Sporządzanie informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia w zakresie normy i wymiaru czasu pracy

Od 26 kwietnia 2023 r. pracodawca powinien każdemu rozpoczynającemu pracę pracownikowi przekazać informację o obowiązującym go dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy. Ponadto tak jak dotychczas trzeba poinformować pracownika o dobowej i tygodniowej normie czasu pracy. Informacja taka może zawierać wskazanie konkretnych norm albo powołanie przepisu Kodeksu pracy. Jednak zawarta w treści tego dokumentu informacja musi odnosić się do indywidualnej sytuacji pracownika.

Ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy, tzw. work-life balance, znacznie rozszerzyła zakres informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia, którą pracodawca ma przekazać pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej - nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Większość informacji dotyczących warunków zatrudnienia może być pracownikowi przekazana poprzez wskazanie (w postaci papierowej lub elektronicznej) odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych. Nie dotyczy to tylko tych informacji, w przypadku których takie wskazanie przepisów nie jest możliwe, tj. informacji o:

• zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy - w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje - nazwie takich organów lub instytucji,
• terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy - w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy. 

Jednym z najczęściej zgłaszanych problemów jest sporządzenie informacji w zakresie obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normy czasu pracy oraz obowiązującego pracownika dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy. 

1. Normy czasu pracy 

Norma czasu pracy to maksymalna liczba godzin do przepracowania przez pracownika w skali doby i tygodnia. Normy te, tj. norma dobowa i tygodniowa, służą za podstawę do obliczenia liczby godzin do przepracowania przez pracownika w skali przyjętego okresu rozliczeniowego czasu pracy.

Normy czasu pracy określa Kodeks pracy. Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 Kodeksu pracy). Tym samym pracowników obowiązuje 8-godzinna dobowa norma czasu pracy i przeciętnie 40-godzinna tygodniowa norma czasu pracy. Takie normy czasu pracy dotyczą wszystkich pracowników, do których stosuje się kodeksowe przepisy o czasie pracy i w przypadku których przepisy szczególne nie określają tych norm czasu pracy odmiennie.

1.1. Informacja o normach czasu pracy pracowników, których obowiązuje Kodeks pracy 

Kodeksowa 8-godzinna dobowa norma czasu pracy i 40-godzinna tygodniowa norma czasu pracy dotyczy pracowników zatrudnionych:

- w pełnym wymiarze czasu pracy (tj. na cały etat), jak i w niepełnym wymiarze czasu pracy (tj. na część etatu),

- w tzw. podstawowym systemie czasu pracy (tj. 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy), jak i w każdym innym kodeksowym systemie czasu pracy (tj. w systemie równoważnego czasu pracy, w którym dobowy wymiar czasu pracy może zostać wydłużony do 12, 16 albo nawet 24 godzin, systemie przerywanego czasu pracy, systemie zadaniowego czasu pracy, tzw. systemie skróconego tygodnia pracy oraz tzw. systemie pracy weekendowej),

- niezależnie od rozkładu czasu pracy (dotyczy zatem także pracowników zatrudnionych w tzw. ruchomym czasie pracy, jak i pracujących zgodnie z indywidualnym rozkładem czasu pracy). 

W związku z tym w informacji o warunkach zatrudnienia norma powinna być określona właśnie w ten sposób.

Tabela 1. Treść informacji o warunkach zatrudnienia w różnych wariantach czasu pracy pracownika

1.2. Informacja dla pracowników, których obowiązują szczególne normy czasu pracy

Natomiast przykładem pracowników, dla których przepisy szczególne ustanawiają inne niż wskazane w tabeli normy czasu pracy i których informacja o warunkach zatrudnienia powinna mieć inną treść, są m.in. niektórzy pracownicy niepełnosprawni oraz lekarze.

Tabela 2. Treść informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku niestandardowych norm czasu pracy

2. Wymiar czasu pracy

Ponadto w informacji przekazywanej pracownikowi pracodawca ma wskazać obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy, tj. liczbę godzin na dobę i na tydzień, które pracownik będzie miał do przepracowania zgodnie ze swoim wymiarem i rozkładem czasu pracy. 

2.1. Informacja o wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym 

Precyzyjne wskazanie takiej liczby godzin będzie możliwe tylko w sytuacji, gdy rozkład czasu pracy pracownika może być i jest z góry określony i niezmienny. Dotyczy to w pierwszej kolejności pracowników pracujących w tzw. podstawowym systemie czasu pracy, tj. po 8 godzin na dobę we wszystkie dni robocze i przez 5 dni w tygodniu. 

Przykładowa treść informacji o wymiarze czasu pracy pełnoetatowca w podstawowym systemie czasu pracy

Także w przypadku gdy pracownik jest zatrudniony w tzw. podstawowym systemie czasu pracy na część etatu, ale pracuje stabilnie przez taką samą liczbę godzin w skali doby i tygodnia - możliwe jest przekazanie mu takiej precyzyjnej informacji. 

Przykładowa treść informacji o wymiarze czasu pracy niepełnoetatowca w podstawowym systemie czasu pracy

Natomiast jeżeli pracownik jest wprawdzie zatrudniony na część etatu, ale ma przepracowywać różną liczbę godzin w skali doby i tygodnia, to z obiektywnych przyczyn możliwe jest przekazanie mu jedynie ramowej informacji odnośnie do jego dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy - w zależności od zamiarów pracodawcy w tym zakresie. Informacja ta powinna być najbardziej konkretna, jak to jest możliwe, natomiast informację o konkretnej liczbie godzin w danej dobie i tygodniu pracownik będzie uzyskiwał z przekazywanych mu przez pracodawcę rozkładów czasu pracy. Rozkłady takie mają być sporządzane na okres nie krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc, i przekazywane pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony rozkład (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Jednak jeśli rozkład, choć "nieregularny", jest powtarzalny w każdym tygodniu, taką informację należy uszczegółowić.

Przykładowa treść informacji o wymiarze czasu pracy niepełnoetatowca w podstawowym systemie czasu pracy 

Jeszcze inaczej będzie wyglądała informacja, jeśli pracownik jest zatrudniany na 1/2 etatu, ale ma pracować w różne dni w różnych dobowych wymiarach czasu pracy.

Przykładowa treść informacji o wymiarze czasu pracy niepełnoetatowca w podstawowym systemie czasu pracy

Jeszcze inaczej należy skonstruować informację, jeżeli tygodniowy wymiar czasu pracy w zamierzeniu pracodawcy może się wahać. Pracodawca powinien w takich przypadkach wskazać dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy w widełkach, mając na względzie planowane minimalną i maksymalną liczbę godzin pracy pracownika w skali doby i tygodnia. 

Przykładowa treść informacji o wymiarze czasu pracy niepełnoetatowca w podstawowym systemie czasu pracy, jeśli wymiar dzienny i tygodniowy będzie wahał się w poszczególnych tygodniach 

2.2. Informacja o wymiarze czasu pracy w systemie równoważnym 

Nie jest także praktycznie możliwe przekazanie precyzyjnej informacji o dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy w przypadku pracowników zatrudnionych w systemach równoważnego czasu pracy, tj. we wszystkich tych systemach, w których dobowy wymiar czasu pracy może być podwyższony ponad 8 godzin - do 12, 16, a nawet 24 godzin. W tych przypadkach pracodawca jest w stanie określić tylko przewidywany, prawdopodobny dobowy i tygodniowy czas pracy pracownika na etapie przyjmowania go do pracy. Natomiast o swoim konkretnym rozkładzie czasu pracy pracownik będzie się dowiadywał już w trakcie pracy, z przekazywanych mu przez pracodawcę rozkładów czasu pracy. Pracodawca powinien zatem w tych systemach czasu pracy udzielić pracownikowi na tyle precyzyjnej informacji, na ile jest to możliwe. 

Jeżeli np. pracownik jest zatrudniany w systemie równoważnego czasu pracy, w którym będzie pracował standardowo po 12 godzin na dobę (a tym samym jego wymiar czasu pracy w innych dobach będzie krótszy albo będzie miał większą liczbę dni wolnych od pracy, tak aby jego przeciętny tygodniowy wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nie przekroczył 40 godzin), pracodawca powinien wskazać to w przekazywanej mu informacji. 

Przykładowa treść informacji o wymiarze czasu pracy pełnoetatowca w równoważnym systemie czasu pracy 

Należy bowiem zwrócić uwagę, że w przyjętym 1-miesięcznym wymiarze czasu pracy liczba godzin do przepracowania w miesiącu, zależnie od rozkładu dni w kalendarzu w danym miesiącu, może się wahać od 144 do 184 godzin, zatem nie zawsze będzie możliwe rozłożenie tych godzin na pełne 12-godzinne dni pracy. 

Przy miesięcznym wymiarze czasu pracy wynoszącym 152 godziny będzie to mogło być 12 dni pracy po 12 godzin i jeden dzień liczący 8 godzin, a przy miesięcznym wymiarze czasu pracy wynoszącym 160 godzin będzie to mogło być 13 dni pracy po 12 godzin i jeden dzień liczący 4 godziny. 

Liczbę godzin w skali tygodnia pracodawca powinien także określić na tyle precyzyjnie, na ile jest to możliwe, uwzględniając stosowane u niego reguły w tym zakresie. Może być tak, że w praktyce pracodawca w tym systemie czasu pracy planuje pracownikom w niektóre tygodnie pracę np. przez 2 dni, a w inne przez 4 dni, albo w niektóre tygodnie przez 3 dni, a w inne przez 4 dni. 

Oczywiście, jeżeli pracodawca nie zamierza zatrudniać pracowników w tym systemie czasu pracy po 12 godzin, ale np. tylko po 10 godzin na dobę, powinno to znaleźć odzwierciedlenie w tej informacji.

Powyższe dotyczy nie tylko "zwykłego" systemu równoważnego czasu pracy, ale i systemu skróconego tygodnia pracy oraz systemu pracy weekendowej, w których dobowy wymiar czasu pracy także może zostać przedłużony do 12 godzin.

Analogicznie należy formułować informację w sytuacji, gdy pracownik ma pracować w dobowym wymiarze czasu pracy przedłużonym do 16 albo 24 godzin. 

Przykładowa treść informacji o wymiarze czasu pracy pełnoetatowca w równoważnym systemie czasu pracy o wydłużonej dobowej normie czasu pracy

2.3. Informacja o wymiarze czasu pracy pracownika niepełnosprawnego 

W przypadku pracownika - osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności pp. czas pracy nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. I tak powinna brzmieć informacja o wymiarze pełnoetatowca z orzeczeniem.

Przykładowa treść informacji o wymiarze czasu pracy pełnoetatowca z orzeczeniem o znacznej lub umiarkowanej niepełnosprawności 

3. Zmiana w zakresie czasu pracy w trakcie zatrudnienia

Nowy art. 29 § 3³ Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania pracownika (także w postaci papierowej lub elektronicznej) o zmianie warunków zatrudnienia. Pracodawca powinien to uczynić niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to tylko przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Jeżeli zmiana w treści informacji o warunkach zatrudnienia wynika ze zmiany wymiaru czasu pracy pracownika, także należy mu niezwłocznie przekazać informację o nowym dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy (zmiana wymiaru etatu nie ma natomiast wpływu na obowiązujące pracownika normy czasu pracy).

4. Przepisy przejściowe

Jak wynika z przepisów przejściowych nowelizacji Kodeksu pracy, tzw. work-life balance, w przypadku umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, tj. 26 kwietnia 2023 r., pracodawca uzupełnia wcześniej przekazane pracownikom na podstawie art. 29 § 3 Kodeksu pracy informacje o nowe informacje wymagane obecnie tylko na wniosek pracownika. Pracownik może złożyć taki wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca powinien w takim przypadku uzupełnić informacje w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Natomiast jeżeli pracownik nie złoży wniosku, pracodawca nie ma obowiązku podejmować żadnych działań, tj. nie musi uzupełniać informacji ani też nie musi informować pracownika o prawie do złożenia takiego wniosku. 

Niepoinformowanie pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszające w sposób rażący przepisy Kodeksu pracy, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym grzywną od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 2a Kodeksu pracy).

Bożena Lenart

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka licznych publikacji z tej tematyki