Jak rozliczyć w pkpir paczki i karty przedpłacone przekazywane pracownikom z okazji świąt

Z okazji zbliżających się Świąt Bożego Narodzenia zamierzam przekazać pracownikom paczki i karty przedpłacone. Jak powinnam rozliczyć te upominki w pkpir?

Jeżeli paczki i karty przedpłacone zostaną przez Panią sfinansowane ze środków obrotowych, to może Pani ten wydatek rozliczyć w kolumnie 12 pkpir. W przypadku gdy zakup tych upominków zostanie sfinansowany ze środków ZFŚS, to nie może go Pani w ogóle ujmować w pkpir. Szczegóły - w uzasadnieniu. 

Z okazji zbliżających się Świąt Bożego Narodzenia zamierza Pani przekazać pracownikom paczki oraz karty przedpłacone. W pytaniu nie wskazała Pani źródła finansowania tych upominków. Z uwagi na to, że sposób rozliczenia wydatków na zakup paczek i kart przedpłaconych zależy od tego, z jakich środków zostaną nabyte, to w uzasadnieniu przedstawiamy rozliczenie każdego z tych świadczeń, zarówno gdy zostanie sfinansowane ze środków obrotowych, jak i ze środków ZFŚS.

Upominki sfinansowane ze środków obrotowych są wykazywane w pkpir

Paczki świąteczne. W przypadku gdy paczki świąteczne zostaną przez Panią sfinansowane ze środków obrotowych, będą stanowiły dla pracownika przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 updof). Wartość brutto paczki powinna Pani doliczyć do przychodów każdego z obdarowanych pracowników za miesiąc, w którym otrzymają paczkę. Od przekazanej paczki musi Pani pobrać zaliczkę na PIT. Wydatek ten jako koszt pracowniczy może Pani ująć w pkpir. 

Przykład

W grudniu 2023 r. podatniczka nabyła ze środków obrotowych artykuły spożywcze do paczek świątecznych za kwotę 4000 zł netto, 700 zł VAT. Podatniczka przygotuje dziesięć paczek o tej samej wartości, czyli 470 zł brutto każda. 15 grudnia 2023 r. podatniczka przekaże paczki pracownikom. Ci potwierdzą otrzymanie paczki podpisem na imiennej liście. Do wynagrodzenia każdego z pracowników wypłaconego w grudniu 2023 r. podatniczka musi doliczyć 470 zł. Łączna kwota wynagrodzeń obdarowanych pracowników wynosi 70 000 zł. Łączna wartość przekazanych paczek wynosi 4700 zł (10 × 470 zł). 28 grudnia 2023 r. zostaną wypłacone pensje za grudzień. Podatniczka tego dnia może ująć w kolumnie 12 pkpir kwotę 74 700 zł [(70 000 + 4700 zł)].

Zapis w pkpir

Karty przedpłacone. Jeżeli karty przedpłacone zostaną przez Panią sfinansowane ze środków obrotowych, będą stanowiły dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Wartość karty powinna Pani doliczyć do przychodów pracownika za miesiąc, w którym ją otrzyma. Od przekazanej karty musi Pani pobrać zaliczkę na PIT. Wydatek ten jako koszt pracowniczy może Pani ująć w pkpir. 

Przykład

15 grudnia 2023 r. podatniczka przekaże dziesięciu pracownikom karty przedpłacone o wartości 400 zł każda. Pracownicy potwierdzą otrzymanie karty podpisem na imiennej liście. Łączna kwota wynagrodzeń obdarowanych pracowników wynosi 60 000 zł. Łączna wartość przekazanych kart wynosi 4000 zł (400 zł × 10). 28 grudnia 2023 r. zostaną wypłacone pensje za grudzień. Podatniczka w tym dniu może ująć w kolumnie 12 pkpir kwotę 64 000 zł [(60 000 + 4000 zł)].

Zapis w pkpir

Upominki sfinansowane ze środków ZFŚS nie podlegają ewidencji w pkpir

Paczki świąteczne. W przypadku gdy paczki świąteczne zostaną przez Panią sfinansowane ze środków ZFŚS, będą stanowiły dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Przychód ten będzie mógł korzystać ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof. W 2023 r. limit tego zwolnienia wynosi 2000 zł (zob. art. 52l pkt 3 updof). Warunkiem skorzystania w całości z tego zwolnienia jest, aby obdarowany pracownik nie otrzymał od Pani w 2023 r. żadnych innych świadczeń ze środków ZFŚS albo razem z wartością paczki świątecznej wartość świadczeń otrzymanych przez niego ze środków ZFŚS w 2023 r. nie przekroczyła 2000 zł. Jeżeli jednak w związku z otrzymaniem paczki dojdzie u niego do przekroczenia limitu zwolnienia, to nadwyżka ponad kwotę 2000 zł będzie podlegała opodatkowaniu PIT. Wydatku na zakup paczek świątecznych sfinansowanego ze środków ZFŚS nie może Pani ująć jako kosztu w pkpir. Dla Pani kosztem uzyskania przychodu są odpisy na ZFŚS (zob. art. 23 ust. 1 pkt 7 updof).

Karty przedpłacone. W przypadku gdy karty przedpłacone zostaną przez Panią sfinansowane ze środków ZFŚS, będą stanowiły dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Wielu pracodawców ma wątpliwość, czy karty przedpłacone mogą korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof. Odpowiedź na to pytanie jest twierdząca. Prawo do skorzystania z tego zwolnienia potwierdzają również organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej z 27 września 2023 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.778.2023.1.LS, Dyrektor KIS stwierdził, że:

MF Karta przedpłacona to swoisty rodzaj karty płatniczej. Wydawana jest bez konieczności posiadania rachunku osobistego w banku, nie jest też przyznawany jej użytkownikowi kredyt. Rolą tych kart jest zapewnienie użytkownikowi karty (np. pracownikom) środków pieniężnych, bez konieczności wydawania (posiadających formę materialną) znaków pieniężnych (np. banknotów) lub znaków legitymacyjnych. Z technicznego punktu widzenia karta przedpłacona jest bardzo zbliżona do karty debetowej. Zatem kartę taką należy, co do zasady, uznać za świadczenie pieniężne z uwagi na jej zaklasyfikowanie jako instrumentu dostępu do określonych wartości pieniężnych, co finalnie umożliwia regulowanie zobowiązań pieniężnych. (…)

Jednocześnie wartość świadczenia w postaci Kart przedpłaconych - przekazanych pracownikom - których źródłem finansowania będą środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych korzysta ze zwolnienia z podatku określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości kwoty obowiązującego w roku podatkowym limitu. 

W przypadku kart przedpłaconych zasady skorzystania ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof są taki same jak w przypadku paczek świątecznych. 

Wydatku na zakup kart przedpłaconych sfinansowanego ze środków ZFŚS również nie może Pani ująć jako kosztu w pkpir (zob. art. 23 ust. 1 pkt 7 updof).

POWOŁANE INTERPRETACJE PODATKOWE:

interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 września 2023 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.778.2023.1.LS)

Katarzyna Wojciechowska

prawnik, ekspert w zakresie podatków dochodowych, redaktor "MONITORA księgowego"