6/2023, data dodania: 18.05.2023 Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej pracownikowi "uprzywilejowanemu"
Pracodawca podjął decyzję i 10 kwietnia 2023 r. ogłosił, że w zakładzie pracy nie wprowadza pracy zdalnej. W związku z tym nie będzie tworzony regulamin ani żaden inny wewnętrzy dokument w tej sprawie. Mimo to 1 czerwca 2023 r. pracownica wychowująca 3-letnie dziecko, zatrudniona na stanowisku biurowym menedżera produktu, złożyła wniosek o pracę zdalną. Czy skoro pracodawca podjął odgórną decyzję, że w zakładzie pracy nie ma możliwości pracy zdalnej, może negatywnie rozpatrzyć wniosek pracownicy, biorąc także pod uwagę fakt, że w trakcie epidemii COVID-19 osoba ta z powodzeniem pracowała zdalnie? Jeśli taka odmowa jest dopuszczalna, to jak ją uzasadnić pracownicy?
W przypadku złożenia wniosku o wykonywanie pracy w formie zdalnej przez pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia pracodawca może odmówić jego uwzględnienia tylko wtedy, gdy wykonywanie zadań zdalnie na konkretnym stanowisku nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. Oznacza to, że jeśli pracownik w czasie epidemii COVID-19 wykonywał z powodzeniem pracę zdalną i od tego czasu nie zmienił się rodzaj wykonywanej przez niego pracy ani organizacja pracy u tego pracodawcy, to obecnie nie ma podstaw do odrzucenia przez pracodawcę wniosku w tej sprawie.
Decyzja o możliwości wykonywania przez pracowników pracy w formie zdalnej. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia (art. 6719 § 1 i 2 Kodeksu pracy).
W przypadku przejścia na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia ustalenie takiej formy pracy może nastąpić z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Warto podkreślić, że w przypadku uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia dochodzi do modyfikacji istotnego składnika umowy o pracę, jakim jest miejsce wykonywania pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować nie tylko sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ale także ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy całkowita, oraz miejsce wykonywania pracy zdalnej.
Natomiast ogólnie obowiązujące u pracodawcy zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w:
- porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) albo
- regulaminie ustalonym przez pracodawcę - jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi oraz w przypadku gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa (wtedy regulamin jest ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).
Pracodawca może zdecydować o niezawieraniu porozumienia ze związkami i nietworzeniu regulaminu, jednak taka decyzja nie wyklucza możliwości wykonywania przez pracownika zadań w formie pracy zdalnej.
W przypadku gdy nie zostanie zawarte ww. porozumienie albo nie zostanie wydany ww. regulamin, zasady wykonywania pracy zdalnej mogą zostać określone w porozumieniu zawartym indywidualnie z pracownikiem. W porozumieniu tym należy określić m.in. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną. W związku z tym, że porozumienie z pracownikiem ma określać szczegółowe zasady wykonywania pracy zdalnej, przed jego zawarciem powinno dojść do uzgodnienia między stronami umowy o pracę samego faktu wykonywania takiej pracy.
Wnioski pracownika o pracę zdalną. Przepisy Kodeksu pracy przewidują wnioski, na podstawie których pracownik może ubiegać się o pracę w formie zdalnej:
1) na podstawie przepisów rozdziału o pracy zdalnej - art. 6719 § 2 i § 6 Kodeksu pracy, który jednocześnie ustanawia grupy pracowników "uprzywilejowanych", wobec których pracodawca powinien pozytywnie rozpatrzyć wniosek o pracę zdalną, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy,
2) na podstawie przepisów o elastycznej organizacji pracy - art. 1881 § 1 Kodeksu pracy, który także daje określonej grupie pracowników możliwość wnioskowania m.in. o pracę zdalną, na którą w miarę możliwości pracodawca powinien wyrazić zgodę.
W tabeli 1 przedstawiamy przesłanki skorzystania z wyżej wskazanych wniosków oraz różnice między nimi.
Tabela 1. Wnioski, na podstawie których pracownik może ubiegać się o pracę zdalną
| Rodzaj wniosku | Wniosek o pracę zdalną każdego pracownika | Wniosek o pracę zdalną pracownika z grupy "uprzywilejowanej" | Wniosek o elastyczną organizację pracy w postaci pracy zdalnej |
| Podstawa prawna wniosku | art. 6719 § 2 Kodeksu pracy | art. 6719 § 6 Kodeksu pracy | art. 1881 § 1 i art. 1733 Kodeksu pracy |
| Uprawnieni do wnioskowania o pracę zdalną | Każdy pracownik, który chce przejść na pracę zdalną już w trakcie trwającego zatrudnienia |
|
|
| Obowiązki pracodawcy w związku ze złożonym wnioskiem pracownika | Pracodawca samodzielnie decyduje, czy uwzględnić wniosek, nawet jeśli praca zdalna na danym stanowisku pracownika jest możliwa. | Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. | Pracodawca rozpatruje wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku. |
| Postać wniosku | Wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej | Wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej | Wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej
|
| Procedura wnioskowania | Krok 1. Pracownik składa wniosek.
Krok 2. Pracodawca przekazuje swoją decyzję pracownikowi. Przepis nie precyzuje, w jakim terminie. Nie ma konieczności uzasadniania decyzji pracodawcy. | Krok 1. Pracownik składa wniosek.
Krok 2. Pracodawca ma 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku na poinformowanie w postaci papierowej lub elektronicznej o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku. | Krok 1. Wniosek składa się w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy. Krok 2. Pracodawca ma 7 dni na przekazanie w postaci papierowej lub elektronicznej informacji o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy. |
| Ochrona pracownika po złożeniu wniosku | Przepisy nie przewidują ochrony pracownika, który nie należy do grupy uprzywilejowanej, a który wnioskował o pracę zdalną. | Naruszenie przepisów dotyczących uwzględniania wniosków o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika uprzywilejowanego stanowi wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 zł do 30 000 zł. | Złożenie przez pracownika wniosku nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę i przyczyny uzasadniającej prowadzenie przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia. W przypadku sporu ciężar dowodu został przerzucony na pracodawcę. |
Kryteria uwzględniane przy decyzji pracodawcy o odmowie lub akceptacji wniosku. W praktyce w przypadku oceny przez pracodawcę możliwości ewentualnej odmowy uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, kryteria, jakie bierze się pod uwagę, są podobne.
Tabela 2. Kryteria podlegające ocenie przy decyzji o odmowie lub akceptacji wniosku
| Rodzaj wniosku | Wniosek o pracę zdalną każdego pracownika | Wniosek o pracę zdalną pracownika z grupy "uprzywilejowanej" | Wniosek o elastyczną organizację pracy w postaci pracy zdalnej |
| Kryteria decydujące o odmowie lub akceptacji wniosku o pracę zdalną | Wyłącznie subiektywna ocena pracodawcy | Brak możliwości wykonywania pracy w trybie zdalnym ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika | Pracodawca rozpatrując wniosek, uwzględnia potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczyna konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy Bierze też pod uwagę potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym: - konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, - organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. |
Najbardziej rozbudowane kryteria oceny obowiązują w przypadku wniosku o pracę zdalną w ramach elastycznej organizacji pracy, która przysługuje pracownikom opiekującym się dziećmi do ukończenia 8 roku życia oraz opiekunom. Nieco mniej czynników musi uwzględnić pracodawca, który rozpatruje wniosek pracownika należącego do grupy uprzywilejowanej. W przypadku pozostałych zatrudnionych osób pracodawca ma pełną swobodę przy decyzji o akceptacji lub odrzuceniu wniosku o pracę zdalną. Natomiast w praktyce na pewno kluczowym elementem będzie ocena rodzaju i organizacji pracy pracownika wnioskującego o pracę zdalną.
Rodzaj pracy i organizacja pracy przy ocenie wniosku pracownika o pracę zdalną. Obowiązujące przepisy Kodeksu pracy zaliczają do istotnych elementów umowy o pracę rodzaj pracy, przez który rozumie się typ (zespół) czynności składających się na umówioną pracę. Rodzaj ten może być wskazany wprost przez określenie pracy wchodzącej w zakres danego zawodu (np. lekarza) czy specjalności (np. księgowego) lub pośrednio przez oznaczenie stanowiska roboczego. Rodzaj pracy może być określony w umowie przez wskazanie stanowiska, funkcji, zawodu, specjalności, charakteru pracy lub czynności, które mają być wykonywane przez pracownika.
Przykład
W niektórych zawodach, np. rzemieślniczych: szewc, szklarz, czy takich jak dostawca, zaopatrzeniowiec, kelner lub pracownik zakładu produkcyjnego wykonujący pracę np. przy taśmie pakowniczej, z rodzaju pracy wynika, że nie jest możliwe jej wykonywanie zdalnie. W takich przypadkach pracodawca może odmówić pracy w tej formie nawet "uprzywilejowanemu" pracownikowi.
Natomiast organizacja pracy, która także nie jest zdefiniowana w prawie pracy, to ustalona w zakładzie pracy struktura oraz zbiór zasad wykonywania pracy (np. planowanie, ustalanie celów, podział zadań i monitorowanie ich wykonywania), które umożliwiają efektywne wykonywanie zadań i osiąganie celów.
Przykład
Organizacja pracy przyjęta u pracodawcy polega na analizie newralgicznych i ściśle tajnych danych, które są szczególnie chronione. W związku z tym nie jest możliwe uzyskanie dostępu do wewnętrznego systemu informatycznego firmy na urządzeniach mobilnych. W takiej sytuacji brak dostępu do danych może być istotnym powodem odmowy uwzględnienia wniosku o pracę zdalną.
Odmowa pracy zdalnej w pracy biurowej. Biorąc pod uwagę te czynniki, w przypadku pracy biurowej trudno uzasadnić odmowę uwzględnienia wniosku złożonego przez pracownika na podstawie przepisów o pracy zdalnej, który należy do grupy uprzywilejowanej, jeśli jego praca nie wiąże się z danymi wymagającymi wyjątkowego zabezpieczenia albo nie jest konieczny bezpośredni kontakt z klientem lub innymi pracownikami.
Szczególnie trudne wydaje się uzasadnienie braku możliwości wykonywania pracy zdalnej, jeśli w czasie epidemii COVID-19 taka praca była wykonywana w tej formie przez dłuższy czas i nie powodowało to żadnych problemów. Taka odmowa mogłaby mieć uzasadnienie, gdyby od czasu epidemii COVID-19 zmieniła się w zakładzie pracy organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Przykład
Pracownik pracuje w dziale IT. W czasie epidemii COVID-19 pracował zdalnie. Zajmował się wówczas obsługą chmur danych kilku mniejszych klientów firmy. Od września 2022 r. cała firma pracuje jednak stacjonarnie. Ma to związek z tym, że kluczowym klientem firmy stała się agencja rządowa, a dane będące w bazach tej agencji są ściśle poufne. Ponadto od stycznia 2023 r. pracownikowi powierzono zadania związane konkretnie z cyberbezpieczeństwem danych tego kluczowego klienta. W tej sytuacji, gdy od czasu pracy zdalnej pracownika w czasie epidemii COVID-19 zmianie uległy kluczowe elementy rodzaju i organizacji pracy, praca zdalna nie jest możliwa. Pracodawca może się na to powołać, odmawiając pracy zdalnej, nawet jeśli pracownik należy do grupy "uprzywilejowanej".
Jak wyżej wspomniano, pracodawca może odmówić uwzględnienia wiążącego wniosku np. pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, jeżeli wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj. Należy jednak zauważyć, że przepis Kodeksu pracy (art. 6719 § 6) posługuje się pojęciem braku "możliwości" wykonywania pracy zdalnej, nie zaś utrudnieniem w jej wykonywaniu. Co do zasady więc za bezpodstawną należy uznać odmowę uwzględnienia wniosku uprzywilejowanego pracownika z powołaniem się np. na brak możliwości drukowania w miejscu wykonywania pracy zdalnej czy potrzebę nieutrudnionego dostępu kierownictwa do pracownika. Są to bowiem okoliczności, które wprawdzie mogą powodować utrudnienia w wykonywaniu pracy przez pracownika, jednak jej nie wykluczają. Takie powody mogą stanowić podstawę odmowy uwzględnienia wniosku pracownika złożonego na podstawie art. 6719 § 2 Kodeksu pracy (wnioskowanie przez każdego pracownika o pracę zdalną w trakcie zatrudnienia), nie są jednak wystarczające w przypadku wniosku pracownika "uprzywilejowanego".
Natomiast w przypadku odmowy pracy zdalnej na podstawie wniosku złożonego zgodnie z przepisami o elastycznej organizacji pracy (art. 1881 § 1 Kodeksu pracy) pracodawca musiałby wskazać np. że potrzeba czy termin korzystania z pracy zdalnej nie mają uzasadnienia, albo że nieobecność tej osoby w biurze uniemożliwia zapewnienie normalnego toku pracy.
Przykład
Pracownica działu księgowości złożyła wniosek o pracę zdalną w okresie od 26 czerwca do 1 września 2023 r. na podstawie art. 1881 § 1 Kodeksu pracy. Wskazała w nim, że ma 7-letnie dziecko i w okresie wakacji chce przenieść się z nim do rodziców na wieś, aby dziecko przebywało dużo na świeżym powietrzu. Natomiast w okresie od 1 czerwca 2023 r. w firmie zaczyna się wdrożenie nowego systemu księgowego (w tym modułu kadrowego wraz z digitalizacją akt osobowych) i pracodawca już na początku roku zapowiadał wzmożoną pracę w tym okresie. Pracodawca nie ma też możliwości zatrudnienia w tym czasie dodatkowej osoby (z uwagi na koszty i trudność w szybkim znalezieniu osoby z kompetencjami pozwalającymi na testowanie nowego systemu, z uwzględnieniem specyfiki firmy). Brak pracownicy w biurze będzie też sporym utrudnieniem z uwagi na tempo prac i konieczność szybkiej i bezpośredniej komunikacji z konsultantami firmy wdrażającej, którzy będą na miejscu, oraz skanowanie dokumentacji do wersji elektronicznych. W tej sytuacji, z uwagi na fakt, że powód wniosku pracownicy o pracę zdalną nie jest spowodowany wyjątkowo trudną sytuacją, oraz z racji niemożności zastąpienia pracownicy przy pracy koniecznej do wykonania w biurze, pracodawca może odmówić pracownicy pracy w trybie zdalnym.
Sankcje za nieuwzględnienie wniosku o pracę zdalną pracownika uprawnionego. Warto także zwrócić uwagę, że przepisy nowelizacji Kodeksu pracy, tzw. work-life balance, wprowadziły sankcję za naruszanie przepisu dotyczącego uwzględnienia wniosku o pracę zdalną składanego zarówno na podstawie art. 6719 § 6 i 7, jak i art. 1881 § 1 Kodeksu pracy. Wykroczenie to podlega grzywnie od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 5c Kodeksu pracy). Oceny, czy u danego pracodawcy były możliwości organizacyjne, a także czy rodzaj pracy świadczonej przez "uprzywilejowanego" pracownika pozwalał na wykonywanie jej w trybie zdalnym, dokona inspektor pracy w trakcie kontroli, a w przypadku sporu między stronami - sąd pracy.
Podstawa prawna
art. 6719 § 6 i 7,art. 1733, art. 1881, art. 281 § 1 pkt 5a i 5c ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641
Małgorzata Podgórska
specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, od wielu lat zajmuje się problematyką prawa pracy
