Wystawianie faktur w trakcie awarii KSeF
Od 1 lipca 2024 r. KSeF zasadniczo będzie obowiązkowy, więc powstaje pytanie, co zrobić, gdy system ulegnie awarii, a podatnik nie będzie mógł lub chciał poczekać z wystawieniem faktury do czasu jego naprawienia.
Zostało to uregulowane w art. 106nf ustawy o VAT. W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym przez MF. Należy zauważyć, że nie będzie to każda awaria, ale tylko ta, o której powiadomi MF w komunikacie w BIP na jego stronie lub za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego. W takim komunikacie będzie musiała być podana data, do kiedy KSeF nie będzie działał. Następnie będzie wydawany komunikat odwołujący awarię.
Należy zwrócić uwagę, że nie będziemy mogli wystawiać faktur w dowolnym formacie, jak obecnie, ale zgodnie ze strukturą ogłoszoną przez MF. Wynika to z faktu, że po zakończeniu awarii taka faktura będzie udostępniana w KSeF. W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik będzie obowiązany do przesłania do KSeF wystawionych w czasie awarii faktur w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w systemie. W przypadku gdy w tym terminie zostanie zamieszczony kolejny komunikat o wystąpieniu awarii, termin 7 dni będzie liczony od dnia zakończenia tej kolejnej awarii, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej kolejnej awarii.
Za datę wystawienia takiej faktury będzie się uznawało datę faktycznego jej wystawienia, wskazaną przez podatnika na tej fakturze.
Przykład
W dniach 15-17 lipca 2024 r. trwała awaria systemu KSeF ogłoszona przez MF. Spółka wystawiła 15 lipca trzy faktury za usługi wykonane w czerwcu. 20 lipca przekazała faktury do KSeF. Mimo to za datę wystawienia faktury należy uznać 15 lipca, co oznacza, że faktura została wystawiona w terminie.
Faktury wystawiane w czasie awarii będą udostępniane nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Podatnik będzie jednak obowiązany do oznaczenia faktury kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF i weryfikację danych na niej zawartych oraz umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury, w przypadku udostępnienia jej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu systemu.
Za datę otrzymania takiej faktury będzie się uznawało datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. Jeśli data otrzymania tej faktury będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznamy datę przydzielenia tego numeru.
Czytaj więcej w artykule Biuletynu VAT Nr 9/2023: "Jak wystawiać faktury w KSeF" >>
