10/2023 [dodatek: Monitor Biur Rachunkowych], data dodania: 05.10.2023 Czy wystawianie przez biuro rachunkowe faktur w KSeF wiąże się z ryzykiem ponoszenia odpowiedzialności odszkodowawczej
PROBLEM
Jeden z klientów mojego biura rachunkowego zapytał, czy będzie mógł liczyć na dodatkowo płatną usługę w postaci obsługi KSeF, tj. wystawiania faktur i pobierania dokumentów wystawionych dla klienta przez jego kontrahentów. Klient wystawia faktury na znaczne kwoty, często w walutach obcych. Jest uczciwy i rzetelny, jednak należy do tych oszczędnych i obawiam się, że podjęcie się wystawiania faktur w jego imieniu nie będzie specjalnie dla mnie atrakcyjne finansowo. Czy istnieją jakieś ryzyka dla mnie, gdybym nieprawidłowo wystawiła fakturę lub pobierała dokumenty, zakładając, że nie byłoby fakturowania fikcyjnych usług czy fikcyjnej sprzedaży?
RADA
Wystawianie faktur w KSeF w imieniu klienta, jak również obsługa KSeF w inny sposób wiążą się z ryzykiem poniesienia odpowiedzialności odszkodowawczej. Szczegóły - w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Obsługa w imieniu klienta KSeF, w tym wystawianie i pobieranie faktur z KSeF, jak każda wykonywana działalność gospodarcza, wiąże się z ryzykiem poniesienia odpowiedzialności odszkodowawczej. W przypadku fakturowania w imieniu klientów bardzo często płacone za te czynności wynagrodzenie nie jest zbyt wygórowane, co nie oznacza ograniczenia lub wyłączenia odpowiedzialności. Dlatego też biuro rachunkowe powinno świadomie podejmować się takiej usługi, wiedząc, że mogą zaistnieć stany faktyczne, które powodują lub zwiększają ryzyko poniesienia odpowiedzialności odszkodowawczej.
Ryzyko wystąpienia trudności organizacyjnych w biurze rachunkowym w związku z obsługą klienta w KSeF
Przyjęcie obsługi KSeF za klientów, w tym fakturowania, może rodzić nie tylko ryzyko odpowiedzialności odszkodowawczej, nieadekwatnej do wynagrodzenia, lecz także trudności organizacyjne. Bardzo prawdopodobnym jest, że wielu klientów będzie oczekiwało sprawnego wystawienia faktur w podobnym czasie, np. dane do faktur przekażą ostatniego dnia miesiąca rano i będą oczekiwali, że po kilku godzinach tego samego dnia faktury zostaną już wystawione.
Przyjęcie przez biuro obsługi klienta w KSeF zapewne będzie się również wiązać z sytuacją, gdy klienci (oby tylko niektórzy) będą się pytać niemal codziennie, czy przyszła do nich jakaś faktura kosztowa z KSeF, a księgowa będzie musiała logować się i to sprawdzać (nawet gdy KSeF będzie działał bardzo wolno lub zawieszał się).
Ryzyko popełnienia błędów w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem usługi obsługi klienta w KSeF
Należy pamiętać, że klient może zwrócić się do biura rachunkowego o wystawienie faktur nie zawsze w najodpowiedniejszym dla księgowej czasie (np. po południu 24 dnia miesiąca), wymagając często bardzo szybkiego wykonania tych czynności, gdyż kontrahenci obiecali natychmiastowe uregulowanie należności. Działanie w warunkach zmęczenia i wymuszonego pośpiechu, bez możliwości spokojnego sprawdzenia, sprzyja popełnieniu jakiegoś błędu, a nie zmniejsza zakresu odpowiedzialności.
Przykład
Klient poprosił pracownicę biura, aby szybko wystawiła fakturę na dosyć dużą kwotę w euro. Ta wystawiła fakturę, jednak omyłkowo nie wybrała rachunku w euro, lecz w złotych. Klient otrzymał przelew euro na rachunek w złotówkach, po bardzo niekorzystnym kursie. Klient dochodzi od biura rachunkowego rekompensaty z tytułu straty, jaką poniósł na niekorzystnym przewalutowaniu.
Poważne skutki odszkodowawcze może wywoływać zarówno brak wystawienia dla klienta faktury, jak i brak pobrania faktury dla klienta z KSeF.
Przykład
Biuro rachunkowe zobowiązało się do wystawiania faktur w imieniu klienta. Pracownica biura, która się tym zajmowała zachorowała, poszła na zwolnienie lekarskie i zapomniała przekazać informację o fakturze do wystawienia. Klient biura skontaktował się ze swoim kontrahentem, czemu nie otrzymał jeszcze zapłaty, gdyż potrzebuje tych pieniędzy na zakup materiałów, aby mógł wykonać swoje zobowiązania. Kontrahent klienta poinformował, iż nie otrzymał jeszcze faktury i opłaci ją zgodnie z umową w terminie 14 dni od dnia jej wystawienia. Klient otrzymał zapłatę w ciągu 14 dnia od dnia wystawienia faktury, spóźnił się jednak z wykonaniem usługi, gdyż późno nabył materiały. Został obciążony karami umownymi, których zwrotu dochodzi od biura rachunkowego.
Przykład
Biuro rachunkowe zobowiązało się do obsługi KSeF w imieniu klientów. W przypadku jednego z nich omyłkowo nie została pobrana faktura mimo przypomnienia klienta. Biuro rachunkowe nie przekazało do niego tej faktury, a ta była na znaczną kwotę. Klient z tego powodu opłacił ją po terminie wraz z odsetkami, których zwrotu dochodzi od biura rachunkowego. Dodatkowo utracił rabat z powodu nieterminowej płatności, rekompensaty tego również domaga się od biura rachunkowego.
Podstawa prawna
art. 415 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1933
Marcin Szabłowski
adwokat
