Praca zdalna od 7 kwietnia 2023 r. - wprowadzanie, stosowanie, dokumentowanie

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (w tym pod adresem zamieszkania pracownika). Powinna być świadczona przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pracodawca może ją wprowadzić na cztery sposoby. Dwa pierwsze to akty prawa zakładowego, czyli porozumienie ze stroną związkową lub regulamin. Gdy te dokumenty nie zostaną przyjęte, wówczas możliwe są dwie pozostałe formy, tj. jednostronne polecenie pracodawcy i porozumienie z pracownikiem.

Od 7 kwietnia 2023 r. Kodeks pracy będzie pozwalał świadczyć pracę nie tylko w sposób tradycyjny (w miejscu/miejscach wpisanych w umowie o pracę), lecz również zdalny (w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę). Od tego dnia zacznie bowiem obowiązywać rozdział IIc (art. 6718-6734) Kodeksu pracy o pracy zdalnej, dodany przez art. 1 pkt 2 ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa zmieniająca). Tego samego dnia utracą moc: 

• rozdział IIb (art. 675-6717) Kodeksu pracy o telepracy oraz 
• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: ustawa o COVID-19).
   

Telepraca może być jednak stosowana do 7 października 2023 r. na warunkach określonych w porozumieniu albo w regulaminie o telepracy, a także na podstawie indywidualnego wniosku pracownika o pracę w tym trybie (art. 18 ustawy zmieniającej). Tym samym pracodawcy mają więcej czasu na wprowadzenie pracy zdalnej w przypadku telepracowników. Przepisy ustawy zmieniającej nie przewidują natomiast żadnego dodatkowego czasu dla pracy zdalnej realizowanej na mocy ustawy o COVID-19. Zatem wszyscy pracownicy, wobec których został użyty art. 3 ustawy o COVID-19, 7 kwietnia 2023 r. muszą wrócić do miejsca stałego wykonywania pracy. Nie nastąpi to w sytuacji, jeżeli do tej daty pracodawca wdroży wobec nich pracę zdalną w jeden z kodeksowych sposobów lub skieruje pracowników do takiej pracy w związku z obowiązującym w Polsce stanem zagrożenia epidemicznego, który pozwala na jednostronne polecenie wykonywania pracy zdalnej. Będzie to możliwe także w ciągu 3 miesięcy po odwołaniu tego stanu.

1. Elementy definicji pracy zdalnej

1.1. Porównanie definicji

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 6718 Kodeksu pracy). Jest to definicja szerzej sformułowana niż w art. 3 ust. 1 ustawy o COVID-19, według którego praca zdalna to praca świadczona:

• w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego
  z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• na polecenie pracodawcy,
• przez czas oznaczony,
• poza miejscem jej stałego wykonywania.

Definicja pracy zdalnej w ujęciu art. 67¹⁸ Kodeksu pracy jest bardziej zbliżona do definicji telepracy. Telepraca była rozumiana jako praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, o jakich mowa w przepisach o świadczeniu usług drogą elektroniczną (art. 675 § 1 Kodeksu pracy). Jednak sformułowanie obydwu pojęć różnicuje je wyraźnie w zakresie określania miejsca pracy, kryterium regularności pracy poza zakładem pracy (obowiązkowe przy telepracy, niewystępujące w przypadku pracy zdalnej) czy sposobu przekazywania wyników pracy.

1.2. Wymiar pracy zdalnej

Kodeksowa definicja pracy zdalnej tworzy możliwość wyboru całkowitego lub częściowego świadczenia pracy w tej formie. Opcja częściowa to tzw. praca hybrydowa, która łączy pracę tradycyjną i zdalną, np. 4 dni w miejscu pracy zdalnej i 1 dzień w siedzibie pracodawcy albo w innym miejscu przez niego wskazanym i zapisanym w umowie o pracę. Wymiar całkowity lub częściowy świadczenia pracy zdalnie powinien być wskazany w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną. Nie dotyczy to jedynie pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie ze względu na jej górny limit 24 dni w roku kalendarzowym.

1.3. Miejsce pracy zdalnej

Definicja pracy zdalnej oraz uzasadnienie do ustawy zmieniającej nie pozostawiają wątpliwości, że miejsce (miejsca) wykonywania pracy zdalnej (dalej: miejsce pracy zdalnej) nie może być swobodnie wybrane lub narzucone przez żadną ze stron stosunku pracy, lecz ma być wspólnie ustalone. Miejsce pracy zdalnej (w tym własny adres zamieszkania) wskazuje wprawdzie pracownik, lecz pracodawca musi się na nie zgodzić. Co więcej, tę procedurę trzeba powtarzać przy każdej zmianie lokalizacji pracy zdalnej.

W opublikowanych na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej wyjaśnieniach (dalej: wyjaśnienia MRiPS) resort podkreśla, że miejsc pracy zdalnej może być kilka (por. https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna---pytania-i-odpowiedzi).

1.4. Metody przekazywania wyników pracy zdalnej

• Kodeksowa praca zdalna może być realizowana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pojęcie tych środków jest znacznie szersze niż środków komunikacji elektronicznej, jakie były stosowane w przypadku telepracy. Obejmuje bowiem każdy sposób umożliwiający bezpośredni kontakt między pracodawcą a pracownikiem (w tym połączenia tekstowe, głosowe i wideo czy przekazywanie wyników pracy elektronicznie), m.in.:
• telefon,
• tablet,
• komunikator internetowy,
• rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną (środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

Użyty w art. 67¹⁸ Kodeksu pracy zwrot "w szczególności" wyraźnie dopuszcza możliwość stosowania odmiennych metod przekazywania efektów pracy niż za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co potwierdza art. 6727 Kodeksu pracy. W uzasadnieniu do ustawy zmieniającej jako przykład podano "analizę dokumentów",
natomiast w literaturze prawa pracy wskazuje się na listy przesyłane tradycyjną pocztą czy użycie radia.

2. Zakres pracy zdalnej

2.1. Zakres podmiotowy

Wprowadzenie pracy zdalnej do Kodeksu pracy, w tym jego art. 67³⁴, przesądza, że może być ona stosowana do pracowników w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy, czyli osób pozostających w stosunku pracy zawartym na podstawie każdej umowy o pracę (na okres próbny, na czas określony i nieokreślony), mianowania, wyboru, powołania i spółdzielczej umowy o pracę. Nie odnosi się natomiast do osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych, ale ich strony mogą przewidzieć odpowiednie stosowanie przepisów o pracy zdalnej na mocy zasady swobody umów (art. 35³¹ Kodeksu cywilnego).
 

Rozwiązań kodeksowych o pracy zdalnej nie stosuje się do funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Służby Więziennej, Krajowej Administracji Skarbowej i Służby Ochrony Państwa. Ustawa zmieniająca wprowadziła do aktów prawnych regulujących te poszczególne formacje możliwość pełnienia przez funkcjonariuszy służby w formie zdalnej. Zastrzegła przy tym, że może mieć to miejsce wyłącznie na polecenie przełożonego w okresach obowiązywania stanów: zagrożenia epidemicznego, epidemii lub klęski żywiołowej związanej z chorobami zakaźnymi u ludzi. Narzuciła także konkretne warunki (m.in. lokalowe i techniczne) dla służby w formie zdalnej.

2.2. Zakres przedmiotowy

To pracodawcy decydują, które prace mogą być wykonywane zdalnie. Ustawodawca pozostawił im zupełną swobodę w tym zakresie. W art. 6731 § 4 Kodeksu pracy wskazał jednak wykaz prac, które nie mogą być świadczone w tym trybie (przedstawiamy je poniżej).

Prace objęte zakazem pracy zdalnej 1) szczególnie niebezpieczne, 2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, 3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy, 4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, 5) powodujących intensywne brudzenie.

3. Rodzaje pracy zdalnej

3.1. Kryteria podziału 

Kodeksowa praca zdalna skupia w sobie doświadczenia tzw. home office (praca z domu pracownika o charakterze incydentalnym), pracy zdalnej na mocy ustawy o COVID-19, telepracy oraz wnioski związków zawodowych i pracodawców. Stąd można ją dzielić według następujących kryteriów: częstotliwości wykonywania, charakteru i formy wprowadzenia - patrz tabela 1.

Tabela 1. Podział pracy zdalnej 

Podział pracy zdalnej według kryterium:
częstotliwości wykonywania	formy wprowadzenia	charakteru
Całkowita praca zdalna, czyli wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy i zadań w miejscu dla niej określonym  (art. 6718 Kodeksu pracy)	Całkowita praca zdalna i praca hybrydowa ustalona w:  - porozumieniu ze stroną związkową (art. 6720 § 1-2 Kodeksu pracy) lub  - regulaminie wydanym przez pracodawcę (art. 6720 § 3-4 Kodeksu pracy), lub  - porozumieniu indywidualnym z pracownikiem (art. 6720 § 5 Kodeksu pracy)	Dobrowolna całkowita praca zdalna i praca hybrydowa, bo uzgodniona między stronami stosunku pracy (art. 6719 § 1-2 Kodeksu pracy)
Praca hybrydowa, czyli praca częściowo wykonywana zdalnie, a częściowo tradycyjnie  (art. 6718 Kodeksu pracy)
	Całkowita praca zdalna i praca hybrydowa realizowana na polecenie pracodawcy (art. 6719 § 3 Kodeksu pracy)	Przymusowa całkowita praca zdalna i praca hybrydowa, bo praca wykonywana na polecenie pracodawcy wydane w warunkach wskazanych w art. 6719 § 3 Kodeksu pracy
Okazjonalna praca zdalna (tzw. praca ad hoc), czyli wykonywana maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym (art. 6733 Kodeksu pracy)	Okazjonalna praca zdalna świadczona na wniosek pracownika (art. 6733 Kodeksu pracy)	Dobrowolna okazjonalna praca zdalna, bo świadczona na wniosek pracownika (art. 6733 Kodeksu pracy)

 

3.2. Dobrowolna praca zdalna

Podstawową cechą pracy zdalnej jest dobrowolność (wyjątek - patrz pkt 3.3). Dlatego art. 67¹⁹ § 1 Kodeksu pracy przewiduje procedurę uzgodnieniową w zakresie jej wprowadzenia. Zgodnie z tą regulacją pracodawca i pracownik mogą wspólnie ustalić świadczenie pracy zdalnie:

• przy zawieraniu umowy o pracę (innego dokumentu będącego podstawą nawiązania
  stosunku pracy - art. 6734 Kodeksu pracy) albo
• w trakcie zatrudnienia - z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika, złożony
  w postaci papierowej lub elektronicznej (patrz pkt 4.1).

W obydwu przypadkach chodzi o wyrażenie zgody przez każdą ze stron na samą formę pracy zdalnej, a także na jej wymiar (całkowity lub częściowy), miejsce (miejsca) wykonywania, termin rozpoczęcia i okres trwania. Zasady i warunki pracy zdalnej mają być natomiast ustalone odpowiednio w regulacjach wewnętrznych o charakterze zbiorowym (porozumienie ze stroną związkową bądź regulamin albo porozumienie indywidualne z pracownikiem - patrz pkt 6).

Przepisy Kodeksu pracy nie wskazują żadnej formy dla takich uzgodnień. Ze względów dowodowych najlepiej zastosować:

• formę elektroniczną wymagającą złożenia oświadczeń pracodawcy i pracownika w postaci elektronicznej i opatrzenia ich kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi - ma taką samą moc jak forma pisemna przy zachowaniu tych warunków (art. 781 Kodeksu cywilnego),
• formę dokumentową, w której oświadczenia składa się w postaci dokumentu (dowolny nośnik pozwalający zapoznać się z jego treścią, np. SMS, e-mail, wiadomość głosowa czy wideo) w taki sposób, że możliwe jest ustalenie osób składających, czyli pracownika i pracodawcy (art. 77² Kodeksu pracy).

Wymienionych form nie należy mylić z postaciami papierową i elektroniczną, które są sposobami komunikacji (w tym w zakresie składania wniosków) między pracodawcą a pracownikiem.

3.3. Przymusowa praca zdalna

Na mocy art. 67¹⁹ § 3 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo do wydania polecenia wykonywania pracy zdalnej. Decyduje w tej sprawie samodzielnie w ramach uprawnień kierowniczych (por. art. 22 § 1 Kodeksu pracy definiujący stosunek pracy). Pracownik musi się podporządkować jego decyzji (art. 100 § 1 Kodeksu pracy zobowiązujący do wykonywania pracy sumiennie i starannie oraz stosowania się do poleceń dotyczących pracy, zgodnych z prawem i umową o pracę). Stąd przymusowy charakter pracy zdalnej świadczonej wskutek polecenia.

Polecenie jako wyjątek od zasady dobrowolności świadczenia pracy zdalnej zostało jednak obwarowane warunkami. Pierwszy z nich to złożenie przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Powinien je dostarczyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia, czyli pracodawca musi je otrzymać najpóźniej przed ogłoszeniem swojego polecenia. Brak tego oświadczenia uniemożliwia wydanie polecenia pracy zdalnej, a pracodawca nie będzie mógł weryfikować ani podważać oceny pracownika w zakresie niespełniania kryteriów lokalowo-technicznych (por. wyjaśnienia MRiPS).

Co istotne, oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej jest wymagane wyłącznie przy jej stosowaniu na polecenie pracodawcy. Pracownik nie składa go w procedurze uzgodnieniowej ani wnioskowej dotyczącej okazjonalnej pracy zdalnej.

Drugi warunek to konkretne okoliczności, w których polecenie pracy zdalnej może być wydane. Pracodawca może to uczynić wyłącznie w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w którym zapewnienie przez niego bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika jest czasowo niemożliwe z powodu działania siły wyższej; siła wyższa to zdarzenie charakteryzujące się zewnętrznością oraz niemożliwością jego przewidzenia i zapobieżenia jego skutkom, tj. klęski żywiołowe (typu powodzie, huragany, trzęsienia ziemi, pożary lasów), akty władzy i działania zbrojne (m.in. wyroki WSA w Poznaniu z 10 stycznia 2023 r., III SA/Po 711/22, i WSA w Olsztynie z 23 czerwca 2022 r., I SA/Ol 751/21, oraz wyrok SA w Lublinie z 19 listopada 2019 r., III APa 15/19).

Trzeci warunek sprowadza się do wskazania minimalnego zakresu treści polecenia - patrz pkt 6.1 i 6.6. Polecenie stanowi bowiem formę wprowadzenia pracy zdalnej w przypadku braku regulacji wewnętrznych u pracodawcy (art. 67²⁰ § 5 i § 7 Kodeksu pracy).

3.4. Okazjonalna praca zdalna

Okazjonalna praca zdalna jest szczególnym przypadkiem świadczenia jej dobrowolnie (art. 67³³ Kodeksu pracy). Nie stosuje się do niej procedury uzgodnieniowej, lecz wnioskową, którą zawsze uruchamia pracownik. To właśnie on musi złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną, w postaci papierowej lub elektronicznej, a pracodawca może go uwzględnić lub odrzucić (bez konieczności podawania powodu odmowy). Odmowa nie może mieć jednak charakteru dyskryminacyjnego (por. odpowiedź Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z 23 lutego 2023 r. na interpelację poselską nr 38835 w sprawie zmian w przepisach w kontekście pracy zdalnej - dostępna na stronie www.sejm.gov.pl; dalej: odpowiedź MRiPS na interpelację poselską). W tym przypadku nie ma żadnych wyjątków, w których istnieje obowiązek akceptacji wniosku (por. tabela 3 w pkt 4.1). To skutek wyłączenia w stosunku do okazjonalnej pracy zdalnej art. 67¹⁹-67²⁴ oraz art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy (patrz tabela 2), który nadaje temu rodzajowi pracy zdalnej charakter odformalizowany. Do przyjęcia wniosku może skłonić pracodawcę powód ubiegania się o pracę okazjonalną, lecz pracownik nie musi go podawać.

Nie ma kodeksowego terminu, w którym wniosek o okazjonalną pracę zdalną powinien być złożony. Przyjmuje się - na zasadzie analogii do urlopu na żądanie - że najpóźniej powinno to nastąpić przed rozpoczęciem pracy w dniu korzystania z tej formy świadczenia pracy. Wybierając termin złożenia wniosku, pracownik powinien wziąć pod uwagę swobodę decyzyjną pracodawcy, który może docenić wcześniejsze otrzymanie dokumentu.

O okazjonalną pracę zdalną pracownik wykonujący pracę hybrydowo może wystąpić na dni, w których pracuje w siedzibie pracodawcy lub innym miejscu przez niego wskazanym.

Maksymalny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej to 24 dni w roku kalendarzowym (od 1 stycznia do 31 grudnia). W wyjaśnieniach MRiPS resort pracy zauważył, że ta pula przysługuje każdemu pracownikowi bez względu na wymiar jego czasu pracy (cały etat lub jego część) i liczbę rozkładowych godzin pracy w dniu wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej. Ze względu na brak uszczegółowienia pracownik może występować o pojedyncze dni, o dni po kilka łącznie lub o całość jednocześnie. Pracodawca może zaś przystać na jego propozycję lub uzgodnić z nim inny okres.

W razie zmiany pracodawców w roku kalendarzowym nowy pracodawca powinien odpowiednio zmniejszyć wymiar okazjonalnej pracy zdalnej należnej pracownikowi o dni wykorzystane u wcześniejszego pracodawcy. Taki sposób postępowania wskazuje resort pracy, podkreślając jednocześnie, że w razie nieskorzystania z pracy zdalnej okazjonalnej u poprzedniego pracodawcy lub podjęcia pracy w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje pełny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej (por. odpowiedź MRiPS na interpelację poselską). Zarówno stanowisko ministerialne, jak i brak przepisów przejściowych przewidujących proporcjonalne zmniejszenie dni okazjonalnej pracy zdalnej, powodują, że w 2023 r. pracownik może wykorzystać pełną pulę 24 dni tego rodzaju pracy zdalnej, mimo wejścia w życie ustawy zmieniającej 7 kwietnia 2023 r. Niewykorzystana liczba dni nie przechodzi natomiast na rok kolejny.
 

W odpowiedzi MRiPS na interpelację poselską resort uznał, że:

Odnosząc się do kwestii dowodowych w zakresie wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej
wykorzystanego przez pracownika, należy zauważyć, że zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1862), w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy. Zatem informacja o wymiarze wykorzystanej przez pracownika pracy zdalnej okazjonalnej powinna znaleźć się w ust. 6 pkt 12 świadectwa pracy przygotowanego według pomocniczego wzoru świadectwa pracy, stanowiącego załącznik do ww. rozporządzenia.

Pracodawca ustala z pracownikiem:

• zasady kontroli w zakresie: wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, bhp i przestrzegania wymogów w obszarze bezpieczeństwa i ochrony informacji oraz procedur ochrony danych osobowych,
• inne zagadnienia związane ze świadczeniem okazjonalnej pracy zdalnej (m.in. sposoby porozumiewania się czy ochrona danych osobowych).

Mimo wyłączenia art. 67²⁰ Kodeksu pracy można przyjąć, że pracodawcy wolno nadać procesowi ubiegania się o okazjonalną pracę zdalną oraz warunkom jej wykonywania sformalizowaną formę poprzez uregulowanie w porozumieniu ze stroną związkową lub w regulaminie, jeżeli wprowadza jeden z tych dokumentów (patrz pkt 6.2-6.3).

Tabela 2. Regulacje niestosowane i stosowane do okazjonalnej pracy zdalnej 

 

Zakres wyłączonych przepisów	Zakres obowiązujących przepisów
Procedura uzgodnieniowa w zakresie wykonywania pracy zdalnej, w tym zasady uwzględniania wniosku pracownika (art. 6719 § 1, § 6-7 Kodeksu pracy)	Wyłączenie z przychodów pracownika (w rozumieniu ustawy o pdof) takich świadczeń jak: zapewnienie mu przez pracodawcę narzędzi pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych ze świadczeniem pracy w tej formie, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu (art. 6725 Kodeksu pracy)
Polecenie pracodawcy dotyczące świadczenia pracy zdalnie i jego cofanie (art. 6719 § 3-5 Kodeksu pracy)	Procedura ochrony danych osobowych (art. 6726 Kodeksu pracy)
Tryb zawierania porozumienia ze stroną związkową oraz porozumienia indywidualnego z pracownikiem, wydawania przez pracodawcę regulaminu i polecenia (art. 6720 Kodeksu pracy)	Sposoby przekazywania informacji za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony między pracodawcą i pracownikiem (art. 6727 Kodeksu pracy)
Zasady dotyczące informacji o warunkach zatrudnienia (art. 6721 Kodeksu pracy)	Podstawowe reguły kontroli wskazane w art. 6728 Kodeksu pracy
Reguły w zakresie zaprzestania wykonywania pracy zdalnie i powrotu do pracy na poprzednich warunkach (art. 6722 Kodeksu pracy)	Zasady równego traktowania i niedyskryminacji (art. 6729 Kodeksu pracy)
Zakaz wypowiadania umowy o pracę przez pracodawcę (art. 6723 Kodeksu pracy)	Przebywanie na terenie zakładu pracy, korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy (art. 6730 Kodeksu pracy)
Obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną oraz zagwarantowania szkoleń i pomocy technicznej (art. 6724 Kodeksu pracy)	Zasady bhp, w tym ocena ryzyka zawodowego i wyłączenie określonych prac z możliwości wykonywania ich zdalnie (art. 6731 Kodeksu pracy; wyjątek - § 3 opisany w ostatnim wierszu lewej kolumny)
Przeprowadzanie szkolenia okresowego w zakresie bhp na stanowisko administracyjno-biurowe (art. 6731 § 3 Kodeksu pracy)	Zmiana formy pisemnej wniosków składanych przez pracownika, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, na postać papierową lub elektroniczną (art. 6732 Kodeksu pracy)

 

4. Wnioski dotyczące pracy zdalnej

Przepisy rozdziału IIc Kodeksu pracy nie określają treści wniosków, jakie mogą być składane w związku z pracą zdalną. Oznacza to, że pracodawca może przygotować własne wzory (opcja rekomendowana przy większej liczbie pracowników) albo pozostawić ustalenie ich brzmienia pracownikom lub sobie, gdy sam zajmuje pozycję wnioskodawcy. Inaczej jest w przypadku wniosku o pracę zdalną jako formę elastycznej organizacji pracy (pkt 4.2), którego minimalny zakres został określony ustawowo. 

Wszystkie wnioski związane z pracą zdalną (w tym jako forma elastycznej organizacji pracy) mogą być składane w postaci papierowej (tradycyjne pismo podpisane własnoręcznie albo do niego zbliżone, np. dokument przesłany faksem) lub elektronicznej (treść przesłana np. e-mailem, SMS-em czy druk wypełniony w wewnętrznym programie pracodawcy). 

4.1. Wniosek o zastosowanie pracy zdalnej 

Pracodawca autonomicznie decyduje o przyjęciu lub odrzuceniu pracowniczego wniosku o pracę zdalną (w sprawie wniosku o okazjonalną pracę zdalną - patrz pkt 3.4). Musi natomiast go uwzględnić, gdy składającym jest pracownik wymieniony w art. 67¹⁹ § 6 i § 7 Kodeksu pracy (patrz tabela 3). Prawo odmowy przysługuje pracodawcy wyłącznie wtedy, gdy praca zdalna jest niemożliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy musi poinformować pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia przez niego wniosku.

 

Tabela 3. Lista pracowników, których wnioski o pracę zdalną są dla pracodawcy wiążące 

Lp.	Kategorie pracowników
1.	Pracownik-rodzic dziecka (w tym po ukończeniu 18 roku życia) posiadającego zaświadczenie, że ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalna choroba zagrażająca życiu powstały w prenatalnym okresie jego rozwoju lub w czasie porodu (art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem", j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1329 ze zm.)
2.	Pracownik-rodzic dziecka (w tym po ukończeniu 18 roku życia) dysponującego orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności dziecka, o jakich mowa w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
3.	Pracownik-rodzic dziecka (w tym po ukończeniu 18 roku życia) mającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w ustawie z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082 ze zm.)
4.	Pracownica w ciąży
5.	Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia
6.	Pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności

 

4.2. Wniosek o pracę zdalną jako elastyczną organizację pracy 

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm 9 marca 2023 r. wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającą dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz.Urz.UE.L. nr 188, str. 79). Stąd w nowym art. 188¹ Kodeksu pracy została określona elastyczna organizacja pracy (pojęcie zdefiniowane w art. 3 lit. f dyrektywy), do której zalicza się pracę zdalną. Na podstawie tego przepisu pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8 roku życia, będzie mógł zawnioskować o pracę zdalną. Wniosek trzeba będzie złożyć co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z tej formy elastycznej organizacji pracy, wskazując w nim:

• pracę zdalną jako rodzaj elastycznej organizacji pracy,
• imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka,
• przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy w formie pracy zdalnej,
• termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy.

Pracodawca rozpatruje taki wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika (w tym termin i przyczynę konieczności korzystania z pracy zdalnej jako elastycznej organizacji pracy) oraz własne potrzeby i możliwości (w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika). Może go zaakceptować, odmówić przyjęcia albo wyznaczyć inny termin zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku. Informację o swojej decyzji (musi zawierać przyczynę, jeśli jest odmowna) przekazuje, w postaci papierowej lub elektronicznej, pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia otrzymania wniosku. 

 

4.3. Wnioski o powrót do pracy tradycyjnej 

Pracodawca i pracownik mają prawo zawnioskować o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej, wprowadzonej w trakcie zatrudnienia, i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy w terminie przez nich ustalonym, lecz nie dłuższym niż 30 dni od otrzymania wniosku. Wniosek każdej ze stron jest wiążący, tj. musi być zrealizowany (art. 67²² § 1 zd. 1 Kodeksu pracy). Taki charakter ma również wniosek pracodawcy o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, którego wniosek został uwzględniony na mocy art. 67¹⁹ § 6 i § 7 Kodeksu pracy (por. tabela 3). Pracodawca może go jednak złożyć tylko wtedy, gdy dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika (art. 67²² § 2 Kodeksu pracy).

O zaprzestanie pracy zdalnej i powrót do pracy stacjonarnej nie może wystąpić pracownik, który uzgodnił tę formę świadczenia pracy przy nawiązywaniu stosunku pracy (patrz pkt 7) lub realizuje ją okazjonalnie (art. 67²² § 1 zd. 1 Kodeksu pracy). Takie prawo ma natomiast pracownik korzystający z elastycznej organizacji pracy (art. 188¹ § 6-7 Kodeksu pracy).

 

4.4. Wnioski o wymaganej formie pisemnej 

Pracownicy świadczący pracę zdalnie zyskali prawo składania wniosków, dla których przepisy Kodeksu pracy i jego aktów wykonawczych przewidują formę pisemną, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67³² Kodeksu pracy). Dotyczy to m.in. wniosków o indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 Kodeksu pracy) czy o urlop wychowawczy (art. 186 § 7 Kodeksu pracy). 

 

5. Zakres obowiązków związanych z pracą zdalną

5.1. Obowiązki organizacyjne pracodawcy 

Cztery obowiązki pracodawcy wymienione w art. 67²⁴ § 1 Kodeksu pracy mają charakter bezwzględny (nie dotyczą okazjonalnej pracy zdalnej). Nie mogą być zatem wykonane w sposób mniej korzystny dla pracownika, niż gwarantuje ten przepis. Mianowicie w obszarze organizacji pracy zdalnej pracodawca musi na własny koszt zapewnić pracownikowi: 

• materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne (dalej: narzędzia pracy zdalnej), w których nie mieści się krzesło i biurko, 
• instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy zdalnej,
• szkolenia i pomoc techniczną, polegającą przede wszystkim na dostarczeniu usług serwisowych w razie awarii sprzętu; pracownik nie powinien sam zajmować się poszukiwaniem pomocy technicznej, lecz ograniczać się do zgłoszenia problemów technicznych pracodawcy lub osobie przez niego wyznaczonej.

Pracodawca ma jednak prawo uzgodnić z pracownikiem zasady wykorzystywania jego narzędzi pracy zdalnej (własnych lub posiadanych bez prawa własności), spełniających kodeksowe wymagania bhp (art. 67²⁴ § 2 Kodeksu pracy). Wiąże się to z obowiązkami finansowymi (patrz pkt 2, 6 i 7 tabeli 4 w pkt 5.2). 

W kwestii narzędzi pracy zdalnej należy zwrócić uwagę na stanowisko z 9 lutego 2023 r. (GIP- GBI.0701.24.2023.4), w którym Główny Inspektorat Pracy stwierdził, że:

Zgodnie z § 2 pkt 2 lit. c rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973) przez stanowisko pracy należy rozumieć przestrzeń pracy, wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty pracy, obejmującym m.in. wyposażenie pomocnicze, w tym stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżek. Zatem wydaje się, że jeżeli praca jest wykonywana na stanowisku pracy z monitorem ekranowym, to biurko i fotel biurowy stanowią jego wyposażenie, a nie narzędzia pracy. 

Do organizacyjnych obowiązków pracodawcy należy zaliczyć umożliwienie pracownikom świadczącym pracę zdalnie - na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników - przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej (art. 67³⁰ Kodeksu pracy). 

 

5.2. Obowiązki finansowe pracodawcy 

Pracodawca ma obowiązek finansowania wydatków związanych z organizacją i wykonywaniem pracy zdalnej - patrz tabela 4. Nie wolno mu umówić się z pracownikiem, że nie będzie ich ponosił. Pracownik nie może też z nich zrezygnować. Obydwie czynności byłyby sprzeczne z art. 67²⁴ Kodeksu pracy. 

W wyjaśnieniach MRiPS resort wyraźnie zaznaczył, że: 

Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów, dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Zatem nie obejmuje ono kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu).

Zapewnienie przez pracodawcę narzędzi pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych ze świadczeniem pracy w tej formie, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodów pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 67²⁵ Kodeksu pracy). Pracodawca musi jednak uważać przy ryczałcie i ekwiwalencie, by ich nie zawyżać. Organy podatkowe mogą bowiem zakwestionować wysokość tych świadczeń jako nieadekwatną do kryteriów ustawowych i potraktować je jako ukryty przychód pracownika. W konsekwencji zostanie on opodatkowany i oskładkowany. 

 

Tabela 4. Zakres kosztów związanych z pracą zdalną i formy ich pokrywania

Lp.	Rodzaj kosztu	Forma pokrywania	Uwagi
1.	Zakup przez pracodawcę narzędzi pracy zdalnej oraz ich instalacja, serwis i konserwacja (art. 6724 § 1 pkt 1-2 i pkt 4 Kodeksu pracy)	Opłacanie faktur (rachunków) zakupu oraz pokrywanie kosztów instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy zdalnej	Pracodawca samodzielnie decyduje o wyborze narzędzi pracy zdalnej oraz dostawcy usług serwisowych
2.	Niezbędne koszty instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi należących do pracownika  (art. 6724 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy)	Forma określona w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną (por. pkt 6 dodatku), np.: - zwrot kwot uregulowanych przez pracownika lub - ponoszenie kosztów zatrudniania pracowników wykonujących prace instalacyjne, konserwacyjne i serwisowe	Pracodawca może narzucić pracownikowi korzystanie z konkretnych usług serwisowych (np. własnych), skoro je finansuje
3.	Koszty energii elektrycznej  (art. 6724 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy)	Forma określona w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną (por. pkt 6 dodatku), którą może być np.:  - zwrot kwoty zawartej w fakturze (rachunku) wystawionej na pracownika zgodnie ze wskazaniem specjalnie zainstalowanego w miejscu pracy zdalnej urządzenia do pomiaru energii elektrycznej (np. podlicznika) lub - kwota obliczona jako iloczyn średniej ceny rynkowej 1 kWh i wskaźnika pracy zdalnej (liczba dni lub godzin pracy zdalnej w danym miesiącu kalendarzowym),	Pracodawca może narzucić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną z domu korzystanie z usług konkretnego dostawcy energii elektrycznej, jeśli je finansuje w całości, ale pod warunkiem pokrycia kosztów rozwiązania umowy z dotychczasowym dostawcą
4.	Koszty usług telekomunikacyjnych (art. 6724 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy)	Forma określona w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną (por. pkt 6 dodatku), którą może być np.:  - zwrot całej lub części kwoty zawartej w fakturze (rachunku) wystawionej na pracownika przez dostawcę usług telekomunikacyjnych lub - kwota obliczona jako iloczyn średniej ceny rynkowej usług telekomunikacyjnej i wskaźnika pracy zdalnej (liczba dni lub godzin pracy zdalnej w miesiącu kalendarzowym),	Pracodawca może narzucić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną z domu korzystanie z usług telekomunikacyjnych konkretnego operatora, jeśli je finansuje w całości, ale pod warunkiem pokrycia kosztów rozwiązania umowy z dotychczasowym operatorem
5.	Inne, niż wymienione w pkt 1-4 tabeli, koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, zapisane w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną  (art. 6724 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy)	Forma określona w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną (por. pkt 6 dodatku), np.: - zakup lub zwrot kosztów zakupu (zgodnie z fakturą/rachunkiem) wyposażenia biurowego (biurko, krzesło, oświetlenie) oraz niezbędnych urządzeń ergonomicznych, - zwrot części czynszu (koszty eksploatacji, wody, odprowadzania ścieków, ogrzewania i odbioru odpadów) regulowanego przez pracownika, dla którego miejscem pracy jest jego dom, - zwrot kosztu ubezpieczenia narzędzi pracy zdalnej należących do pracownika	GIP w stanowisku z 9 lutego 2023 r. (GIP- GBI.0701.24.2023.4) zaliczył biurko i krzesło do wyposażenia stanowiska pracy, a nie narzędzi pracy, natomiast resort pracy wskazał konieczność pokrycia kosztów ich zakupu jedynie w przypadku takiego zapisu w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną (por. wyjaśnienia MRiPS)
6.	Koszty używania narzędzi pracy zdalnej należących do pracownika (art. 6724 § 3 Kodeksu pracy)	Ekwiwalent pieniężny ustalany na zasadach określonych w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną (por. pkt 6 dodatku), powinien uwzględniać co najmniej: normy zużycia narzędzi pracy zdalnej, ich udokumentowane ceny rynkowe, ceny rynkowe i ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, normy zużycia energii elektrycznej, koszt usług telekomunikacyjnych (art. 6724 § 5 Kodeksu pracy)	Ekwiwalent i ryczałt mogą być ustalone za dowolne okresy pracy zdalnej (dziennie, tygodniowo lub miesięcznie). Wybór właściwej opcji może być uzależniony od wymiaru pracy zdalnej. Ich wypłata musi następować regularnie
7.	Przewidywane koszty pracy zdalnej ponoszone przez pracownika  (art. 6724 § 4 Kodeksu pracy)	Ryczałt* zastępujący pokrywanie kosztów wymienionych w pkt 2-5 tabeli lub wypłatę ekwiwalentu pieniężnego wskazanego w pkt 6 tabeli, ustalany na zasadach określonych w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną (por. pkt 6 dodatku), uwzględniający co najmniej: normy zużycia narzędzi pracy zdalnej, ich udokumentowane ceny rynkowe, ceny rynkowe i ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, normy zużycia energii elektrycznej, koszt usług telekomunikacyjnych (art. 6724 § 5 Kodeksu pracy)

 * Na rynku są dostępne oprogramowania i aplikacje do ustalania ryczałtu jako najprostszego sposobu rozliczeń pracy zdalnej.

 

5.3. Obowiązki dotyczące kontroli podczas pracy zdalnej

Pracodawca musi określić w dokumentach wprowadzających pracę zdalną (por. pkt 6 dodatku) zasady kontroli w zakresie: 

• wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, czyli tzw. kontroli bieżącej w zakresie merytorycznym i wykorzystania czasu pracy, np. w formie regularnych kontaktów służbowych telefonicznych (audio i/lub wideo) bądź elektronicznych (korespondencja e-mailowa albo w komunikatorach wewnątrzfirmowych), 
• bezpieczeństwa i higieny pracy, 
• przestrzegania wymogów w obszarze bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych (art. 67²⁸ § 1 zd. 1 Kodeksu pracy). 

Musi przy tym uwzględnić trzy kodeksowe reguły. Pierwszą z nich jest konieczność kontrolowania w porozumieniu z pracownikiem w miejscu i w godzinach wykonywania pracy zdalnie (art. 67²⁸ § 1 zd. 2 Kodeksu pracy). Oznacza to, że w trybie i z wyprzedzeniem ustalonym w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną pracownik musi poznać datę i godzinę kontroli i się na nią zgodzić (preferowana metoda przekazania zgody: postać papierowa lub elektroniczna).

Druga reguła kodeksowa to sposób kontroli dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnie i jej rodzaju (art. 67²⁸ § 2 zd. 1 Kodeksu pracy). Wybór metody kontrolnej (w miejscu pracy zdalnej albo przy użyciu środków porozumiewania się na odległość) należy do pracodawcy adekwatnie do rodzaju pracy, jaką pracownik świadczy zdalnie. 

Trzecia reguła kodeksowa polega na przeprowadzaniu kontroli w sposób, który nie narusza prywatności pracownika wykonującego pracę zdalnie i innych osób (np. domowników) ani nie utrudnia korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem (art. 67²⁸ § 2 zd. 2 Kodeksu pracy). 

Pracodawca, który podczas kontroli pracy zdalnej wprowadzonej w trakcie zatrudnienia stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad bhp określonych w informacji sporządzonej po dokonaniu oceny ryzyka lub wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym procedur ochrony danych osobowych), ma prawo:

• zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie,
• cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej (patrz pkt 7 dodatku)

(art. 67²⁸ § 3 zd. 1 Kodeksu pracy).

W przywoływanym stanowisku z 9 lutego 2023 r. (GIP-GBI.0701.24.2023.4) GIP uznał, że:

Jakkolwiek miejscem wykonywania pracy zdalnie może być np. mieszkanie pracownika, to jednak inspektorzy pracy nie są uprawnieni do prowadzenia czynności kontrolnych w miejscu zamieszkania pracowników. 

Co do zasady praca zdalna z powodu sposobu jej wykonywania nie niesie za sobą wysokiego ryzyka dla zdrowia, życia czy mienia. W efekcie pracownicy świadczący pracę na odległość nie mogą być obejmowani postanowieniami regulaminu pracy o kontroli trzeźwości, chyba że spełniają wskazane przesłanki (por. wyjaśnienia MRiPS). Określając zasady kontroli, pracodawca powinien jednak uwzględnić kontrolę trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu w razie uzasadnionego podejrzenia, że pracownik pracujący zdalnie jest pod wpływem alkoholu lub takich środków (art. 22^1d i art. 22^1f Kodeksu pracy). 

Gdy rodzaj pracy wymaga stosowania urządzeń technicznych (np. komputerów czy laptopów), pracodawca może zdecydować o wprowadzeniu monitoringu służbowej poczty elektronicznej oraz aktywności na tych urządzeniach, nie naruszając tajemnicy korespondencji i dóbr osobistych pracownika (art. 22³ Kodeksu pracy). Ma do tego prawo, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Postanowienia dotyczące monitoringu muszą być zawarte odpowiednio w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu. 

 

5.4. Obowiązki w zakresie bhp

Wykonywanie pracy zdalnej zmienia zakres obowiązków pracodawcy w obszarze bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, określonych w dziale X Kodeksu pracy. Na podstawie art. 67³¹ Kodeksu pracy w przypadku pracowników pracujących zdalnie pracodawca:

• nie wykonuje obowiązków wskazanych w tabeli 5;
• może przeprowadzić całe szkolenie wstępne bhp dla osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, natomiast pracownik powinien potwierdzić jego ukończenie w postaci papierowej lub elektronicznej;
• uwzględnia przy ocenie ryzyka zawodowego (również w wersji uniwersalnej dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej) wpływ pracy zdalnej na wzrok i układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy (warunki minimalne);
• opracowuje na podstawie oceny ryzyka zawodowego informację o: zasadach i sposobach właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej (z uwzględnieniem wymagań ergonomii), zasadach bhp przy pracy zdalnej, czynnościach do wykonania po zakończeniu świadczenia pracy zdalnej oraz regułach postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego;
• stosuje odpowiednio art. 234 Kodeksu pracy (dotyczy obowiązków pracodawcy w razie wypadku) i przepisy wydane na podstawie art. 237 § 1 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy (rozporządzenia wykonawcze dotyczące procedury powypadkowej), z tym że oględziny miejsca wypadku powinny się odbyć w terminie uzgodnionym przez członków zespołu powypadkowego i pracownika albo jego domownika (ze względu na stan zdrowia pracownika), jeśli zespół powypadkowy nie odstąpi od tej czynności, do czego ma prawo w razie braku wątpliwości co do okoliczności i przyczyn wypadku;
• musi otrzymać od pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej - przed dopuszczeniem go do pracy - dwa oświadczenia: pierwsze o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bhp wykonywania pracy zdalnej, a także o zobowiązaniu się do ich przestrzegania, natomiast drugie z potwierdzeniem, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione warunki bhp. 

Do obowiązków pracownika, oprócz złożenia oświadczeń wskazanych w ostatnim punkcie, należy zorganizowanie stanowiska pracy zdalnej zgodnie z wymaganiami ergonomii. W kwestii pokrywania kosztów - patrz pkt 5.2 dodatku.

W cytowanym stanowisku z 9 lutego 2023 r. (GIP-GBI.0701.24.2023.4) Główny Inspektorat Pracy w następujący sposób odniósł się do sporządzania oceny ryzyka zawodowego:

Decyzja czy w procesie analizy ryzyka zawodowego pracodawca skorzysta z prawa do przeprowadzenia kontroli w zakresie bhp w miejscu wykonywania pracy zdalnej przez pracownika (art. 67²⁸§ 1 pkt 1 Kodeksu pracy), czy też przygotuje inne narzędzia wspomagające ocenę ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą w sposób zdalny np. listy kontrolne, fotografie, filmy z miejsca wykonywania pracy zdalnej itp., należy wyłącznie do pracodawcy. 

 

Tabela 5. Zasady bhp, których pracodawca nie stosuje do pracy zdalnej

Lp.	Rodzaj zasady	Podstawa prawna
1.	Współpraca pracodawców, których pracownicy świadczą pracę w tym samym miejscu	art. 208 § 1 Kodeksu pracy
2.	Czynności związane z nagłymi wypadkami	art. 2091 Kodeksu pracy
3.	Organizowanie stanowiska pracy według zasad bhp	art. 212 pkt 1 Kodeksu pracy
4.	Dbanie o bhp stanu pomieszczeń pracy, wyposażenia technicznego i sprawność środków ochrony zbiorowej	art. 212 pkt 4 Kodeksu pracy
5.	Obowiązki przy budowie lub przebudowie obiektu budowlanego z pomieszczeniami pracy	art. 213 Kodeksu pracy
6.	Zapewnianie, żeby pomieszczenia pracy, obiekty budowlane z takimi pomieszczeniami oraz tereny i urządzenia z nimi związane były odpowiednie do wykonywanych prac i liczby zatrudnionych pracowników	art. 214 Kodeksu pracy
7.	Zapewnianie napojów i posiłków profilaktycznych	art. 232 Kodeksu pracy
8.	Zapewnianie urządzeń higieniczno-sanitarnych i niezbędnych środków higieny osobistej	art. 233 Kodeksu pracy
9.	Szkolenie okresowe bhp pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym	art. 2373 § 22 Kodeksu pracy

 

5.5. Obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych

Wykonywanie pracy zdalnej może prowadzić do naruszania danych osobowych, do których pracownik ma dostęp, bo cały ten proces pozostaje poza bezpośrednią kontrolą pracodawcy. W celu ich zabezpieczenia art. 67²⁶ Kodeksu pracy zobowiązuje:

• pracodawcę do przygotowania procedur ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie, 
• pracownika do potwierdzenia, w postaci papierowej lub elektronicznej, że zapoznał się z powyższymi procedurami oraz że będzie ich przestrzegał.

Procedury mają dotyczyć wykonywania pracy przy użyciu narzędzi pracy zdalnej zapewnionych przez pracodawcę, jak i należących do pracownika. Mogą być częścią dotychczas obowiązujących u pracodawcy procedur ochrony danych osobowych albo stanowić osobne dokumenty. 

 

5.6. Zakazy obowiązujące pracodawcę 

Mimo że pracownicy wykonujący pracę zdalną są objęci zasadami równego traktowania i niedyskryminacji na mocy art. 11² i art. 11³ Kodeksu pracy, ustawodawca zdecydował o dodatkowym wzmocnieniu ich pozycji (art. 67²⁹ Kodeksu pracy). Nowa kodeksowa regulacja zakazuje pracodawcy:

• traktowania pracujących zdalnie mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż innych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej,
• dyskryminowania w jakikolwiek sposób z powodu wykonywania pracy zdalnej i odmowy jej świadczenia.

Z kolei art. 67²³ Kodeksu pracy wprowadza zakaz używania przez pracodawcę jako przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę:

• odmowy wyrażenia zgody w trakcie zatrudnienia na przejście z pracy tradycyjnej na zdalną,
• złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnie przez pracownika, którego wniosek musi być uwzględniony (por. tabela 3), 
• zaprzestania wykonywania pracy zdalnie na skutek wniosku o powrót do poprzednich warunków pracy złożony w trybie art. 67²² Kodeksu pracy (patrz pkt 4.3 i pkt 7 dodatku).

 

5.7. Obowiązki dokumentacyjne pracodawcy 

5.7.1. Umowa o pracę 

W razie uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę (innego dokumentu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy) lub w trakcie zatrudnienia jej treść musi to odzwierciedlać. W tym drugim przypadku zmiana umowy o pracę nie musi mieć formy pisemnej, ponieważ art. 67¹⁹ § 2 zd. 2 Kodeksu pracy wyłącza stosowanie art. 29 § 4 Kodeksu pracy, który stawia taki wymóg. Aneks do umowy może więc mieć dowolną formę, lecz dla celów dowodowych rekomendowana jest co najmniej dokumentowa (patrz pkt 3.2 dodatku). Nie musi być sporządzany w razie korzystania przez pracownika z okazjonalnej pracy zdalnej. Nie jest też konieczny, gdy pracodawca wydaje polecenie pracy zdalnej, gdyż ma ono z założenia (ze względu na okoliczności stosowania) działanie krótkookresowe. 

 

Wzór 1. Umowa o pracę zdalną

 

5.7.2. Informacja o warunkach zatrudnienia

Wykonywanie pracy zdalnej uzgodnionej przy zawieraniu umowy o pracę wymusza na pracodawcy uzupełnienie tzw. informacji o warunkach zatrudnienia o:

• jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,
• osobę lub organ pełniący czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za pracodawcę (art. 3¹ Kodeksu pracy), odpowiedzialny za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważniony do przeprowadzania kontroli w miejscu jej świadczenia (art. 67²¹ § 1 Kodeksu pracy).

Do czasu zmiany art. 29 § 3 Kodeksu pracy nowelizacją z 9 marca 2023 r. pracodawca powinien był ją przekazać pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy, a po nadaniu mu nowej treści - w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Przepis ten w nowym brzmieniu pozwala na użycie postaci papierowej lub elektronicznej (dotychczas wymagał formy pisemnej) oraz znacznie poszerza zakres informacji. Szczególnie ważną nowością jest możliwość określenia w niej zasad przemieszczania się między miejscami pracy zdalnej, jeśli jest ich kilka.

Przekazanie poszerzonej o powyższe dane informacji o warunkach zatrudnienia pracownikowi, który uzgodnił pracę zdalną w trakcie zatrudnienia lub otrzymał polecenia jej wykonywania od pracodawcy, następuje:

• w postaci papierowej lub elektronicznej,
• najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej (art. 67²¹ § 2 Kodeksu pracy). 

 

5.7.3. Dokumentacja pracownicza 

Pracodawca przechowuje dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej (m.in. wnioski i wymagane oświadczenia) w części B akt osobowych pracownika. Tak nakazuje § 3 pkt 2 lit. w rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

 

6. Zasady regulowania warunków wykonywania pracy zdalnej 

6.1. Reguły wspólne w zakresie treści poszczególnych dokumentów

Pracodawca może uregulować reguły świadczenia pracy zdalnej w porozumieniu ze stroną związkową, regulaminie pracy zdalnej, porozumieniu z pracownikiem oraz poleceniu. Minimalny zakres treści każdego z tych dokumentów określa art. 67²⁰ § 6-7 Kodeksu pracy (patrz tabela 6), przy czym w regulacjach wewnętrznych dodatkowo ma być określona grupa (mogą ją tworzyć wszyscy pracownicy) lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną. 

Podczas formułowania postanowień poszczególnych dokumentów trzeba zwrócić uwagę, żeby były zgodne z przepisami kodeksowymi w poszczególnych obszarach (w zakresie obowiązków - patrz pkt 5), lecz ich nie powtarzały. 

Tabela 6. Lista obowiązkowych zagadnień w każdym dokumencie o pracy zdalnej 

Lp.	Ustalenie zasad dotyczących:
1.	pokrywania przez pracodawcę kosztów: instalacji, serwisu, eksploatacji, konserwacji narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych), a także energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej, lub innych niż wymienione w poprzednim punkcie, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej (np. zakup biurka i krzesła przez pracownika lub pokrywanie całości/części kosztów użytkowania miejsca pracy zdalnej)
2.	wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu (kwestie techniczne związane z ustalaniem wysokości świadczeń należą do decyzji stron oraz regulacji na poziomie zakładowym - por. wyjaśnienia MRiPS)
3.	porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika
4.	kontroli: wykonywania pracy przez pracownika pracującego zdalnie, w zakresie bhp oraz przestrzegania wymogów w obszarze bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych
5.	instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych

 

6.2. Konsultacje z radą pracowników

Jeżeli u pracodawcy funkcjonuje rada pracowników, pracodawca musi przedłożyć jej projekt regulacji wewnętrznych. Spełni w ten sposób obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 ust. 1 pkt 3 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz.U. Nr 79, poz. 550 ze zm.). 

Obowiązki pracodawcy nie kończą się na przekazaniu projektu radzie pracowników. Pracodawca musi ponadto wysłuchać jej uwag, przedyskutować kwestie sporne i rozważyć argumenty rady. Nie jest natomiast zobligowany do uzyskania zgody rady pracowników. 

 

6.3. Porozumienie ze stroną związkową

Dla wszystkich pracodawców, u których działają związki zawodowe, podstawowym dokumentem ustalającym warunki wykonywania pracy zdalnej jest zawarte ze związkami porozumienie. Ma ono status źródła prawa w rozumieniu art. 9 Kodeksu pracy, ponieważ spełnia kodeksowe kryteria: oparcia w ustawie oraz określania praw i obowiązków stron stosunku pracy (por. uzasadnienie wyroku SN z 5 maja 2009 r., I PK 6/09, OSNP 2011/1-2/2). 

W art. 67²⁰ § 1-3 Kodeksu pracy zostały uregulowane jedynie ramy dla procesu zawierania porozumienia, pozostawiając pracodawcy i stronie związkowej swobodę w kwestii prowadzenia negocjacji. Procedura ta obejmuje:

Krok 1. Przedstawienie propozycji zawarcia porozumienia o pracy zdalnej

Propozycję porozumienia przygotowuje pracodawca, ujmując w niej minimalny zakres zagadnień (por. pkt 6.1) albo poszerzony (np. o okazjonalną pracę zdalną). Przedkłada ją odpowiednio:

• jednej zakładowej organizacji związkowej, jeśli tylko jedna u niego funkcjonuje, 
• wszystkim działającym u niego zakładowym organizacjom związkowym. 

W razie braku możliwości uzgodnienia treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi pracodawca będzie musiał ją przedłożyć organizacjom związkowym reprezentatywnym w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub ust. 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 854), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Krok 2. Ustalenie trybu uzgodnień

Ze względu na brak kodeksowych wytycznych co do sposobu prac nad propozycją porozumienia pracodawca i strona związkowa ustalają własny plan działań, uwzględniający metody wymiany uwag, wnoszenia poprawek i nowych ustaleń do projektu (np. przesyłanie w postaci papierowej lub elektronicznej), liczbę posiedzeń uzgodnieniowych, ostateczną formę wyrażania zgody przez każdą ze stron. Mogą też zastosować reguły wypracowane przy okazji innych spraw. 

Pracodawca i strona związkowa mają na zawarcie porozumienia 30 dni od przedłożenia jego projektu. Niedotrzymanie tego terminu uprawnia pracodawcę do wydania regulaminu (patrz pkt 6.4 dodatku).

Krok 3. Uzgodnienie terminu wejścia w życie porozumienia 

Regulacje kodeksowe nie wskazują ani terminu wejścia w życie porozumienia, ani trybu podania jego treści do wiadomości pracowników. Pracodawca i strona związkowa muszą je ustalić.

 

6.4. Regulamin pracy zdalnej 

Pracodawca wydaje regulamin pracy zdalnej, gdy:

• nie uda mu się zawrzeć porozumienia ze stroną związkową w ciągu 30 dni od przedłożenia jego projektu, przy czym musi włączyć do postanowień regulaminowych kwestie z nią uzgodnione,
• nie działają u niego związki zawodowe. 

W obydwu przypadkach regulamin będzie źródłem prawa (art. 9 § 1 Kodeksu pracy). Jego przyjęcie w sytuacji braku związków zawodowych wymaga od pracodawcy wykonania następujących działań:

Krok 1. Przygotowanie projektu regulaminu 

Pracodawca opracowuje projekt regulaminu, uwzględniając w nim co najmniej zagadnienia wskazane w pkt 6.1 dodatku. Musi go bowiem przedłożyć przedstawicielom pracowników, których wybiera się w trybie u niego przyjętym (strona pracownicza). Może w nim dodatkowo wskazać np., że wykluczone jest wykonywanie pracy zdalnej poza granicami Polski. Zdanie strony pracowniczej co do proponowanych postanowień może uwzględnić albo odrzucić. 

Krok 2.Konsultacje ze stroną pracowniczą 

Procedury konsultacyjnej nie należy mylić z procedurą uzgodnieniową. W jej przypadku pracodawca musi jedynie uzyskać opinię strony pracowniczej w sprawie projektu regulaminu, a nie jej zgodę. Musi jednak odnieść się do wnoszonych uwag i propozycji. 

Z powodu braku kodeksowych instrukcji określenie sposobu prowadzenia konsultacji oraz terminu ich zakończenia należy do pracodawcy i strony związkowej. 

Krok 3. Określenie terminu wejścia w życie regulaminu 

Regulacje kodeksowe nie wskazują terminu wejścia w życie regulaminu i sposobu poinformowania pracowników o jego treści. Pracodawca może więc sam o tym zdecydować, konsultując swoje rozwiązanie ze stroną pracowniczą.

 

Wzór 2. Regulamin pracy zdalnej 

REGULAMIN

pracy zdalnej

§ 1. Definicje

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) pracy zdalnej - oznacza to pracę wykonywaną całkowicie w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, tj.: 

• średnio 5 dni w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownika, gdy pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy (cały etat),
• we wszystkich dniach pracy, zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownika, w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalonych proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, gdy pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy (część etatu);

2) pracy hybrydowej - oznacza to pracę wykonywaną w części (przy pełnym etacie średnio 3 dni w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym) w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a w części (przy pełnym etacie średnio 2 dni w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym) w miejscu wykonywania pracy zapisanym w umowie o pracę, według rozkładu uzgodnionego z bezpośrednim przełożonym; podział dni może być zmieniony na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; podział dni dla pracowników zatrudnionych na część etatu ustala się indywidualnie, biorąc pod uwagę proporcję 3 : 2 przyjętą dla całego etatu;

3) pracowniku bez bliższego określenia - oznacza to pracownika w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy, który wykonuje pracę zdalną lub hybrydową; 

4) miejscu pracy zdalnej - oznacza to miejsce wskazane przez pracownika (którym może być adres jego zamieszania) i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą, służące do wykonywania pracy zdalnej i pracy hybrydowej;

5) środkach bezpośredniego porozumiewania się na odległość - oznacza to telefon, tablet, komputer stacjonarny i przenośny (laptop), elektroniczne komunikatory wewnątrzzakładowe, elektroniczne programy rozliczeniowe stosowane przez pracodawcę; 

6) narzędziach pracy zdalnej - oznacza to materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, zapewnione przez pracodawcę lub należące do pracownika, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej i pracy hybrydowej.

 

§ 2. Postanowienia ogólne

1. U pracodawcy może być wykonywana praca zdalna i praca hybrydowa na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie.

2. Miejsce pracy zdalnej musi być zlokalizowane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ustalenie miejsca pracy zdalnej poza terytorium polskim:

a) może nastąpić na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, uzasadniony szczególnymi okolicznościami,

b) nie może naruszać zasad równego traktowania w zatrudnieniu oraz niedyskryminacji.

3. Wykonywanie pracy zdalnej i hybrydowej następuje w obowiązującym pracownika systemie pracy, zgodnie z regulaminem pracy. 

4. W zakresie nieokreślonym w Regulaminie stosuje się art. 67¹⁸-67³⁴ Kodeksu pracy. 

 

§ 3. Grupy pracowników

1. Pracę zdalną mogą wykonywać pracownicy działów: sprzedaży on-line, promocji i marketingu, programowania IT, planowania logistycznego. 

2. Pracę hybrydową mogą wykonywać pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska doradcze, a także pracownicy działów: HR, budżetowania i controllingu, prawnego.

 

§ 4. Narzędzia pracy zdalnej 

1. Pracodawca zapewnia pracownikom narzędzia pracy zdalnej, w tym w szczególności:

a) komputer stacjonarny i/lub przenośny (laptop) wraz z oprogramowaniem odpowiednim do wykonywanego przez pracownika rodzaju pracy, 

b) tablet - gdy jest niezbędny ze względu na rodzaj pracy,

c) telefon komórkowy,

d) drukarkę, skaner itp., jeżeli są konieczne z powodu wykonywanego przez pracownika rodzaju pracy. 

2. Pracodawca może uzgodnić z pracownikiem zasady wykorzystywania narzędzi pracy zdalnej należących do pracownika, spełniających wymagania w zakresie bezpieczeństwa i higieny określone w art. 215-219 Kodeksu pracy.

3. Instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu narzędzi pracy zdalnej, o jakich mowa w pkt 1 i pkt 2, dokonuje się w terminach uzgodnionych z pracownikiem. Terminy naprawy narzędzi pracy, o których mowa w pkt 1 i pkt 2, wyznacza dział serwisu po zgłoszeniu awarii przez pracownika. 

4. Pracownik ma obowiązek zgłoszenia awarii narzędzi pracy zdalnej, o których mowa w pkt 1 i pkt 2, natychmiast po jej wystąpieniu. Zgłoszenie w postaci elektronicznej kieruje jednocześnie do działu serwisu i bezpośredniego przełożonego, który ma wgląd do jego realizacji oraz terminu powrotu do wykonywania pracy. 

 

§ 5. Zasady finansowe 

1. Pracodawca zapewnia na własny koszt instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy zdalnej, o których mowa w § 4 pkt 1 i pkt 2 Regulaminu, w formie usług świadczonych w tych zakresach przez pracowników działów technicznych.

2. Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług internetowych w formie miesięcznego ryczałtu, obliczanego według wzoru: 

 

(wskaźnik pracy zdalnej x średnia stawka rynkowa za 1 kWh) + średnia stawka rynkowa za dostawę usług internetowych,

 

w którym wskaźnik pracy zdalnej oznacza liczbę godzin pracy zdalnej lub pracy hybrydowej w części świadczonej w miejscu pracy zdalnej.

3. W przypadku pracownika, o którym mowa w § 4 pkt 2 Regulaminu, pracodawca dolicza do ryczałtu ustalonego w sposób wskazany w pkt 2, kwotę pokrywającą koszt eksploatacji narzędzi pracy zdalnej należących do pracownika, obliczoną odrębnie dla każdego roku ich wykorzystywania, biorąc pod uwagę cenę rynkową tych narzędzi oraz stawkę amortyzacyjną dla danego środka trwałego ustaloną w przepisach podatkowych.

4. Ryczałt jest wypłacany w pierwszym dniu roboczym następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. 

 

§ 6. Zasady porozumiewania się oraz potwierdzania obecności na stanowisku pracy

1. Obecność pracownika na stanowisku pracy zdalnej i hybrydowej jest potwierdzana w formie uruchomienia odpowiednio komputera stacjonarnego, laptopa lub tabletu, co jest rejestrowane przez system monitoringu aktywności, stosowany zgodnie z regulaminem pracy. System monitoringu zapewnia ewidencjonowanie godzin pracy podczas pracy zdalnej oraz pracy hybrydowej. 

2. Pracodawca i pracownik komunikują się (w tym w zakresie rozliczania pracy częściowej i całkowitej, a także realizacji praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy) przy użyciu środków porozumiewania się na odległość z częstotliwością dostosowaną do rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika oraz potrzeb pracodawcy związanych z pracą. Rozliczanie pracy następuje w terminach ustalonych z bezpośrednim przełożonym. 

3. Pracownik stawia się w siedzibie pracodawcy albo innym wyznaczonym przez niego miejscu:

a) w terminach (w tym o charakterze doraźnym, uzasadnionych wyjątkowymi okolicznościami) wyznaczonych przez bezpośredniego przełożonego - gdy wykonuje pracę zdalną,

b) w dniach świadczenia pracy w miejscu pracy zdalnej na wezwanie bezpośredniego przełożonego ze względu na wyjątkowe okoliczności - gdy wykonuje pracę hybrydową. 

 

§ 7. Zasady dokonywania kontroli

1. Pracodawca dokonuje kontroli wykonywania pracy przez pracownika w zakresie wykorzystania czasu pracy na podstawie monitoringu aktywności, o którym mowa w § 6 pkt 1 Regulaminu, natomiast w zakresie merytorycznym na podstawie rozliczeń częściowych i całościowych, realizowanych w trybie § 6 pkt 2 Regulaminu. 

2. Pracodawca dokonuje kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w miejscu pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika, po zawiadomieniu w postaci elektronicznej (poczta elektroniczna i/lub komunikator wewnętrzny) z wyprzedzeniem minimum 72 godzin przed rozpoczęciem kontroli. Pracodawca może dokonać kontroli, w uzgodnieniu z pracownikiem, z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość.

3. Pracodawca dokonuje kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zgodnie z Regulaminem ochrony danych osobowych obowiązującym u pracodawcy, którego znajomość pracownik potwierdza poprzez złożenie oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej. Kontrola odbywa się z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość.

4. W razie uzasadnionego podejrzenia, że pracownik jest w stanie po użyciu alkoholu lub w stanie nietrzeźwości albo w stanie po zażyciu środków działających podobnie do alkoholu, pracodawca nie dopuszcza pracownika do pracy, wydając polecenie w tym zakresie telefonicznie oraz elektronicznie (przesłanie e-maila) oraz wzywa go do:

a) natychmiastowego stawienia się w siedzibie pracodawcy lub 

b) wyrażenia zgody na natychmiastową kontrolę w miejscu pracy zdalnej

- w celu przeprowadzenia badania wydychanego powietrza na obecność alkoholu lub badania śliny na obecność środków działających podobnie do alkoholu, zgodnie z regulaminem pracy obowiązującym u pracodawcy. 

 

§ 8. Data wejścia w życie

Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2023 r.

 

6.5. Porozumienie indywidualne z pracownikiem

Porozumienie indywidualne z pracownikiem o wykonywaniu pracy zdalnej może być zawarte w razie braku porozumienia pracodawcy ze stroną związkową lub regulaminu (art. 6720 § 5 Kodeksu pracy). To jedyna przesłanka jego przyjęcia (por. wyjaśnienia MRiPS). Poza wskazaniem minimalnego katalogu zagadnień do uregulowania w tym dokumencie (patrz tabela 6) nie ma żadnych kodeksowych instrukcji.

Pracodawca może zawrzeć dowolną liczbę porozumień indywidualnych, ponieważ nie ma ich ustawowego limitu. Musi jednak zwrócić uwagę, żeby warunki w nich określone nie naruszały zasad równości w zatrudnieniu i niedyskryminacji.

Wzór 3. Porozumienie o pracy zdalnej

POROZUMIENIE

o pracy zdalnej

 

zawarte dnia 24 kwietnia 2023 r., na podstawie art. 67²⁰ § 5 Kodeksu pracy, między:

Bridge Investment sp. z o.o. z siedzibą w Wiśle (43-450) przy ul. Kwitnącej 7, NIP 1833787798, REGON 273255789, reprezentowaną przez Bartosza Mykowicza, prezesa zarządu, i Romana Chrząstkę, członka zarządu, dalej zwaną Pracodawcą,

a

Mariuszem Ptaszyńskim, zamieszkałym w Wiśle (43-450) przy ul. Stronniczej 13, dalej zwanym Pracownikiem,

 

o następującej treści:

 

§ 1

1. Pracownik będzie wykonywał pracę zdalną pod adresem zamieszkania, w całorocznym budynku letniskowym położonym na terenie jego nieruchomości (dalej: dom) od dnia 1 czerwca 2023 r. przez czas nieokreślony.

2. Pracownik będzie wykonywał pracę zdalną w podstawowym systemie czasu pracy, którym jest objęty, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. 

§ 2

1. Do wykonywania pracy zdalnej pracownik będzie wykorzystywał służbowy laptop wraz z oprogramowaniem oraz służbowy telefon komórkowy.

2. Pracodawca zapewnia konserwację, aktualizację oprogramowania i serwis powierzonego laptopa i telefonu komórkowego na zasadach ogólnych dotyczących sprzętu służbowego powierzanego pracownikom, które Pracownik zna i do których Pracownik stosuje się od 1 lipca 2020 r. 

3. Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej, zużycia wody i usług internetowych, zgodnie z fakturami przedstawionymi przez Pracownika. Pokrycie kosztów następuje w formie zwrotu kwot z faktur, w ciągu 5 dni roboczych od ich przedłożenia przez Pracownika. Pracodawca zachowuje kopie faktur. 

§ 3

1. Pracownik i Pracodawca porozumiewają się w zakresie obowiązków służbowych oraz spraw związanych ze stosunkiem pracy w formie telefonicznej i elektronicznej (poczta e-mailowa). 

2. Efekty pracy Pracownika są na bieżąco rejestrowane przez program rozliczeniowy, który jest zainstalowany na laptopie, o którym mowa w § 2 pkt 1 Porozumienia.

3. Czas pracy Pracownika, w tym potwierdzenie jego obecności, jest rejestrowany przez system monitoringu aktywności, zainstalowany na laptopie i telefonie, o których mowa w § 2 pkt 1 Porozumienia, zgodnie z regulaminem pracy. 

4. Pracownik jest zobowiązany stawiać się w siedzibie Pracodawcy:

a) w terminach wyznaczonych przez bezpośredniego przełożonego na cotygodniowe spotkania działowe,

b) doraźnie, na żądanie bezpośredniego przełożonego, ze względu na wyjątkowe okoliczności. 

§ 4

1. Pracodawca dokonuje kontroli wykonywania pracy przez pracownika w zakresie:

a) merytorycznym na podstawie rejestru efektów pracy, o którym mowa w § 3 pkt 2 Porozumienia, 

b) wykorzystania czasu pracy na podstawie monitoringu aktywności, o którym mowa w § 3 pkt 3 Porozumienia. 

2. Pracodawca dokonuje kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w domu Pracownika, w terminie uzgodnionym z Pracownikiem z wyprzedzeniem minimum 72 godzin. Kontrola może się odbyć z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość. 

3. Pracodawca dokonuje kontroli, z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość, w zakresie przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zgodnie z Regulaminem ochrony danych osobowych. Pracownik złożył oświadczenie o zapoznaniu się z tym Regulaminem w postaci elektronicznej. 

4. W razie uzasadnionego podejrzenia, że Pracownik jest w stanie po użyciu alkoholu lub w stanie nietrzeźwości albo w stanie po zażyciu środków działających podobnie do alkoholu, pracodawca nie dopuszcza pracownika do pracy, wydając polecenie w tym zakresie telefonicznie i e-mailem oraz wzywa go do:

a) natychmiastowego stawienia się w siedzibie pracodawcy lub 

b) wyrażenia zgody na natychmiastową kontrolę w miejscu pracy zdalnej 

- w celu przeprowadzenia badania wydychanego powietrza na obecność alkoholu lub badania śliny na obecność środków działających podobnie do alkoholu, zgodnie z regulaminem pracy obowiązującym u pracodawcy. 

§ 5

1. Pracownik i Pracodawca mogą zaproponować zmiany do Porozumienia, których przyjęcie wymaga formy pisemnej. 

2. W sprawach nieuregulowanych w Porozumieniu stosuje się art. 67¹⁸-67³⁴ Kodeksu pracy. 

 

6.6. Polecenie pracodawcy 

Przepisy nie określają formy polecenia, co pozwala pracodawcy wydać je w dowolny sposób, lecz ze względów dowodowych rekomendowana jest przynajmniej forma dokumentowa (patrz pkt 3.2 dodatku). Nie przewidują również procedury uzgodnieniowej ani konsultacyjnej, czyli pracodawca samodzielnie przygotowuje jego treść, pamiętając o minimalnym zakresie zagadnień do uwzględnienia (parz tabela 6) oraz o wskazaniu przyczyny jego wydania. 

 

7. Zakończenie pracy zdalnej

Wszystkie sposoby zakończenia pracy zdalnej wymienione w Kodeksie pracy mają charakter jednostronny (patrz tabela 7). Pracodawca i pracownik mogą jednak zgodnie zdecydować o rezygnacji z tego trybu świadczenia pracy. Porozumienie w tej sprawie wolno im zawrzeć w dowolnym czasie. Ta forma ma szczególne znaczenie dla pracowników, którzy od chwili podjęcia zatrudnienia pracują zdalnie. Nie przysługuje im bowiem prawo zawnioskowania o przejście z pracy zdalnej na tradycyjną na mocy art. 67²² § 1 Kodeksu pracy.

Tabela 7. Jednostronne sposoby przejścia z pracy zdalnej na tradycyjną

Lp.	Forma zakończenia pracy zdalnej	Cechy charakterystyczne formy zakończenia pracy zdalnej	Termin zakończenia pracy zdalnej
1.	Wniosek pracownika lub pracodawcy o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy (art. 6722 § 1 Kodeksu pracy)	- Wniosek może być złożony wyłącznie w razie uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia - Wniosek ma charakter wiążący, czyli pracodawca i pracownik nie mogą odmówić jego realizacji	- Termin ustalony przez pracodawcę i pracownika, lecz nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku  - Dzień następujący po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku w razie nieosiągnięcia porozumienia w sprawie terminu przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy
2.	Wniosek pracodawcy o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez osoby korzystające z prawa uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, wymienione w tabeli 3 (art. 6722 § 2 Kodeksu pracy)	Wniosek może być złożony wyłącznie wtedy, gdy dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika
3.	Cofnięcie polecenia wykonywania pracy zdalnej (art. 6719 § 4 i § 5 Kodeksu pracy)	Pracodawca może cofnąć polecenie w każdym czasie z co najmniej 2-dniowym uprzedzeniem	Termin wskazany w decyzji o cofnięciu polecenia pracy zdalnej, przypadający nie wcześniej niż po upływie 2 dni od ogłoszenia decyzji przez pracodawcę
		Pracodawca musi cofnąć polecenie pracy zdalnej niezwłocznie po otrzymaniu informacji od pracownika o zmianie warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej	Niezwłocznie (termin określony bez zbędnej zwłoki) po otrzymaniu informacji od pracownika o zmianie warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej
4.	Wycofanie przez pracodawcę zgody na pracę zdalną (art. 6728 § 3 Kodeksu pracy)	- Pracodawca może cofnąć zgodę wyłącznie wobec pracownika, z którym uzgodnił pracę zdalną w trakcie zatrudnienia - Pracodawca może cofnąć zgodę, jeśli w trakcie kontroli pracy zdalnej stwierdzi uchybienia w zakresie bhp lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym procedur ochrony danych osobowych) i nie zdecyduje o nałożeniu na pracownika obowiązku usunięcia tych uchybień	Termin rozpoczęcia pracy tradycyjnej określa pracodawca

 

 

Jadwiga Sztabińska

prawnik specjalizujący się w prawie pracy, w tym z zakresu sfery budżetowej