Jak prawidłowo przygotować dla pracownika informację o warunkach zatrudnienia

Pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy o pracę informację o warunkach zatrudnienia. Taka informacja może zawierać jedynie wskazanie odpowiednich przepisów dotyczących warunków zatrudnienia lub mieć formę opisową.

Informację o warunkach zatrudnienia należy przekazać pracownikowi na piśmie. Jest to dokument odrębny od umowy o pracę. Informację o warunkach zatrudnienia trzeba sporządzać w przypadku każdorazowego zatrudnienia pracownika. Dotyczy to także sytuacji, gdy z pracownikiem jest zawierana kolejna umowa o pracę.

Treść informacji o warunkach zatrudnienia zależy od tego, czy u pracodawcy istnieje regulamin pracy. W przypadku gdy w firmie nie ma regulaminu pracy, informacja musi określać więcej warunków zatrudnienia.

Treść informacji o warunkach zatrudnienia

Informacja o warunkach zatrudnienia może zostać sporządzona jedynie przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Odesłanie do odpowiednich przepisów będzie miało zastosowanie tylko do norm czasu pracy, długości okresu wypowiedzenia, wymiaru urlopu wypoczynkowego oraz częstotliwości wypłaty wynagrodzenia. Pozostałe warunki zatrudnienia muszą być sformułowane w formie opisowej. Jednak taki sposób podania informacji o warunkach zatrudnienia jest często dla pracowników niezrozumiały, dlatego lepiej przygotować ją w całości w formie opisowej. Jest bowiem bardziej czytelna dla pracowników.

Wzór informacji o warunkach zatrudnienia w formie opisowej

Komentarz 1

Wskazanie w informacji o warunkach zatrudnienia normy czasu pracy, jaka obowiązuje pracownika, często sprawia pracodawcom duże problemy. Pracodawcy najczęściej popełniają błąd w przypadku określania w tej informacji norm czasu pracy dla pracowników zatrudnionych na niepełny etat. Zamiast norm czasu pracy wskazują bowiem wymiar czasu pracy, jaki obowiązuje danego pracownika. Wynika to z faktu, że pracowników niepełnoetatowych obowiązują takie same normy czasu pracy jak pracowników pełnoetatowych. Norma czasu pracy jest to norma, po przekroczeniu której pracownik pracuje w godzinach nadliczbowych. Natomiast wymiar czasu pracy to obowiązująca danego pracownika liczba godzin, jaką ma do przepracowania zgodnie ze swoim etatem. Zatem pracownikom niepełnoetatowym trzeba podać, że obowiązuje ich norma dobowa wynosząca 8 godzin i norma tygodniowa wynosząca przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony na 1/2 etatu. Pracodawca wskazał mu w informacji o warunkach zatrudnienia normy czasu pracy w następujący sposób:

Takie wskazanie norm czasu pracy jest nieprawidłowe. Dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu norma dobowa wynosi 8 godzin, a norma tygodniowa przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Inne normy czasu pracy niż 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień należy wskazywać w informacji tym pracownikom, których obowiązuje ustawowo określona inna norma czasu pracy. Przykładowo pracowników niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym lub znacznym obowiązuje noma 7 godzin na dobę i 35 godzin na tydzień. Zatem tym pracownikom należy wskazać w informacji o warunkach zatrudnienia takie normy czasu pracy.

Drugi najczęściej popełniany błąd dotyczy podania normy czasu pracy pracownikom, którzy mogą pracować powyżej 8 godzin na dobę, np. w równoważnym systemie czasu pracy. Takich pracowników obowiązuje norma czasu pracy wynosząca 8 godzin na dobę. Jednak w informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku pracownika, którego wymiar czasu pracy może być wydłużony do 12 godzin na dobę, najlepiej podać, że: "pracownika obowiązuje norma dobowa czasu pracy 8 godzin i norma tygodniowa przeciętnie 40 godzin na tydzień w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, jednak jego wymiar czasu pracy może zostać przedłużony do 12 godzin na dobę".

Komentarz 2

W informacji o warunkach zatrudnienia trzeba podać pracownikowi dane o tym, jaka jest w zakładzie pracy, w którym pracuje, częstotliwość wypłaty wynagrodzenia. Wypłaty wynagrodzenia trzeba dokonywać co najmniej raz w miesiącu (art. 85 § 1 Kodeksu pracy). W praktyce firmy dokonują wypłaty wynagrodzenia najczęściej raz w miesiącu. Zatem taki zapis odnośnie do częstotliwości wypłaty wynagrodzenia trzeba podać pracownikowi. Nie ma jednak przeszkód, aby zastosować krótszy termin wypłaty wynagrodzenia, np. raz na 2 tygodnie albo raz w tygodniu. Niedopuszczalne będzie stosowanie wypłaty wynagrodzenia w terminie dłuższym niż raz w miesiącu, np. raz na 6 tygodni.

Komentarz 3

Problematyczne jest określenie w informacji o warunkach zatrudnienia wymiaru urlopu wypoczynkowego obowiązującego pracowników. Największy kłopot sprawia pracodawcom podanie wymiaru urlopu, jaki przysługuje pracownikom zatrudnionym na umowy terminowe. W ich przypadku trzeba bowiem podać wymiar urlopu, do jakiego mają prawo, tj. 20 lub 26 dni, oraz wymiar urlopu proporcjonalnego, jeżeli umowa rozwiąże się w trakcie roku kalendarzowego.

Wymiar urlopu wypoczynkowego w informacji o warunkach zatrudnienia pracownika zatrudnionego na 3-miesięczny okres próbny od 1 marca do 31 maja 2019 r., który ma prawo do 20 dni urlopu można podać następująco:

Dodatkowy problem z określeniem wymiaru urlopu wypoczynkowego dotyczy pracowników zatrudnionych na zastępstwo. Nie wiadomo bowiem najczęściej, jak długo będą oni zatrudnieni. Tym samym trudno określić wymiar ich urlopu proporcjonalnego. Dlatego podając informację o warunkach zatrudnienia, trzeba przyjąć założenie, że pracownicy na zastępstwo będą zatrudnieni do końca roku.

Przykład

Pracownik został zatrudniony od 7 maja 2019 r. na umowę na zastępstwo za pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim. Ma on prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Pracodawca w informacji o warunkach zatrudnienia wskazał mu, że jego "wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 26 dni, a jeżeli będzie zatrudniony do 31 grudnia 2019 r., przysługuje mu 18 dni urlopu wypoczynkowego za 2019 r.". Takie określenie wymiaru urlopu wypoczynkowego jest prawidłowe.

Pracownikom, którzy podejmują pierwszą pracę w życiu, urlop przysługuje po przepracowaniu każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 z 20 lub 26 dni urlopu. Zatem tym pracownikom trzeba przekazać taką informację.

Przykład

Pracownik zaczyna pracę 1 czerwca 2019 r. i jest to dla niego pierwsza praca w życiu. W informacji o warunkach zatrudnienia należy mu podać wymiar urlopu wypoczynkowego w następujący sposób:

Komentarz 4

Obecnie okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i umowy o pracę zawartej na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Nastąpiło bowiem zrównanie długości okresów wypowiedzenia niezależnie od tego, czy wypowiadana jest umowa na czas określony czy nieokreślony.

Okresy wypowiedzenia umowy na czas określony i na czas nieokreślony

Również w przypadku umów na zastępstwo należy stosować okresy wypowiedzenia właściwe dla umów na czas określony, czyli zależne od długości okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Umowa na zastępstwo jest bowiem rodzajem umowy na czas określony.

Inne okresy wypowiedzenia obowiązują w przypadku umów na okres próbny.

Okresy wypowiedzenia umowy zawartej na okres próbny

Zatem w zależności od rodzaju umowy oraz okresu zatrudnienia u danego pracodawcy trzeba wskazać pracownikowi długość obowiązującego go okresu wypowiedzenia.

W informacji o warunkach zatrudnienia można również podać, kiedy dojdzie do zmiany warunków zatrudnienia i jak będą się one przedstawiały po zmianie. Pracodawca uniknie wówczas dokonywania aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia. Dotyczy to najczęściej informacji w zakresie długości okresu wypowiedzenia.

Przykład

Pracownik został zatrudniony od 1 stycznia 2019 r. na czas nieokreślony. Pracodawca w informacji o warunkach zatrudnienia wskazał mu, że:

Takie sformułowanie informacji o warunkach zatrudnienia dotyczące okresu wypowiedzenia jest prawidłowe. Pracodawca nie musi jej później aktualizować, gdy pracownikowi zwiększy się długość okresu wypowiedzenia.

Komentarz 5

Podając pracownikowi informację o układzie zbiorowym pracy, trzeba wskazać, że jest on objęty takim układem, jeżeli u pracodawcy istnieje układ zbiorowy pracy, albo że nie jest objęty układem zbiorowym pracy, gdy w zakładzie pracy nie ma układu zbiorowego.

Komentarz 6

Pora nocna obejmuje 8 godzin między godzinami 21.00 a 7.00 (art. 151⁷ § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca powinien wskazać w regulaminie pracy lub informacji o warunkach zatrudnienia, które 8 godzin w tym przedziale jest u niego porą nocną. Może zatem określić, że pora nocna obejmuje 8 godzin między godz. 22.00 a godz. 6.00.

Komentarz 7

Od 1 stycznia 2019 r. wypłata pracownikom wynagrodzenia jest zasadniczo dokonywana w formie przelewu na konto bankowe. Pracownik może jednak pobierać wynagrodzenie w formie gotówkowej. W przypadku zamiaru pobierania wynagrodzenia w takiej formie musi złożyć do pracodawcy pisemny wniosek o wypłatę wynagrodzenia w formie gotówkowej. Pracodawca jest zobowiązany przechowywać taki wniosek w dokumentacji ze stosunku pracy tego pracownika. Wybór przez pracownika formy wypłaty wynagrodzenia wpływa na miejsce i czas wypłaty wynagrodzenia. W przypadku bowiem gdy pracownik zdecyduje się pobierać wynagrodzenie w formie gotówkowej, pracodawca musi określić, gdzie może je odebrać i w jakich godzinach. Nie ma przeszkód, aby pracodawca wypłacał wynagrodzenia dla części pracowników w formie gotówkowej, a dla części z nich na rachunek bankowy. Wówczas w informacji o warunkach zatrudnienia pracownikom pobierającym wynagrodzenie w gotówce trzeba wskazać miejsce i godziny wypłaty wynagrodzenia. Natomiast pracownikom pobierającym wynagrodzenie w formie bezgotówkowej trzeba podać, że jest ono wypłacane na rachunek bankowy.

Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Składniki wynagrodzenia za pracę przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (za kwartał, półrocze, rok) wypłaca się z dołu w terminach ustalonych przez pracodawcę. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Termin wypłaty wynagrodzeń powinien być określony jako konkretny dzień. Może to być ostatni dzień miesiąca za dany miesiąc lub dzień następnego miesiąca, np. 5, 7 czy 10 dzień. Nieprawidłowe będzie określenie terminu wypłaty w sposób mało precyzyjny, np. do 10 dnia następnego miesiąca.

Komentarz 8

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi informacji o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Najczęściej stosowanym w zakładach pracy rozwiązaniem jest zaznaczenie przybycia do pracy przez składanie podpisów na liście obecności. Nie ma jednak przeszkód, aby wprowadzić inne formy potwierdzenia przybycia i obecności w pracy, np. stosowanie magnetycznych kart rejestracji wejść i wyjść, czy podawania informacji o przybyciu do pracy kierownikowi.

Komentarz 9

Pracodawca powinien określić pracownikowi w informacji o warunkach zatrudnienia sposób usprawiedliwiania nieobecności. Jest on szczegółowo uregulowany w przepisach prawa pracy. Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. W razie wystąpienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, np. obłożną chorobą pracownika połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Jeżeli obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę telefonicznie albo za pośrednictwem innego środka łączności bądź drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Podstawa prawna:

art. 29 § 3, § 3³, art. 34, art. 36 § 1, art. 85, art. 129, art. 135 § 1, art. 151, art. 151⁷ § 1, art. 153-154 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730

§ 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632

Marek Skałkowski

specjalista z zakresu prawa pracy, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń