11/2023 [dodatek: Dodatek specjalny], data dodania: 20.10.2023 Poznaj, jak działa system KSeF
1. Informacje o KSeF
| Co to jest KSeF | Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych |
| Jaki format ma e-faktura | Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-faktury FA(2) |
| Co to jest faktura ustrukturyzowana | Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie |
| Jak wystawiać fakturę w KSeF | Faktury ustrukturyzowane można wystawić: ● z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów (aplikacja podatnika KSeF albo e-mikrofirma), ● przy użyciu programów komercyjnych |
| Jaka wersja e-faktury obowiązuje | Od 1 września 2023 r. do wszystkich faktur ustrukturyzowanych stosuje się strukturę FA(2), w tym do faktur korygujących oraz faktur wystawianych do faktur zaliczkowych wystawionych przed 1 września 2023 r. |
| Kto korzysta z KSeF | ● Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, ● Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP |
| Od kiedy KSeF jest obowiązkowy | KSeF jest obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. Wyjątkiem są podatnicy: ● zwolnieni z VAT, ● korzystający z kas rejestrujących do wystawiania faktur (od 2025 r. nie będzie można wystawiać faktur za pomocą kas rejestrujących) oraz ● wystawiający faktury uproszczone (paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł). Tych podatników obowiązek korzystania z KSeF obejmie od 1 stycznia 2025 r. |
| KSeF a PEF | System faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 1666) i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej funkcjonują odrębnie |
Źródło: informator MF pt. "Informacje o KSeF" opubl. 1 września 2023 r. na www.mf.gov.pl
2. Nadawanie i odbieranie uprawnień w KSeF
| Kto jest uprawniony do działania w KSeF | Do działania w KSeF jest uprawniony: ● podatnik - w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych (wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie), |
| Jakie rodzaje uprawnień można nadać w KSeF | W KSeF występują uprawnienia do: 1) nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, 2) wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych, 3) wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, będących fakturami ustrukturyzowanymi (tzw. samofakturowanie) |
| W jaki sposób nadaje się, zmienia lub odbiera uprawnienia w KSeF | Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień: 1) elektronicznie - za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) - podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień, 2) w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Uwaga! Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej jest przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. |
| Kto jest pierwotnie uprawniony do działania w KSeF | "Pierwotnie" uprawnieni do działania w KSeF są: ● podatnicy będący osobami fizycznymi oraz komornicy (w ich przypadku pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym), ● podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP (mogą oni korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez zgłaszania ich w urzędzie skarbowym). W pozostałych przypadkach podatnik oraz organ egzekucyjny, aby korzystać z KSeF, muszą za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. |
| Jakie są modele uprawnień | Przewidziane są cztery modele uprawnień w KSeF: ● standardowy, ● samofakturowanie, ● jednostki samorządu terytorialnego, grupy VAT, ● inne. |
Źródło: informator MF pt. "Uprawnienia KSeF" opubl. na www.mf.gov.pl
3. Jak działa standardowy model uprawnień w KSeF - schemat
Podatnik (sprzedawca) - uprawnienia bezpośrednie
Podatnik (sprzedawca) posiada w KSeF pełen zakres uprawnień pierwotnych i domyślnych (właścicielskich) do:
● nadawania uprawnień,
● wystawiania faktur,
● dostępu do faktur.
Osoba fizyczna (1) - uprawniona przez podatnika (sprzedawcę)
Osoba fizyczna (1) uprawniona przez podatnika (sprzedawcę) może posiadać w KSeF uprawnienia do:
● nadawania uprawnień,
● wystawiania faktur,
● dostępu do faktur.
Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL, lub zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).
Dalsze uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane elektronicznie kolejnym osobom, jeżeli osoba fizyczna delegująca posiada takie uprawnienia.
Podmiot - uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) - w celu umożliwienia uprawnień pośrednich (rozwiązanie dobrowolne)
Podmiot uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) może posiadać w KSeF uprawnienia do:
● wystawiania faktur,
● dostępu do faktur.
Dalsze delegowanie uprawnień następuje automatycznie na osoby fizyczne uprawnione do wystawiania lub odbierania faktur w imieniu wskazanego podmiotu. Uprawnienie pozwala na pośrednie automatyczne przechodzenie uprawnień do wystawiania lub odbierania faktur, ale tylko o jeden szczebel niżej. Pozwala to na wyeliminowanie konieczności każdorazowej aktualizacji osób fizycznych uprawnionych do fakturowania, jeśli podatnik korzysta z usług np. biura rachunkowego wystawiającego faktury w jego imieniu.
Osoba fizyczna (2) - uprawniona przez podmiot - pośrednio uprawniona dla podatnika
Osoba fizyczna (2) wskazana przez podmiot, który podatnik wskazał jako uprawniony w zakresie wystawiania lub odbierania faktur. Taka osoba może posiadać w KSeF wyłącznie uprawnienia do:
● wystawiania faktur,
● dostępu do faktur,
jeśli uprawnienia nadane jej przez podmiot pokrywają się z uprawnieniami nadanymi podmiotowi przez podatnika.
Źródło: informator MF z 5 września 2023 r. pt. "Standardowy model uprawnień KSeF" - dostępny na www.mf.gov.pl
Podstawa prawna
● ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598
● rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur - Dz.U. z 2021 r. poz. 2481; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1760
● ustawa z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2021 r. poz. 2076
● ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. z 2023 r. poz.1598
