasu pracy konkretni pracownicy ich używają. Wynika to z faktu, że wymóg wyposażenia stanowiska pracy pracownika użytkującego laptop w dodatkowy monitor ekranowy lub podkładkę pod niego, a także dodatkową klawiaturę i mysz, dotyczy sytuacji, gdy laptop jest używany przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. W innych przypadkach doposażenia stanowisk nie będą konieczne. Zatem aby określić liczbę dodatkowego sprzętu do zakupienia, pracodawca musi zebrać ww. dane.

Krok 3. Ustal zasady przyznawania poszczególnych elementów wyposażenia.
Pracodawca, znając już wyniki analizy zapotrzebowania na dodatkowy sprzęt, może ocenić, jakie jego parametry przyjmie na określonym stanowisku. Ponadto musi zdecydować, czy w pełni ustala rodzaj sprzętu przysługującego pracownikom, czy też daje im w pewnych kwestiach wybór - np. czy preferują monitor bądź podstawkę albo jakiego rodzaju mysz wybierają.

Krok 4. Przygotuj budżet na nowe elementy wyposażenia stanowisk pracy i zamów sprzęt.
Po ustaleniu zasad przyznawania sprzętu i w konsekwencji - zapotrzebowania ilościowego pracodawca powinien określić budżet, jaki przeznaczy na doposażenie stanowisk pracy, a następnie zabezpieczyć te kwoty. Ponadto powinien przeanalizować, czy w jego przypadku optymalny będzie zakup sprzętu czy też skorzystanie z alternatywnych form jego zapewnienia, np. leasing. Po przygotowaniu środków konieczne jest złożenie odpowiednich zamówień.

Krok 5. Uzupełnij regulacje wewnątrzzakładowe w zakresie wymogów wyposażenia stanowisk pracy.
Pracodawcy powinni zweryfikować brzmienie wewnętrznych przepisów i procedur regulujących proces wyposażania stanowisk pracy pracowników pod kątem ich zgodności z nowymi przepisami. Pracodawcy, którzy nie wprowadzili takich zmian w dokumentach wewnątrzzakładowych do 17 listopada 2023 r., kiedy nowelizacja rozporządzenia wchodziła w życie, powinni zrobić to niezwłocznie. 17 maja 2024 r. jest terminem, do którego należy zrealizować wytyczne dla stanowisk pracy, ale dokumenty wewnątrzzakładowe powinny być aktualne w zasadzie od wejścia w życie przepisów, ponieważ nowe stanowiska pracy należy tworzyć według nowych zasad już od 17 listopada 2023 r.

Krok 6. Przygotuj protokoły zdawczo-odbiorcze przekazywanych elementów wyposażenia.
Niezbędnym elementem objęcia pracownika odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie jest przekazanie mu tego mienia w sposób niebudzący wątpliwości. Najlepszą metodą będzie przygotowanie protokołu zdawczo-odbiorczego dla przekazywanego sprzętu. W celu usprawnienia procesu doposażania stanowisk dobrą praktyką jest przygotowanie przez pracodawcę wzoru protokołu, a nawet już gotowych, wypełnionych dokumentów, które pracownik otrzyma do podpisu w dniu przekazania mu sprzętu.

Krok 7. Zorganizuj proces przekazania dodatkowego wyposażenia i poinformuj o tym pracowników.
Pracodawca musi zorganizować logistykę całego procesu. Może ona być skomplikowana szczególnie w sytuacji, gdy dodatkowy sprzęt, np. monitor ekranowy, ma być przekazany jako element wyposażenia stanowiska pracownika zdalnego. Należy wówczas określić sposoby dostarczenia sprzętu do miejsc pracy takich pracowników. Gdy pracodawca ustali, jak ma wyglądać ta procedura, powinien poinformować o tym
pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy, np. e-mailem lub ogłoszeniem w intranecie albo wiadomością w wewnętrznym systemie komunikacji. Ponieważ procedura dotyczy pracowników pracujących przy komputerze, nie ma konieczności wywieszania dodatkowo papierowych informacji.

Krok 8. Przekaż sprzęt i zarchiwizuj protokoły.
Pracodawca powinien przekazać sprzęt w sposób wskazany w informacji dla pracowników. W trakcie przekazania należy dopilnować podpisania protokołów powierzenia mienia. Na koniec trzeba zarchiwizować zebrane przy okazji wydawania sprzętu protokoły. Należy zwrócić uwagę, że zawierają one dane osobowe pracowników, zatem osoby wykonujące te czynności powinny mieć stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych pracowników, a archiwizacja tych dokumentów musi być zgodna z zasadami ochrony danych osobowych.

II. WYNAGRODZENIA

Zmiany od 1 stycznia 2024 r.

3. Minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracowników i zleceniobiorców

 

3.1. Na czym polegają zmiany

3.1.1 Minimalne wynagrodzenie dla pracowników

W 2024 r. minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wzrośnie w dwóch etapach i wyniesie:

● od 1 stycznia - 4242 zł,

● od 1 lipca - 4300 zł.

Ostatecznie będzie o 700 zł wyższe od ostatnio obowiązującego w 2023 r. Minimalna płaca przysługuje bez względu na to, czy jest to pierwszy czy kolejny rok pracy pracownika. Pracownikom zatrudnionym na część etatu należy zagwarantować wynagrodzenie nie niższe niż minimalne, proporcjonalne do liczby godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu.

Wzrost minimalnego wynagrodzenia od 1 stycznia 2024 r. spowoduje zmianę należności pracowniczych uzależnionych od jego wysokości, m.in. zmianę kwoty:

● odszkodowania za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu i odszkodowania za stosowanie mobbingu (w przypadku wydania przez sąd w 2024 r. orzeczenia potwierdzającego naruszenia w tym zakresie pracownik będzie miał prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż 4242 zł, a od 1 lipca 2024 r. - nie niższej niż 4300 zł);

● wynagrodzenia za czas przestoju niezawinionego przez pracownika (miesięcznie nie mniej niż 4242 zł, a od 1 lipca 2024 r. - nie mniej niż 4300 zł), proporcjonalnie do wymiaru etatu;

● wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy ze względu na rozkład czasu pracy pracownika wynagradzanego w inny sposób niż stawką miesięczną lub godzinową (miesięcznie nie mniej niż 4242 zł, a od 1 lipca 2024 r. - nie mniej niż 4300 zł), proporcjonalnie do wymiaru etatu;

● dodatku za pracę w porze nocnej (podstawa obliczenia dodatku nie może być niższa niż 4242 zł, a od 1 lipca 2024 r. - nie niższa niż 4300 zł).

Tabela 6. Wysokość dodatku za pracę w porze nocnej w 2024 r.

Miesiąc	Sposób obliczenia	Kwota dodatku za 1 godzinę
styczeń	4242 zł : 168 godz. = 25,25 zł; 25,25 zł x 20% = 5,05 zł	5,05 zł
luty	4242 zł : 168 godz. = 25,25 zł; 25,25 zł x 20% = 5,05 zł	5,05 zł
marzec	4242 zł : 168 godz. = 25,25 zł; 25,25 zł x 20% = 5,05 zł	5,05 zł
kwiecień	4242 zł : 168 godz. = 25,25 zł; 25,25 zł x 20% = 5,05 zł	5,05 zł
maj	4242 zł : 160 godz. = 26,51 zł; 26,51 zł x 20% = 5,30 zł	5,30 zł
czerwiec	4242 zł : 160 godz. = 26,51 zł; 26,51 zł x 20% = 5,30 zł	5,30 zł
lipiec	4300 zł : 184 godz. = 23,37 zł; 23,37 zł x 20% = 4,67 zł	4,67 zł
sierpień	4300 zł : 168 godz. = 25,60 zł; 25,60 zł x 20% = 5,12 zł	5,12 zł
wrzesień	4300 zł : 168 godz. = 25,60 zł; 25,60 zł x 20% = 5,12 zł	5,12 zł
październik	4300 zł : 184 godz. = 23,37 zł; 23,37 zł x 20% = 4,67 zł	4,67 zł
listopad	4300 zł : 152 godz. = 28,29 zł; 28,29 zł x 20% = 5,66 zł	5,66 zł
grudzień	4300 zł : 160 godz. = 26,88 zł; 26,88 zł x 20% = 5,38 zł	5,38 zł

Ponadto w związku ze zmianą minimalnej płacy w 2024 r. będą obowiązywały nowe, wyższe kwoty wolne od potrąceń. Ich wysokość będzie zróżnicowana. Wpływ na kwotę wolną od potrąceń mają bowiem w szczególności:

● przystąpienie do PPK oraz wysokość wpłaty dokonywanej przez pracodawcę i pracownika lub rezygnacja z PPK;

● przekroczenie 30-krotności podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;

● stawka podatkowa (12% lub 32%);

● koszty uzyskania przychodów (zwykłe - 250 zł lub podwyższone - 300 zł albo rezygnacja z ich stosowania);

● prawo do kwoty zmniejszającej podatek (300 zł);

● prawo do zwolnienia z podatku przychodów (do kwoty rocznej wynoszącej 85 528 zł) osiąganych przez podatnika:

- wychowującego co najmniej 4 dzieci,

- który przeniósł miejsce zamieszkania na terytorium Polski,

- będącego aktywnym zawodowo emerytem,

- do ukończenia 26 lat;

● wspólne rozliczenie z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko lub dzieci.

Nowe kwoty wolne od potrąceń należy stosować do wynagrodzeń należnych pracownikom, począwszy od 2024 r.

Tabela 7. Kwoty wolne od potrąceń od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r.*

Rodzaj potrącenia	Kwota wolna (zł)1
	podstawowe kup		podwyższone kup
	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku
sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne (100% Mw)	3221,98	2921,98	3227,98	2927,98
	uwzględniająca wpłatę na PPK**
	3137,14	2837,14	3143,14	2843,14
zaliczki pieniężne (75% Mw)	Kwota wolna (zł)
	podstawowe kup		podwyższone kup
	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku
	2416,49	2191,49	2420,99	2195,99
	uwzględniająca wpłatę na PPK**
	2352,86	2127,86	2357,36	2132,36
kary pieniężne (90% Mw)	Kwota wolna (zł)
	podstawowe kup		podwyższone kup
	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku
	2899,78	2629,78	2905,18	2635,18
	uwzględniająca wpłatę na PPK**
	2823,43	2553,43	2828,83	2558,83
należności na rzecz pracodawcy za zgodą pracownika (100% Mw)	Kwota wolna (zł)
	podstawowe kup		podwyższone kup
	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku
	3221,98	2921,98	3227,98	2927,98
	uwzględniająca wpłatę na PPK**
	3137,14	2837,14	3143,14	2843,14
inne należności za zgodą pracownika (80% Mw)	Kwota wolna (zł)
	podstawowe kup		podwyższone kup
	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku
	2577,58	2337,58	2582,38	2342,38
	uwzględniająca wpłatę na PPK**
	2509,71	2269,71	2514,51	2274,51

¹ Użyte skróty oznaczają:

kup - koszty uzyskania przychodów,

Mw - minimalne wynagrodzenie,

* Przy założeniu niezmienności parametrów podatkowych uwzględnionych w wyliczeniach w 2024 r.

** Przy pierwszej wpłacie, która została dokonana po miesiącu jej naliczenia, pobrania i wpłaty oraz pod warunkiem, że uczestnik PPK nie dokonuje niższej wpłaty na PPK niż 2% wynagrodzenia, ze względu na osiąganie z różnych źródeł w danym miesiącu kwoty nieprzekraczającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Kolejne wpłaty dokonywane przez podmiot zatrudniający powodują powstanie opodatkowanego przychodu, który wpłynie na wysokość kwoty wolnej.

Tabela 8. Kwoty wolne od potrąceń od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r.*

Rodzaj potrącenia	Kwota wolna (zł)1
	podstawowe kup		podwyższone kup
	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku
sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne (100% Mw)	3261,53	2961,53	3267,53	2967,53
	uwzględniająca wpłatę na PPK**
	3175,53	2875,53	3181,53	2881,53
zaliczki pieniężne (75% Mw)	Kwota wolna (zł)
	podstawowe kup		podwyższone kup
	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku
	2446,15	2221,15	2450,65	2225,65
	uwzględniająca wpłatę na PPK**
	2381,65	2156,65	2386,15	2161,15
kary pieniężne (90% Mw)	Kwota wolna (zł)
	podstawowe kup		podwyższone kup
	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku
	2935,38	2665,38	2940,78	2670,78
	uwzględniająca wpłatę na PPK**
	2857,98	2587,98	2863,38	2593,38
należności na rzecz pracodawcy za zgodą pracownika (100% Mw)	Kwota wolna (zł)
	podstawowe kup		podwyższone kup
	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku
	3261,53	2961,53	3267,53	2967,53
	uwzględniająca wpłatę na PPK**
	3175,53	2875,53	3181,53	2881,53
inne należności za zgodą pracownika (80% Mw)	Kwota wolna (zł)
	podstawowe kup		podwyższone kup
	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku	zmniejszenie podatku	bez zmniejszenia podatku
	2609,22	2369,22	2614,02	2374,02
	uwzględniająca wpłatę na PPK**
	2540,42	2300,42	2545,22	2305,22

¹ Użyte skróty oznaczają:

kup - koszty uzyskania przychodów,

Mw - minimalne wynagrodzenie.

* Przy założeniu niezmienności parametrów podatkowych uwzględnionych w wyliczeniach w 2024 r.

** Przy pierwszej wpłacie, która została dokonana po miesiącu jej naliczenia, pobrania i wpłaty oraz pod warunkiem, że uczestnik PPK nie dokonuje niższej wpłaty na PPK niż 2% wynagrodzenia, ze względu na osiąganie z różnych źródeł w danym miesiącu kwoty nieprzekraczającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Wpłaty dokonywane przez podmiot zatrudniający w kolejnych miesiącach powodują powstanie opodatkowanego przychodu, który wpłynie na wysokość kwoty wolnej.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty wolne są zmniejszane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. W obliczeniach uwzględniono standardowe parametry w zakresie składek ZUS i podatku, w tym pełną kwotę zmniejszającą podatek i koszty uzyskania przychodów oraz wpłaty na PPK (2% wpłaty finansowanej przez uczestnika; od kolejnego miesiąca po pierwszym miesiącu pobrania wpłaty na PPK kwoty wolne od potrąceń należy dodatkowo pomniejszyć o zaliczkę na podatek od 1,5% wpłaty finansowanej przez podmiot zatrudniający).

Trzeba wziąć pod uwagę, że wraz ze zmianą wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikom zmieni się kwota wolna od potrąceń przysługująca zleceniobiorcom i innym osobom fizycznym będącym dłużnikami, uzyskującym świadczenia okresowe, które zapewniają im utrzymanie lub stanowią dla nich jedyne źródło przychodów. W zakresie granic potrącenia i kwot wolnych od potrąceń należy bowiem w przypadku tej grupy zatrudnionych dłużników stosować zasady wynikające z przepisów Kodeksu pracy.

3.1.2. Minimalne wynagrodzenie dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi

Zleceniobiorcy i przedsiębiorcy niezatrudniający pracowników ani zleceniobiorców od 1 stycznia 2017 r. mają prawo, podobnie jak pracownicy, do minimalnego wynagrodzenia, ale w postaci gwarancyjnej stawki za godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług (art. 1 pkt 1a-1b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). W 2024 r. stawka godzinowa przysługująca tym osobom nie będzie mogła być niższa niż 27,70 zł brutto za godzinę pracy, a od 1 lipca 2024 r. - nie niższa niż 28,10 zł. Będzie tym samym ostatecznie o 4,60 zł wyższa od ostatnio obowiązującej stawki w 2023 r. (23,50 zł brutto).

3.1.3. Wyłączenie z płacy minimalnej dodatku za szczególne warunki pracy

Od 1 stycznia 2024 r. do płacy minimalnej nie można już wliczyć dodatku za szczególne warunki pracy.

3.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

3.2.1. Minimalne wynagrodzenie dla pracowników

Ustalenie w regulacjach wewnętrznych terminu wypłaty pensji w miesiącu przypadającym po przepracowanym miesiącu może powodować wątpliwości dotyczące wysokości minimalnego wynagrodzenia, jakie należy wypłacić pracownikowi za grudzień 2023 r. w styczniu 2024 r. Zmiana wysokości obowiązuje bowiem od 1 stycznia 2024 r. i może sugerować, że pracownik powinien otrzymać wyższą pensję minimalną za grudzień 2023 r., ponieważ jej wypłata następuje w 2024 r. Wynagrodzenie w określonej wysokości przysługuje jednak za pracę wykonaną. Jeżeli zatem pracownik ma umówione wynagrodzenie minimalne za pracę świadczoną w grudniu 2023 r., to w takiej wysokości powinien je otrzymać w styczniu 2024 r. W tej sytuacji data wypłaty nie ma wpływu na wysokość wynagrodzenia.

 

3.2.2. Minimalne wynagrodzenie dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi

Wynagrodzenie za umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, wykonywane od 1 stycznia 2024 r. i trwające w tym dniu, nie może być niższe niż 27,70 zł za godzinę, a od 1 lipca 2024 r. - nie niższe niż 28,10 zł za godzinę.

 

3.3. Przygotowanie do zmian

3.3.1. Minimalne wynagrodzenie dla pracowników

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów odnoszących się do minimalnego wynagrodzenia wymaga od pracodawcy - poza znajomością zmian - następujących działań:

Krok 1. Sprawdź, którzy pracownicy będą osiągali minimalne wynagrodzenie po zmianach od 1 stycznia 2024 r.

Do obliczenia wysokości minimalnej płacy przyjmuje się przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez GUS do wynagrodzeń osobowych (art. 6 ust. 4 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Wynagrodzenia osobowe obejmują w szczególności:

● wynagrodzenia zasadnicze w formie czasowej, akordowej, prowizyjnej i innej,

● dodatki lub dodatkowe wynagrodzenia za szczególne kwalifikacje, w tym znajomość języków obcych,

● premie oraz nagrody regulaminowe i uznaniowe,

● wynagrodzenia dodatkowe za prace wykonywane w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, lecz niewynikające z zakresu czynności,

● wyrównanie do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

● wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy wypłacane ze środków pracodawców (wynagrodzenia za urlopy wypoczynkowe i dla poratowania zdrowia, za czas niezdolności do pracy wskutek choroby, za czas przestoju niezawinionego przez pracownika i inne).

Do minimalnego wynagrodzenia nie zalicza się:

• dodatku za staż pracy - rozumianego jako dodatek do wynagrodzenia przysługujący pracownikowi z tytułu osiągnięcia ustalonego okresu zatrudnienia, na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę;

• nagrody jubileuszowej;

• odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy;

• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych (dotyczy to również ryczałtu za godziny nadliczbowe);

• dodatku za pracę w porze nocnej (dotyczy to również ryczałtu za pracę w nocy).

Od 1 stycznia 2024 r. do płacy minimalnej nie można już wliczyć dodatku za szczególne warunki pracy. Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę definiuje go jako dodatek do wynagrodzenia z tytułu wykonywania pracy:

• w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia, 

• związanej z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym bądź 

• szczególnie niebezpiecznej,

przysługujący pracownikowi na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę. 

Oznacza to, że omawiany dodatek należy wypłacić pracownikom po raz pierwszy za styczeń 2024 r. obok wynagrodzenia minimalnego, jeżeli dotychczas stanowił on część tego wynagrodzenia. Pracownik, który ma zagwarantowane minimalne wynagrodzenie (lub jego część odpowiednio do etatu), otrzyma wynagrodzenie wyższe przynajmniej o dodatek za warunki pracy. 

 

Krok 2. Zmień umowy o pracę w części dotyczącej wynagrodzenia pracownikom, którzy nie osiągnęli minimalnej płacy.

Pracownicy, którzy nie osiągają minimalnej płacy, powinni mieć podwyższone wynagrodzenie. Zmianę minimalnego wynagrodzenia należy ustalać następująco w przypadku:

● gdy pracownik jest wynagradzany tylko stawką zasadniczą;

Pracodawca, który wskazał w umowie o pracę wysokość minimalnego wynagrodzenia obowiązującą w danym roku, a pracownik nie otrzymuje innych składników wynagrodzenia zaliczanych do płacy minimalnej, może wprowadzić zmianę w tym zakresie porozumieniem zmieniającym. W tej sytuacji konieczna jest bowiem zgoda pracownika na zmianę. Jeżeli pracodawca nie podwyższy pracownikowi pensji zasadniczej, będącej jego jedynym składnikiem wynagrodzenia, będzie zobowiązany wypłacać wyrównanie do płacy minimalnej. Na takie działanie zgoda pracownika nie jest niezbędna. W sytuacji gdy z umowy o pracę wynika, że pracownikowi przysługuje płaca minimalna, ale nie została ona określona kwotowo (takie rozwiązanie jest dopuszczalne), wystarczy, że zatrudniający poinformuje pracownika o aktualnej wysokości płacy minimalnej. Może to zrobić w sposób przyjęty w zakładzie pracy, np. wywieszając stosowną informację na tablicy ogłoszeń, informując przez intranet lub indywidualnie na piśmie.

● gdy pracownik otrzymuje dodatkowe składniki wynagrodzenia.

Jeśli pracodawca wypłaca pracownikowi - obok płacy zasadniczej, jeżeli jest ona niższa niż minimalne wynagrodzenie - inne składniki wynagrodzenia (zaliczane do płacy minimalnej) i po ich zsumowaniu zatrudniony otrzymuje co najmniej ustawowe minimum, nie ma konieczności podwyższania pensji podstawowej.

Pracodawca, który do końca 2023 r. uwzględniał dodatek za warunki pracy w wynagrodzeniu minimalnym, musi zweryfikować postanowienia umów o pracę i w razie konieczności zmodyfikować warunki wynagradzania pracowników. Ponieważ obowiązek wyłączenia ww. dodatku z minimalnej płacy wynika z przepisów, nie jest wymagana zgoda pracownika na zmianę tych warunków. 

 

3.3.2. Minimalne wynagrodzenie dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi

Podwyższenie stawki godzinowej od 1 stycznia, a następnie od 1 lipca 2024 r. powoduje, że wynagrodzenie zleceniobiorcy lub osoby świadczącej usługi nie może być niższe odpowiednio od 27,70 zł, a od 1 lipca - od 28,10 zł brutto za godzinę pracy. Mimo obowiązku zapewnienia tym osobom minimalnej stawki godzinowej strony umowy mogą utrzymać w umowie dotychczasowe wynagrodzenie w innej formie niż godzinowa, np. ryczałtowe za wykonanie całej umowy, miesięczne, za dzień. Jeżeli w umowie realizowanej w 2024 r. wysokość wynagrodzenia została określona w inny sposób niż za godzinę (np. ryczałtowo, miesięcznie), lecz w stosunku do liczby godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usługi płaca ta nie będzie zapewniała przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi otrzymania za każdą godzinę pracy wynagrodzenia w wysokości co najmniej 27,70 zł brutto, a od 1 lipca 2024 r. - 28,10 zł brutto, osobom tym przysługuje wynagrodzenie w wysokości obliczonej z uwzględnieniem tej stawki. Zatem w takim przypadku wynagrodzenie należy wyrównać.

Jeżeli w umowie trwającej w 2024 r. wskazano godzinową stawkę wynagrodzenia w wysokości obowiązującej w 2023 r., zaleca się jej zmianę w ramach aneksu do umowy. W przypadku gdy w umowie stawka została podana za godzinę, lecz bez wskazywania wysokości, a jedynie przez zapis "minimalna stawka godzinowa", zleceniodawca nie dokonuje żadnych zmian.

 

 

4. Zniesienie podwyższonego limitu zwolnionych z podatku świadczeń finansowanych z zfśs 

4.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2024 r. wartość otrzymanych przez pracownika z zfśs świadczeń rzeczowych (z wyjątkiem bonów, talonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi), pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków funduszu lub funduszy związków zawodowych, ponownie będzie zwolniona z podatku do rocznej kwoty nieprzekraczającej 1000 zł (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof). Świadczenia przekraczające ten limit należy opodatkować według ogólnych zasad.

Od 2020 r. do 31 grudnia 2023 r. limit tego zwolnienia wynosi 2000 zł (art. 52l pkt 3 ustawy o pdof). Aby skorzystać z niego jeszcze w 2023 r., świadczenia z zfśs muszą zostać przekazane lub wypłacone pracownikom w tym roku. 

4.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Przepisy ustawy pdof nie przewidują przepisów przejściowych. Pracodawca powinien zatem wypłacone lub przekazane pracownikom od 1 stycznia 2024 r. świadczenia sfinansowane z zfśs wliczać do niższego limitu zwolnienia z podatku, tj. 1000 zł. 

4.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie przepisów ustawy o pdof odnoszących się do wysokości zwolnienia z podatku świadczeń finansowanych z zfśs wymaga od pracodawcy - poza znajomością wprowadzonych zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Sprawdź, czy program kadrowo-płacowy został dostosowany do zmiany limitu zwolnienia podatkowego dotyczącego świadczeń finansowanych z zfśs.

Krok 2. Świadczenia wypłacane od 1 stycznia 2024 r. wliczaj do niższego limitu zwolnienia z podatku. 

 

 

5. Zniesienie podwyższonego limitu dopłat do wypoczynku 

5.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2024 r. dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18 finansowane z innych źródeł niż zfśs ponownie będą zwolnione z podatku do rocznej kwoty 2000 zł (art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b ustawy o pdof). 

Od 2020 r. do 31 grudnia 2023 r. limit tego zwolnienia wynosi 3000 zł (art. 52l pkt 4 ustawy o pdof). Aby z niego skorzystać jeszcze w 2023 r., dopłaty powinny zostać przekazane w tym roku m.in. pracownikom czy innym osobom zatrudnionym. 

5.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Przepisy ustawy pdof nie przewidują przepisów przejściowych. Pracodawca powinien zatem dopłaty do wypoczynku przekazane od 1 stycznia 2024 r. wliczać do niższego limitu zwolnienia z podatku, tj. 2000 zł. 

5.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie przepisów ustawy o pdof odnoszących się do wysokości zwolnienia z podatku dopłat do wypoczynku z innych źródeł niż zfśs wymaga od pracodawcy - poza znajomością wprowadzonych zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Sprawdź, czy program kadrowo-płacowy został dostosowany do zmiany limitu zwolnienia podatkowego dotyczącego dopłat do wypoczynku finansowanych z innych źródeł niż zfśs.

Krok 2. Dopłaty dokonywane od 1 stycznia 2024 r. wliczaj do niższego limitu zwolnienia z podatku. 

 

 

Zmiany od 25 marca 2024 r.

6. Nowa definicja wynagrodzenia podlegającego potrąceniom w administracyjnym postępowaniu egzekucyjnym

6.1. Na czym polegają zmiany

Od 25 marca 2024 r. zacznie obowiązywać rozszerzona definicja wynagrodzenia podlegającego potrąceniom na podstawie przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (dotyczy ona m.in. zobowiązań z tytułu niezapłaconych podatków czy składek ZUS). Oprócz bieżącego wynagrodzenia, innych świadczeń pieniężnych oraz przyszłych ich wypłat dokonywanych w trakcie zatrudnienia (czy pełnienia funkcji) egzekucji będą podlegały również świadczenia pieniężne wypłacone po zakończeniu współpracy, w okresie 12 miesięcy od dnia jej zakończenia. Najczęściej będą to wypłaty z tytułu premii czy nagród, których wysokość jest ustalana po zakończeniu okresu rozliczeniowego, który może przypadać już po okresie zatrudnienia. 

W wyniku nowelizacji doprecyzowano, że do świadczeń pieniężnych objętych egzekucją zaliczane są również świadczenia pieniężne przysługujące z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, wypłacane przez pracodawcę. Jednak będą one podlegały zajęciu przez administracyjny organ egzekucyjny w zakresie określonym w przepisach o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (art. 1a pkt 17 i art. 9 § 5 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji w brzmieniu od 25 marca 2024 r.). 

Dotychczasowa definicja wynagrodzenia, na które zostało wystawione zawiadomienie o zajęciu administracyjnym, ograniczała się do świadczeń otrzymywanych w czasie trwania zatrudnienia. Świadectwo pracy, w którym pracodawca wykazuje oznaczenie niezakończonego postępowania w sprawie zajęcia wynagrodzenia pracownika, podając wysokość potrąconych kwot, ma w tym zakresie zasadniczo ostateczną treść. Należy uznać, że w sytuacji gdy pracodawca będzie zobowiązany do dokonania potrącenia ze składnika wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi w okresie 12 miesięcy od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, powinien skorygować świadectwo pracy w części dotyczącej informacji o zajęciu wynagrodzenia. 

6.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Do egzekucji z wynagrodzenia za pracę i ze świadczeń pieniężnych przysługujących z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wypłacanych przez pracodawcę po 24 marca 2024 r. w postępowaniu egzekucyjnym rozpoczętym i niezakończonym przed tą datą należy stosować nowe przepisy. 

6.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów odnoszących się do potrąceń z wynagrodzenia w administracyjnym postępowaniu egzekucyjnym wymaga od pracodawcy - poza znajomością wprowadzonych zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Sprawdź, czy program kadrowo-płacowy jest dostosowany do dokonywania potrąceń z wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi również w okresie 12 miesięcy od dnia zakończenia zatrudnienia. 

Krok 2. Jeżeli nie korzystasz z programu kadrowo-płacowego, pamiętaj o nowych zasadach, dokonując wypłaty wynagrodzenia i innych świadczeń pieniężnych przysługujących pracownikowi-dłużnikowi po okresie zatrudnienia. 

 

 

III. UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ZDROWOTNE

Zmiany od 1 stycznia 2024 r.

7. Nowe kody tytułów ubezpieczenia

7.1. Na czym polegają zmiany

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń i dokumentów rozliczeniowych wprowadza nowe kody tytułów ubezpieczenia. Zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2024 r.

W załączniku nr 25 do nowelizowanego rozporządzenia:
„ w części I "Kod tytułu ubezpieczenia" w dziale 1 "Podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem" dodano nowe kody:
- "14 30 - osoba pobierająca świadczenie wspierające,
- 14 31 - osoba niepodejmująca zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej ze względu na potrzebę udzielenia wsparcia osobie pobierającej świadczenie wspierające, podlegająca z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu,
- 14 32 - osoba niepodejmująca zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej ze względu na potrzebę udzielenia wsparcia osobie pobierającej świadczenie wspierające, podlegająca z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym, niepodlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu,
- 14 33 - osoba niepodejmująca zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej ze względu na potrzebę udzielenia wsparcia osobie pobierającej świadczenie wspierające, podlegająca z tego tytułu ubezpieczeniu zdrowotnemu, niepodlegająca ubezpieczeniom społecznym";
„ w części IV "Kod pracy o szczególnym charakterze" zmienione zostało brzmienie kodu 21:
- "21 - prace nauczycieli, wychowawców i innych pracowników pedagogicznych zatrudnionych w młodzieżowych ośrodkach wychowawczych, młodzieżowych ośrodkach socjoterapii, ośrodkach szkolno-wychowawczych, schroniskach dla nieletnich oraz zakładach poprawczych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich".
 

Jest to związane ze zmianami uchwalonymi ustawą z 7 lipca 2023 r. o świadczeniu wspierającym, która wprowadziła nowy rodzaj świadczenia - świadczenie wspierające, oraz z wejściem w życie przepisów ustawy z 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich.

7.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Nowelizacja rozporządzenia zawiera przepisy przejściowe. Zgodnie z nimi w przypadku przekazywania dokumentów dotyczących okresu przed wejściem w życie nowelizacji należy stosować kody tytułu ubezpieczenia i kody pracy o szczególnym charakterze obowiązujące w okresie, za które dokumenty te zostały przekazane do ZUS.

7.3. Przygotowanie do zmian

Nowe regulacje są adresowane m.in. do placówek zatrudniających nauczycieli, wychowawców, pracowników pedagogicznych wykonujących prace o szczególnym charakterze.
 

Wymienieni płatnicy składek w celu przygotowania się do zmian powinni podjąć następujące kroki:

Krok 1. Zapoznaj się z nowymi regulacjami i wytycznymi ZUS w tym zakresie.

Krok 2. Sprawdź, jakiego okresu dotyczą dokumenty ubezpieczeniowe, które składasz od 1 stycznia 2024 r.

Krok 3. Pamiętaj, że nowe kody należy stosować w dokumentach ubezpieczeniowych składanych za okres po wejściu w życie nowelizacji, tj. od 1 stycznia 2024 r. W dokumentach dotyczących wcześniejszego okresu stosuj dotychczasowe kody.

 

 

8. Wyższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób prowadzących działalność gospodarczą

8.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2024 r. wzrośnie wysokość składek na ubezpieczenia społeczne za osoby prowadzące pozarolniczą działalność.
Zasadniczo podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tych osób stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek (art. 18 ust. 8 ustawy systemowej). W 2024 r. według projektu ustawy budżetowej z 29 września 2023 r. jest to kwota 7824 zł.
Od 1 stycznia 2024 r. podstawa wymiaru składek wyniesie więc 4694,40 zł (7824 zł x 60%). Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku kalendarzowego.
Składka zdrowotna jest ustalana na innych zasadach, w zależności od wybranej formy opodatkowania.

 

Tabela 9. Wysokość składek ZUS (ogólne zasady)

Składka	Wysokość (%)	Wysokość (zł)
emerytalna	19,52 %	916,35
rentowa	8 %	375,55
wypadkowa	1,67 %	78,40
FP i FS	2,45 %	115,01
chorobowa (dobrowolna)	2,45 %	115,01
Suma (z chorobową)		1 600,32
Suma (bez chorobowej)		1 485,31

Osoby, które rozpoczynają prowadzenie działalności, mogą opłacać składki ZUS na preferencyjnych warunkach, tj. od kwoty 30% minimalnego wynagrodzenia (art. 18a ustawy systemowej).
W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r. minimalne wynagrodzenie wyniesie 4242 zł (podstawa wymiaru składek - 1272,60 zł), natomiast od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. - 4300 zł (podstawa wymiaru składek - 1290 zł).

 

Tabela 10. Wysokość składek w ramach tzw. małego ZUS

Składka	Wysokość (%)	Wysokość (zł) od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r.
emerytalna	19,52 %	248,41
rentowa	8 %	101,81
wypadkowa	1,67 %	21,25
FP i FS	2,45 %	-
chorobowa (dobrowolna)	2,45 %	31,18
Suma (z chorobową)		402,65
Suma (bez chorobowej)		371,47

 

Składka	Wysokość (%)	Wysokość (zł) od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r.
emerytalna	19,52 %	251,81
rentowa	8 %	103,20
wypadkowa	1,67 %	21,54
FP i FS	2,45 %	-
chorobowa (dobrowolna)	2,45 %	31,61
Suma (z chorobową)		408,16
Suma (bez chorobowej)		376,55

 

8.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Brak przepisów przejściowych w tym zakresie.

8.3. Przygotowanie do zmian

Przygotowanie do zmian wymaga od przedsiębiorcy (płatnika składek) podjęcia następujących działań:

Krok 1. Zapoznaj się z informacją na temat wysokości składek obowiązujących od 1 stycznia 2024 r. (oraz od 1 lipca 2024 r. w przypadku osób korzystających z ulgi tzw. mały ZUS).

Krok 2. Zabezpiecz środki finansowe na opłacanie składek ZUS w wyższej kwocie.

 

 

9. Emerytury pomostowe

9.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2024 r. zmienią się zasady przyznawania emerytur pomostowych. Najważniejsza zmiana polega na zniesieniu wymogu dotyczącego wykonywania prac w szczególnych warunkach lub prac o szczególnym charakterze przed 1 stycznia 1999 r. Został więc zniesiony tzw. wygasający charakter emerytur pomostowych. Oznacza to, że o ww. świadczenie będą mogły ubiegać się osoby, które po raz pierwszy podjęły pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze po 1 stycznia 1999 r.

ZUS wyjaśnia, że przyszli emeryci nie będą musieli udowadniać, iż wykonywali pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przed 31 grudnia 1998 r. Osoby ubiegające się o emeryturę pomostową mogły rozpocząć wykonywanie takiej pracy dopiero po 31 grudnia 2008 r.

Wskutek zmiany przepisów prawo do emerytury pomostowej będą więc nabywały kolejne roczniki osób, które były zatrudnione w szczególnych warunkach lub przy pracach o szczególnym charakterze, nawet jeśli nie pracowały w tych warunkach przed 1 stycznia 1999 r.

W celu uzyskania prawa do emerytury pomostowej w dalszym ciągu trzeba spełniać łącznie pozostałe warunki przyznania tego świadczenia, tj.:
„ przypadanie daty urodzenia po 31 grudnia 1948 r.,
„ wykonywanie prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przez co najmniej 15 lat,
„ osiągnięcie wieku co najmniej 55 lat - w przypadku kobiet, lub co najmniej 60 lat - w przypadku mężczyzn,
„ posiadanie stażu ubezpieczeniowego (okresy składkowe i nieskładkowe) wynoszącego co najmniej 20 lat - w przypadku kobiet, lub co najmniej 25 lat - w przypadku mężczyzn,
„ po 31 grudnia 2008 r. wykonywanie prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (z ustawy o emeryturach pomostowych) co najmniej przez 1 dzień.
 

Nowelizacja zakłada również, że każda forma wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, bez względu na podstawę prawną, spowoduje zawieszenie prawa do emerytury pomostowej.

9.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Zgodnie z przepisami przejściowymi w sprawach o ustalenie prawa do emerytury pomostowej, niezakończonych wydaniem prawomocnej decyzji przed wejściem w życie nowelizacji, należy stosować nową regulację, a więc bez wymogu wykonywania przed 1 stycznia 1999 r. prac w szczególnych warunkach lub prac w szczególnym charakterze. Przewidziano również, że nowa regulacja dotycząca zasad zawieszenia emerytury pomostowej nie będzie dotyczyła umów cywilnoprawnych zawartych przed dniem wejścia w życie ustawy, tj. przed 1 stycznia 2024 r.

9.3. Przygotowanie do zmian

Przygotowanie do zmian w omawianym zakresie w zasadzie nie dotyczy pracodawców.
Ewentualnie, na wypadek gdyby pracownicy zwracali się z zapytaniem, jakie warunki należy spełnić, aby od 1 stycznia 2024 r. móc ubiegać się o ww. świadczenie, należy podjąć następujące działania:

Krok 1. Zapoznaj się z nowymi przepisami i wyjaśnieniami ZUS w tym zakresie.

Krok 2. Poinformuj pracowników o wymaganych warunkach, jeżeli zwrócą się z zapytaniem dotyczącym wymogów nabycia prawa do emerytury pomostowej.

 

 

10. Korekty dokumentów rozliczeniowych za okres od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r.

10.1. Na czym polegają zmiany

Płatnik składek może przekazywać korekty dokumentów rozliczeniowych za okres od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r. wyłącznie do 1 stycznia 2024 r.

Natomiast za okres od stycznia 2022 r. można składać korekty tych dokumentów do 5 lat od terminu płatności składek za dany miesiąc kalendarzowy.

Po upływie tego terminu ZUS nie przyjmie korekt dokumentów dotyczących wskazanego okresu - korekty mogą być sporządzane tylko z urzędu przez ZUS i tylko na koncie ubezpieczonego.
Korekty takie ZUS wykona na podstawie prawomocnego wyroku sądu lub prawomocnej decyzji (art. 48d ustawy systemowej).

 

10.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Brak przepisów przejściowych w tym zakresie.

10.3. Przygotowanie do zmian

W celu przygotowania do zmian każdy płatnik składek powinien podjąć następujące działania:

Krok 1. Zapoznaj się z nowymi przepisami i wytycznymi ZUS w tym zakresie.

Krok 2. Zweryfikuj dokumenty rozliczeniowe, które zostały przekazane do ZUS za okres od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r., pod kątem ewentualnej korekty.

Krok 3. Pamiętaj, że tylko do 1 stycznia 2024 r. masz czas na złożenie korekt dokumentów rozliczeniowych za ten okres.

 

 

IV. Zasiłki 

Zmiany od 1 stycznia 2024 r.

11. Minimalna podstawa wymiaru zasiłków

11.1. Na czym polegają zmiany

Minimalna podstawa wymiaru zasiłku chorobowego dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, do którego mają zastosowanie przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, nie może być niższa niż:

• 3660,42 zł - za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r.,

• 3710,47 zł - za okres od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. 

Dotyczy to również podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego, do którego wypłaty jest zobowiązany pracodawca. Pracownikowi zatrudnionemu na niepełny etat przysługuje co najmniej odpowiednio niższe minimalne wynagrodzenie za pracę i od tej podstawy są ustalane świadczenia chorobowe.

11.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Pracownik otrzymujący minimalne wynagrodzenie za pracę, którego niezdolność do pracy przypada na przełomie 2023 r. i 2024 r., ma prawo do wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego, których podstawę wymiaru stanowi:

• 3490 zł - od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r., i 3600 zł - od 1 lipca do 31 grudnia 2023 r. (lub ich odpowiednia część w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy), po odliczeniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez pracownika (łącznie 13,71%),

• 4242 zł - od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r., i 4300 zł - od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. (lub ich odpowiednia część w przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy), po odliczeniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez pracownika (łącznie 13,71%).

W ten sam sposób należy ustalać podstawę wymiaru świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego, zasiłku macierzyńskiego, zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego i zasiłku opiekuńczego.

11.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie przepisów odnoszących się do nowej minimalnej podstawy wymiaru zasiłków wymaga od pracodawcy - poza znajomością wprowadzonych zmian - podjęcia następujących działań:

Krok 1. Zadbaj o aktualizację programu kadrowo-płacowego, z którego korzystasz, uwzględniającą nowe parametry konieczne do obliczenia świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa.

Krok 2. Sprawdź, którzy pracownicy pobierający świadczenia z tytułu choroby i macierzyństwa osiągną od 1 stycznia 2024 r. minimalne wynagrodzenie. 

Krok 3. Pracownikom przebywającym na zwolnieniach lekarskich lub korzystającym z uprawnień rodzicielskich, otrzymującym minimalne wynagrodzenie za pracę, przelicz podstawę wymiaru pobieranych przez nich świadczeń, uwzględniając obowiązującą wysokość minimalnej płacy. 

 

 

Magdalena Sybilska-Bonicka (rozdział I)

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, certyfikowany inspektor ochrony danych osobowych, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy

 

Bożena Goliszewska-Chojdak (rozdziały II, IV)

prawnik, ekonomista, specjalista z zakresu kadr i płac, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym

 

Małgorzata Kozłowska (rozdział III)

radca prawny, specjalista i praktyk, od wielu lat zajmuje się prawem ubezpieczeń społecznych