Zmiana wymogów bhp dotyczących stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe

Od 17 listopada 2023 r. obowiązuje nowelizacja rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Pracodawcy muszą dostosować takie stanowiska pracy do nowych wymogów bhp określonych w załączniku do rozporządzenia. Mają na to czas do 16 maja 2024 r.

17 listopada 2023 r. zmieniły się przepisy rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zmiana ma na celu uwzględnienie postępu technologicznego, który wpływa na wymagania bhp oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe.

Stosowanie przepisów rozporządzenia

Podobnie jak poprzednio, przepisy znowelizowanego rozporządzenia określają wyjątki, gdy rozporządzenie nie jest stosowane. W tym zakresie jedyna zmiana polega na doprecyzowaniu, że rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe nie stosuje się do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 3 pkt 4 rozporządzenia). Tak więc rozporządzenie ma zastosowanie do laptopów przeznaczonych do dłuższego używania na stanowisku pracy.

Definicja stanowiska pracy

W wyniku nowelizacji zmieniony został § 2 pkt 2 rozporządzenia. Zmiana dotyczy definicji stanowiska pracy. Obecnie pod tym pojęciem należy rozumieć przestrzeń pracy wraz z:

• wyposażeniem podstawowym (w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika), 
• krzesłem i stołem, 
• opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym (w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem).

W wyniku uaktualnienia definicji stanowiska pracy i uwzględnienia zmian technologicznych zniknęły z niej takie elementy, jak stacje dyskietek czy trackball, z których już się nie korzysta.

Skutkiem nowelizacji przepisów rozporządzenia jest także uchylenie definicji systemu komputerowego. Zmiana ta jest konsekwencją modyfikacji definicji stanowiska pracy. Natomiast samo pojęcie systemu komputerowego jest powszechnie znane i nie budzi wątpliwości, dlatego nie było potrzeby pozostawienia jego definicji w rozporządzeniu.

Pracodawca zapewnia okulary i szkła kontaktowe

Pracodawca nadal jest zobowiązany zapewnić profilaktyczną opiekę zdrowotną zatrudnionym osobom, w tym praktykantom i stażystom, użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 rozporządzenia). 

Nowością jest wyraźne określenie, że obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok. W dotychczasowych przepisach była mowa jedynie o okularach. Nadal koniecznymi warunkami są zalecenie lekarza oraz odpowiednie wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (§ 8 rozporządzenia). 

Minimalne wymagania dla stanowiska pracy z monitorem ekranowym

W rozporządzeniu zmienił się także załącznik określający minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe.

Ważna zmiana dotyczy używania laptopów. Mianowicie w razie stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika. Ponadto stanowisko pracy powinno być wyposażone w dodatkową klawiaturę i mysz.

Załącznik określa także inne wymagania, m. in. dotyczące monitorów ekranowych. Obraz na takim monitorze powinien być stabilny, bez migotania lub innych form niestabilności. Nie ma już wymogu, aby ekran był pokryty warstwą antyodbiciową lub posiadał odpowiedni filtr. Współczesne monitory są bowiem wyposażone w odpowiednie warstwy antyodbiciowe przez producentów. Nie jest również konieczne korzystanie z oddzielnej podstawy monitora. Zamiast tego wprowadzony został wymóg, żeby ustawienie monitora oraz innych elementów wyposażenia nie wymuszało niewygodnych ruchów głowy i szyi. 

Zmieniły się wymagania dotyczące konstrukcji klawiatury. Obecnie wystarczające jest, aby klawiatura umożliwiała użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy. 

Ponadto uproszczono wymagania w zakresie konstrukcji stołu i powierzchni roboczej. Konstrukcja stołu powinna umożliwiać ergonomiczne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy (w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury). W szczególności stół powinien zapewniać:

• wystarczającą powierzchnię, gwarantującą łatwe posługiwanie się elementami wyposażenia stanowiska pracy i wykonywanie czynności związanych z pracą,
• ustawienie klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która umożliwia podparcie dla rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem,
• ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji.

Pracownik powinien mieć zapewnioną odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu oraz do przyjęcia wygodnej pozycji i możliwości jej zmiany podczas pracy.

Pół roku na dostosowanie stanowisk pracy

Zmiana rozporządzenia weszła w życie 17 listopada 2023 r. Pracodawcy mają jednak 6 miesięcy na dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii.

Tomasz Kowalski

prawnik, redaktor "MONITORA księgowego", specjalista w zakresie prawa pracy